Чтобы облегчить изучение документов, их необходимо классифи­цировать. Классификация документов строится по следующим призна­кам:

- назначению,

- порядку составления,

- способу охвата,

‑ месту составле­ния.

Классификация бухгалтерских документов

1. По назначению документы подразделяются на распорядитель­ные, оправдательные(исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

'Распорядительные это такие документы, которые содержат распо­ряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Так, зара­ботную плату за очередной отпуск выплачивают лишь в том случае, если есть приказ о предоставлении данному работнику отпуска, полу­чить деньги с расчетного счета можно только при наличии письменного указания работников, распоряжающихся на данном предприятии денеж­ными средствами - директора и главного бухгалтера.

К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряже­ния, чеки, платежные поручения, ордера, требования, доверенности и т. п.

Оправдательные (исполнительные) документы, оформляющие уже произведенные операции, составляются в момент совершения операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. Примером могут служить: накладные, акты сдачи-приемки ценностей, квитанции, платежные ведомости, требования, отчеты и т. п.

Документами бухгалтерского оформления называют такие доку­менты, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Сюда относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты (например, калькуляции), разного рода бухгалтерские справки и т. п. Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоятельного значения. Их можно использовать только вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированными называются документы, сочетающие признаки нескольких документов: распорядительных и оправдательных, оправда­тельных и документов бухгалтерского оформления и т. д. Примером комбинированного документа может служить авансовый отчет, кассо­вые приходные и расходные ордера и т. д.

2. По порядку составления различают первичные и сводные документы. 'Первичные документы впервые отражают совершившиеся хозяй­ственные операции. К ним относятся кассовые ордера, чеки, счета, тре­бования, накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции и т. д.

Сводные представляют собой сводку данных нескольких первичных документов. К их числу относятся авансовые отчеты подотчетных лиц, от­четы кассира, всякого рода реестры и т. д. Сводные документы получили широкое распространение в современной практике бухгалтерского учета и имеют большое значение в деле его усовершенствования. Они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

3. По способу охвата (составления) документы делятся на разовые, накопительные и группировочные.

Разовыми называются документы на одну или несколько операций, составляемые и оформляемые сразу, в один рабочий прием, и сразу же после составления могут служить основанием для бухгалтерских запи­сей. К разовым документам относится большинство как первичных, так и сводных документов.

Накопительными называются документы, в которых регистрирует­ся ряд однородных операций по мере их совершения, отдельными на каждую операцию рабочими приемами, в течение определенного перио­да (декады, месяца).

По истечении срока накопительный документ окончательно офор­мляется (подытоживается, подписывается) и передается в бухгалтерию, где служит основанием для бухгалтерских записей по его итогам. К на­копительным документам относятся, например, лимитно-заборные кар­ты, табель учета рабочего времени и т. д.

Группировочные документы отражают однородные хозяйственные операции, сгруппированные по тем или иным признакам (по видам зат­рат на производство, по передаче материалов со склада в производство).

4. По месту составления различают внешние и внутренние документы. Внешние составляются за пределами данного предприятия. Внутренние составляются внутри данного предприятия.

Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам

К выписке и оформлению бухгалтерских документов предъявляют­ся определенные требования, установленные "Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных органи­заций". Только правильно оформленный документ служит достоверным основанием для бухгалтерских записей и имеет юридическую силу.

Общие правила составления документов:

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка - на чи­стом листе бумаги) чернилами, химическим карандашом или на пишу­щей машинке.

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документов.

3. Точно и ясно излагать содержание документа.

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры.

5. Незаполненные пробелы в бланке документов прочеркивать.

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью.

7. Снабжать документ необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т. е. одновремен­но с совершением операции. Копии получают путем оттиска через под­ложенную копировальную бумагу.

Для исправления ошибки в документе необходимо: неправильную запись зачеркнуть тонкой чертой, надписать над ней правильную запись и о произведенном исправлении сделать на документе оговорку, которая должна быть заверена лицами, подписавшими документ.

В кассовых документах (ордерах, чеках, платежных поручениях и т. д.) исправления не допускаются вовсе.

Ответственность за нарушения в составлении документов несут прежде всего лица, участвующие в оформлении документа. Еще боль­шая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы. До оформления учетных записей все документы подверга­ются всесторонней проверке и контролю:

1) в отношении соблюдения установленной формы,

2) по существу,

3) с арифметической стороны.

Проверка соблюдения установленной формы имеют целью выяснить, содержит ли документ необходимые для учета данные, имеются ли в нем все обязательные реквизиты, правильно ли они заполнены, есть ли над­лежащие подписи и т. д.

Проверка по существу включает:

- проверку необходимости, целесообразности и законности ука­занной в документе операции,

- встречную проверку, заключающуюся в составлении счетной формулы или проводки корреспонденции счетов.