Реорганизация внутреннего управленческого документооборота

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Зачастую в российских банках, несмотря на наличие большого количества внутренних регламентирующих документов, доступ к ним сотрудников, включая руководящих работников, ограничен. Часты случаи, когда работники используют в работе уже многократно измененные соответствующими решениями устаревшие регламенты. При этом ссылки на их "секретность" и "конфиденциальность" зачастую связаны с их низким качеством и устарелостью. Многие документы вообще не имеют электронных копий, и их необходимо запрашивать, например, через канцелярию, что весьма долго и зачастую проблематично. Зачастую такие документы могут вообще не доходить до исполнителей. Поэтому даже при достаточно большом количестве таких документов и существенные затраты на их подготовку, почти во всех банках отношение рядовых исполнителей к внутренним регламентирующим документам остается весьма формальным и они далеко не всегда соблюдаются.

В такой ситуации можно рекомендовать создание единого электронного хранилища внутренних регламентирующих документов. Оно должно быть оснащено поисковой системой, в которой каждому документу присвоен уникальный регистрационный номер. Чтобы добиться реального использования хранилища, необходимо ввести правило, что все распоряжения, регламенты и т.п., в том числе и утвержденные Правлением, вступают в силу только с момента получения регистрационного номера, а выпущенные ранее и не зарегистрированные в течение месяца автоматически теряют силу.

Введение информационной системы внутреннего документооборота позволяет сократить время поиска документов и уменьшить вероятность их утраты.

Отдельные примеры оптимизации документооборота

Рассмотрим теперь несколько отдельных примеров, направленных на оптимизацию банковского документооборота.

Проблема. Некоторые однотипные документы (например сводный мемориальный ордер) имеют разное оформление в разных подразделениях.

Решение. Утвердить приложение "Альбом первичных документов" к "Учетной политике банка", которое обязательно должно быть в наличии в банке согласно Правилам ведения бухгалтерского учета N 61, и контролировать практическое применение этого приложения.

Эффект. Снижается риск санкций со стороны проверяющих органов, упрощается процедура автоматизации.

Проблема. Очень высоки затраты на дополнительные проверки документов (многостадийный последконтроль).

Решение. Заменить везде, где это не противоречит соответствующим нормативным документам, последконтроль двойным вводом документов.

Эффект. Резко снизятся операционные издержки.

Проблема. Низок уровень информативности выписки по лицевым счетам.

Решение. Разработать новую форму выписки.

Эффект. Сократится время, которое банковские специалисты тратят на консультирование клиентов по вопросам прохождения платежей.

Проблема. Не развито интерактивное обслуживание по схеме "клиент-банк", вследствие чего очень высоки доли бумажного документопо-тока и ручного труда.

Решение. Как можно шире использовать системы "клиент-банк". При отсутствии заинтересованности у клиентов приобретать такие системы, попытаться создать конкурентные преимущества их использования, в том числе применяя скидки на оплату РКО, льготное или вообще бесплатное распространение данных систем.

Эффект. Снижаются операционные издержки на обработку бумажных документов, повышается качество услуг и оперативность обслуживания клиентов.

Проблема. Клиенту приходится проходить со своими документами "немалые расстояния" по банку для выполнения элементарных операций.

Решение. Распределить рабочие места сотрудников банка на данной площади так, чтобы клиенту было удобно и не приходилось преодолевать большие расстояния.

Эффект. Повышается качество обслуживания.

Проблема. Главный бухгалтер и руководство банка ежедневно вручную визируют огромное количество платежных поручений.

Решение. Рассмотреть возможность сокращения количества документов, например за счет введения сводных требований по плате за расчетно-кассовое обслуживание клиентов. Ввести аналог собственноручной подписи управляющего и главного бухгалтера, шире, где это возможно, визировать документы средствами системы автоматизации.

Эффект. Снижаются операционные издержки. Руководство филиала сможет уделять больше времени обслуживанию и поиску новых клиентов, повышению доходности, поскольку высокая доля рутинной работы не располагает к творчеству.

Проблема. Договоры с физическими лицами заполняются вручную, затем подписываются у руководства.

Решение. Автоматизировать процедуру оформления договоров с физическими лицами.

Эффект. Снижаются издержки на подготовку договоров, повышается качество обслуживания за счет увеличения скорости обслуживания.

Проблема. Существенные затраты на поддержание бумажной технологии работы с корреспондентами при отсутствии необходимости таких затрат, например реестров платежей в банки-корреспонденты.

Решение. Заключить договор с банками-корреспондентами на безбумажную технологию (не пересылать бумажные документы почтой).

Эффект. Снижаются операционные издержки.

Проблема. Высокий объем и трудозатраты на поддержание бумажной технологии документооборота там, где в ней отсутствует необходимость, например в межфилиальных расчетах.

Решение. Перевести межфилиальные расчеты на безбумажную технологию (не пересылать бумажные документы почтой).

Эффект. Снижаются операционные издержки и бумажный докумен-топоток.

Рассматривая проблему документооборота в банке и предлагая пути ее оптимизации, нельзя не сказать о том, что быстрое и эффективное решение данной проблемы невозможно без совершенствования системы визирования, утверждения документов как важной составляющей процесса документооборота.

Система визирования

Система визирования банковских документов в силу своей сложности и запутанности в банках часто является одной из основных проблем в организации документооборота. Документы могут визироваться практически у всех вышестоящих руководителей, что приводит к излишней загруженности высшего и среднего звена руководителей организации. Также это может приводить к задержкам в оформлении клиентских документов и увеличению времени их обслуживания, так как исполнителям необходимо "согласовать" и "утвердить" ту или иную операцию, даже когда она является типовой или на нее уже ранее получено разрешение. Например, может возникнуть ситуация, когда уже после положительного решения вопроса о выдаче ссуды клиенту необходимо "собрать подписи" отдельных руководителей на непосредственную выдачу данного кредита. В такой ситуации целесообразным может являться введение системы визирования, основанной на следующих очень простых правилах:

каждое визирование должно преследовать конкретные цели, а не быть данью уважения к вышестоящему начальству;

система визирования должна быть дифференцирована исходя из требований качества обслуживания клиентов и лишь затем - из соображений безопасности;

систему визирования должны регламентировать правила, которые известны всем сотрудникам банка и исполнение которых должно быть неукоснительно. Можно предложить, следующие основные правила визирования:

Таблица 7

Правила визирования документов

┌───────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┐

│ Наименование │ Задача визирования │

│ должностного лица │ │

├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤

│ 1 │ 2 │

│Исполнитель │Показывает, кто сформировал данный документ и что│

│ │документ прошел стадию обработки │

│Последконтроль │Проверяет соответствие реквизитов и остатки на│

│ │счетах. Визирует реестры документов, принятых│

│ │отделом и хранящихся в документах дня отдела │

│Начальник отдела │Визирует отчетность, предоставляемую отделом, а│

│ │также выполняет функции последконтроля в случае его│

│ │отсутствия │

│Начальник │Контролирует внутренние расходы в рамках бюджета│

│управления │управления │

│Начальник │Контролирует внутренние расходы в рамках бюджета│

│департамента │департамента │

│Курирующий │Контролирует все операции с нетиповыми условиями│

│заместитель │или операции, совершаемые впервые, визирование│

│председателя │договоров по своему профилю деятельности │

│Председатель │Контролирует распоряжения комитетов, издает приказы│

│ │по банку, санкционирует расходы сверх бюджета │

│Главный бухгалтер │Контролирует соответствие документа требованиям│

│ │бухучета законодательству Российской Федерации и│

│ │нормативным актам, подписывает документы с│

│ │регламентируемой подписью главного бухгалтера │

│Юрист │Подтверждает, что документ не несет негативных│

│ │правовых последствий для банка │

│Печать │Подтверждает, что все визы и подписи сверены │

│(канцелярия) │ │

│Руководитель │Визирует расходы банка в рамках утвержденного│

│казначейства │бюджета, визирует указания по изменению сумм│

│ │авансов │

│Визирование у│В случае передачи на визирование членам Правления│

│членов Правления │документ передается в канцелярию с разборчивым│

│ │указанием фамилии исполнителя │

└───────────────────┴───────────────────────────────────────────────────┘

│ Прочие правила │ Суть правила │

│ 1 │ 2 │

│Движение │Документ движется по предусмотренным регламентами│

│документов │стадиям его обработки с учетом задач визирования│

│ │вверх по структурной цепочке (от исполнителя к│

│ │руководству) │

│Осуществление │Запросы по документу могут возникать и│

│запросов в ходе│удовлетворяться на любой стадии визирования, но в│

│обработки │первую очередь должны быть обращены к исполнителю│

│документа │документа, а уже потом при необходимости к│

│ │завизировавшим его лицам │

│Визирование │Документ, сформированный на основании другого│

│вторичных │утвержденного документа, требует визирования только│

│документов │исполнителем │

│Внешние платежи│Все внешние платежи банка свыше суммы,│

│банка │устанавливаемой индивидуально исходя из величины│

│ │риска для конкретного банка, проходят визирование у│

│ │ответственного руководителя │

│Изменения в│Изменения в утвержденных документах визируются так│

│утвержденных │же, как и сами документы │

│документах │ │

Предложенная или подобная ей системы визирования на практике способны решить многие проблемы, возникающие на данной стадии обработки документов. Введение подобной системы визирования позволит снизить нагрузку на руководителей высшего и среднего звена за счет переноса принятия менее значительных решений и контроля за их исполнением на более низкий уровень.

В заключение этой темы хотелось бы обратить внимание на составляющие экономической эффективности оптимизации документооборота. Среди них, естественно, существуют такие, которые практически невозможно или, по крайней мере, очень сложно выразить в цифрах. К ним относится повышение качества и скорости обслуживания клиентов, заинтересованности работников в высоком качестве выполнения работы, повышение контролируемости и управляемости внутренними процессами, их безопасности и т.д.

В то же время оптимизация документооборота приводит к результатам, которые с экономической точки зрения легко подсчитать. Это возможное сокращение персонала операционных подразделений, интенсификация труда, сокращение обслуживающего персонала (курьеров, водителей, помощников и т.п.), снижение затрат на бумагу (как ни странно, в крупных банках эти затраты могут быть весьма высоки), высвобождение площадей (как следствие - сокращение работников и архивных помещений), сокращение части высокооплачиваемого административного персонала, вовлеченного в документооборот, и т.д.

Все эти реальные позитивные результаты вполне оправдывают затраты на оптимизацию внутрибанковского документооборота.

Платежная система

Построение системы организации расчетов или, по-другому, платежной системы в современном коммерческом банке - также один из важнейших и весьма сложных процессов, во многом зависящий от территориального расположения банка и его технических возможностей. В Российской Федерации оснащение учреждений Центрального банка, обслуживающих основную часть платежного оборота, во многом обусловлено регионом их расположения. Так, в одних регионах существуют внутренние расчетные системы, которые вполне удовлетворяют местные банки, и последние, в свою очередь, не заинтересованы в развитии альтернативных форм расчетов. В других регионах ситуация может быть существенно хуже. Но тем не менее независимо от специфики работы в конкретном регионе платежная система является тем направлением работы банка, который в современных условиях должен постоянно развиваться, преодолевая неизбежно возникающие трудности. Это тем более важно, что резервы для развития платежной системы, как, может быть, ни по какому другому направлению, огромны и практически не ограничены. Разумеется, что в процессе построения платежной системы необходимо исходить из насущных потребностей и возможностей самого банка, а также из направлений деятельности его клиентов и ориентации на тот или иной рынок.

С учетом этого можно рекомендовать следующие направления работы по развитию системы расчетов:

развитие расчетов и околорасчетных услуг по корреспондентским счетам;

развитие собственной филиальной сети и системы межфилиальных расчетов;

построение собственных расчетных систем;

использование зарубежных расчетных систем.

Необходимо отметить, что названные направления работы имеют как свои преимущества, так и недостатки.

Несмотря на то, что развитие корреспондентских связей довольно позитивный и результативный процесс, он имеет два существенных недостатка: во-первых, каждый открытый корсчет "ностро" требует от банка отвлечения ресурсов и является не самым удачным вариантом их размещения (проценты на остатки по счетам "ностро" или существенно ниже рыночных ставок, или в некоторых случаях вообще не начисляются); во-вторых, наличие множества корсчетов существенно усложняет организацию работы и контроля за всей совокупностью корсчетов и требует дополнительного административного внимания. Поэтому небольшие и средние банки стремятся открывать корреспондентские счета в крупнейших банках с огромной филиальной и корреспондентской сетью или в банках, которые являются постоянными контрагентами данного банка.

Проблема открытия корреспондентских счетов появляется также в случае географического расширения деятельности и выхода на новые рынки в других регионах и странах. Очевидным преимуществом развития расчетов и околорасчетных услуг по корреспондентским счетам является возможность существенного расширения спектра дополнительных, околорасчетных услуг, использование опыта и технологий крупных банков-корреспондентов, в том числе и зарубежных, а также расширение и усложнение платежного инструментария.

Развитием собственной филиальной сети или построением расчетных систем, как правило, занимаются только крупные банки. Они идут на большие изначальные затраты, которые в случае успеха и популярности их расчетных систем с лихвой окупаются путем привлечения ресурсов других банков на корреспондентские счета "лоро". Иногда эти системы реализуются на основе клиринговых центров, использующих различные схемы зачета взаимных требований. Достоинствами таких систем можно считать их высокую информационную безопасность и возможность за счет специальных технологических механизмов осуществления расчетов при низком количестве оборотных средств у организатора расчетов.

Использование международных глобальных расчетных систем и систем осуществления платежей также является неотъемлемой частью развития платежной системы каждого банка. Они способны существенно разнообразить технологии проведения расчетов и привнести в нее современные стандарты качества, скорости и надежности осуществления платежей. Существенным их недостатком является их относительно высокая стоимость.

Состояние платежных систем развитых стран запада в настоящее время характеризуется высоким уровнем технической и технологической оснащенности. Благодаря этому платежные системы соответствуют высшим стандартам скорости, качества и надежности осуществления расчетов. В то же время жесткая конкуренция и желание продвигаться дальше в развитии систем расчетов толкает банки на участие в разработке все новых и новых систем, стандартов, протоколов и систем осуществления расчетов. В настоящее время на роль лидера в этой области претендует международная межбанковская система передачи информации и осуществления платежей SWIFT.

Она имеет ряд безусловных преимуществ. Это прежде всего четкая стандартизация, высочайшая степень надежности (за неосуществление платежей или их задержку SWIFT отвечает материально) и высокая скорость передачи. К ее недостаткам или, лучше сказать, особенностям, которые не очень нравятся мировому банковскому сообществу, можно отнести прежде всего финансово-юридическую независимость. SWIFT является закрытым акционерным обществом с небольшим количеством владельцев во главе. Такая независимость даже от крупнейших банков довольно негативно отражается на отношении банков к SWIFT. Банки обеспокоены тем, что SWIFT может диктовать им свои условия, а также необоснованно завышать и без того достаточно высокие тарифы за подключение и передачу информации. Второй серьезный недостаток заключается в том, что SWIFT, не являясь глобальной компьютерной сетью, имеет, несмотря на довольно значительное количество участников, ограниченные возможности по распространению на больших территориях. SWIFT не предназначен для работы с конкретными пользователями: физическими и юридическими лицами.

Рассмотрим и проанализируем основные элементы платежной системы и принципы ее построения.

Дата: 2019-12-22, просмотров: 244.

⇐ Предыдущая 25 26 27 28 293031 32 33 34 Следующая ⇒