Для объективной оценки состояния инвентаризационной работы необходимо проверить все материалы инвентаризаций.

По инвентаризационным описям изучают составы инвентаризационных комиссий с точки зрения их полноты и компетенции. Устанавливается, всегда ли комиссии состояли не менее чем из трех человек; по торговым организациям и местам хранения товаров сложного ассортимента - включались ли в состав комиссий специалисты, хорошо знающие данные группы товаров. Особое внимание обращается на то, чтобы один и тот же специалист не назначался председателем комиссии по одному и тому же месту хранения товарно-материальных ценностей (в рамках торговой организации) два раза подряд. Необходимость тщательного анализа состава инвентаризационных комиссий обусловлена тем, что от него в значительной степени зависит качество инвентаризации.

Далее проверяют наличие и содержание подписок, полученных от материально ответственных лиц до начала инвентаризации и по ее окончании, оформление каждой страницы инвентаризационной описи; правильное и полное наименование каждого товара, другие данные, необходимые для проверки цен; указано ли прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества натуральных показателей; указана ли общая стоимость товаров; подписана ли каждая страница всеми члена­ми комиссии. Все итоговые показатели по всем страницам проверяют аналогично на последней странице. Определяют, нет ли в описях подчисток, исправлений количества и цены, не удостоверенных подписями всех членов комиссии. Кроме того, проверяют наличие на последней странице инвентаризационной описи отметок о проверке цен, таксировки и подсчетов итогов за подписями лиц, проводивших эти проверки.

По каждой инвентаризации устанавливают, определялся ли предварительный результат инвентаризационной комиссией на месте инвентаризации и каков он.

К материалам, подлежащим проверке, относятся товарные, кассовые отчеты, реестры, отчеты по производству и т. п., составленные материально ответственными лицами (лицом) на момент инвентаризации, а также все приложенные к ним документы. С учетом этих документов проверяют правильность определенных бухгалтерией документальных остатков к началу инвентаризации. При этом особое внимание обращают на даты и номера приходных накладных, на случаи их исправлений и оприходования товара после инвентаризации (в то время как он поступил до инвентаризации) с целью сокрытия недостачи; на значительное возрастание суммы выручки накануне инвентаризации.

В сличительных ведомостях прове­ряют правильность переноса в них учетных и фактических остатков, определения окончательных результатов инвентаризации, правильность их оформления, своевременность составления.

По каждой сличительной ведомости особо тщательно проверяют правильность зачета недостач излишками из-за пересортицы товаров, правильность определения суммарных разниц, образующихся при зачете пересортицы. Особое внимание обращают на то, чтобы суммарные разницы, образовавшиеся от занижения цен, относились на виновных лиц, а не перекрывались суммарными разницами от завышения цен. Устанавливают также, есть ли письменное разрешение руководителя проверяемой организации о зачете пересортицы.

Сложным участком проверки товарных операций является проверка правильности списания недостачи товаров в пределах норм естественной убыли. При проверке необходимо руководствоваться Приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 02.04.1997 г. №42, которым утверждены нормы товарных потерь, методика расчета и порядок их отражения в учете. Нормы товарных потерь в соответствии с этим приказом подразделяются на нормы товарных потерь при транспортировании и нормы товарных потерь при хранении и реализации товаров. Прежде всего проверяется наличие законных оснований для применения указанных норм. Например, наличие недостачи товаров, выявленной при инвентаризации; недостача, установления при приемке товаров от органов транспорта; бой товаров, подтвержденный актом установленной формы, составленный комиссией в составе представителя вышестоящей организации, руководителя торговой организации, материально ответственного лица и представителя общественности. Затем проверяется правильность применения норм. По расходным документам и регистрам аналитического учета устанавливается, как отпускаются мука, крупа, сахар и другие весовые товары: по стандартной массе или трафарету, т. е. без перевешивания, или же с перевешиванием. К товарам, отпущенным без перевешивания, нормы естественной убы­ли применяться не должны.

7. Проверка правильности документального оформления и отражения в учете операций по отгрузке товаров со складов оптовых организаций

Начинают проверку с изучения договоров на поставку товаров оптовыми торговыми организациями предприятиям розничной торговли и другим покупателям. В целом их проверка проводится аналогично порядку проверки договоров с поставщиками. Но есть и особенности. Среди них выделим проверку поставки товаров повышенного спроса с целью установления фактов отпуска этих товаров отдельным покупателям в количествах больших, чем предусмотрено в договорах, в то время как перед другими покупателями обязательства по поставке этих товаров или вообще не выполняются, или выполняются частично. Каждый случай подлежит проверке, так как за нарушениями иногда скрываются злоупотребления.

Одновременно изучается реальность сальдо по счету 45 «Товары отгруженные» или 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», а также по статье баланса 215 «Товары отгруженные».

Обращается внимание на случаи предъявления учреждению банка так называемых бестоварных платежных требований. Такие случаи можно выявить в ведомости и журнале-ордере по счету 45 «Товары отгруженные». О них свидетельствуют сторнировочные записи по дебету этого счета и кредиту субсчета 41/1 «Товары на складах», а также отказы покупателей от акцепта платежных требований.

Все отказы покупателей от акцепта платежных требований проверяют сплошным методом. По каждому отказу от акцепта по причинам бестоварности платежных требований, отгрузки незаказанных товаров, досрочной отгрузки товаров, отгрузки в количествах больших, чем предусмотрено договором на данный период (квартал), отгрузки товаров недоброкачественных, некомплектных, неполного представления торговых скидок, арифметических ошибок и других нарушений проверяющий устанавливает сумму причиненного материального ущерба проверяемому объекту, определяет, кто из работников допустил нарушения и возместил ли он причиненный ущерб.

При наличии отказов по причине того, что товары не заказаны или же отгружены в количествах, превышающих заказ и принятым покупателями на ответственное хранение, выясняют, как долго они находились у покупателя; своевременно и лучшим ли образом проверяемый объект распорядился ими; какова причина отгрузки незаказанных товаров и как эта отгрузка повлияла на качество товаров (особенно, когда это касается скоропортящихся товаров); если оно понизилось, устанавливают сумму потерь и была ли она отнесена на виновных лиц; как часто и на какие суммы допускались подобные нарушения; какие меры приняты по их предотвращению и насколько они оказались действенными.

Отгрузку незаказанных товаров проверяющий должен рассматривать как нарушение, причиняющее ущерб не только проверяемому объекту, но и создающее дополнительные, неоправданные трудности в обеспечении транспортными средствами других организаций.

При приемке товаров на складах поставщиков представителями покупателей проверяется, предусмотрено ли это условиями договора, если нет, устанавливается причина и частота допускаемого нарушения. В этом случае проверяется наличие доверенности на представителя покупателя, правильность ее оформления, соответствие наименования товара и его количества, указанного в доверенности, данным накладной на отпуск. Анализируя документы на отгрузку товаров, проверяющий обращает внимание на случаи отправки товаров поставщиком на короткие расстояния по железной дороге, а на большие — автомобильным транспортом.

При проверке регистров по счету 45 «Товары отгруженные» в первую очередь обращается внимание на случаи последующего отказа (полного или частичного) покупателей от оплаты платежных требований. По каждому такому случаю проверяется, сделаны ли на сумму отказа сторнировочные записи по субсчету 90/1 «Выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг». Отсутствие в этих случаях сторнировочных записей свидетельствует о приписках объема оптового товарооборота. В каждом случае определяется сумма приписки, кто ее допустил и ее последствия. Если приписки носят систематический характер, виновные лица должны нести уголовную ответственность.

Следует лично понаблюдать за работой отборщиков и упаковщиков в момент затаривания, особенно на тех складах, где отборка вызывает претензии покупателей. Кроме того, ему необходимо вскрыть несколько тарных мест (кип, ящиков, мешков, тюков), подготовленных к отправке.