При проведении проверки займов, выдаваемых организацией, проверяющему важно установить своевременность их погашения работниками и выяснить полноту погашения долга.

При проверке необходимо уточнить, как погашались работниками задолженности по займу – путем внесения наличных денег в кассу или путем удержания из заработной платы. В зависимости от принятого порядка погашения долга, на сумму платежей, поступивших от работников, субсчет 73/1 «Расчеты по предоставленным займам» кредитуется, соответственно, в корреспонденции со счетом 50 или 70.

Проверяющий устанавливает наличие случаев остатков задолженности по займам за уволенными работниками, а также меры, принятые в организации для ее взыскания.

При проверке следует установить своевременность и полноту погашения задолженности организации перед банком, выдавшим кредит, выяснить, производились ли взаимная сверка расчетов по кредитам банков для работников. При выявлении случаев расхождений – необходимо установить, какие меры принимались в проверяемой организации для их урегулирования.

Проверяющему необходимо выяснить, ведется ли аналитический учет к счетам 73/1 (должен вестись по каждому работнику), 66, 67 по видам займов и кредитов (на индивидуальное строительство, приобретение и строительство садовых домиков и т.п.). Кроме того, устанавливается, если договором займа был предусмотрен определенный процент за пользование заемными средствами, отражена ли выплата организации этого процента в общеустановленном порядке на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

При выдаче займов своим работникам у организации как у работодателя-заимодавца возникает обязанность исчислить и уплатить налог. Удержание налога производится от суммы материальной выгоды (в виде экономии на процентах за пользование заемными средствами, полученными от организации), полученной в отчетном месяце. Проверяющий должен установить, правильно ли определены и своевременно ли перечислены суммы исчисленного и удержанного налога, которые должны быть произведены не позднее дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога.

Материальная выгода должна подсчитываться и включаться в совокупный годовой доход физического лица на протяжении всего срока пользования заемными средствами.

Т Е М А 11. Проверка учета расходов на реализацию в организациях торговли и общественного питания (4 часа)

Вопросы лекции.

1. Цель, задачи и источники проверки операций по учету расходов на реализацию в организациях торговли и общественного питания.

2. Проверка состояния бухгалтерского учета и внутреннего контроля учета расходов на реализацию в организациях торговли и общественного питания.

3. Проверка правильности документального оформления операций по учету расходов на реализацию.

4. Проверка правильности классификации и обоснованности отнесения затрат к расходам на реализацию.

5. Проверка документальной обоснованности, своевременности, полноты и правильности записей в регистрах синтетического и аналитического учета расходов на реализацию.

6. Проверка правильности разграничения расходов на реализацию между отчетными периодами и на остаток товаров.

1. Цель, задачи и источники проверки операций по учету расходов на реализацию в организациях торговли и общественного питания

Целью проверки операций по учету расходов на реализацию является определение законности и целесообразности произведенных расходов, обоснованности их включения в состав расходов на реализацию и достоверности соответствующих показателей отчетности.

Основные задачи проверки расходов на реализацию заключаются в следующем:

· установить, соблюдены ли прогнозные показатели по сумме и уровню расходов на реализацию, по каким статьям допущен перерасход и по каким причинам;

· проверить правильность организации учета расходов на реализацию и состояния внутреннего контроля;

· проверить законность и экономическую целесообразность произведенных расходов, наличие резервов их сокращения без ухудшения качества обслуживания покупателей;

· оценить правильность документального оформления произведенных расходов и их отражения на счетах бухгалтерского учета;

· проверить правильность разграничения расходов между отчетными периодами;

· проверить правильность расчета суммы расходов на реализацию на остаток товаров;

· подтвердить соответствие данных аналитического и синтетического учета расходов на реализацию;

· определить резервы снижения суммы и уровня расходов на реализацию.

Источниками проверки являются:

• организационно-распорядительные и первичные документы: учетная политика (с приложениями), график документооборота, рабочий план счетов, договоры с поставщиками, покупателями, транспортными организациями и прочими дебиторами и кредиторами; журнал регистрации доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, акты приемки выполненных работ, квитанции, счета, счета-фактуры, товарно-транспортные и товарные накладные, акты на списание товарно-материальных ценностей, платежные документы, расчетно-платежные (расчетные) ведомости на оплату труда персонала, путевые листы и т.п., бухгалтерские справки, инвентаризационные описи, сличительные ведомости результатов инвентаризаций, расчеты естественной убыли, авансовые отчеты и др.;

• регистры синтетического и аналитического учета: Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, учетные регистры по счетам 02 «Амортизация основных средств», 05 «Амортизация нематериальных активов», 10 «Материалы», 44 «Расходы на реализацию», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»;

• бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс (форма №1), отчет о прибылях и убытках (форма №2), примечания к годовому бухгалтерскому отчету.

2. Проверка состояния бухгалтерского учета и внутреннего контроля

учета издержек обращения в организациях торговли и общественного питания

В процессе проведения оценки системы бухгалтерского учета в части отражения расходов на реализацию необходимо изучить:

- учетную политику и основные принципы ведения бухгалтерского учета;

- организационную структуру подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности;

- организацию подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции;

-порядок подготовки промежуточной бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета;

- степень автоматизации ведения бухгалтерского учета и подготовки отчетности.

Указанные вопросы целесообразно изучать на основании исследования записей в учетной политике организации, положении о бухгалтерии, графике документооборота, должностных инструкциях сотрудников бухгалтерии, графике проведения инвентаризации.

Для наиболее полной оценки состояния организации и методики ведения бухгалтерского учета и отчетности, а также системы внутреннего контроля целесообразно провести тестирование с использованием тестов, которые разрабатываются отдельно для проверки организации бухгалтерского учета и отдельно для проверки системы внутреннего контроля.

При проверке состояния внутреннего контроля учета расходов на реализацию необходимо получить ответы по следующим вопросам:

- проверяется ли по данным смет, расчетов и другим соответствующим документам правильность образования и использования сумм по тому или иному резерву (периодически и на конец года), производится ли при необходимости корректировка созданных резервов методом "красное сторно" или дополнительной записью?

- выявлялись ли в результате проводимых в проверяемом периоде инвентаризаций случаи недостач товаров сверх норм естественной убыли?

- проводится ли текущий анализ в проверяемой организации суммы и уровня расходов на реализацию?

3. Проверка правильности документального оформления операций по учету расходов на реализацию

Тщательной проверке подлежат все документы, на основании которых произведены записи в учетном регистре по счету 44. При проверке используются приемы документального контроля – формальная проверка, юридическая проверка, арифметическая проверка, логическая проверка.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в установленном порядке первичные документы, содержание которых соответствует требованиям статьи 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Проверяющий имеет право при установлении подлинности и реальности документов применять прием документального контроля встречную проверку. При возникновении сомнений в достоверности документов, которыми оформлены соответствующие хозяйственные операции, делается запрос контагенту.

4. Проверка правильности классификации и обоснованности отнесения затрат к расходам на реализацию.

Классификация расходов на реализацию позволяет контролировать и анализировать их по видам, следить за их динамикой, выявлять изменения, тенденции с целью управления расходами.

Первоначально по записям в регистрах аналитического учета проверяют регулярность ежемесячного отражения повторяющихся постоянных расходов и правильность отнесения их на статьи учетной номенклатуры. Затем в случаях, вызывающих сомнение, по первичным документам проверяют законность, целесообразность и достоверность расходов, правильность отнесения сумм к расходам будущих периодов и своевременность их списания на затраты по месяцам, регулярность и обоснованность начисления резервов предстоящих расходов. При этом следует учитывать установленные правила образования резервов:

- резерв на оплату отпусков образуется ежемесячно путем умножения фактически начисленной работникам заработной платы и процента, исчисленного соотношением годовой прогнозируемой суммы на оплату отпусков к общему прогнозируемому фонду оплаты труда;

- предстоящие затраты на капитальный ремонт арендованных основных средств подлежат ежемесячному резервированию равными долями, исходя из его сметной стоимости и предусмотренного договором срока аренды;

- резерв на текущий ремонт (когда он осуществляется неравномерно) устанавливается в размере, приходящемся на отчетный период, исходя из сметной стоимости ремонта.

Далее определяют полноту и правильность отражения в учете административно-управленческих расходов, их законность и целесообразность, устанавливают обоснованность составленных отчетов о выполнении заданий по командировкам. В результате должны быть сделаны выводы об эффективности проводимых мероприятий по соблюдению режима экономии, выявлены лица, виновные в нецелесообразных и незаконных расходах.

Методика проверки отдельных видов расходов имеют некоторые особенности: в одних случаях надо более широко использовать методы обследования, личного наблюдения за операциями, в результате которых возникают расходы, в других — целесообразно внимательно проанализировать первичные документы, на основании которых расходы на реализацию отражены в учете. В процессе исследования необходимо установить, правильно ли отнесены затраты на расходы на реализацию. Рассмотрим методику проверки основных видов расходов.

Проверку транспортных расходов следует начинать с анализа договоров, заключенных с автотранспортными организациями, их условий, применяемого порядка расчетов за перевозку грузов.

При проверке товарно-транспортных накладных, счетов автотранспортных организаций необходимо обратить внимание, нет ли приписок массы перевезенных грузов, завышения расстояния перевозок и тарифов. Проверяют, не отнесены ли на данную статью штрафы за сверхнормативные простои транспорта, взыскивался ли ущерб от уплаты штрафов с виновных.

Расходы на заработную плату составляют значительную часть расходов на реализацию и должны подвергаться тщательной проверке. Они зависят от использования рабочего времени, соблюдения штатной дисциплины, ставок заработной платы, правильности применения положений об оплате труда и премирования. Поэтому при проверке используют как приемы документальной проверки, так и методы экономического анализа.

Для выявления резерва экономии по расходам, связанным с оплатой процентов по полученным кредитам и займам используют материалы анализа и документальной проверки товарооборота, товарных запасов и кредитных операций. В процессе проверки следует определить правильность списания затрат, связанных с получением и использованием кредитов и займов.

Проверку расходов по аренде (лизингу) основных средств и нематериальных активов начинают с изучения договоров с арендодателями (лизингодателями) и оплаченных счетов, определения правильности применяемых тарифов. Для выявления нарушений следует произвести выборочный обмер или выяснить на основании планов зданий размеры площади и отдельных частей помещений, оплачиваемых по разным тарифам, обратить внимание, для каких целей и по назначению ли используют подсобные помещения, не арендуют ли излишние или непригодные к использованию площади. На основании договоров на аренду и актов обмера помещений выясняют, соответствует ли оплачиваемый по договору размер арендуемых площадей их фактическому размеру.

Одновременно определяют правомерность и правильность отражения амортизационных отчислений по объектам аренды (лизинга).

При этом следует провести арифметическую проверку правильности исчисленных сумм амортизационных отчислений по объектам лизинга.

При проверке расходов, связанных с амортизацией основных средств и нематериальных активов, используют результаты проверки операций с основными средствами и нематериальными активами.

Проверку расходов на содержание сооружений, помещений и инвентаря начинают с осмотра и обследования помещений, в процессе чего выясняют, не допускаются ли излишества в расходовании электроэнергии для осветительных целей, своевременно ли включается и выключается электроосвещение оконных витрин, производственных, складских и подсобных помещений, холодильных прилавков. Далее по каждому виду расходов, учтенных по данной статье, устанавливают их законность и правомерность включения в состав расходов отчетного периода. С этой целью в первую очередь изучают договоры, заключенные с организациями энергосбыта, водоснабжения, коммунальными службами, Департаментом охраны и другими обслуживающими организациями. Затем определяют соответствие уплаченных в проверяемом периоде сумм задокументированным показателям счетчиков учета воды, тепла, электроэнергии с разбивкой по месяцам.

Необходимо проверить правильность составления авансовых отчетов лицами, которые за наличный расчет приобретали предметы и средства ухода за помещениями (чистящие порошки, пасты, мешковина, щетки, метлы, веники и т.д.), наличие приложенных чеков, подтверждающих подобные расходы.

Расходы, связанные с отчислениями на ремонт основных средств, подвергаются документальной проверке в сочетании с обследованием помещений и оборудования, так как целесообразность произведенных расходов по текущему ремонту определяется состоянием основных средств. Степень изношенности оборудования определяют по учетным данным путем сопоставления суммы начисленной амортизации с первоначальной стоимостью основных средств.

Необходимость проведения того или иного вида ремонта основных средств подтверждается актом технического осмотра объекта или годовым графиком проведения планово-предупредительных ремонтов. На каждый вид ремонта должна быть составлена сметно-техническая документация.

Затраты по проведению капитального ремонта арендованных основных средств правомерно включать в расходы на реализацию торговой организации лишь в случае, если это предусмотрено договором аренды. Затраты же по проведению текущего ремонта арендованных основных средств, как правило, являются расходами на реализацию торговой организации, если другое не предусмотрено договором аренды.

В процессе проверки выясняют, какова численность и квалификация рабочих ремонтно-строительной группы, имеются ли план (график) выполнения работ и смета расходов. Затем сравнивают фактические расходы с плановыми, определяют причины превышения и виновных лиц.

Правильность подсчета расходов на текущий и капитальный ремонт основных средств можно проверить по актам приема выполненных работ и списания материалов. При этом по возможности целесообразно выборочно провести контрольный обмер выполненных строительно-монтажных работ, так как нередки приписки объемов выполненных работ.

Тщательная документальная проверка необходима для установления законности сумм, отраженных в регистрах аналитического учета по расходам, связанным с хранением, подработкой, подсортировкой и упаковкой товаров. Законность этих расходов проверяют путем анализа соответствия данных в платежных документах, актах выполненных работ (оказанных услуг) и договорах на:

§ временное хранение товаров на складах сторонних организаций;

§ техническое обслуживание холодильного оборудования;

§ дезинфекцию, дезинсекцию (уничтожение вредных насекомых) и дератизацию (истребление мышей, крыс и других грызунов);

§ фасовку;

§ разработку и изготовление ярлыков со штриховым кодом.

При проверке расходов на торговую рекламу, анализируют договоры на рекламные услуги, соответствующие акты и платежные документы; документы на списание материалов, использованных на оформление витрин; акты на уценку товаров, снятых с витрин и потерявших качество и т.д. Если выставлен в витринах товар полностью списан, то необходимо проверить, оформлены ли акты на уничтожение или сдачу в утиль.

Проверку расходов, связанных с потерями товаров при транспортировке, хранении и реализации в пределах норм; технологические отходы, следует начать с проверки их общей суммы, ее соответствия итогам расчетов, составленных по каждому материально ответственному лицу (бригаде), а затем проверить эти расчеты. Проверка расчетов естественной убыли обычно производится при проверке товарных операций. Также следует убедиться, что каждый случай списания потерь товаров в пределах норм естественной убыли (норм потерь от боя, лома) подтвержден данными сличительной ведомости. Если по итогам инвентаризации недостача не выявлена, то списание товаров не допускается. Также не должно быть подобных списаний без проведения инвентаризаций.

Проверка расходов на тару производится одновременно с проверкой документов по товарным операциям. По первичным документам и регистрам синтетического и аналитического учета необходимо проверить также, не списаны ли на эти расходы также штрафы за несвоевременный возврат тары поставщикам, недостачи тары по вине материально-ответственных лиц и другие незаконные списания.

Проверка расходов, связанных с налогами, отчислениями и сборами, включаемыми в расходы на реализацию, производится при проверке операций по расчетам с бюджетом.

Расходы по обеспечению условий труда персонала проверяют на основании записей в ведомостях, карточках аналитического учета и в первичных документах.

Учет расходов на топливо, газ и электроэнергию для производственных нужд» осуществляется только в организациях общественного питания. При проверке необходимо выяснить, какие виды топлива используются организацией, определить состояние контроля за их сохранностью. Важно установить, какие мероприятия проводятся по экономному расходованию топлива и электроэнергии.

5. Проверка документальной обоснованности, своевременности, полноты и правильности записей в регистры синтетического и аналитического учета расходов на реализацию

Проверяющий должен установить соответствие данных аналитического учета по расходам на реализации товаров с данными синтетического учета. Для этого необходимо сопоставить обороты по счету 44.2 «Расходы на реализацию» согласно карточке счета, журнала-ордера и оборотно-сальдовой ведомости или Главной книге. При проверке необходимо помнить, что в течение месяца по дебету счета собираются все расходы, а по кредиту они списываются. Записи по дебету счета производятся нарастающим итогом в течение месяца. Записи по кредиту в течение месяца носят, как правило, единичный характер. В конце месяца суммы, учтенные на счете 44.2 должны быть списаны в полной сумме (за исключением транспортных расходов, связанных с приобретением товаров и относящихся к товарам, оставшимся на конец месяца нереализованными, если данные транспортные расходы не включаются в стоимость приобретения товаров) в дебет счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90.6 «Расходы на реализацию»).

Оценка своевременности, полноты, достоверности отражения фактических расходов, законности и обоснованности хозяйственных операций по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета заключается в сопоставлении записей в учетных регистрах с оправдательными документами, а также данных учетных регистров с показателями отчетности. В синтетическом учете выявляется общая сумма всех расходов, произведенных торговой организацией в проверяемом периоде. Для этого необходимо сопоставить записи в журнале-ордере по счету 44.2, анализе счета 44.2 и оборотно-сальдовой ведомости в части счета 44.2. При установлении расхождений в обороте по счету 44.2 устанавливаются причины и виновные лица.

После этого необходимо проверить правильность закрытия счета и списания сумм, учтенных на счете 44.2 «Расходы на реализацию» в дебет счета 90 субсчет 6 «Расходы на реализацию» в проверяемом периоде.

На заключительном этапе проверки проверяющему необходимо установить соответствие данных о сумме расходов на реализацию за проверяемый период в Отчете о прибылях и убытках (форма №2) и в оборотно-сальдовой ведомости или в Главной книге. При установлении расхождений по суммам устанавливаются причины и виновные в этом лица.

6. Проверка правильности разграничения расходов на реализацию

между отчетными периодами и на остаток товаров

Важным моментом является проверка правильности расчетов расходов на реализацию на остаток товаров. При этом следует помнить, что распределению подлежат транспортные расходы (если они в соответствии с принятой учетной политикой не включаются в цену приобретения товара) и проценты по кредитам, займам, включаемые в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг). Точность этих расчетов влияет на исчисление конечного финансового результата. Так, занижение расходов на остаток товаров приводит к увеличению транспортных расходов и процентов по кредитам, займам, относящихся к реализованным товарам, а значит, к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыли и его недоплате.

При необходимости проверяющий может составить контрольный расчет расходов на реализацию на остаток товаров и сличить его с данными проверяемой организации, выявить отклонения и отразить их в ведомости нарушений и акте проверки. Если у торговой организации (организации общественного питания) имеются подразделения, выделенные на самостоятельный баланс, то необходимо проверить, составляются ли расчеты расходов на реализацию на остаток товаров по каждому такому подразделению, и выборочно проверить их правильность, выяснить и отразить в акте случаи завышения или занижения, указать, к каким последствиям это привело и кто виновен в их допущении. Результаты проверки могут быть оформлены в виде таблицы, в которой должны быть указаны дата расчета, наименование торговой организации, сумма расходов на реализацию на остаток товаров (по данным проверяемой организации, по контрольному расчету проверяющего, отклонения – завышение или занижение) и фамилия лица, составившего расчет. Аналогичные расчеты следует сделать при проверке правильности распределения транспортных расходов по доставке товаров покупателям.