Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
В конкретную номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются в деятельности организации в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подразделений, общественных организаций и учреждения в целом.
Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения; второй — используется этой службой в качестве рабочего; третий — находится в ведомственном архиве; четвёртый — в государственном архиве, куда документы поступают на постоянное хранение.
Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.
Формирование дел
В соответствии с заголовками номенклатуры дел исполненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соответствуют заголовку дела.
Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию, контроль за правильным формированием дел возлагается на службу документационного обеспечения организации.
Документы организации группируются в дела по определенным признакам, а внутри дела располагаются в определенной последовательности.
Признаки заведения дел
1. Номинативный признак (по названию разновидности документов). Так формируются в дела распорядительные документы, некоторые виды справочно-информационных документов. Например, “Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.”.
2. Авторский признак (по названию автора документов дела). Например, “Протоколы педсоветов УПО за 1997 г.”.
3. Корреспондентский признак (по названию корреспондента). Например, “Переписка с АО “Вымпел” по вопросам реализации продукции в 1998 г.”.
4. Предметно-вопросный признак (в дело группируются разные документы, относящиеся к решению одного вопроса). Например, “Учредительные документы фирмы (устав, договор учредителей, другие документы)”.
5. Географический признак (документы разных корреспондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов). Например: “Переписка с итальянскими фирмами по вопросу поставки обуви в 1998 г.”.
Последовательность расположения документов в формируемом деле
С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности:
— в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефонограммы и т.п.
— в порядке алфавита по фамилиям, группируются в самостоятельные дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.
— по номерам в дела подшиваются накладные, квитанции, документы.
— в вопросно-логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения Или составления которых может не совпадать с датой документа.
Основные правила формирования дел
При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов данной разновидности, отметку об исполнении или надпись “В дело”),
2. Формируют дело из документов одного календарного года. Например, номенклатуру дел организации составляют и утверждают в последнем квартале предыдущего года, но относится она к документам текущего года.
В организациях исключения могут составлять следующие дела:
— переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год);
— личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого-либо лица в данной организации).
3. Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения.
4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме.
Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.
5. Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.
6. В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.
7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.
В дела не подшиваются документы, подлежащие возврату. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с распорядительными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному составу разрешается группировать отдельные приказы по яичному составу в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок.
Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается:
— название организации;
— название структурного подразделения;
— номер дела по номенклатуре дел;
— заголовки дела по номенклатуре дел;
— дата (указание года формирования дела);
— количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);
— срок хранения документов (в соответствии со ст. перечня).
Подготовка и передача дел в архив
Порядок проведения экспертизы, ценности документов в организации. Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации.
Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), которая создается приказом руководителя организации. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются, протоколы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК организации руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, другими нормативными документами.
Экспертная комиссия организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения документов истек.
В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.
Оформление дел. Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов.
Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:
Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством.
Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.
Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года).
Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.
Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т.п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.
Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме. В заверительной надписи дела указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внутренней описи.
Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись (Приложением 39). Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.
Оформляется обложка дела. На ней указывают:
— наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
— наименование структурного подразделения;
— регистрационный номер дела;
— номер дела по годовому разделу сводной описи дел;
— заголовок дела;
— аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
— дата дела (тома, части);
— количество листов в деле;
— срок хранения дела;
— архивный шифр дела.
При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена.
Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку из номенклатуры дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения.
Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
На основании заверительной надписи дела указывается количество листов в деле.
Составление и оформление описей дел и передача дел в архив. На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел.
Опись дел — это систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются отдельно на:
· дела постоянного хранения;
· временного (свыше 10 лет) хранения;
· дела по личному составу;
· дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т.п.);
· служебные ведомственные издания.
Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствий количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются.
Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью описи должны быть занесены:
— порядковый номер дела (тома, части) по описи;
— регистрационный номер дела (тома, части);
— заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;
— дата дела (тома, части);
— количество листов в деле (тома, части);
— срок хранения дела.
Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа “Примечание” используется для отметок об особенностях физического состояния дел о наличии копий и т.п.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в 2-х экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.
Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указывается количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках, без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи.
Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт. если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года.
11 Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки
1. Формуляр-образец
2. Бланки документов
3. Требования к оформлению документов
1.1 Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормамативно-методических документах.
Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.
C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ введен взамен одноименного недолго просуществовавшего стандарта 6.30-97, на базе которого был построен раздел «Оформление документов» в действующей ныне Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, М., 2001), юридически закрепленной и устанавливающей общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами в учреждениях.
Основные отличия и особенности нового стандарта. Основное и главное отличие состоит в рекомендательном характере государственного стандарта. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.
Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Детально, путем перечисления, сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так негосударственных структур. Как и ранее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов. требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов.
Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков. На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также содержание пунктов, касающихся правовых вопросов подписания и датирования документов.
Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации.
Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 438 установлено, что Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05.
Другой вновь введенный реквизит – идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на учет (ИНН/КПП); порядковый номер реквизита – 06.
ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах.
В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Обращается внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры – в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2003 г.
Уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, и другие более мелкие изменения.
Вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
На основе принятого ГОСТ ВНИИААД планирует подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение (журнал «Секретарское дело» N 5, 2003 г.). Одним из предлагаемых путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т. п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Право издания нормативных правовых актов организациями определяется в положениях (уставах) о них.
Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.
Реквизиты документа. Реквизиты документа – обязательные признаки документа (информационные элементы: дата, текст, подпись, печать), установленные законодательным нормативным документом – ГОСТом.
По материалам: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (Принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65).
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
· 01 – Государственный герб Российской Федерации;
· 02 – герб субъекта Российской Федерации;
· 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
· 04 – код организации;
· 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый);
· 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый);
· 07 – код формы документа;
· 08 – наименование организации;
· 09 – справочные данные об организации;
· 10 – наименование вида документа;
· 11 – дата документа;
· 12 – регистрационный номер документа;
· 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
· 14 – место составления или издания документа;
· 15 – адресат;
· 16 – гриф утверждения документа;
· 17 – резолюция;
· 18 – заголовок к тексту;
· 19 – отметка о контроле;
· 20 – текст документа;
· 21 – отметка о наличии приложения;
· 22 – подпись;
· 23 – гриф согласования документа;
· 24 – визы согласования документа;
· 25 -оттиск печати;
· 26 – отметка о заверении копии;
· 27 – отметка об исполнителе;
· 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
· 29 – отметка о поступлении документа в организацию;
· 30 – идентификатор электронной копии документа.
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.
Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты.
Постоянные – в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования.
Переменные – наносятся непосредственно в процессе подготовки конкретного документа.
На формуляре-образце при оформлении документов реквизиты формируются в 3 части: заголовочная, содержательная и оформляющая.
Заголовочная – начало документа, где содержатся сведения об организации или авторе документа и первичные данные о самом документе (реквизиты 1-16).
Содержательная – главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение (реквизиты 17-20), текст документа.
Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документом.
При работе с электронными документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов.
Формуляр-образец – совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности, присущих всем документам определенной системы документации.
Он указывает место реквизитов на листе бумаги, определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты.
Служебное поле предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Формуляр образец по ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Формуляр образец по ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации или авторе документа, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Для документа длительного срока хранения используют официальный или фирменный бланк, который изготовляется типографским способом или с помощью специального штампа. Для документа временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами на компьютере.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297×420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды служебных бланков:
общий бланк,
бланк письма,
бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны – угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа).
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.
Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным. Для внутренних документов часть реквизитов (01 – 07, 14), как правило, не воспроизводится.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.
ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68). Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 – 2 интервала.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» и его сокращенных вариантов или знаков тире (- 2 -).
Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).
12 Требования к оформлению реквизитов документов
1. Понятие реквизитов документов
2. Виды реквизитов
3. Требования к оформлению реквизитов документов
12.1 По материалам: ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). – М.: «Феникс», 2004.
Правила оформления деловых бумаг, служебных писем, характеристик, а также образцы и примеры документов различного рода вы найдете в разделе «Стиль документа».
Реквизиты организации
1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соответствующих органов власти.
3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа.
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Если организация -автор документа имеет вышестоящую организацию, то над ее наименованием указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства и т. п. указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Пример оформления реквизитов:
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае должность автора указывается ниже наименования организации, например:
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Заместитель директора
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Пример оформления реквизитов:
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74
E-mail: mail@vniidad.ru
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают
11. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
12. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, постановлений и т. п.) регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа.
Для писем регистрационный номер дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются, например: 18-36-430, где 18 – индекс структурного подразделения (индекс дела), 36 – индекс корреспондента, 430 – порядковый номер документа по картотеке.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответом на запрос (письмо, докладная записка и пр.).
14. Место составления документа.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15. Адресование документа
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома «Медиадом»
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес допускается не указывать.
Утверждение документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
16. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись ________В.А. Степанов
21.12.2004 г.
Допускается центрирование каждой строки реквизита относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись __________Л.В. Кузнецов
21.12.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:
| УТВЕРЖДАЮ | |
| Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись ____Л.В. Кузнецов 21.12.2004 | Генеральный директор АО «Электросервис» Личная подпись____А.Н. Панкратов 21.12.2004 |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
| УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14 | или | УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82 |
Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т. п., зафиксированного в документе.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, стоит в резолюции первой.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата, например:
А.В. Федорову
Б.С. Никонову
Л.С. Сергеевой
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ИНФОРМИКА» к 04.02.2005
Личная подпись
21.12.2004 г.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, например:
- Приказ
о создании аттестационной комиссии…
об использовании целевого фонда…
- Распоряжение
о повышении трудовой дисциплины…
об оценке стоимости арендованных помещений…
- Указание
о графике отпусков на 2004 год
об усилении контроля за качеством проектной документации…
- Постановление
об утверждении Положения о …
об утверждении унифицированных форм…
- Должностная инструкция
ведущего эксперта…
секретаря-референта…
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые размещаются в верхнем правом углу документа.
20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете«, «владеете» или «были«, «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю«, «предлагаю«, «прошу«).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет«, «решил«).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем«, «решили«).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали«, «выступили«, «постановили«, «решили«).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции«, «в состав объединения входят«, «комиссия установила«).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить«, «направляем на рассмотрение«);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым«, «прошу выделить«);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает«, «ВНИИДАД считает возможным«).
Приложение
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
| Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. |
Отметка размещается через три интервала от левого поля документа. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются пробелом в полтора интервала.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/127 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
| Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319 |
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251 |
Приложения печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.
Подпись
В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке организации);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
| Вице-президент Ассоциации региональных предприятий | Личная подпись | А.А. Борисов |
или на бланке:
| Вице-президент | Личная подпись | А.А. Борисов |
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
| Исполнительный директор ЗАО «Партнер» | Личная подпись | А.А. Борисов |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Директор института Главный бухгалтер | Личная подпись Личная подпись | М.В. Ларин З.В. Марьяш |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
| Заместитель директора по научной работе | Заместитель директора по научной работе | |||
| Личная подпись | Ю.Г. Демидов | Личная подпись | К.И. Игнатьев | |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | В.Д. Банасюкевич |
| Члены комиссии | Личная подпись | А.Н. Сокова |
| Личная подпись | А.С. Красавин | |
| Личная подпись | О.И. Рысков |
Подпись должна быть не только на документах, направляемых в другие организации, но и на копиях документов, остающихся в делах организации-автора локумента.
Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложений с пропуском 3 – 4 межстрочных интервала. Печатается от левого поля документа.
Дата: 2018-11-18, просмотров: 637.