Текст номенклатуры дел состоит из разделов. Чаще всего названиями разделов служат наименования структурных подразделений, например: 01 — канцелярия, 02 — плановый отдел и т.д. Названиями разделов номенклатуры дел могут быть и направления деятельности организации (01 — организация управления, 02 — планирование и т.д.), и должности руководителей и специа­листов организации (01 — директор, 02 — зам. директора по УПР, 03 — зам. директора по УВР. 04 — зам. директора по АХЧ и т.д.).

Внутри разделов дела размещаются по степени важно­сти включенных в них документов и их взаимосвязи. В начале указываются организационно-распорядительные документы, затем документы по планированию и т.д.

Каждая графа таблицы должна быть правильно оформлена.

В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Например: 01-04, где 01 — индекс канцелярии, а 04 — порядковый номер дела “Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.”

Во второй графе (“Заголовок дела (тома, части)”) указываются заголовки дел. Заголовки дел должны четко, в наиболее полной и конкретной форме отражать состав и содержание документов дела. Они могут иметь следующие элементы:

1. Название вида дела или разновидности документа. Например, “Приказы директора по личному составу за 1997 г.”, “Документы ревизий органами власти (акты, справки, докладные записки и другие)”.

2. Название автора документа организации или структурного подразделения. Например, “Переписка отдела сбыта с потребителями о сбыте продукции и выполнении заказов в 1997 г.”.

3. Название адресатов или корреспондентов организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы. Например, “Переписка с АО “Квант” по вопросам поставки оборудования в 1997 г.”.

4. Краткое содержание документов дела. Например, “Переписка УПО с базовыми предприятиями об органи­зации производственной практики учащихся в 1997 г.”.

5. Название местности (территории), с которой связа­но содержание документов дела. Например, “Переписка 109 по вопросам реализации продукции с организациями Мо­сковской области”.

6. Даты (период), к которым относятся документы де­ла. Например, “Протоколы педсоветов за 1997 г.”.

7. Указание на копийность документов дела. Напри­мер, “Гарантийные письма. Копии”.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических на­званий.

Заголовок дела, содержащего переписку, обязательно должен иметь сведения об адресате и вопросе переписки. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными организациями, последние обозначаются общим видовым названием. Например, “Переписка со школами района по вопросу комплектования групп”. Не допускаются заго­ловки типа “Разная переписка”, “Общая переписка” и т.п.

Иногда используется термин “документы”, но при этом необходимо в скобках указать их разновидность. Например, “Документы ревизий финансовыми органами (акты, справки, докладные записки)”.

В заголовках дел документов одной разновидности не­обходимо эту разновидность указать во множественном числе. Название автора документов в этом случае указы­вается кратко. Например, “Протоколы заседания кафед­ры”.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчет­ную документацию, указывается период (месяц, квартал, год). Например, “План работы УПО на 1998 г”.

Заголовок дел, не завершенных делопроизводством в текущем году, вносят в номенклатуру дел организации следующего года с тем же названием.

Графа 3. указывающая количество дел (томов, час­тей), заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 (“Срок хранения дела и № статьи по Переч­ню”) указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный) или дру­гие документы.

Графа 5 (“Примечания”) заполняется в течение ка­лендарного года. В ней указываются названия Перечней и других документов, используемых при определении сро­ков хранения дел, делаются отметки о переходящих на. новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о ли­цах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другую организацию, делаются отметки о переносе ин­формации с традиционного носителя на машинный (ин* деке машиночитаемого документа) и др.

Порядок составления и утвержде­ния номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем квартале теку­щего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структу­ры организации, но не реже одного раза в пять лет. Еже­годно (в последнем квартале) она уточняется; перепечатывается по установленной форме в необходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изменений. Номенкла­тура дел вводится в действие с 1 января текущего года.

Разрабатывается номенклатура дел службой документационного обеспечения организации или лицами, ответ­ственными за документацию на основе типовых и при­мерных номенклатур дел, типовых и ведомственных Пе­речней со сроками хранения документов, основных правил работы архива и других документов.