Входящие документы, т.е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внут­ри организации:

— прием и первичная обработка;

— предварительное рассмотрение;

— регистрация;

— рассмотрение документов руководителем организа­ции;

— доставка документов исполнителям;

— контроль исполнения;

— подшивка исполненного документа в дело.

В крупных организациях приемом и первичной обра­боткой корреспонденции занимается специальное струк­турное подразделение (экспедиция), в небольших коррес­понденция доставляется секретарю руководителя органи­заций.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить пра­вильность доставки корреспонденции адресату и целост­ность упаковки документов. Не вскрывают конверты, ад­ресованные в общественные организации с пометкой “ЛИЧНО”.

После вскрытия конверта проверяют правильность ад­ресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специаль­ную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по пра­вильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции конверты, как пра­вило, уничтожают. В некоторых случаях (например, ко­гда по конверту устанавливается адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте име­ются служебные отметки и др.) их подшивают к доку­менту.

Предварительное рассмотрение поступившей коррес­понденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организа­ции. При этом документы распределяются на:

— документы, подлежащие регистрации;

— нерегистрируемые документы;

— документы, направляемые на рассмотрение руково­дителю организации;

— документы, направляемые на исполнение без резо­люции руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от их назначения и содержа­ния. Обязательно передают на рассмотрение руководите­лю все документы правительственных и вышестоящих ор­ганов, документы, содержащие информацию по принци­пиальным вопросам деятельности организации, требу­ющие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирает­ся и передается руководителю организации вместе с ос­новным документом.

Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразде­ления, конкретным исполнителям, документы, содержа­щие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компе­тенцией.

Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра те­кущей корреспонденции, что особенно важно в современ­ных условиях роста информационного потока.

Следующий этап обработки входящей корреспонден­ции — регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после резолюции руководителя заканчивает регистра­цию, записывая в регистрационную форму текст резолю­ции (конкретное действие, которое необходимо произве­сти, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некото­рые организации регистрируют входящие документы по­сле их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка до­кументов и передача их исполнителям должна осуществ­ляться в день их поступления в организацию. В некото­рых случаях исполнитель может быть ознакомлен с тек­стом документа до рассмотрения документа руководите­лем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или не­сколькими должностными лицами, передаются исполни­телям поочередно или одновременно в копиях. Подлин­ник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполните­лям обычно без расписки. Иногда (например, при переда­че документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т.п.) исполни­тель расписывается при получении документа.

Документ должен быть исполнен в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом доку­мента. Исполненные документы подши­ваются в дела.

5.2 Система плановой документации

Планирование – это важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу организации максимально эффективной. Результаты планирования фиксируются в плановых документах различных по форме и содержанию.

Особенность плановых документов – они всегда составляются на определенный период (срок).

Плановые документы разрабатываются на всех уровнях управления. Источники для составления планов организации:

· Федеральные и отраслевые планы;

· Программы и генеральные схемы;

· Организационно-правовые документы организации;

· Распорядительные документы организации

· Решения коллегиальных и совещательных органов, а также предложения, докладные записки, справки и другие материалы.

Два вида плановой документации:

1. Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития. Объемный документ, есть приложения. Подписывается руководителем подразделения, ответственного за ее разработку, согласовывается со всеми заинтересованными лицами и подразделениями и утверждается руководителем вышестоящего органа или организации.

2. План – документ, который устанавливает перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки и ответственных исполнителей. Выполняется на общем бланке организации, табличная форма.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируется инструкциями, указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов.