Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов; необходимость сокращения их количества, типов, материальных затрат на их подготовку, обработку, а следовательно, необходимость их унификации и стандартизации.

В настоящее время, например, в почтовом обращении России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Поэтому в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

При создании УСД используется метод унификации. Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Это приводит к упорядочению и минимизации состава систем документации.

Суть унификации документации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унифицированная систем документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД необходимы для:

1) сокращения объемов документов

2) снижение затрат на составление и обработку документов

В настоящее время существуют следующие УС:

1. УС организационно-распорядительной документации (УСОРД)

2. УС банковской документации

3. УС финансовой, учетной и отчетно-бухгалтерской бюджетной организации

4. УС отчетно-статистической документации

5. УС учетной и отчетной документации предприятия

6. УС документации по труду

7. УС документации пенсионного фонда РФ

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Стандартизация – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований о разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде категорий стандартов.

Категории стандартов:

ГОСТ – межгосударственный стандарт

ГОСТ Р – государственный стандарт

ОСТ – отраслевой стандарт

СТП – стандарт предприятия

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, упоминался ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

ГОСТы на документацию:

1. ГОСТ 6.01.1 – 87 “Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации”

2. ГОСТ 6.10.3 – 83 “Унифицированная система документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативной форме”

3. ГОСТ 6.10.4 – 84 “Унифицированные системы документации. Придания юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме создаваемой средствами ВТ. Основные положения”

4. ГОСТ 6.10.5 – 87 “Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра – образца”

5. ГОСТ 6.10.6 – 87 “Единая система внешнеторговой документации. Формуляр – образец”

6. ГОСТ 6.10.7 – 90 “Единая система внешнеторговой документации. Счёт”

7. ГОСТ Р 6.30 – 97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации”

8. ГОСТ 16487 – 83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”

В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.