Баланс изображается в виде особой таблицы, разделенной на две части по вертикали. В левой части помещается актив, а в правой - пассив. В заголовке балансовой таблицы помещаются слова "баланс" (с указанием названия предприятия и даты, на которую составлен баланс), "актив", "пассив". Так как слово "актив" озаглавливает ту часть балансовой таблицы, в которой помещаются средства, а слово "пассив " - ту часть, в которой помещаются источники, то никаких других слов в заголовке балансовой таблицы, как правило, не пишут. Каждая группа средств или источников, показанная в балансовой таблице под своим особым наименованием и выраженная отдельной суммой, называется статьей баланса. Например, статьи: "Основные средства", "Уставный капитал" и т. д. Каждая статья записывается отдельной строкой, имеющей свой порядковый номер, что облегчает ее нахождение и ссылки на отдельные статьи.

Для отражения состояния средств в балансе предусмотрены две графы: "На начало года" и "На конец года" (на конец отчетного периода).

Статьи баланса и в активе и в пассиве подразделены на 3 раздела. Структура баланса основывается на единых принци­пах группировки средств по экономическому содержа­нию и классификации. В активе баланса в начале располагаются средства, вложенные в сферу производства, а затем в сферу обращения. В пассиве в начале располагаются источники собственных средств, а затем заемных и привлеченных средств. Структура баланса может быть представлена в составе следующих основных разделов:

Актив:

I. Внеоборотные активы (основные средства).

II. Оборотные активы.

III. Убыток.

Пассив:

IV. Капитал и резервы.

V. Долгосрочные пассивы.

VI. Краткосрочные пассивы.

Каждый раздел объединяет группу определенных средств в активе и соответствующую группу источников в пассиве.

Первый раздел актива - "Внеоборотные активы" - объединяет статьи:

Нематериальные активы,

Основные средства,

Незавершенное строительство,

Долгосрочные финансовые вложения,

Прочие внеоборотные активы.

Этому разделу противостоит раздел IV пассива - "Капитал и ре­зервы". Сюда входят статьи:

Уставный капитал,

Добавочный капитал,

Резервный капитал,

Фонды накопления,

Фонд социальной сферы,

Целевые финансирование и поступления,

Нераспределенная прибыль прошлых лет,

Нераспределенная прибыль отчетного года.

Превышение пассива (раздел IV) над активом (раздел I) показыва­ет величину собственных оборотных средств.

Второму и третьему разделам актива противостоят пятый и шестой разделы пассива.

Применяемая на практике структура баланса определяется особы­ми схемами балансов, содержащими перечень расположенных в опреде­ленном порядке разделов и статей. Схемы балансов утверждаются Ми­нистерством финансов РФ.

Функционирование системы бух­галтерского учета на предприятии представляет собой процесс непрерывного обобщения данных. Важно найти оптимум в этом процес­се. Малая степень обобщения приводит к бессистемности и неуп­равляемости огромных объемов циркулирующих в системе сведе­ний. Напротив, слишком большая обобщенность данных, в том чис­ле и отчетных, может привести к резкому сокращению их информатив­ности и пригодности для анализа. Поэтому всегда стоит вопрос о целесообразности и необходимой степени сложности баланса, необходимости сужения или расширения состава статей, группировок. Как следствие - исключитель­ный динамизм структуры баланса. Структура бухгалтерской отчетности не регламентируется. В учетных стандартах описывается лишь перечень и экономическое содержание основных статей, степень детализации оп­ределяется бухгалтером предприятия самостоятельно.