Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Назначение и состав распорядительной документации. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется пра­вом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов — регулиро­вание и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результа­ты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обес­печения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз, от руководителя организации к структурным подразделени­ям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

· с помощью распорядительных документов разрешаются возни­кающие в сфере управления проблемы и вопросы;

· их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

· они являются юридическими фактами, вызывающими возникно­вение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Пре­зидентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (мини­стерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского назначения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;            

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.    

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом:

· акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;

· акты межведомственного характера;

· акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организация­ми и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной ре­гистрации, утвержденными постановлением Правительства Россий­ской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, норма­тивных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, обусловленной функциями и задача­ми организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности;     

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на ос­нове решений, принимаемых совместно группой работников (кол­легией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важ­ные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправ­ления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.    

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем во­просам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управ­ления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений дей­ствуют федеральные министерства, администрации субъектов Рос­сийской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный дирек­тор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе кол­легиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внут­ренней деятельности организации — ее кадрового состава, матери­ального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются поста­новления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.                    

Процедура издания распорядительных документов. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов/указаний, распоря­жений - включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости изда­ния распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей. Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руко­водителей структурных подразделений или подведомственных органи­заций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства орга­низации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и свое­временной информации. Для этого необходимо прежде всего опре­делить источники такой информации — это могут быть законода­тельные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подве­домственных организаций; архивные документы; публикации в пе­риодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и ана­лиза информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторон­ней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распоряди­тельного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово “Проект”. Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант до­кумента.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу ре­шения в других организациях). Если согласующих инстанций мно­го, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — “Листе согласования”.      

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: “Особое мнение прилагается” или ' “Замечания прилагаются”.

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладыва­ется к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и заме­чания должны будут поступить вместе с документом на рассмотре­ние руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовился по поруче­нию вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направля­ется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т е. подписание распорядительного докумен­та руководителем, — решающая стадия подготовки распорядитель­ного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей — это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности. Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседа­нии коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту ра­боту проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурно­го подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций.

формацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящем­ся решении специалистами и подписана руководителем подразделе­ния, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопро­су и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядитель­ную часть — поручения.

На второй стадии подготовленные материалы — справка и про­ект решения — передаются секретарю коллегиального органа — как правило, за 10— 15 дней до заседания. Это время необходимо для раз­множения представленных материалов и их рассылки членам кол­легиального органа для предварительного изучения. Члены колле­гиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного — подго­товка заседания, и основного — заседание. На первом этапе председа­тель коллегиального органа знакомится с представленными материа­лами и проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания: членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На втором этапе (четвертая стадия) обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и до­полнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (²/3 голосов) при­нимается решение.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседа­ния ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стеногра­фическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В выс­ших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллеги­ального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия — издание распорядительного документа по ре­шению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления из­даются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представитель­ными и коллегиальными исполнительными органами власти субъек­тов Российской Федерации (например. Московской городской Ду­мой, Правительством Москвы и т. п.). Коллегиальные органы учреж­дений, организаций, предприятий (например, общее собрание учре­дителей (участников), акционеров, совет директоров открытого ак­ционерного общества) издают решения.

Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют прото­кольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании распорядительных документов при единоличном принятии.

Составление и оформление распорядительных документов.

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также предста­вительными и коллегиальными исполнительными органами субъек­тов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и уста­новления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиаль­ными органами общественных организаций по наиболее важным и, принципиальным вопросам их деятельности.               

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на осно­ве единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют сле­дующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тек­сту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей - кон­статирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом “ПОСТАНОВЛЯЕТ”, в решениях - “РЕШИЛ” (“РЕШИЛА”, “РЕШИЛО”), которое печатается прописными буквами. Распоряди­тельная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию, например:

Пои необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие норма­тивные акты.

Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:

 

Совет директоров РЕШИЛ: ...

 

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.

Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной ча­сти: “(приложение 1)” или “(приложение 3)”. На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:     

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Правительства Российской Федерации  от 27 января 1997г.№ 18

 

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и под­разделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).

Постановления (решения) подписываются руководителем орга­на управления. Постановления Правительства Российской Федера­ции и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организа­ции, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному со­ставу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие докумен­та (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление от­пусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными рекви­зитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заго­ловок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформ­ляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходи­мых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа “Проект”.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всесто­роннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реаль­ными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивали средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректиров­ки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основ­ное содержание документа, и должен отвечать на вопрос “О чем?”, например:

“Об изменении устава общества”.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распо­рядительной. В констатирующей части дается обоснование предпи­сываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер:

 

В соответствии с Национальным планом проверок налогоплательщиков

России 12.01.99 и утвержденным Госналогслужбой России 18.01.99

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ра­нее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполне­ние возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:

 

В связи с завершением строительства нового учебного корпуса ин­ститута по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предпи­сываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной фор­ме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, вклю­чает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписыва­емого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части. приказа содержит только одно задание с конкретным сроком испол­нения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не ука­зывается, если предписываемое действие или действия носят посто­янный характер.

Последний пункт приказа — это пункт о контроле, в котором ука­зывается наименование должности лица, ответственного за испол­нение документа, его инициалы и фамилия.

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению дея­тельности фирмы.

При составлении проекта приказа необходимо:

· увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или проти­воречий;

· излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская воз­можности его двоякого толкования;

· намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполне­ния поручений;

· обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

· указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюде­нием всех грамматических правил. Следует избегать сложных прида­точных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах не­обходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наи­менования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно упо­треблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: “поднять уровень”, “обратить внимание”, “усилить контроль” и т. п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми интересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тек­сте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части да­ются отсылки: “(приложение 1)”, “(приложение 2)”.

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово “Приложение” (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: “(прилагается)”, а на при­ложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться испол­нителем, подготовившим их, руководителями структурных подраз­делений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его заме­ститель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый единолично руко­водителем коллегиального органа управления в пределах предостав­ленной ему компетенции, а также руководителями организаций, дей­ствующими на основе единоначалия, в целях разрешения оператив­ных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание — это правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопро­сам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть “ОБЯЗЫВАЮ” или “ПРЕДЛАГАЮ” — в зависимости от содержа­ния указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением рек­визитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита “Адресат”. Если организаций, в которые рассылается указание, более трех адресат оформляется обобщенно.