Третьим элементом метода бухгалтерского учета является двойная запись.

Каждая операция, вызывая двойные измене­ния, должна быть записана на счетах дважды: в дебете одного счета и в кредите другого счета.

Способ записей на счета, когда каждая операция, вызвавшая двойное изменение в составе средств и источников, записывается в одной и той же сумме два раза - в дебет и кредит счетов, называется двойной записью.

В предыдущей теме нами рассмотрены четыре типа операций в за­висимости от вызываемых ими изменений в балансе.

Согласно правилам записи в активные и пассивные счета, эти типо­вые операции должны записываться по счетам следующим образом.

Операции первого вида, связанные с движением средств внутри актива баланса, должны записываться в дебет одного активного счета (увеличение) и в кредит другого активного счета (уменьшение). Например, передача материалов в производство в сумме 2000 руб. вызовет уменьшение на счете "Материалы" и увеличение на счете "Ос­новное производство".

Операции второго вида, вызывающие движение источников средств внутри пассива баланса, записываются в дебет одного пассивного счета (уменьшение) и в кредит другого пассивного счета (увеличение). Например, получение ссуды в банке в сумме 5000 тыс. руб. и перечисление ее в погашение задолженности поставщикам отразится на счетах следующим образом.

Операции третьего вида, связанные с поступлением на предприятие новых средств, увеличивающие сумму и средств и источников, должны записываться в дебет активного счета (увеличение) и в кредит пассивного счета (увеличение). Например, зачис­ление на расчетный счет краткосрочной ссуды банка в сумме 1200 тыс. руб. отражается на счетах следующим образом.

Операции четвертого вида, связанные с выбытием части средств пред­приятия, уменьшающие и средства и источники средств, должны записываться в дебет пассивного счета (уменьшение) и в кредит активного счета (уменьшение). Например, пере­числение с расчетного счета 3000 тыс. руб. в покрытие задолженности поставщикам отразится на счетах следующим образом.

Из примеров видно, что все хозяйственные операции записываются по счетам два раза - в дебет одного счета и кредит другого.

Каждая операция вызывает двойные взаимосвязанные изменения средств и источников. При записи операции на соответствующие счета возникает взаимосвязь между этими счетами. Данная вза­имосвязь, отраженная двойной записью, называется корреспонденцией счетов, а сами эти счета - корреспондирующими счетами.

Корреспонденция выражается путем указания в каждой записи кор­респондирующего счета. При записи операции в дебет счета отмечается наименование корреспондирующего с ним счета по кредиту и наоборот.

Пример. Поступило с расчетного счета в кассу 12 000 руб.

 Счет 51 "Расчетный счет"                                   Счет 50 "Касса"

Читая запись по счету 51 "Расчетный счет" благодаря указанию корреспон­дирующего счета 50 "Касса" видим, куда деньги перечислены.

Читая запись по счету 50 "Касса" благодаря указанию корреспон­дирующего счета 51 "Расчетный счет" сразу видим, откуда поступили деньги.

Предварительное определение корреспонденции счетов облегчает запись операций на счетах. Поэтому при записи каждой операции на счета прежде всего следует установить корреспонденцию счетов, то есть указать, на дебет и кредит каких счетов и в какой сумме должна быть записана операция.

При составлении корреспонденции счетов необходимо действовать в следующем порядке:

1) определяется наименование (шифр) корреспондирующих счетов;

2) устанавливается характер счета (активный, пассивный, активно-пассивный);

3) определяется характер изменения, произошедшего на данных счета (увеличение или уменьшение);

4) составляется корреспонденция счетов.

Запись корреспонденции счетов производится по следующей схеме:

Дебет счета________________________________ руб.______________

                   (наименование дебетуемого счета)     (сумма записи)

Кредит счета _______________________________руб.______________

                   (наименование кредитуемого счета)    (сумма записи)

Пример. Получен безвозмездно объект основных средств от другого предприятия на сумму 20 000 р.

«Основные средства» 01; А ; + ; Д

«Добавочный капитал» 87; П ; + ; К

Корреспонденция счетов:

Дебет счета 01 «Основные средства» руб. 20 000 или Д01 20 000 р.

Кредит счета 87 «Добавочный капитал» руб. 12 000 или К87 20 000 р.

Корреспонденция счетов бывает простая и сложная. Простой называется корреспонденция счетов, в которой участву­ют два счета: один по дебету и один по кредиту (см. пример выше).

Сложной называется корреспонденция счетов, когда один счет по де­бету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту или наоборот, один счет по кредиту корреспондирует с несколькими счетами по дебету.

Пример. Перечислено с расчетного счета в банке в погашение за­долженности поставщикам 500 руб. и в погашение задолженности по ссуде банку 1 000 руб. - всего 1 500 руб.

Корреспонденция счетов:

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 500 руб.

Дебет счета 90 "Краткосрочные кредиты банка" 1 000 руб.

Кредит счета 51 "Расчетный счет"        1 500 руб.