По объему и характеру производимых ремонтных работ ремонт основных средств может быть капитальным и текущим. Они раз­личаются сложностью, объемом и сроками выполнения. Ремонты основных средств могут осуществляться хозяйственным способом, т.е. силами самой организации, или подрядным способом (силами сторонних организаций).

В обоих случаях на каждый ремонтируемый объект составляют ведомость дефектов. В ней указывают работы, подлежащие выпол­нению, сроки начала и окончания ремонта, намечаемые к замене детали, нормы времени на работы и изготовление заменяемых де­талей, сметную стоимость ремонта в постатейном разрезе.

Если капитальный ремонт выполняется хозяйственным спосо­бом, то на основании ведомости дефектов в отделе главного меха­ника выписывают наряды-заказы. Первый экземпляр наряда-заказа передается цеху - производителю ремонта, второй - в бухгалте­рию для ведения аналитического учета по данному заказу, а третий остается в отделе главного механика для контроля за сроками вы­полнения заказа. На основании ведомости дефектов и наряда-за­каза выписываются документы на получение со склада необходи­мых запасных частей и материалов, рабочие наряды на изготовле­ние, монтаж и реставрацию отдельных деталей и узлов.

Приемка отремонтированного объекта из капитального ремон­та оформляется актом о приеме-сдаче отремонтированных, рекон­струированных и модернизированных объектов основных средств. По поступлении акта в бухгалтерию в инвентарной карточке дела­ют отметку о произведенных работах. Кроме того, акт о приеме-сдаче служит основанием для списания фактической себестоимос­ти капитального ремонта.

Нормативными документами по бухгалтерскому учету рекомен­дуется использовать два варианта учета затрат по ремонту основ­ных средств.

При первом варианте фактические расходы, связанные с про­ведением или оплатой работ по ремонту основных средств, орга­низации могут относить прямо на счета издержек производства и обращения с кредита соответствующих материальных, денежных и расчетных счетов (счета 10 «Материалы», 70 «Расчеты с персона­лом по оплате труда» и др.).

При наличии ремонтных мастерских операции по учету ремон­та основных средств, осуществляемого хозяйственным способом, отражают, как правило, предварительно на активном синтетическом счете 23 «Вспомогательные производства». По дебету этого счета учитывают фактические затраты по проведенному капиталь­ному и текущему ремонтам собственных основных средств, а с кре­дита счета фактическую себестоимость ремонтных работ списыва­ют на счета учета затрат на производство (20, 23, 25 и др.). Сальдо по счету 23 дебетовое и показывает затраты по незаконченному ка­питальному или текущему ремонту основных средств. В балансе эти затраты отражаются по статье «Незавершенное производство».

Первый вариант учета затрат по ремонту основных средств при­меняют, как правило, при равномерных расходах по ремонту в те­чение года или при небольших объемах ремонтных работ.

При втором варианте учета затрат на ремонт основных средств организации создают резерв на осуществление ремонтных работ. Для учета созданного резерва целесообразно открыть субсчет «Ре­зерв на ремонт основных средств» по пассивному счету 96 «Резер­вы предстоящих расходов».

Отчисления в резерв оформляются следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 20  Кредит счета 96 - на сумму резерва.  

Фактические расходы по ремонту основных средств списывают:

В дебет счета 96 с кредита счетов 10,  70, 69 .

Сумму резерва, превышающую фактически про­изведенные затраты на ремонт, по окончании года сторнируют. При недостатке резервной суммы на величину недостатка либо состав­ляют дополнительную проводку по начислениям в резерв, либо списывают указанную величину на издержки производства или об­ращения.

По окончании указанных ремонтных работ излишне начислен­ная сумма резерва списывается в дебет счета 96 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве внереализационных доходов.

Помимо двух указанных вариантов учета расходов по ремонту основных средств в ряде организаций используют третий вариант, при котором затраты по ремонту основных средств вначале учиты­вают по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» (с кредита материальных, расчётных и других счетов или счета 23), а с этого счета в течение года, как правило, равномерно списывают на счета издержек производства (обращения). Данный вариант учета расхо­дов по ремонту основных средств целесообразно использовать в тех организациях сезонных отраслей промышленности, где основная часть расходов по ремонту основных средств приходится на пер­вые месяцы года, когда еще не создан ремонтный фонд.

На капитальный ремонт, осуществляемый подрядным спосо­бом, организация заключает договор с подрядчиком. Приемка за­конченного капитального ремонта оформляется актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизирован­ных объектов основных средств. Законченные капитальные работы оплачиваются подрядчику из расчета сметной стоимости их фак­тического объема. Затраты по капитальному ремонту, осуществля­емому подрядным способом, могут быть списаны с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в дебет счетов из­держек производства и обращения, в дебет счетов 96 «Резервы пред­стоящих расходов» и 97 «Расходы будущих периодов» (в зависимо­сти от варианта учета расходов по ремонту основных средств).

Ремонт и содержание основных средств непроизводственного назначения осуществляют за счет прибыли организации. Факти­ческие расходы по ремонту указанных объектов списывают в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» с кредита материальных де­нежных и расчетных счетов (10,70,69,60,76 и др.).