Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить общность с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью различных символов. Эффективная коммуникация очень важна для успешного управления, так как решение многих производственных задач строится на непосредственном взаимодействии. Обмен информацией в организации обычно осуществляется людьми, которые разговаривают в процессе личного общения или с использованием технических средств связи. На это приходится основная часть коммуникаций, которые представляют собой всепроникающий и сложный процесс, необходимый как внутри, так и вне предприятия. Деятельность организации зависит от факторов внешней среды, что определяет коммуникационные потребности и информационное взаимодействие с окружением.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней управления на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. коммуникации снизу вверх выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях, обменом информацией между подразделениями для координации задач и действий. На предприятиях агропромышленного комплекса ключевые руководители среднего звена из производственных подразделений обычно осуществляют коммуникации для координации своих действий с функциональными руководителями, главными специалистами. Руководителям производственных подразделений чрезвычайно важно через маркетинговую службу получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Производственники должны также иметь экономическое обоснование достаточно низких затрат на выпускаемую продукцию от планово-экономического отдела с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений, что является важной составляющей удовлетворенности работников.

Наиболее очевидной компонентой коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненными. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Разновидности обмена информацией между руководителем и подчиненными связаны с:

- прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

- обеспечением вовлеченности в решение задач подразделения;

- обсуждением проблем эффективности работы;

- достижением признания и вознаграждения с целью мотивации;

- совершенствованием и развитием способностей подчиненных;

- сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме;

- оповещением подчиненного о грядущих изменениях;

- получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Коммуникации широко охватывают различные подразделения организации и практически весь персонал, но не всегда оказываются эффективным. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация — это обмен информацией. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Это обеспечивает коммуникационный процесс. Основная его цель — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. Процесс обмена информацией достаточно сложен и условия его эффективности определяются многими факторами.

В коммуникационном процессе можно выделить четыре базовых элемента:

- отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

- сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;

- канал — средство передачи информации;

- получатель — лицо, которому предназначена информация.

При обмене информацией между отправителем и получателем решается задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны его поняли. Весь процесс коммуникации, как правило, завершается достаточно быстро, что на практике затрудняет выделение отдельных этапов. Однако необходимо проанализировать эти этапы, чтобы показать возникающие проблемы. Такой анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

Коммуникационный процесс включает:

- зарождение идеи,

- кодирование и выбор канала,

- передача,

- декодирование.

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Иногда попытки обмена информацией прекращаются на этом первом этапе. Это происходит по той причине, что информация здесь еще не трансформируется и не приобретает такой формы, в которой она послужит предметом обмена. Отправитель только решает, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией.

Прежде чем передать информацию, отправитель должен закодировать ее. Для этого используются различные символы: цифры, буквы, слова, звуки, рисунки, жесты и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Общеизвестными каналами являются средства передачи речи и письменных материалов, электронные средства связи, компьютерные сети, электронная почта и др.

Если канал не соответствует зародившейся на первом этапе идее и используемым символам, то обмен информацией будет неэффективным. Выбор средств коммуникации не должен ограничиваться единственным каналом. Одновременный обмен устной и письменной информацией обычно более эффективен, чем, скажем, только обмен письменной информацией. Ориентация на оба канала заставляет отправителя тщательнее готовить сообщение.

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной информации) получателю. Здесь речь идет о физической передаче сообщения, что зачастую по ошибке принимается за сам процесс коммуникации. Передача сообщения является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести информацию до получателя.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в информацию. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то последний будет знать, что именно имел в виду отправитель.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации информации.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Определенные шумы присутствуют всегда. Поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. В большинстве случаев удается преодолеть шум и передать информацию. Однако высокий уровень шума приводит к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена.