В большинстве случаев с ростом и развитием организации усиливается потребность в ее формализации. Переводя отношения людей на формальную основу, вводя полномочия и ответственность сотрудников обеспечивается четкость и надежность работы, координация и контроль за исполнением своих должностных обязанностей в различных звеньях учреждения.

Однако не все организации могут и должны использовать формальные средства в одинаковой степени. Например, в небольших фирмах управление и исполнение изначально построено на межличностных отношениях и дает положительный результат трудовой деятельности. Однако с развитием организации и в связи с различными внешними и внутренними обстоятельствами прочность неформальных связей работников такой фирмы может ослабевать. Тогда потребность в формализации отношений возрастает. Возрастает она и тогда, когда фирма начинает расширяться. Прием новых членов вызывает перестройку межличностных отношений. Они могут утратить прежнюю стабильность. В этом случае организация формальных отношений, официальная, четкая иерархия формальных статусов должностных лиц в фирме вполне оправдана и, как правило, дает положительный результат.

Формальный статус работника в трудовом коллективе является ориентиром его поведения в процессе трудовой деятельности. Формальный статус в организации устанавливает:

· полное название должности;

· властные полномочия;

· ответственность за выполнение своих должностных обязанностей;

· образование и уровень знаний;

· систему поощрения;

· условия найма, назначения и увольнения;

· поощрения и награды, которыми можно распоряжаться;

· систему наказаний, которыми можно распоряжаться;

· уровень доступа. Например, к конфиденциальной информации, к высокопоставленным должностным лицам и т.д.

Единого документа, определяющего формальный статус в конкретной организации, не существует. Информация об обязанностях, полномочиях и привилегиях располагается в различных документах. Некоторые положения, определяющие формальные статусы, содержатся в уставах организаций, в коллективных договорах и др. Они касаются определенных должностей независимо от того, кто их занимает. Положения статуса, которое носит индивидуальный характер, излагаются, как правило, в контрактах.

Организации, в которых высокая степень формализации отношений и поведения считается естественным явлением, принято называть бюрократическими.

Бюрократической организацией может быть все учреждение или отдельное подразделение фирмы. Бюрократия в той или иной степени есть во многих организациях и в определенной степени влияет на организацию делового общения сотрудников фирмы. Несмотря на свои недостатки, она имеет положительные стороны, которые проявляются в точности исполнения должностных обязанностей, стабильности, рациональности, строгости дисциплины, четкости делового общения.

Ученый М. Вебер выделил восемь основных бюрократических принципов, представленных на рис. 8.11., которые, по его мнению, должны быть положены в идеальный тип бюрократической структуры.