Исходным пунктом для исследования проблем информационного менеджмента является модель обработки информации в организации (см. рис. 3.3). Главное в этой модели - разграничение знаний и информации. Информация только тогда становится знаниями, когда относится к определенной проблемной ситуации и способствует преодолению неуверенности, неизвестности. Уменьшение неизвестности может происходить по-разному. Иногда для уменьшения неизвестности достаточно отождествления знаний, как относящихся к определенной проблеме. Иногда для этого необходимы индивидуальные или групповые мыслительные процессы, которые обобщают и видоизменяют знания для решения определенной проблемы. У индивидуума должна иметься готовность и способность искать знания, относящиеся к проблеме, и использовать их для принятия соответствующих решений. Организационные условия также оказывают влияние на процесс подготовки информации. Подготовленная информация, то есть избирательно отобранная, оцененная и нацеленная на определенную ситуацию, должна быть ориентирована на реальную проблему.

Рис. 3.3. Модель обработки информации в организациях

Этот процесс в дальнейшем будет называться применением, использованием информации. Информация, используемая в проблемной ситуации, как правило, составляет только часть всей имеющейся информации при постановке проблемы. Следовательно, качество подготовки информации, наряду со способностями действующего индивидуума по ее преобразованию и воплощению в жизнь, определяют уровень использования информации. Использование информации приводит - в зависимости от постановки проблемы - к управлению объектами материального мира. Вопрос заключается в том, как в действительности может быть решена проблема на основе выработанной и применяемой для этого информации. Это зависит не только от качества созданной и используемой информации, но и от правильности постановки проблемы перед переходом к ее решению. В этом случае очевидно, что постановка проблемы не тождественна итоговой формулировке проблемы.

Обработка информации в организации характеризуется не только процессом создания и применения информации (информационным процессом). Кроме этого, организации должны превращать созданную информацию в знания, чтобы вновь ее использовать при необходимости. Менеджмент знаний предполагает интеграцию пяти областей интересов, представленных на рис. 3.4. Это стратегические цели организации, существующая информационная инфраструктура организации (включающая внутренний и внешний информационный потенциалы, административную базу данных и спрос на информацию), технологии, персонал и область интеграции - то есть “проект” желаемой информационной инфраструктуры будущей, трансформируемой организации*1.

-----
*1 См.: Grundlagen... Указ. соч., С. 909-910.

Рис. 3.4. Информационные ресурсы - проблемы и области интересов

В процессе реализации концепции и принципов менеджмента знаний происходит интеграция ресурсов - знаний и технологий в информационную систему.

Процесс ее формирования сам должен быть организован определенным образом. Информационной системе должна быть придана такая форма, которая позволила бы ее эффективное использование персоналом. Главным условием для этого является участие самих пользователей в формировании информационной системы*1. Оно нацелено, во-первых, на то, чтобы пользователи получили опыт в использовании знаний для постановки специальных проблем и их решения, а также для создания функционально лучшей информационной системы. Во-вторых, через это участие достигается более интенсивная идентификация персонала с системой и происходящими в ней изменениями. Вместе с тем возрастает также готовность использования информационной системы.

-----
*1 См.: Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981, P. 275; Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 122.

Задачей является также содействие участию в системе самих пользователей через соответствующие методики развития. Они сообщают лицам, позднее становящимися пользователями, сведения о будущей системе уже на раннем этапе, что позволяет лучше учитывать потребности пользователей и сократить время становления системы. Этот подход пригоден и для создания некомпьютеризированных информационных систем и их обслуживания. Необходимо выбрать такую форму менеджмента проекта, в которой равноправно участвовали бы представители менеджмента специальных областей, обработки информации и организационной деятельности. Такой формой организации в ФРГ, например, являются так называемые комиссии по управлению*1. Учет применяющихся в организации методов и процессов является необходимым элементом в управлении процессом формирования системы*2.

-----
*1 См.: Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981, P. 275; Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 117.

*2 Grundlagen... Указ. соч., С. 913.

Рис. 3.5. Модель решения

Основой для синтеза проекта может стать модель решения, приведенная на рис. 3.5. Модель включает:

- компоненты поля - показывают состояние реальности в период деятельности (окружающий мир, рынок информационных технологий и услуг, задачи обработки информации и ресурсы);

- компоненты действия - альтернативы действия, устанавливающие компетенцию информационного менеджмента и результаты действий;

- компоненты цели - конкретные и формальные.

Модель представляет инструмент, позволяющий обозначить границы и структурировать проблемы информационного менеджмента при реализации проекта.

Поддержка информационных процессов включает в себя две задачи:

- эксплуатацию информационных систем;

- использование извлеченных знаний и продуктов, полученных на основании созданной информации, для постановки проблем перед организацией*1.

-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 914.

Предпосылки для решения второй задачи создаются в результате осуществления системотехнических, квалификационных, мотивационных и организационных мероприятий. Перспективным является создание инстанций между информационной системой и пользователем информации, в которых производится извлечение знаний из системы для постановки специальных проблем, решаются вопросы создания информации и ее применения, а также ее представления пользователю в удобной форме*1. Эти функции могут осуществляться как через человека - информационного посредника, так и через интеллектуальную информационную систему.

-----
*1 Grundlagen... Указ. соч., С. 915.

Несмотря на то, что вопросы оптимизации количества и качества информации уже длительное время являются актуальными для менеджмента информационных ресурсов, на практике лишь недавно стали уделять внимание значению интеллектуальных информационных систем для менеджмента информации. Практические результаты свидетельствуют, что спрос на знания усиливает интерес к созданию и совершенствованию информационной системы в организации, которая позволяет целенаправленно использовать имеющийся как внутри, так и во вне потенциал знаний для удовлетворения потребностей пользователей.

Глава 4. Техника и технологии управления документацией

4.1. Средства обработки информации в управлении документацией

К средствам обработки информации в управлении документацией относятся средства создания текста оригинала документа, средства вывода обработанной информации на твердый носитель (принтеры), электронные вычислительные машины (включая технические и программные средства).

До последнего времени для создания текста оригинала документа широко использовались пишущие машины. Практически все фирмы-изготовители с начала 80-х гг. перешли на выпуск электронных пишущих машин (ЭПМ) с использованием сферических или лепестковых шрифтоносителей.

Широкое распространение персональных компьютеров (ПК) и устройств обработки текста не привело к окончательному вытеснению ЭПМ. Они остаются нужными при выполнении ряда простейших операций по подготовке документов (например заполнение бланков, написание адреса на конвертах и др.). Снабженные дисплеями, электронными корректирующими устройствами и памятью, они все больше напоминают ПК и текстовые процессоры. При этом клавиатура ЭПМ осталась практически неизменной, как у обычной пишущей машины. Дополнительные клавиши расположены вокруг традиционной клавиатуры. Все это упрощает эксплуатацию ЭПМ, повышает их популярность у пользователей, которая объясняется следующими преимуществами:

- простота эксплуатации;

- невысокая стоимость;

- постоянная готовность к работе;

- схожесть разных типов пишущих машин;

- экономия рабочих площадей;

- быстрота освоения персоналом;

- высокое качество печати;

- возможность расширения функциональных возможностей и памяти;

Основным способом получения данных из ЭПМ и компьютеров является вывод на принтерную печать. Все принтеры могут выводить текстовую информацию, многие из них могут выводить также рисунки и графики, а некоторые типы принтеров и цветные изображения. Как правило, на практике применяются принтеры следующих типов: матричные, струйные и лазерные.

Матричные принтеры - наиболее распространенный тип принтеров. Они обладают высокой скоростью работы - от 60 до 10 сек. на страницу и низкой стоимостью расходных материалов. Наибольшей известностью пользуются матричные принтеры японской фирмы Seiko-Epson. Есть высокоскоростные принтеры, печатающие десятки страниц в минуту (специализированные банковские). В последнее время, несмотря на распространенность, матричные принтеры теряют былую популярность, уступая место струйным и лазерным принтерам. В то же время, в некоторых областях применения - заполнение бланков, печать на самокопирующихся бланках - они не заменимы из-за технологии печати.

Струйные принтеры обеспечивают более высокое качество печати по сравнению с матричными, они более универсальны и очень удобны для цветной печати. Скорость печати струйных принтеров - от 60 до 10 сек. на страницу. Среди данного типа принтеров наиболее популярны модели фирм Hewlett-Packard и Seiko-Epson, Lexmark. Все недостатки прошлых лет - невысокое качество, смываемые чернила, необходимость применения специальной бумаги - на данный момент практически устранены. Именно поэтому струйные принтеры завоевывают все большую популярность.

Лазерные принтеры обеспечивают высокое качество печати. Средняя скорость печати лазерных принтеров - от 15 до 5 сек. на страницу при выводе текстов. Страницы с рисунками выводятся значительно дольше (до нескольких минут). Появились лазерные принтеры с быстродействием в 17-19 листов/мин. Существуют цветные лазерные принтеры, но из-за высокой цены они применяются только в специфических областях - типографиях, рекламных агенствах и т. п. Высокая надежность и износостойкость лазерных принтеров оправдывают их высокую стоимость. Среди производителей наибольшей популярностью пользуется фирма Hewlett-Packard.

С учетом изложенного выше, можно четко определить области применения различных типов принтеров в современном офисе. Лазерные высокоскоростные и высоконадежные устройства идеально подходят для работы в качестве сетевых принтеров. Многие производители оснащают свои модели сетевыми картами. Такие принтеры не требуют дополнительного управления принт-сервером. Для современных сетевых моделей лазерных принтеров нормой является обслуживание рабочих групп из 10-30 сотрудников. Такие принтеры могут печатать только простые черно-белые текстовые документы. Для сотрудников, в чьи функциональные обязанности входит создание цветных документов (презентаций в отделе продаж, макетов упаковки в отделе рекламы) требуется оснащение рабочих мест струйными цветными принтерами. Под управлением принт-сервера такие принтеры могут обслуживать рабочие группы из 3-8 человек. И, наконец, для узкоспециализированных задач - заполнения таможенных деклараций, сертификатов, транспортной или складской документации - подходят матричные принтеры.

Широкое распространение принтеров как средств изготовления документов на бумажной основе принесло с собой проблему сохранности текстов. Специалистами ВНИИДАД были изучены свойства и поведение текстов, создаваемых с помощью струйных, лазерных и матричных принтеров при их долговременном хранении.

-----
*1 См.: Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств. Аналитический обзор. - М., ВНИИДАД, 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1).

Лазерные принтеры используют технологию сухой электростатической печати, при этом создаваемые при помощи наэлектризованного красящего порошка-тонера черные тексты по свойствам и параметрам сохранности можно считать аналогом электрографического текста. Такой текст, созданный в режиме нормального термозакрепления, характеризуется хорошей износостойкостью (соизмеримой с износостойкостью машинописи и туши), водостойкостью, устойчивостью к действию света и химических веществ. Однако такой текст неустойчив к нагреванию и действию органических растворителей*1.

-----
*1 См.: Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств. Аналитический обзор. - М., ВНИИДАД, 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1), С. 3.

В матричных принтерах текст ударным способом наносится на бумагу через красящую ленту. Реальная стабильность текста зависит от качественного состава красителя ленты.

В струйных принтерах заданное изображение формируется на бумаге из мельчайших чернильных капелек микронных размеров. По своим свойствам текст, полученный с помощью струйных принтеров, аналогичен текстам, написанным с помощью чернил для авторучек или фломастеров. Соответственно черные и цветные тексты, изготовленные на струйных принтерах, легко смываются с бумаги водой, они нестойки к действию химических веществ, быстро выцветают на свету. Особенно опасно для таких документов прямое воздействие воды в различных экстремальных ситуациях. Проведенное исследование со всей очевидностью указывает на необходимость учитывать при выборе типа печатающего устройства проблемы последующей сохранности текстов документов.

Для подготовки и обработки информации в современном управлении повсеместно применяются электронно-вычислительные машины (ЭВМ).

Обычно ЭВМ разделяют на четыре класса: серверы, персональные ЭВМ, рабочие станции и портативные (переносные) компьютеры.

Серверы являются основой локальных сетей и именно поэтому к ним предъявляют повышенные требования по вычислительной мощности, отказоустойчивости и функиональным возможностям. Задачи, решаемые серверами - обмен информацией в сети, хранение информации, управление сетевыми принтерами (или другими дорогостоящими периферийными устройствами), управление шлюзами в Internet или других внешних сетях - могут решаться одной физической машиной, но, как правило, при построении сетей в организациях функционально выделяют файл-сервер, принт-сервер и т. д. Это позволяет оптимально распределить задачи, тем самым повышая скорость обмена информацией и общую надежность локальной сети.

Для ПЭВМ характерны простота эксплуатации, надежность и большие возможности расширения функций за счет добавления аппаратных или программных средств. Это, как правило, стандартные недорогие компьютеры, для работы в локальной сети оснащаемые сетевыми аппаратными и программными средствами.

Рабочие станции - это высококлассные компьютеры, аппаратно и программно предназначенные для обработки графики и больших массивов информации. Современные рабочие станции необходимы для работы конструктору, аналитику, дизайнеру, архитектору. Например, именно на компьютерах такого типа рассчитываются прочностные характеристики при проектировании автомобилей или создается компьютерная графика для фантастических фильмов.

Расширяется производство портативных ПЭВМ. Основными причинами этого являются: прогресс в области компьютерных технологий, вызвавший появление новой микроэлектронной базы и новой малогабаритной периферии; быстро растущие потребности в информации во всех сферах деятельности за пределами офисов. Перспективным направлением развития портативных ЭВМ являются пен-компьютеры, размерами не превышающие видеокассету и позволяющие вводить информацию электронным пером.

Сегодня все большую актуальность приобретают вопросы параллельной обработки информации. Современные сетевые устройства обеспечивают работу многих компьютеров в системах с удобной архитектурой, в которой каждый компьютер располагает своим собственным устройством памяти. Фирмы Novell, IBM, Microsoft, Oraclе, Sun Microsystems разрабатывают программные средства, которые объединяют компьютеры в эффективные системы.

Пользователи ПЭВМ имеют свободный доступ к внешним базам данных для поиска и обработки различной информации благодаря оснащению персонального компьютера функциями связи. Персональные компьютеры, функционирующие в качестве узлов в обширных компьютерных сетях связи, играют решающую роль в процессе превращения нашего общества в информационное.

Существуют сотни и тысячи различных прикладных программ для ПЭВМ. Их состав обновляется через каждые 1-2 года. В зависимости от назначения программы, применяемые для управления документацией, можно классифицировать следующим образом:

- редакторы текстов, программы подготовки текстов (документов) на компьютере;

- издательские системы (программы подготовки документов типографского качества);

- табличные процессоры (программы обработки табличных данных);

- системы управления базами данных - программы обработки массивов информации.

Редакторы текстов дают возможность подготавливать документы на компьютере. Программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т. д. Наибольшей популярностью в мире на сегодняшний день пользуются: Microsoft Word (версии для DOS и Windows), Lotus AmiPro. Пакеты программ обеспечивают всевозможную обработку различных типов информации и могут быть использованы для производства документов, содержащих наряду с текстом (различного типа шрифтов) иллюстрации и графику.

В нашей стране широко известен с конца 1980-х гг. текстовый редактор “Лексикон”. Пользователей привлекают такие его качества, как простота, русскоязычность, минимум времени на освоение, хранение файлов в формате ASCII и стандартная печать. К тому же, у “Лексикона” постоянно появляются новые возможности. Начиная с версии 8.92, “Лексикон” позволяет подключать модуль синтаксической проверки русской орфографии - ОРТОДОК. На данный момент существует версия “Лексикона” для наиболее популярной операционной системы Windows 95.