Под процессами управления проектом понимают воздействие субъектов управления на объекты управления посредством применяемых методов и средств, которые определяются:
- функциональными областями управления, которые включают в себя: управление предметной областью проекта, управление проектом по времени (по временным меткам), управление по стоимости (затратам), управление качеством проекта, управление рисками проекта, управление персоналом, управление коммуникациями проекта, управление контрактами проекта, управление изменениями проекта, управление безопасностью проекта и пр.;
- стадиями процесса управления, которые включают в себя: инициацию проекта, планирование работ проекта, организацию и контроль выполнения проекта, анализ и регулирование хода работ проекта, завершение проекта;
- горизонтами управления, которые представляют собой иерархию временных периодов: стратегический (охватывает весь жизненный цикл про-екта), годовой, квартальный и оперативный уровни управления. В различных рамках временных периодов решаются задачи УП, которые могут относиться к различным объектам и субъектам управления.
Вопрос 16
Что такое статическая и динамическая модель системы управления проектами и чем они отличаются?
Модели управления без обратной связи и с ней.
Рисунок – Структура системы управления проектами организации (предприятия) с обратной связью
Вопрос 17
Какие области управления проектами существуют?
Согласно ГОСТ Р ИСО 21500 - 2014 «Руководство по проектному менеджменту»:
Действия в рамках процессов управления проектом, которые относятся к функциональным областям управления проектом:
- управление содержанием проекта;
- управление сроками проекта;
- управление затратами в проекте;
- управление рисками проекта;
- управление персоналом проекта;
- управление заинтересованными сторонами проекта;
- управление поставками проекта;
- управление качеством в проекте;
- управление обменом информацией в проекте;
- управление интеграцией проекта.
Последовательность процессов управления проектом:
- проект должен начинаться с процесса инициации проекта;
- проект должен оканчиваться процессом завершения проекта;
- выполнение процессов организации исполнения и контроля проекта начинается не раньше процессов планирования.
Данное руководство содержит достаточно подробное описание процессов управления проектом и предметные группы, которые следует выделять п процессе менеджмента проектов.
Вопрос 18
Опишите содержание управления проектом, как совокупности процессов инициации, планирования, организации исполнения, контроля и завершения проекта.
В самом общем виде методология проектного менеджмента определяет и формализует процедуры, методы и инструменты реализации пяти групп управленческих процессов (согласно стандарту PMBOK Guide):
Инициации проекта
Планирования
Организации исполнения;
Контроля исполнения;
Завершения проекта.
Группы процессов управления проектами (согласно стандарту PMBOK Guide 3-d Edition)
Инициация проекта – процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.
Инициация проекта может включать следующие процедуры:
Разработка концепции проекта:
Анализ проблемы и потребности в проекте;
Сбор исходных данных;
Определение целей и задач проекта;
Рассмотрение альтернативных вариантов проекта.
Рассмотрение и утверждение концепции.
Принятие решения о начале проекта:
Определение и назначение менеджера проекта;
Принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.
Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.
Основным результатом этого этапа является План проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта.
Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры:
Планирование целей и содержания проекта
Календарное планирование работ проекта
Планирование затрат и финансирования проекта
Планирование качества
Организационное планирование
Планирование коммуникаций
Планирование управления рисками
Планирование контрактов
Разработку сводного плана проекта.
При этом очень важно не забывать, что по ходу реализации проекта, происходит уточнение и более четкая детализация планов, а также возможно перепланирование проекта .
Организация исполнения проекта – процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей.
Организация исполнения проекта может включать следующие процедуры:
Распределение функциональных обязанностей и ответственности
Постановку системы отчетности
Организацию контроля выполнения расписания проекта
Организацию контроля затрат по проекту
Организацию контроля качества
Оперативное управление мерами по снижению и предотвращению рисков
Управление командой проекта
Распределение информации в проекте
Подготовку и заключение контрактов
Управление изменениями в проекте
В ходе процессов организации исполнения менеджеру проекта сильно потребуются лидерские навыки, умение решать проблемы и разрешать конфликты.
Контроль исполнения проекта - процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений.
Контроль проекта может включать следующие процедуры:
Сбор отчетности о ходе работ по проекту
Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время)
Прогнозирование достижения целей проекта
Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий
Принятие решений о воздействиях и изменениях
Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта.
Завершение проекта может включать следующие процедуры:
Сдача результатов проекта Заказчику;
Заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет);
Заключительный отчет по проекту и проектная документация;
Список открытых вопросов и заключительных работ;
Разрешение всех спорных вопросов
Роспуск команды проекта
Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта.
В рамках данных процессов производится архивация основных управленческих и содержательных проектных документов для последующего использования при реализации других проектов.
Вопрос 19
Что включает в себя и для чего выделяется функциональная область, - управление содержанием проекта.
4.3.14 Управление содержанием проекта
Целью управления содержанием проекта является максимизация положительного и минимизация отрицательного влияния изменений содержания проекта.
Управление содержанием должно включать определение текущего состояния содержания проекта, сравнение текущего состояния с утвержденными целевыми показателями для выявления любых отклонений, прогноз содержания проекта по его завершении и формировании запросов на изменения, которые направлены на устранение отрицательных последствий для содержания проекта.
Процесс управления содержанием проекта также связан с воздействием на факторы, которые вызывают изменения проекта, и контролем влияния этих изменений на цели проекта. Применение процесса должно обеспечить обработку всех запросов на изменения при помощи процесса контроля изменений, описанного в 4.3.6. Управление содержанием проекта применяется для управления реализуемыми изменениями и осуществляется в связке с другими процессами контроля. Бесконтрольные изменения часто называются «сползанием содержания проекта».
Основные входные и выходные данные процесса управления содержанием представлены в таблице 14.
| Таблица 14 Управление содержанием: входные и выходные данные | |
| Входные данные | Выходные данные |
| Данные о ходе выполнения работ Описание содержания проекта Структура декомпозиции работ Список работ | Запросы на изменения |
Вопрос 20
Что включает в себя и для чего выделяется функциональная область,- управление сроками проекта;
Сроки ГОСТ Р ИСО 21500—2014
Предметная группа процессов управления сроками проекта включает процессы, необходимые для создания календарного графика проекта, отслеживания его выполнения и обеспечения своевременного завершения.
Вопрос 21
Что включает в себя и для чего выделяется функциональная область,- управление затратами в проекте
Стоимость
Предметная группа процессов управления стоимостью проекта включает процессы формирова-ния бюджета, отслеживания его выполнения и контроля затрат.
Расписание формируют на уровне работ, что создает основу для назначения ресурсов и фор-мирования бюджета проекта, распределенного во времени.
Оценка затрат
Целью оценки затрат является получение приблизительной оценки затрат, необходимых для завершения каждой работы проекта и проекта в целом.
Оценки затрат могут быть выражены в таких единицах измерения, как человеко-часы или маши-но-часы работы оборудования, а также денежные единицы. В последнем случае для продолжительных проектов могут применяться коэффициенты, учитывающие изменение стоимости во времени. При наличии в проекте большого количества последовательно повторяющихся работ могут применяться «кривые» обучения. В мультивалютных проектах при оценке стоимости выполнения работ проекта необходимо указывать используемые обменные курсы.
Для борьбы с рисками и неопределенностью в проекте используются резервные фонды, объем которых должен быть четко определен и включен в оценки затрат проекта.
Основные входные и выходные данные процесса оценки затрат приведены в таблице 25
Таблица 25 Оценка затрат: входные и выходные данные
| Входные данные | Выходные данные |
| Структура декомпозиции работ Список работ Планы проекта Утвержденные изменения | Оценки затрат |
Составление бюджета
Целью составления бюджета проекта является распределение бюджета проекта между отдельными работами или пакетами работ, в соответствие с уровнями структуры декомпозиции работ.
Распределение бюджета по запланированным фрагментам деятельности позволяет сформировать распределение бюджета по временным периодам, относительно которого впоследствии можно оценивать фактическое выполнение. Для любой организации, реализующей проекты, одна из важнейших задач состоит в формировании реалистичных бюджетов, непосредственно связанных с определенным содержанием проектов. Распределение бюджета обычно происходит аналогично процессу оценки затрат. Эти два процесса тесно связаны между собой. Оценка затрат позволяет определить общую стоимость проекта, а при составлении бюджета определяется место и время осуществления затрат и формируются средства для управления эффективностью исполнения проекта.
В процессе составления бюджета должны быть четко сформулированы показатели оценки эффективности затрат. Подобные показатели позволяют четко и однозначно оценивать выполненные работы. Определение перечня показателей до начала осуществления затрат призвано обеспечить прозрачность и объективность оценок выполнения проекта и избежать отклонений.
Для решения задач, связанных с управлением проектом или минимизации выявленных рисков, могут формироваться и использоваться резервные фонды, не привязанные к конкретным работам или элементам проекта. Необходимо четко определять данные фонды и связанные с ними риски.
Основные входные и выходные данные процесса составления бюджета приведены в таблице 26. Таблица 26 Составление бюджета проекта: входные и выходные данные
| Входные данные | Выходные данные |
| Структура декомпозиции работ Оценки затрат Расписание Планы проекта Утвержденные изменения | Бюджет проекта |
Контроль затрат
Назначение процесса контроля затрат состоит в отслеживании отклонений затрат проекта и осуществлении соответствующих действий.
Процесс контроля затрат должен быть направлен на определение текущего состояния затрат проекта, выявление отклонений путем сравнения с целевыми показателями затрат, формирование прогноза стоимости проекта по завершении, а также реализацию соответствующих превентивных и корректирующих действий, направленных на избежание неблагоприятных последствий отклонений. Все изменения целевых показателей затрат должны осуществляться в соответствии с процессом контроля изменений, описанным в 4.3.6.
После начала работ происходит накопление данных, в том числе информации о плановых и фактических затратах и оценках стоимости проекта по завершении. Для проведения анализа необходимо собирать данные о расписании, в том числе о выполнении запланированных работ и прогнозных сроках окончания выполняемых и будущих работ. Возникновение отклонений может являться следствием некачественного планирования, непредвиденных изменений содержания проекта, возникновения технических проблем, отказов оборудования или воздействия внешних факторов, например проблем с поставками. Независимо от причины возникновения отклонений, осуществление корректирующих действий может потребовать внесения изменений в базовый план осуществления затрат проекта или разработки краткосрочного плана ликвидации последствий.
Основные входные и выходные данные процесса контроля затрат приведены в таблице 27.
Таблица 27 Контроль затрат: входные и выходные данные
| Входные данные | Выходные данные |
| Информация о выполнении работ Планы проекта Бюджет проекта | Фактические затраты Прогноз стоимости проекта по завершении Запросы на изменения Корректирующие действия |
Вопрос 22
Что включает в себя и для чего выделяется функциональная область,- управление рисками проекта;
Идентификация рисков
Целью идентификации рисков является выявление возможных рисковых событий и их характеристик, которые, в случае возникновения, могут оказать положительное или отрицательное влияние на достижение целей проекта.
Идентификация рисков — это повторяющийся процесс, поскольку по мере реализации жизненного цикла проекта могут быть обнаружены новые риски или изменены существующие. Риски с потенциально отрицательными последствиями для проекта называются «угрозы», а с потенциально положительными — «возможности». Каждый идентифицированный риск должен быть проработан в соответствии с процессом планирования реагирования на риски (см. 4.3.30).
В идентификации рисков должно участвовать множество сторон, чаще всего это заказчик проекта, куратор, руководитель и участники команды менеджмента проекта, участники команды проекта, высшее руководство, пользователи, эксперты в области управления рисками, а также другие члены руководящего комитета проекта и эксперты в предметных областях.
Основные входные и выходные данные процесса идентификации рисков приведены в таблице 28.
Таблица 28 Идентификация рисков: входные и выходные данные
| Входные данные | Выходные данные |
| Планы проекта | Реестр рисков |
Оценка рисков
Назначение оценки рисков состоит в том, чтобы измерить идентифицированные риски и ранжировать их по значимости для осуществления дальнейших действий, в частности для подготовки плана реагирования на риски.
Оценка включает определение вероятности возникновения каждого из выявленных рисков, а также влияния рисков (при их возникновении) на цели проекта. По результатам анализа риски ранжируются с учетом выполненных оценок и ряда дополнительных факторов, таких как потенциальный период возникновения риска и приемлемость риска для ключевых заинтересованных сторон проекта.
Оценка рисков — это непрерывный процесс, осуществляемый на протяжении всего проекта средствами контроля рисков (см. 4.3.31). Необходимость предпринимать дополнительные меры по управлению рисками определяется динамикой развития событий во время реализации проекта.
Основные входные и выходные данные процесса оценки рисков приведены в таблице 29.
Таблица 29 Анализ рисков: входные и выходные данные
| Входные данные | Выходные данные |
| Реестр рисков Планы проекта | Ранжированные риски |
Реагирование на риски
Реагирование на риски представляет собой процесс анализа вариантов и разработки действий по максимизации возможностей и минимизации угроз с точки зрения целей проекта.
Риски рассматривают в порядке их приоритетности; при необходимости в бюджет и расписание проекта вводят дополнительные ресурсы и работы.
Мероприятия по реагированию на риски должны соответствовать масштабу рисков, быть экономически эффективными и своевременными, а также реалистичными в контексте проекта. Предпринимаемые меры должны быть понятны всем вовлеченным сторонам; должны быть назначены лица, ответственные за их реализацию.
Реагирование на риски включает разработку мер по предотвращению (избежанию) рисков, минимизации рисков и их отклонению (передача и принятие) рисков, а также формирование планов действий на случай наступления опасных ситуаций.
Основные входные и выходные данные процесса приведены в таблице 30.
Таблица 30 Реагирование на риски: входные и выходные данные
| Входные данные | Выходные данные |
| Реестр рисков Планы проекта | Меры реагирования на риски Запросы на изменения |
Управление рисками
Процесс управления рисками предназначен для минимизации неблагоприятных последствий наступления рисков путем контроля реализации мер реагирования на риски и оценки эффективности этих мер.
Процесс реализуют через отслеживание идентифицированных рисков, выявление и анализ вновь возникающих рисков, принятие решений по реализации планов действий в непредвиденных ситуациях, а также оценку реализации мер по реагированию на риски и определение их эффективно-сти.
Необходимо периодически проводить оценку рисков проекта на протяжении его жизненного цикла, при идентификации новых рисков, а также по мере достижения ключевых вех.
Основные входные и выходные данные процесса управления рисками приведены в таблице 31.
Таблица 31 Управление рисками: входные и выходные данные
| Входные данные | Выходные данные |
| Реестр рисков Информация о выполнении работ Планы проекта Меры реагирования на риски | Запросы на изменения Корректирующие действия |
Вопрос 23
Что включает в себя и для чего выделяется функциональная область,- управление персоналом проекта;
Дата: 2019-02-19, просмотров: 357.
