Для текущего учета производственно-хозяйственной деятельности предприятия используются счета.

Основной принцип учета на счетах состоит в том, что на каждую группу средств или источников открывается отдельный счет, в который записываются первоначальный остаток данной группы средств и все дальнейшие ее изменения, т.е. увеличения или уменьшения, вызываемые операциями.

Счета открываются и ведутся в книгах, карточках и свободных листах. Для каждого счета отводится отдельная таблица. Таблицы счетов обычно имеют ряд колонок для записи даты, но­мера операции, названия и номера документа, содержания операции, суммы, то есть всех сведений, характеризующих учитываемые операции.

 Самая распространенная форма счета выглядит следующим образом:

Счет

(наименование)

Дебет                                                      Кредит

Для удобства записей и подсчетов все счетные таблицы делятся на две части: одна - для записей увеличений, другая - уменьшений.

Части таблиц счетов обозначаются условными терминами: левая - дебет (от латинского «он должен»), правая - кредит (от латинского «он верит, доверяет»). В некоторых случаях названия сторон счета обозначаются сокра­щенно: дебет - Д, кредит - К.

При помощи счетов ведется текущий учет средств и источников, а также хозяйственных процессов. Так например, для учета процесса про­изводства открывается счет " Основное производство ", для учета реали­зации - счет " Реализация " и т. д.

Учет при помощи счетов дает возможность не только иметь пол­ную картину движения и изменений того или иного вида средств или ис­точников за любой период, но и выводить на любой момент остатки средств и источников и составлять на основе этих остатков баланс.

Это обеспечивает текущий повседневный контроль за совершением операций и осуществлением процессов, за сохранностью и использова­нием средств, за состоянием источников.

Следовательно, счета бухгалтерского уче­та являются способом группировки, текущего учета и контроля хозяй­ственных средств, источников и хозяйственных процессов, а также ос­новой составления баланса.

Осуществляя непрерывный текущий учет операций, счета накапли­вают и подготавливают учетные данные для периодического обобщения их в балансе. Отсюда вытекает, что счета тесно связаны с балансом. Связь эта выражается в следующем:

1. На каждую группу средств или источников, выраженную в балан­се особой статьей, открывается отдельный счет под тем же наименовани­ем. Иначе говоря, каждой статье баланса соответствует отдельный счет.

2. Подобно статьям баланса счета подразделяются на активные и пассивные. Активными называются счета, учитывающие средства, а пассивными - счета, учитывающие источники.

3. При открытии счетов начальные остатки средств и источников записываются в счетах на той стороне, на которой они показаны в балансе, то есть суммы актива записываются в активных счетах на левой стороне (в дебете), а суммы пассива баланса — в пассивных счетах на правой стороне (в кредите). Пример дан в таблице 4.2.

Таблица 4.2

Пример связи счетов с балансом

 Баланс на 1 января 2000г. (тыс. руб.)

Актив                                                   Пассив

Как видно из примера, на все группы средств и источников, выраженные в статьях баланса на 1 января, открыты счета. При этом остатки средств в статьях актива записаны в активных счетах на дебет, а остатки источников в статьях пассива записаны в пассивных счетах на кредит.

Если в ходе текущего учета открывается новый счет, которого на начало года не было, то запись по этому вновь открываемому счету пер­вого (начального) остатка, образуемого первой операцией, производит­ся аналогично записи остатков на начало года: в активных счетах - на дебет, в пассивных - на кредит.

Все последующие записи по счетам производятся в соответствии с записью начального остатка, а именно: операции, вызывающие увеличе­ние остатка, записываются на одну с ним сторону, а операции, вызываю­щие уменьшение остатка, - на противоположную.

Таким образом, в активных счетах увеличение записывается на де­бет, а уменьшение - на кредит. В пассивных счетах, наоборот, увеличе­ние записывается на кредит, а уменьшение - на дебет.

Пример. Предприятие имело остатки на 1 января 2000 г. материа­лов на 30000 руб. В течение января были произведены следующие опера­ции, вызывающие изменения в группе материалов:

02.01. Поступило на склад заготовленных материалов на 2000 руб.;

08.01. Отпущено материалов со склада на производство на 15000 руб.;

14.01. Принято на склад заготовленных материалов на 38000 руб.;

25.01. Отпущено материалов на производство на 10000 руб.

Запишем эти операции в счет "Материалы", отмечая увеличение знаком (+), а уменьшение знаком (-) (табл. 4.1).

Таблица 4.1

Счет " Материалы"

Пример.

 Счет "Материалы" (активный) т. руб.

Дебет                                                                                                  Кредит

Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (пасс.) т. руб.

Дебет                                                                                               Кредит

Счета не только отражают изменения учитываемых средств или источников, но и дают возможность на любой момент вы­вести их остаток или сальдо (от итальянского «расчет»).

Для подсчета конечного сальдо необходимо определить обороты дебета и кредита, т.е. общие суммы всех за­писей по дебету и по кредиту счета.

Итог сумм хозяйственных операций, отражаемых в дебете счетов, называется дебетовым оборотом.

Итог сумм хозяйственных операций, отражаемых в кредите счетов, называется кредитовым оборотом.

Новый или конечный остаток (на конец отчетного периода), записывается на той же стороне счета, что и начальный остаток: на активном счете - в дебете, на пассивном счете - в кредите.

Чтобы вывести новый остаток в активных счетах, необходимо к начальному остатку дебета прибавить оборот дебета, из полученной суммы вычесть оборот кредита и разность записать в качестве нового (конечного) остатка на дебете счета:

С_2Д = С_1Д + Об_Д - Об_К

Чтобы вывести остаток в пассивных счетах, нужно к начальному остатку кредита прибавить оборот кредита, из полученной суммы вычесть оборот дебета и разность записать в качестве нового (конечного) остатка на кредите счета:

С_2К = С_1К + Об_К - Об_Д

При подсчете итогов и выведении остатка на активных счетах превышения кредита над дебетом не может быть, так как невозможно уменьшения средств (кредит) на большую сумму, чем их имелось (дебет).

Точно так же в пассивных счетах не может быть превышения дебета над кредитом, так как невозможно уменьшение источников (дебет) на большую сумму, чем их имелось (кредит).

На основании сказанного можно записать строение счетов следующим образом:

Строение активных счетов

Дебет                                                                                               Кредит

Строение пассивных счетов

Дебет                                                                                               Кредит

Пример.

Счет "Материалы" (активный) т. руб.

Дебет                                                                                                  Кредит

Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (пасс.) т. руб.

Дебет                                                                                                          Кредит

Существуют также активно-пассивные счета. Они бывают двух видов: с односторонним сальдо (дебетовое или кредитовое) и с двухсторонним сальдо (дебетовое и кредитовое одновременно).

Счетом с односторонним сальдо является счет «Прибыли и убытки» 80. Если у предприятия сумма доходов больше суммы расходов, то разница между ними покажет прибыль. Следовательно, сальдо счета будет кредитовым, т.к. прибыль является источником средств. Если же сумма доходов предприятия меньше суммы расходов, то разница между ними покажет убыток и сальдо будет дебетовым.

К активно-пассивным счетам с двусторонним сальдо относится счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» 76. Сальдо счета по дебету означает дебиторскую задолженность, сальдо по кредиту - кредиторскую.

Строение этого счета можно представить следующим образом:

Строение активно-пассивных счетов

(«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» 76)

Дебет                                                                                               Кредит

Расчеты с дебиторами и кредиторами объединяют на одном счете для того, чтобы не открывать разных счетов для организаций и учреждений, которые могут быть в разное время и дебиторами и кредиторами.