23.Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись ___________А.Г. Грязнова

12.04.2003

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне, слева и справа:

Если грифов согласования более двух, то они размещаются двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования.

Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование (в пределах конкретной организации) выполняется путем визирования документа.

24. Визой согласования документа (далее — виза), включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати.

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится оттиск печати организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Печати подразделяют на гербовые и простые.

Печати с изображением российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности: «НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ «ПЕЧАТИ МАСТИЧНЫЕ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНЫЕ. Форма, размеры и технические требования»" (http://www.gosreglament.ru). Согласно новым правилам гербовая печать увеличится в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней появятся дополнительные надписи.

В печати указываются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации. Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что позволяет получать более четкие оттиски.

Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не будут иметь юридической силы.

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, местонахождение, словосочетание: «индивидуальный предприниматель», ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.

Примерный вид новых печатей представлен на рисунках.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т. д.).

· Архивная копия.

· Архивная справка.

· Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т. д.).

· Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

· Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).

· Командировочные удостоверения.

· Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

· Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные: платежные – сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т. д.).

· Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д.).

· Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

· Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т. д.).

· Соглашения.

· Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

· Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

· Титульные списки.

· Удостоверения.

· Штатные расписания.

Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о заверении удостоверяют печатью. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.