Созданная комиссия в обязательном порядке оформляется приказом или другим распорядительным документом. Допускается использовать унифицированную форму ИНВ-22 или разработанную организацией форму.

В приказе оговаривается причина проведения инвентаризации, срок, в который она должна быть закончена и состав комиссии.

Комиссия создается постоянная. В состав рекомендуется включать представителя управленческого аппарата, бухгалтера или иного финансового работника и любых сотрудников независимо от занимаемой должности. Количество членов комиссии не ограничено. Инвентаризация может быть признана недействительной, если будет проведена комиссией в неполном составе. Материально-ответственные лица в комиссию не включаются, но пересчет материальных ценностей в обязательном порядке проводится в их присутствии.

2. Подготовительные мероприятия

После того как приказ подписан необходимо провести ряд подготовительных мероприятий:

• Собрать приходные, расходные документы
• Проверить весы, если инвентаризируемые запасы необходимо будет взвешивать
• Взять с материально-ответственного лица расписку о готовности к инвентаризации, в которой необходимо указать, что все расходные документы и авансовые отчеты сданы в бухгалтерию. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационную опись

Подготовка инвентаризационных описей (актов)

Пересчет материальных ценностей может проводиться в течение нескольких дней. Комиссия визуально осматривает, пересчитывает и взвешивает имущество. Полученные данные вносятся в инвентаризационную опись (формы № № ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9, ИНВ-15, ИНВ-16). В конце описи оформляется еще одна расписка материально-ответственного лица о том, что пересчитаны и внесены в опись все материальные запасы.

3. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Следующий шаг – анализ полученных данных. Данные из инвентаризационной описи переносятся в сличительную ведомость (форма ИНВ-18, ИНВ-19). В ней указывается наличие ценностей по данным бухгалтерского учета и проставляется количество, выявленное в результате пересчета.

Результаты инвентаризаций могут показать:

1) совпадение книжных и фактических остатков. Это положительный результат инвентаризации. Однако нужно учитывать, что такое совпадение в ряде случаев может быть вызвано тем, что члены инвентаризационной комиссии вместо фактической проверки материальных ценностей заполняли описи на основе книжных остатков или со слов материально ответственных лиц;

2) превышение книжных остатков над фактическими, в результате чего образуется недостача материальных ценностей;

3) превышение фактических остатков над книжными, в результате чего образуются излишки ценностей.

Сличительных ведомостей, также как инвентаризационных описей может быть несколько. На заключительном этапе проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором полученные результаты обобщаются и составляется протокол заседания. Для обобщения результатов инвентаризации используется форма ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». В ней указываются обобщенные данные по бухгалтерским счетам.

Типичные способы искажения результатов инвентаризации

Сокрытия недостач при проведении инвентаризации:

1) внесение в опись несуществующих товаров. Главными методами обнаружения таких подлогов являются восстановление количественного учета, контрольное сличение остатков, допросы лиц, принимавших участие в инвентаризации;

2) последующие дописки количества товаров в инвентаризационных описях. Подобные подлоги можно обнаружить, наряду с указанными ранее методами, сопоставлением различных экземпляров инвентаризационной описи;

3) составление бестоварных расходных накладных, которое возможно только при соучастии работника другой организации, которой якобы передается определенный товар. Соучастник расписывается в накладной, хотя фактически ценностей не получает.

4) несвоевременное оприходование товаров. Материально ответственное лицо не отражает в отчете поступление товара по какой-либо накладной, хотя сам товар включается в инвентаризационную опись. После инвентаризации накладная прилагается к очередному товарному отчету.

Для обнаружения подобных фактов рекомендуется выяснить, какие первичные документы приложены к отчетам, составленным вскоре после инвентаризации, и какие товары по ним оприходованы. Если будет установлено, что некоторые из этих товаров включены в инвентаризационную опись, необходимо проверить, не применялся ли данный способ сокрытия недостачи.

Способы сокрытия излишков при проведении инвентаризации во многом аналогичны рассмотренным ранее приемам маскировки недостач:

1) невключение в опись фактически имевшихся в наличии ценностей путем обмана членов комиссии или по сговору с ними;

2) последующие дописки штрихов и цифр в графе “Количество товаров”. Так, по сговору с членами комиссии до подсчета итоговых сумм по ведомости бухгалтер либо материально ответственное лицо может путем дописки запятой переделать количественный показатель (исправить 12 на 1,2), что позволит хотя бы частично скрыть излишки соответствующего вида ценностей;

3) составление бестоварных приходных накладных, что искусственно увеличит книжный остаток и уменьшит тем самым данные об излишках;

4) несвоевременное оприходование ценностей. При этом способе к товарному отчету прилагается приходный документ, поступивший позднее;

5) несвоевременное проведение по отчетности расходных документов. Такие документы, исполненные до начала инвентаризации, прикладываются к отчетам, составленным после ее окончания.

2. Контрольная закупка – представляет собой мероприятие по контролю, в ходе которого органом государственного контроля (надзора) осуществляются действия по созданию ситуации для совершения сделки в целях проверки соблюдения юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями обязательных требований при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг потребителям (Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ (ред. от 03.08.2018) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»)

Контрольная закупка проводится без предварительного уведомления проверяемых юридических лиц, индивидуальных предпринимателей. Контрольная закупка (за исключением контрольной закупки, осуществляемой дистанционно с использованием информационно-коммуникационных технологий) должна проводиться в присутствии двух свидетелей либо с применением видеозаписи. В случае необходимости при проведении контрольной закупки применяются фото- и киносъемка, видеозапись, иные установленные способы фиксации. О проведении контрольной закупки составляется акт, который подписывается должностным лицом органа государственного контроля (надзора), проводившим контрольную закупку, и свидетелями. В случае выявления при проведении контрольной закупки нарушений обязательных требований акт о проведении контрольной закупки также представляется для подписания представителям юридического лица, индивидуального предпринимателя, в отношении которых проводилась контрольная закупка. При отказе представителей юридического лица, индивидуального предпринимателя от подписания акта о проведении контрольной закупки в акт вносятся сведения об отказе от совершения подписи.

Контрольная закупка позволяет выявить:

- обман потребителя (обвес, обсчёт, недовложение, замена товара на товар более низкого качества — в общем случае, любое действие продавца, результатом которого явилось то обстоятельство, что потребитель заплатил за товар(услугу) сумму, превышающую его реальную цену),

- обман государства путём невыдачи кассового чека (таким образом искажается информация о выручке торгового предприятия, необходимая для правильного исчисления налогов).

2. Контрольный обмер — это установление фактического объёма строительно-монтажных или ремонтных работ, качества и количества фактически использованных материалов. Контрольный обмер проводится визуально, путём инструментальных измерений и с помощью расчётных методов.

Проверка объемов и стоимости выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ производится путем инструментального обмера их в натуре и сопоставления с данными акта приемки выполненных работ у заказчика и подрядной организации (КС-2 и КС-3) и данными, содержащимися в проектно-сметной документации. Правильность оплаты выполненных работ по конструкциям, обмер которых затруднен, подтверждается проверкой соответствия фактически выполненных работ рабочим чертежам и спецификациям при условии установки конструкций в проектное положение.
Проверка состава и объемов скрытых работ (засыпанные фундаменты, конструкции полов, автомобильные дороги, траншеи с уложенными в них трубопроводами и другие) производится по актам на скрытые работы и по рабочим чертежам. В необходимых случаях по согласованию с руководителем органа, осуществляющего проверку, вправе требовать от подрядчика вскрытия работ, при этом затраты на проведение данных работ компенсируются проверяющей стороной, а при отсутствии актов на скрытые работы – за счет подрядной организации. Незаконченные части конструктивных элементов и видов работ, по которым не допускается раздельная оплата отдельных операций, входящих в состав единичных расценок, относятся к завышениям стоимости выполненных работ.

При выявлении контрольным обмером неравноценной замены материалов и конструкций, ухудшающих качество строительно-монтажных работ, в ведомость перерасчета к акту контрольного обмера включается стоимость фактически уложенных в дело материалов, деталей и конструкций. Разница в стоимости работ и материалов является завышением стоимости выполненных работ. Если контрольным обмером по видам работ, рассчитываемым за фактически выполненные объемы, установлено, что подрядная организация произвела замену предусмотренных утвержденной проектно-сметной документацией материалов и конструкций без согласования с заказчиком и проектной организацией на более дорогие, приводящие к увеличению общей стоимости объекта, то в ведомость перерасчета стоимости работ к акту контрольного обмера включается первоначальная стоимость материалов и конструкций, а удорожание их стоимости относится к завышению. Контрольным обмером работ по монтажу оборудования проверяется их завершенность. Работы по монтажу оборудования считаются законченными только при наличии актов на монтаж оборудования. При отсутствии указанных актов стоимость работ по монтажу оборудования является завышением выполненных работ.

В случаях когда контрольным обмером установлено, что в объем выполненных строительно-монтажных работ по форме КС-2, кроме стоимости монтажа, включена стоимость оборудования, в акте контрольного обмера учитывается только стоимость монтажных работ.
Если при контрольном обмере в расчетных документах установлен перерасход основных строительных материалов против проектного без согласования с заказчиком и проектной организацией (металла, сборного железобетона, труб или других материалов и конструкций), то его надлежит считать завышением стоимости выполненных работ.

По результатам контрольных обмеров составляются акты и сличительная ведомость объемов фактически выполненных строительно-монтажных работ с объемами по актам приемки выполненных работ (форма КС-2 и КС-3) и проектно-сметной документацией. Акты контрольных обмеров составляются в трех экземплярах (для проверяющего, заказчика и подрядчика). При необходимости количество составляемых экземпляров актов может быть увеличено.

4. Контрольный запуск сырья в производство – это установление фактических характеристик выпуска продукции на конкретном оборудовании из того же сырья. Данный метод применяется тогда, когда необходимо проверить правильность действующих или ранее действовавших в ревизуемый период на предприятии норм расхода сырья и материалов, установить фактический расход, количество отходов, выход готовой продукции, проверить технологический процесс, производительность оборудования.

Для этого проводятся соответствующие опытные действия, например, раскрой ткани, выпуск мясной продукции, выпечка хлеба. Контрольный запуск сырья и материалов в производство помогает выявить различные недостатки и нарушения в нормировании и технологии производства, вскрыть хищения и другие злоупотребления, связанные с созданием неучтенных излишков материальных ценностей за счет применения завышенных норм расхода и необоснованного списания сверх норм, искажения качественных показателей продукции.

В результате контрольного запуска может быть установлено:

1. фактический расход сырья и материалов, количество и качество готовой продукции, количество отходов;

2. реальная производительность оборудования по объёму выпуска, по времени, по энергоёмкости;

3. соответствие действующих на предприятии нормативов списания сырья и материалов.

Контрольный запуск сырья в производство применяется не только для определения действительно необходимого количества сырья на выпуск единицы продукции, но и для проверки правильности применяемых норм отходов на различных стадиях обработки сырья. При этом учитываются претензии к качеству изделий или сведения о перерасходе по отдельным видам материалов, завышенных нормах и т.д.

Например, для проведения данного контрольного действия в колбасном цехе следует осуществить комплекс мероприятий:

· подготовить сырье (фарш) для производства (с учетом составляющих его компонентов, норм закладки);

· произвести контрольное взвешивание сырья с подробной фиксацией результатов;

· отразить количество заложенного сырья в технологической документации;

· под контролем комиссии, в присутствии ревизора, технолога и представителя общественности осуществить производственный цикл;

· взвесить готовую продукцию и отразить ее фактический выход в учетных документах;

· сопоставить фактический выход с нормативным, а также с показателями рецептурного журнала;

· отразить результаты в соответствующем документе акте контрольного запуска сырья в производство.

5. Получение объяснений —это получение ответов на возникшие вопросы у работников предприятия:

· у проверяемого должностного или материально ответственного лица;

· у лиц, совершавших хозяйственную операцию и подписавших проверяемые документы (получателей денег, сдатчиков заготовляемого сырья);

· у лиц, участвовавших в операции, но не имеющих отношения к оформлению документов (рабочих, грузчиков, поваров и т.д.).

Получение объяснений является не только правом, но и обязанностью проверяющего в тех случаях, когда это необходимо для проверки существенных обстоятельств, в особенности, фактов финансовых нарушений и злоупотреблений. В каждом ведомственном приказе об осуществлении финансового контроля данная обязанность определена. Объяснения помогают проверить достоверность данных, отраженных в документах, выявить подлоги, установить действительно имевшее место события и их участников, а также роль других ревизуемых лиц.

Получение объяснений может осуществляться в устой или письменной форме. В случае отказа того или иного лица дать объяснения по поводу допущенных нарушений проверяющий должен назначить служебную проверку. В свою очередь проверяющий при взятии объяснений у должностного лица не должен навязывать свои ответы на поставленные вопросы.

6. Получение справок других организаций. Справки других организаций подразумевают ответы на запросы, касающиеся установления фактов хозяйственной жизни. Прежде чем получить справку проверяющий должен составить запрос на интересующие его ответы.

Запрос – часть деловой переписки между организациями или между организациями и гражданами. Его главной целью является получение от адресата каких-либо официальных сведений или документов. Документ, по письменному заявлению предоставляется по истечении 10 рабочих дней с момента получения запроса. Выходные и праздничные дни в этот срок не входят. Получение письменных справок от различных предприятий применяется для получения неопровержимых доказательств от соответствующих специалистов и должностных лиц при проведении проверки по поводу проверяемой хозяйственной операции или содержания проверяемых документов.

Ответственные лица обязаны по письменному запросу ревизионных органов давать письменные сообщения в виде справок по всем фактам нарушений, растрат, недостач или излишков. Справки позволяют глубже анализировать действия должностных и материально ответственных лиц, обнаружить обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности и нарушению финансовой дисциплины, разработать мероприятия по их устранению.