Задачами инвентаризации основных средств являются:

а) выявление фактического наличия основных средств,;

б) контроль за сохранностью основных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

в) выявление морально устаревших и неиспользуемых объектов;

г) проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

е) проверка реальности стоимости учтенных на балансе объектов основных средств.

Проведение инвентаризации возлагается на инвентаризационную комиссию, персональный состав которой утверждается приказом директора в начале отчетного года.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

o наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

o наличие и состояние аналитических паспортов или другой технической документации;

o наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием (учреждением) в аренду и на хранении. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Для проведения инвентаризации руководителем издается "Приказ о проведении инвентаризации" (форма N ИНВ-22), в котором определяются состав имущества, подлежащего инвентаризации, ее причины (контрольная проверка, смена материально ответственных лиц и др.), порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии и назначается председатель комиссии.

Сведения о фактическом наличии основных средств отражаются в инвентаризационной описи или акте, составленных по типовым формам ("Инвентаризационная опись основных средств" (форма N ИНВ-1).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственных лиц. На объекты основных средств, взятые в аренду, описи составляются в трех экземплярах (третий экземпляр высылается арендодателю).

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплутационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Кроме того, проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящихся в собственности предприятий (учреждений).

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствует или указаны не правильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы из которых они построены, объекты (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки м другое; по каналам – протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам – место нахождения, род материалов и основные параметры; по дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, вид покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтённых объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действенному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройки новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия-изготовителя, года выпуска, изготовления, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений предприятий (учреждений), учитываемые по типовой инвентарной карточке группового учета, в описях производятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения предприятия (учреждения) (в дальнейших рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправлен в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств, находящихся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на соответственное хранение или в аренду.

По результатам проверок фактического наличия основных средств составляется сличительная ведомость "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств" (форма N ИНВ-18). Сличительные ведомости составляются только по имуществу, при инвентаризации которого были выявлены отклонения от учетных данных.

По результатам инвентаризации могут быть выявлены излишки, т.е. превышение фактического количества имущества над учетными данными. Такая ситуация возможна, например, при обнаружении ранее не учтенного имущества.

Выявленные излишки основных средств приходуют по рыноч­ной стоимости по дебету счета 01 «Основные средства» с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы».

При недостаче и порче объектов основных средств их остаточ­ ную стоимость списывают с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а сумму амортизации - с кредита счета 01 в дебет счета 02 «Амортизация основных средств».

При выявлении конкретных виновников недо­стающие или испорченные основные средства оценивают по про­дажным (рыночным) ценам, действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают с кредита счета 94 в де­ бет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Если конкретные виновники не установлены, то недостающие ос­новные средства списывают с кредита счёта 94 на финансовые результаты у коммерческой организации (счет 91)..

При проведении инвентаризации имеют место недостатки и ошибки при проверке и оформлении результатов.

1. Не проверяется правильность установления первоначальной стоимости основных средств на соответствие технической документации. Нередко бывает так, что обозначенная в техдокументации комплектность не включена в состав основного средства, к которому она относится, а учитывается отдельно в составе материалов.

2. Нередко в учете продолжают числится основные средства, на которые имеются утвержденные соответствующими комиссиями на их списание.

Бывают и такие случаи, за основные средства перечислены денежные средства и они значатся на дебиторской задолженности за предприятием-поставщиком, а на самом деле это основные средства длительное время находятся в организации как не оприходованные, и инвентаризационные комиссии это не обнаруживают, а обнаруживается это в ходе последующих аудиторских проверок.

3. Нередко комиссии не обращают внимание на отсутствие на основных средствах инвентарных номеров.

4. Практически не подпадают под инвентаризацию арендованные основные средства.

5. Часто переоборудованные основные средства (особенно автотранспорт) значатся в учете в первоначальном их виде и предназначении, и комиссии принимают это за должное, вместо того, чтобы внести соответствующие изменения в их техническую характеристику.

6. Бывают случаи, когда комиссия не устанавливает ни недостачи, ни излишки основных средств, в то время как последующими поверками выявляется этот факт.