Обобщение и документирование результатов ревизии финансово-хозяйственной деятельности, оформляется Актом ревизии экономического субъекта и необходимыми приложениями к нему. По существу, акт ревизии означает качество ревизии и её возможность воздействия на добросовестное выполнение должностными и материально-ответственными лицами норм действующего законодательства и подзаконных нормативных документов.

Единая (обязательная) форма акта о результатах ревизии нормативно-правовыми документами не установлена. Это приводит к разнобою в содержании и уровнях обоснованности выводов и доказательств и во многом обуславливает субъективизм при формировании текста акта, особенно при выборе материалов ревизии, которые необходимо или нет смысла включать в акт. Субъективизм проявляется также при отборе объяснений должностных и материально-ответственных лиц по поводу того или иного нарушения, когда им указывается, как охарактеризовать тот или иной факт, хотя сотрудники, у которых отбираются объяснения, часто имеют иное мнение. Оно может быть признано в качестве опровержения выводов ревизии другими инстанциями, в том числе судебными со всеми вытекающими отсюда финансовыми последствиями для ревизионной службы.

Исходя из смысловой нагрузкивыделяюттребования к акту ревизии:

1. Объективность и обоснованность, отраженные в акте факты должны являться результатом тщательной проверки, исключать возможные ошибки и неточности.

2. Полнота и комплексность отражения в акте всех существенных обстоятельств, имеющих отношение к негативной деятельности проверяемого предприятия или конкретного должностного лица. В акте не должно быть подробного описания нарушений некриминального характера, который не относится к заданию следователя. В акте ревизии обязательно указываются использованные ревизором приемы, методы и средства исследования учетно-бухгалтерской документации.

3. Четкость, лаконичность и доступность изложения. В акте ревизии не должны излагаться факты не имеющие отношения к выявленным нарушениям.

4. Системность изложения. Выявленные в процессе проверки нарушения должны быть сгруппированы в соответствии с характером выявленных нарушений.

Наиболее приемлемой форме акта ревизии, должно предшествовать определение логической последовательности обязательных разделов названного документа. Форма акта ревизии состоит из разделов:

I . Общий раздел;

II . Финансовые нарушения и замечания;

III . Приложения к акту ревизии;

IV . Подписи сторон ревизионного процесса.

В Общем разделе акта ревизии приводятся обязательные сведения:

– вид ревизии (плановая, комплексная, внезапная и др.);

–организация, выдавшее задание на выполнение ревизии, с указанием фамилии, должности, звания его начальника; 

– проверяемый период и сроки проведения ревизии;

– обязательные реквизиты ревизуемого подразделения (основной государственный регистрационный номер (ОГРН), код по Сводному реестру главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета (при наличии), ведомственная принадлежность и наименование вышестоящего органа, перечень и реквизиты всех счетов организации, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в кредитной организации или органах Федерального казначейства; должностные лица, имеющие право первой подписи в ревизуемой организации);

– исполнителя и сроки проведения предыдущей ревизии.

II раздел «Финансовые нарушения и замечания», по сути, представляет определяющий информационный блок ревизии, в целом характеризующий её качество.

Этот раздел содержит разнообразную информацию о финансово-хозяйственной деятельности, использовании денежных средств и бюджетных ассигнований, расчетах всех видов, в том числе выполняемых по госконтрактам, и др..

Для последовательного изложения материалов рассматриваемого раздела целесообразна его детализация по однородным группам ревизуемых объектов. Объекты ревизии обычно перечислены в задании, однако, в ревизионном процессе нередко выявляются объекты, не предусмотренные заданием, по которым допущены существенные финансовые нарушения или хищения денежных средств и имущества.

Однородные группы финансовых нарушений:

·  движение кассовой наличности и денежных сумм на лицевых счетах ревизуемой организации;

·  движение и состояние подотчетных сумм;

·  дебиторская задолженность;

·  кредиторская задолженность;

·  состояние штатной дисциплины;

·  заработная плата работников;

·  социальные выплаты;

· результаты инвентаризации денежных средств, имущества и расчетов;

·  выборочная проверка материальных ценностей в процессе ревизии;

·  расходы на содержание и целевое использование автотранспортных средств;

·  ремонтно-строительные работы.

Данные группы можно дополнять исходя из специфики организации.

В III разделе «Приложения к акту ревизии» необходимо сосредоточить оформленные в ревизионном процессе различного рода справки, расчеты и другие документы, которые являются основанием для экономического анализа основных показателей профильной деятельности проверяемой организации, а также используются для обоснования и доказательств финансовых нарушений и хищений денежных средств. Данные приложения более подробно будут рассмотрены в рамках следующего вопроса.

IV раздел «Подписи сторон ревизионного процесса» должен содержать подписи должностных лиц, имеющих право первой подписи, и начальника финансового подразделения (главного бухгалтера) от ревизуемой организации и подписей тех работников ревизионной группы, которые приняли непосредственное участие в ревизионных процедурах. В нормативно-правовых документах установлено, что со стороны ревизионной группы акт подписывается лишь её руководителем. С такой нормой трудно согласится, поскольку ответственность за результаты выполненной ревизии полностью перекладывается на руководителя ревизионной группы, тогда как в ревизионном процессе учувствовали и другие сотрудники.

Поскольку акт ревизии является, прежде всего, служебным документом, то немаловажное значение имеет культура формирование акта, включающая, не только четкое профессиональное содержание акта, но и изложение материала грамотным литературным языком, при этом не следует допускать излишнюю, недостаточно конкретизированную информацию. Так, например, в I разделе акта ревизии не целесообразно перечислять проверенные объекты ревизии, достаточно указать, что ревизия проведена в объёме, предусмотренном заданием. Если же проверка каких-либо пунктов задания финансово-хозяйственной деятельности не выполнена, то необходимо указать, причины их невыполнения.

На выявленные в процессе ревизии противоправные финансовые нарушения и хищения целесообразно составлять промежуточные акты ревизии с тем, чтобы до окончания срока и составления акта ревизии сотрудники, которым предъявлены соответствующие претензии, могли ознакомиться с претензией по существу и представить объяснения руководителю ревизионной группы в письменном виде. Промежуточные акты и объяснения используются в качестве приложения к акту ревизии, в который включаются материалы о выявленных противоправных финансовых нарушениях и хищений без каких-либо сторон их правок.

Также неприемлемой является широко распространённая практика применение «шаблонов» финансовых нарушений, устанавливаемых в разное время ревизионными службами других подразделений. В ревизионных процедурах заимствованный перечень финансовых нарушений («шаблон») принимается как неизменный, по сути, не требующий расширение в виде иных, новых, малоизвестных приемов и способов финансовых нарушений и хищений денежных средств. В результате возникает высокая вероятность не обнаружения финансовых нарушений.