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El asunto u objeto expresa el motivo (el tema) principal de la carta resumido en una o dos palabras. Se emplea para facilitar la clasificación y archivo de la correspondencia. Suele ir impreso en el papel y es opcional.
Ejemplo : Asunto: cursos de verano
Referencias. En la mayoria de los papeles de empresa ya impresos existe un espacio especial destinado a las referencias y señales junto al margen izquierdo del folio con las siguientes abreviaturas:
s/ref. – n/ref., s/escrito – n/escrito.
su referencia – nuestra referencia, su escrito – nuestro escrito
La línea de atención sirve para que la carta llegue al departamento o a la persona encargada o en caso de la ausencia a quien lo hubiera sustituido en el puesto.
Ejemplo: A la atención de D. Rodrigo Martínez
El saludo. La fórmula del encabezamiento variará según la relación que exista entre el remitente y el destinatario.
Si la carta se escribe a una persona que posea cierta categoría social o intelectual el tratamiento puede ser siguiente :
Distinguido señor/Distinguida señora:
En caso de que entre el remitente el destinatario exista cierta relación pero no lo suficientemente estrecha para tutear, y se trata también de alguien socialmente importante, se escribe:
Estimado amigo/Estimada amiga:
Cuando el grado de intimidad es mayor, se escribe :
Querida amiga/Querida X:
Querido amigo/Querido X:
Las cartas que se escriben entre jefes y subordinados guardarán un aire respetuoso, siempre en relación y proporción con el trato que se acostumbre a mantener en la empresa. Así, si la carta está dirigida al director de una firma se dice:
Sr. Director o Distinguido señor
Cuando la destinataria de la carta es una mujer, se aplicarán las mismas normas citadas antes. Si es joven y soltera se le dará el tratamiento de señorita. Si está casada o ha entrado ya en la madurez, se la tratará de señora. A partir de cierta edad suena un poco ridículo el tratamiento de señorita, aunque se trate de una mujer soltera.
Cuando las cartas se dirigen a altas personalidades del mundo político, religioso o militar, se emplean los tratamientos correspondientes (vea Anexos).
Con el transcurso de los años muchas fórmulas han caído en desuso, así ha ocurrido en el caso de expresiones demasiado extensas y muy rebuscadas. De modo que el punto de referencia al elegir entre distintas posibilidades será, como siempre, la concisión y elegancia.
Los saludos que se usan habitualmente son:
Señor/Señores;
Distinguido señor/Distinguidos señores;
Estimado señor/Estimados señores;
Muy señor mío/Muy señores míos;
Muy señor nuestro/Muy señores nuestros.
De todos modos se debe tener en cuenta que en el saludo no suelen emplearse abreviaturas.
Cuerpo de la carta
No es obligatorio hacer una introducción antes de hablar del tema central, pero es conveniente para evitar rigidez y conseguir un aire más agradable e íntimo.
La introducción está formada, generalmente, por frases hechas, que se eligen según el contenido de la carta o la oportunidad del momento.
El cuerpo de la carta es la parte principal de la carta. Se divide en párrafos lo que facilita la lectura de la carta.
El texto debe ser breve, sin frases rebuscadas ni repeticiones absurdas, claro, concreto, escrito con un estilo natural y sencillo, pero a la vez prudente y cortés hacia el cliente.
Cierre o complementos constituye el final de la carta y está formado por:
· Despedida.
· Firma.
· Nombre del responsable de la carta.
· Cargo o título del que la firma.
· Anexos o adjuntos.
· Postdata.
La despedida se redacta con fórmulas sencillas y cortas que generalmente se unen al último párrafo.
En este aparte y sólo en este se enviarán saludos o abrazos, se expresarán deseos para el destinatario. La despedida guardará relación con el encabezamiento. No se enviarán abrazos a quien antes se ha tratado de Distinguido señor. Abrazos se envían sólo a familiares y amigos, y los besos se reservan para los familiares más íntimos.
Ejemplos de algunas fórmulas de despedida:
Recibe mi cordial saludo
Un atento saludo
Un cordial saludo
Les saludamos atentamente
Cuando la carta, y por lo tanto el cierre, están redactados en primera persona, se pondrá punto detrás del cierre.
Cuando la carta y el cierre se hayan redactado en tercera persona, debe utilizarse la coma detrás del cierre y antes de la firma.
La firma se pone entre el cargo y el nombre sea cual sea el orden de colocación que se haya elegido para estos.
Si la carta está destinada a un familiar o amigo se firmará con el nombre.
En las cartas comerciales y profesionales se usan el nombre y el apellido respectivamente.
Los anexos o adjuntos son aquellos documentos que acompañan una carta: facturas, recibo, copias, cheques y demás.
Siempre se espicifica detalladamente lo que se ha remitido colocando la palabra Anexo junto al margen izquierdo de la siguiente manera:
ANEXO: 1 factura.
ANEXOS: 1 factura,
1 albarán.
La postdata (P.D.) se añade al final del escrito, después de la firma, generalmente, en el margen izquierdo. La finalidad es hacer constar algo importante que se había olvidado mencionar en el cuerpo de la carta. También se utiliza cuando hay una necesidad de aclarar algún punto que pudiera quedar oscuro. Se introduce con las iniciales P.D., pudiendo también utilizarse P.S. (post scriptum) o N.B. (nota bene).
Adaptado de Equipo de expertos 2100 La nueva correspondencia privada y comercial, Editorial de Vecchi S.A., Barcelona, 1995:
Josefa Gómez de Enterría, Correspondencia comercial en Español, Sexta edición 1999, SGEL-Educación, Madrid
Unidad 1
AVISOS
1.1. Aviso de constitución de una empresa
Texto en el que un empresario o una empresa da a conocer a sus potenciales colaboradores o clientes sobre la inauguración de su nueva empresa indicando el domicilio y explicando los servicios de que dispone.
Modelo 1[1]:
TELEVIL S.A.
c/. París, 45
23008 Barcelona
16 de septiembre de 200___
Sr. Juan Lorente
Avda. Diagonal, 23
23012 Barcelona
Estimado Sr. Lorente:
Nos es grato comunicarle que hemos constituido la empresa TELEVIL, S.A. dedicada a la telefonía móvil (с/. Paris, 45), que ofrecerá todos los servicios relacionados con este campo a partir del próximo día 1 de octubre.
Como podrá usted comprobar en el folleto adjunto, contamos con la más avanzada tecnología japonesa en nuestros aparatos, y con unos precios competitivos en el sector.
Esperando nuestra oferta sea de su interés, quedamos a su entera disposición y le saludamos atentamente,
TELEVIL S.A.
Gerente
Comentario:
Sr. = Señor,( Sra. = Señora)
c/ = Calle
Avda. = Avenida
Vocabulario:
constituir — создать, основать, учреждать,
sin.: crear, fundar, establecer, organizar, inaugurar
relacionar — связывать
folleto (m) — брошюра
сompetitivo — конкурентоспособный
Дата: 2019-03-05, просмотров: 209.