Для описания технологии работы аппарата управления используются следующие виды графических моделей:

- сетевые модели;

- блок-схемы;

- графики Гантта;

- оперограммы;

- организационно-технологические карты.

Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику оргпроектных работ.

По изобразительной форме оперограммы делятся на координатные и символические. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом - операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями. В некоторых случаях на полях оперограммы записываются дополнительные замечания (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Оперограмма создания и обработки приказа в министерстве

Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. На них можно отражать операции, выполняемые как последовательно, так и одновременно. Также на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы. Кроме того, они позволяют выделить главное в этапах процесса, выделить наиболее важные участки (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Символическая оперограмма обработки документа в наградном отделе

Оперограммы позволяют: исследовать порядок движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и разработать рекомендации по его рационализации; наглядно представить все множество операций, выявить параллельные пути движения информации и многократно повторяющиеся однотипные операции; получить количественные характеристики операций.

Для изучения и проектирования технологии процессов управления могут применяться так называемые блок-схемы.

Блок-схемы - это функционально-ориентированные графические модели, которые с помощью специальных символов и текста отражают связи между сравнительно крупными частями процесса (блоками). Этот график отражает логическую взаимосвязь отдельных элементов управленческого процесса, безотносительно конкретных исполнителей. С помощью блок-схем представляется функционирование всей системы в едином графическом ключе.

Одной из наиболее употребительных моделей процессов являются сетевые графики. Сетевые графики были впервые применены в США при осуществлении программ исследовательских и конструкторских работ в военной промышленности. На базе сетевых графиков сложился метод моделирования управленческих процессов и операций - сетевое планирование и управление (СПУ).

Сетевой график обладает рядом преимуществ, которые и обуславливают его широкое применение:

- он позволяет установить логические связи между работами, что дает возможность более четко проектировать весь процесс;

- дает возможность определить не только наименьшую длительность процесса, но и последовательность работ, определя-ющих эту длительность;

- позволяет учитывать все изменения, возникающие в ходе осуществления работ. Затягивание выполнения одной или не-скольких работ вызывает лишь изменение критического пути при сетевом графировании. При ленточном плановом графике это ведет к необходимости составления нового графика;

- сетевой график позволяет еще на стадии разработки проекта или плана учесть различные варианты выполнения работ и выбирать из них оптимальные.

Термин “сетевая модель” основывается на понятии ориентированного графа, т. е. совокупности количества точек и множес-тва ориентированных дуг, соединяющих эти точки. Область графа, ограниченная несколькими точками, некоторые из которых не имеют входящих дуг, носит название сети.

В основе любой сетевой модели лежат три понятия:

работа - трудовой процесс, требующий затрат времени и резервов. Понятие “работа” включает также “ожидание” - процесс, не требующий затрат резервов, но занимающий время, и “зависимость”, т. е. логическая связь между двумя или несколькими работами, не требующая затрат времени и резервов, но показывающая, что начало одной работы зависит от результатов другой;

cобытие - это факт получения конечных результатов всех предшествующих работ и готовность к выполнению следующих работ;

путь - непрерывная последовательность работ, начиная от исходного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую продолжительность по сравнению с суммарной продолжительностью работ любого другого пути, носит название критического.

Построение сетевой модели начинается с составления списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. При построении сети для каждого события необходимо знать событие, непосредственно предшествующее данному. Создание сетевой модели может вестись как от начальных событий к конечным, так и наоборот.

Основным достоинством сетевых моделей по сравнению с блок-схемами является возможность расположить элементы про-цесса не только в логической последовательности, но и с учетом длительности каждого, а также возможность математической обработки сетевого графика.

В виде сетевой модели может быть представлена схема документооборота организации. В такой сетевой модели в качестве события будет рассматриваться факт возникновения документа, в качестве работы - действия, связанные с его созданием. Путь будет определять ход и продолжительность действий по документированию какой-либо управленческой работы. Исходным событием считается создание (получение) первичного документа, конечным - составление итогового (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Схема документооборота

Документооборот учреждения может быть описан комплексом сетевых моделей. Сеть, характеризующая весь процесс создания документов, отражающих все или наиболее крупные функции управления, представляет комплексную сетевую модель. График, моделирующий документационное обеспечение решения отдельных управленческих задач, - частную сеть.

Как правило, сетевая модель документооборота имеет детерминированную структуру, т. е. она однозначно описывает состав и взаимосвязь работ и событий (документов). Построению модели предшествует разработка списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. Иногда можно ограничиться списком событий, поскольку каждое событие несет расшифровку содержания работы. Составление сетевой модели может вестись с учетом технологии документооборота как от первичных (исходных) документов к конечным, так и наоборот. В любом случае, анализ модели ведется “слева направо”, т. е. от первичных документов к конечным.

Для комплексного изучения информационных потоков в управленческой структуре используются матрицы типа “документ на документ” и “показатель на показатель”. В них содержатся сведения о документах (показателях) маршрутах их движения, а также о структурных подразделениях, которые осуществляют их подготовку и обработку. Матрица отражает информационные связи между структурными подразделениями в процессе обработки информации.

Для анализа всей системы управления документацией в организации необходимо строить комплексную информационную модель, которая позволит провести анализ документопотоков на всех уровнях управления.

5.4. Метод интегрированного графического моделирования

Интегрированная модель организации удобно изображается с помощью графического функционально-блочного моделирования средствами SADT (Structured Analysis and Design Technigue) - методологии*1. Основой этой методологии является применение так называемой SA - ячейки, интегративная сущность которой раскрывается фразой: вход при наличии регламента преобразуется функцией в выход с помощью механизма (исполнителя).

-----
*1 Марка Д.А., МакГоуэн К.Л. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993. - 240 с.

В этой графической модели функции изображаются блоками-прямоугольниками, а входы, выходы, регламенты и исполнители изображаются дугами со стрелками. Блоки и дуги помечаются словесными оборотами - метками. Блок как функция помечается глагольным оборотом, а дуги - существительными с определениями. Набор из блоков, дуг и меток представляет собой диаграмму.

Создание интегрированной графической модели проекта начинается с построения контекстной диаграммы, состоящей из единственного блока АО, отображающего главную системную функцию, а также входов, выходов, регламента и исполнителя. Контекстной диаграмме присваивается номер А-О (рис. 5.8).

Рис. 5.8.

Функциональные аспекты в модели отображаются путем представления ресурсных входов и цели проекта входными дугами слева от блока, результаты - выходными дугами справа от блока. Организационные аспекты накладываются на функциональные и отображаются интерфейсными дугами, входящими в блок снизу. Регламентационные аспекты также накладываются на функциональные и отображаются интерфейсными дугами, входящими в блок сверху.

Вербальное и графическое системное представление организации в виде интегрированной монофункциональной модели является основой для дальнейшего продвижения к определению задач информационного менеджмента путем его системной структуризации.

В условиях становления рыночной экономики широкое распространение приобретает такая мобильная форма деятельности как инвестиционный проект*1. Особенностью инвестиционного проекта является интенсивное использование информационных ресурсов и коммуникационно-информационных технологий.

-----
*1 Инвестиционное проектирование / Под ред. С.И. Шумилина. - М.: АО “Финстатинформ”, 1995. - 240 с.

Поэтому проиллюстрируем метод интегрированного графического моделирования документационного менеджмента на примере организации проектного типа.

Под проектом будем понимать комплекс мероприятий по получению определенного результата (продукции) с требуемыми рынком характеристиками в пределах установленных сроков и выделенных ресурсов при условии максимизации прибыли. Проектной продукцией может выступать информационная система, транспортное средство, компьютерный программный продукт, архитектурно-промышленное сооружение и т. п.

Реализацию конкретной проектной технологии получения определенного результата (продукции или услуг) отнесем к технологической функции проекта. Формирование же целенаправленного осуществления технологической функции проекта и, следовательно, целенаправленного развития всего проекта отнесем к функции менеджмента проекта. Из-за существенной роли целеполагания в системе взаимодействующих функций “менеджмент проекта - проектная технология”, менеджмент называют также целевым менеджментом.

Анализ технологической функции проекта и функции менеджмента проекта и функции менеджмента проекта свидетельствует о том, что в их составе имеют место некоторые общие функциональные процедуры по поддержке этих функций, обеспечению необходимых условий их реализации и предоставлению различных услуг, способствующих успешному выполнению проекта. К этим процедурам относятся информационная, кадровая, финансово-бухгалтерская, маркетинговая и некоторые другие, что может служить основанием для выделения их в самостоятельную функцию поддержки инвестиционного проекта*1.

-----
*1 Ларин М.В., Толокнов В.И. Информационный менеджмент в управленческих структурах рыночной экономики // Документ в административных структурах: Тезисы докладов и выступления на Международной конференции “Документ в административных структурах”. 27_28 октября 1994 г., Москва / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 124-130.

Таким образом, главная системная функция проекта декомпозируется на триаду базовых функций: функцию менеджмента проекта, технологическую функцию проекта и особенно важную для решения поставленной в данной работе проблемы определения функции информационного (документационного) менеджмента, функцию поддержки проекта.

Для завершения построения структуры проекта как системы, установим информационные связи между базовыми функциями с учетом кибернетической специфики функции менеджмента проекта. Целенаправленное развитие инвестиционного проекта формируется посредством менеджмента проекта путем планирования с обратной связью.

План представляет собой решение о составе и временной последовательности предстоящих мероприятий (графике) и о распределении ресурсов по этим мероприятиям (бюджете). Применительно к инвестиционным проектам для информационных ресурсов в виде комплекта плановых документов установилось название бизнес-план.

Функционирование проектных организаций в неопределенной и изменчивой рыночной среде вынуждает производить планирование по принципу обратной связи, т. е. по данным мониторинга фактического состояния проекта. В случаях значительного расхождения фактического состояния проекта с плановым необходимо эпизодическое переформирование плана. Итак, на основании того, что менеджмент проекта должен осуществляться путем планирования с обратной связью, между функцией менеджмента и функциями поддержки и технологической устанавливаются прямые связи типа “план”, а обратная связь типа “мониторинг” соединяет технологическую функцию с функцией менеджмента проекта.

В итоге получена вербальная базовая полифункциональная системная модель инвестиционного проекта, содержащая триаду базовых функций и базовых информационных прямых и обратных связей между ними.

Графически эта модель изображается в виде полиблочной диаграммы АО на рис. 5.9 путем иерархической декомпозиции блока АО.

Рис. 5.9.

Стандартный этап построения графической модели очередного уровня иерархии системы заключается в декомпозиции отдельно взятого блока с предыдущей диаграммы на его полиблочную структуру в рамках последующей диаграммы. Корректность графического моделирования проекта как иерархической системы обеспечивается соблюдением принципа: блок и его диаграмма представляют одну и ту же часть системы. Это выражается тем, что дуги, входящие в блок и выходящие из него на диаграмме верхнего уровня являются теми же самыми, что и дуги, входящие в диаграмму нижнего уровня и выходящие из него.

Полученные в результате декомпозиции блоки диаграммы АО получают нумерацию А1 для блока “Осуществлять менеджмент проекта”, А2 для блока “Поддерживать проекта” и А3 для блока “Осуществлять технологию проекта”. Следует подчеркнуть, что построенная полифункциональная системная модель инвестиционного проекта сохраняет свой интегрированный характер, включая кроме функциональных и организационно-регламентационные аспекты.

Значение полученного промежуточного результата с точки зрения решения поставленной в данной работе проблемы определения функции информационного менеджмента заключается в том, что он является основой для перехода на следующий, более детальный уровень иерархии функции поддержки проекта с тем, чтобы конкретизировать место и роль функции информационной поддержки проекта и, далее, определить искомую функцию информационного менеджмента инвестиционного проекта.

Полученные выше два уровня иерархии инвестиционного проекта как функциональной системы позволяют еще на один шаг продвинуться к определению функции информационного менеджмента путем иерархической декомпозиции функции поддержки проекта на некоторые частные функции, среди которых особенный интерес представляет функция информационной поддержки.

Представление о месте функции информационной поддержки в иерархической системе дает диаграмма А2 (рис. 5.10), декомпозирующая блок А2 из диаграммы АО. Блоки диаграммы А2 получают нумерацию А21 для блока “Осуществлять информационную поддержку проекта”, А22 для блока “Осуществлять маркетинговую поддержку проекта” и А23 для блока “Осуществлять финансовую поддержку проекта”. В приведенном варианте диаграммы учтены лишь некоторые блоки, которые могут быть дополнены в случае необходимости другими.

Рис. 5.10.

Функцию информационной поддержки проекта определим в виде предоставления информационных услуг проекту в процессе достижения им намеченной цели. В качестве специфичных для рыночной экономики информационных ресурсов, предоставляемых в виде услуг проекту, большое значение имеют договора о предоставлении инвестиций, о залоге по этапам инвестиционного финансирования, бизнес-плановая документация, документальная информация о законодательной базе, партнерах, посредниках, потребителях продукции и услуг и так далее*1.

-----
*1 Инвестиционное проектирование. Указ. соч., С. 140.

В качестве тенденции в реализации функции информационной поддержки проекта необходимо подчеркнуть ее интеллектуализацию*1, обусловленную необходимостью привлечения не только фактуальных данных, но и широким использованием знаний.

-----
*1 Ларин М.В., Толокнов В.И. Интеллектуализация информационного менеджмента инвестиционного проекта // Интеллектуальные системы: Труды второго международного симпозиума. Санкт-Петербург. 1-4 июля 1996 г. - М.: Изд-во РУДН - ПАИМС, 1996. - Т. 2. - С. 267-269.

Вариабельность исходных данных и количественная строгость принимаемых проектных решений требуют их формирования по алгоритмам - четким предписаниям о порядке выполнения набора логико-математических действий для получения требуемых результатов на множестве вариантов исходных фактуальных данных. Это приводит к такой методологии решения прикладных задач менеджмента проектов, которая характеризуется акцентом на привлечение процедурных (алгоритмических) знаний.

Большую актуальность приобретают модели документов - алгоритмов принятия бизнес-плановых решений, развивающие идею трафарета для принятия организационно-распорядительных решений. Трафарет, как известно, представляет собой заранее сформированный унифицированный текст, содержащий так называемую постоянную информацию с фрагментами распорядительных решений, смысл которым придается путем заполнения специальных окон (пропусков, пробелов) так называемой переменной информацией о конкретных фактах.

Отличительной особенностью документа-алгоритма является наличие в качестве постоянной информации декларативно-про-цедурных знаний, отражающих логико-математическую специфику принимаемых бизнес-плановых решений на предикатных, реляционных и фреймовых языках искусственного интеллекта.

Окна в модели документа-алгоритма предназначаются для помещения туда конкретных фактуальных данных из соответст-вующих баз данных, а также фактуальных данных, полученных в результате математических расчетов.

Таким образом, в качестве основы интеллектуальной информационной технологии для информационной поддержки проекта можно предложить интеграцию базы знаний, содержащей набор необходимых моделей-документов принятия проектных решений, базы фактуальных данных, содержащих информацию о внутренней и внешней среде инвестиционного проекта и системы управления этими базами, обеспечивающей механизм логических выводов для реализации законченного комплекта бизнес-плановых документов.

Практическое значение рассмотренной интеллектуальной информационной технологии заключается в возможности исследования большого количества альтернативных вариантов проектных решений и выбора на этой основе самого наилучшего.

Теперь, когда получены три уровня проекта как иерархической системы, можно непосредственно перейти к определению функции информационного менеджмента инвестиционного проекта. Применение концепции управления позволяет декомпозировать функцию информационной поддержки проекта на последовательность взаимодействующих функций: функцию информационного менеджмента и технологическую функцию информационной поддержки проекта.

К технологической функции информационной поддержки отнесем предоставление информационных услуг проекту в процессе достижения им намеченной цели. Формирование же целенаправленного осуществления технологической функции информационной поддержки отнесем к функции информационного менеджмента проекта.

Рис. 5.11.

На основании изложенного на четвертом уровне иерархической декомпозиции блок А21 представим в виде диаграммы А21 (рис. 5.11), на которой блок “Осуществлять информационный менеджмент” получает нумерацию А211, а блок “Осуществлять технологию информационной поддержки” - нумерацию А212. Как и на предыдущих диаграммах на диаграмме А21 отражены соответствующие организационно-регламентационные аспекты. Очевидно, чтобы понять место и роль функции информационного менеджмента инвестиционного проекта, все четыре диаграммы А-0, АО, А2, А21, являющиеся графической моделью инвестиционного проекта как иерархической системы, следует рассматривать в комплексе (рис. 5.12а, 5.12б).

Рис. 5.12а

Таким образом, информационный менеджмент проекта предстает завершающим элементом иерархической системы “проект - поддержка проекта - информационная поддержка проекта - информационный менеджмент проекта”. Функция информационного менеджмента проекта определена в виде формирования целенаправленного предоставления информационных услуг проекту в процессе достижения намеченных в нем целей.

Рис. 5.12б

5.5. Методические рекомендации по разработке и внедрению систем управления документацией в организациях

Информационный менеджмент предполагает управление информацией внутри организации и в ее внешнем окружении, он необходим тем организациям, которые в процессе принятия решений активно используют большие объемы динамично изменяющейся разнообразной информации.

Методические рекомендации предназначены для руководителей высшего и среднего звена, руководителей служб документационного обеспечения управления и информационных технологий организаций различных форм собственности, профиля и сфер деятельности, функционирующих в рыночной среде.

Методические рекомендации преследуют цель оказать практическую помощь организации в становлении документационной системы, ориентированной на повышение эффективности деятельности организации на основе разработки и внедрения современных информационных технологий.

Практическое внедрение положений методических рекомендаций предполагает создание специальной команды, включающей экспертов организации и сторонних консультантов, способных ре-ализовать технологии информационного менеджмента в управлении документацией.

На первом этапе руководство организации определяет: состав экспертных групп; менеджера, ответственного за данный этап работ; график и календарный план работ; объем финансирования и порядок отчетности.

Менеджер проекта вместе со специалистами групп до начала работ определяет, уточняет и корректирует: цели работ; общие и частные задачи, стоящие перед группами; роли и функции групп; план и график проведения работ; перечень рабочих технологий и используемых методов; нормативно-техническое обеспечение видов работ для каждой группы; разрабатывает критерии оценки качества, полученных результатов; порядок оформления результатов работ.

Учитывая специфику организации, цели первого этапа работ должны быть индивидуализированы и конкретизированы. Приступая к разработке целей, следует проанализировать:

- структуру и функции организации и тенденции их изменения;

- технологии документационного обеспечения управления, выявить факторы, ускоряющие (или тормозящие) процессы управления;

- выявить недостатки системы ДОУ и принять меры для их устранения; изучить существующую в организации критериальную базу для оценки эффективности системы документационного обеспечения управления или разработать ее для предполагаемой системы управления документацией.

Среди общих целей, подлежащих обсуждению и отбору, можно рекомендовать:

- повышение эффективности деятельности организации путем совершенствования системы управления документацией на основе сформулированной критериальной базы;

- оптимизация технологии документационного обеспечения управления организации; состава и содержания используемых документов;

- анализ информации и технологий, обеспечивающих максимальную прибыль и устойчивое развитие - трансформация систем документации и документооборота в этом направлении;

- разработка стратегии внедрения современных информационных технологий;

- сокращение издержек и повышение эффективности системы документационного обеспечения деятельности организации;

- определение направлений и объемов финансирования для внедрения систем автоматизации обработки, документов и информации.

Каждая из перечисленных выше групп, руководствуясь общим планом, составляет перечень собственных работ, включая и перечень технологий, используемых при решении поставленных задач.

В целях сокращения затрат ручного труда в информационных процессах, повышения эффективности использования электронно-вычислительной техники, разработаны и активно применяются на практике унифицированные системы документации (УСД), являющиеся рационально организованными комплексами взаимоувязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности. Особое место в документационном обеспечении управления организацией занимает унифицированная система управления организационно-распорядительной документации (УСОРД): комплекс стандартов, инструктивных и методических материалов по их применению, устанавливающих правила, положения и требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач данного рода. Стандарты вводят единообразие в оформление документов, определяют необходимый состав реквизитов со строгим закреплением за ними обязательного места.

Перечень применяемых унифицированных форм документов (УФД) различного функционального назначения содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Для достижения целей, определенных ранее, могут быть запланированы следующие виды работ:

- анализ состава документов и документооборота (подробная количественная характеристика состава документационных потоков; изучение маршрутов движения документов; изучение комплексов документов, сопровождающих выполнение основных функций организации);

- анализ постановки делопроизводства (организационное построение, функции и структура делопроизводственной службы организации; регистрация документов; организация контроля исполнения документов; группировка документов в делах; оперативное и архивное хранение документов; справочная служба по документам);

- анализ форм документов (взаимосвязь и использование форм документов; повторяемость показателей и движение реквизитов в документах).

Источниками сведений служат: нормативные материалы по делопроизводству; учетно-справочные материалы канцелярии, секретариата и делопроизводственных служб в структурных подразделениях учреждений; номенклатуры дел и сами дела; документы, находящиеся в процессе создания и обработки; отчеты о работе аппарата управления; инструкция о выполнении отдельных видов работ и заполнении документов и др.

На основе анализа собранных данных группа системных аналитиков и моделирования формирует концепцию системы управления документацией организации с учетом ее специфики на основе моделирования деятельности организации в следующей последовательности:

- анализируется структура документационных потоков (объем, качество, оперативность) в организации, между подразделениями внутри организации и в ее внешнем окружении;

- разрабатывается концептуальная модель системы документационного обеспечения управления;

- разрабатываются критерии эффективности информационного и документационного обеспечения управления;

- создается информационная база для моделирования и создания системы информационного менеджмента.

После окончания работ производится интеграция общих целей и полученных результатов в общую концептуальную схему, которая оформляется в виде технического задания на проектируемую систему ДОУ.

На втором этапе работ проектанты на основе проведенного анализа создают рабочий проект системы документационного обеспечения управления.

Управление документацией - не чисто технологическая задача. Его основными компонентами являются стратегия, политика, реализующие политику люди, стандарты и процедуры, общее понимание стоимости и ценности информации в данной организации.

На этом этапе работ необходимо осознание того факта, что постоянно возрастающие потоки неструктурированной информации - данные - должны быть определенным образом упорядочены, обработаны, связаны с решаемыми задачами, исполнителями, отделами, системой управления и внешней средой, а также со стратегическими и тактическими целями и задачами организации. Иными словами, из множества данных должно быть сформировано новое подмножество - информация, ориентированная на задачи, тактические и стратегические цели организации.

При этом необходимо выявить реальные информационные потребности организации; разделить обслуживаемых пользователей на группы с идентичными запросами; определить формы выдаваемых информационных продуктов и такие их характеристики как оперативность, простота использования, качество, индивидуальная ориентация, гибкость, возможность повторного использования.

Решение этих задач возможно, если будет установлена тесная связь в цепочках: существующие документы - информация, требуемая для эффективного функционирования и управления - стратегические цели организации и внешнее окружение.

Учитывая специфику деятельности организации или фирмы, цели должны быть индивидуализированы и конкретизированы. Среди общего набора подлежащих обсуждению целей данного этапа можно рекомендовать следующие:

- анализ эффективности системы обеспечения информацией процессов принятия решений, деятельности и управления организацией (постановка целей, формирование стратегий, планирование работ, проектирование работы, мотивация и целенаправленное воздействие на сотрудников, координация работ, учет и оценка результатов работ, контроль хода работ);

- анализ эффективности системы обеспечения информацией системы стратегического управления (анализ среды, определение миссии и цели, определение и выбор стратегии, реализация стратегии, оценка и контроль выполнения стратегии);

- анализ эффективности системы информационного обеспечения деятельности организации и ее структуры, оптимизация структуры;

- анализ технических средств и информационных технологий для эффективного менеджмента информации;

- создание модели информационных потоков в организации и ее внешнем окружении;

- построение эффективной системы информационного менеджмента организации с учетом специфики ее деятельности.

Эти работы рекомендуется проводить с использованием IDEF-методологии, которая состоит из трех методик моделирования (применяемых в комплексе), основанных на графическом представлении крупных производственных систем:

IDEFO - используется для создания функциональной модели, которая является структурированным изображением функций системы или среды, а также информации и объектов, связывающих эти функции;

IDEF 1 - применяется для построения информационной модели, которая представляет структуру информации, необходимой для поддержки функций системы или среды;

IDEF 2 - позволяет построить динамическую модель организации, меняющуюся во времени поведения функций, информации и ресурсов производственной системы или среды.

Менеджмент информационных ресурсов предполагает соединение технологий менеджмента информации с стратегическим планированием. Стратегическое планирование - это процесс формирования задач и целей организации, выбора специфических стратегий для определения и получения необходимых ресурсов и их распределения с целью обеспечения эффективной работы организации.

Выделить ресурсы из данных - это значит выделить ту часть информации, которая наиболее важна для организации, для ее будущего успеха, которая минимизирует издержки, уменьшает требуемые ресурсы, повышает производительность, качество труда, продукции или услуги.

Такая работа требует разработки и анализа системы моделей: данные - информация - ресурсы стратегии.

Ранее на предыдущих этапах работ уже были решены две задачи: упорядочены данные, разработаны технологии управления документацией. Реализация данного этапа работы должна позволить вычленить из информации ту ее часть (ресурсы), которая связана со стратегией организации.

Перевод информации в статус “Ресурсы” предполагает: переструктурирование информации; разработку алгоритмов, эвристик, приемов, позволяющих принимать решения по управлению и функционированию организации и ее подразделений; разработку программ, реализующих ноу-хау конкретной организации.

Определяющая роль на этом этапе работ принадлежит к группе системотехнического моделирования.

В результате этих работ происходит изменение системы управления организации.

Современный этап трансформации организационных структур управления организации, ориентированными на рынок и на создание структур стратегического менеджмента, приобретает форму поиска “золотой середины” между централизацией и децентрализацией властных функций. Это приводит к необходимости создать систему стратегического управления, которая характеризуется централизованной разработкой стратегии и хозяйственной политики и децентрализованным оперативным управлением.

Реализация методических рекомендаций позволит упорядочить систему документации в организации и создать базу для определения эффективных путей внедрения новых информационных технологий, что в свою очередь позволит создать систему управления информационными потоками в самой организации и ее окружении и эффективно управлять стратегиями и ресурсами организации.

Заключение

Документация является одним из важнейших ресурсов общества, необходимым источником информации для всех управленческих решений, доказательством в правовых отношениях, документированной памятью общества. Мы выделяем в качестве основной ту роль деловой документации, которую она играет в процессах управления.

В этом случае возникает задача управления документацией (документационного обеспечения управления). Управление деловой документацией в организации - это живой процесс, находящийся под влиянием ряда внутренних и внешних факторов. Непосредственной целью государственного управления деловой документацией является обеспечение эффективной информационной поддержки задач политического, научного и социально-экономического развития страны и законных прав граждан.

К сожалению, необходимо констатировать, что управлению документацией в нашей стране не уделяется должного внимания. Существует большое количество нерешенных проблем научно-теоретического, социально-экономического, правового, организационного, технико-технологического, социального, кадрового характера.

Решение названных задач не может быть достигнуто одним юридическим актом или одноразовым действием. Необходима целая система мер и взаимодействие с государственными программами информатизации, включая программу информатизации архивной отрасли.

Наличие многоаспектности в проблеме управления документацией требует научного осмысления ее сущностных причинно-следственных черт и связей, организации их специального изучения.

С определенной степенью уверенности можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными социально-экономическими преобразованиями, особенно в сфере собственности, повлекшими кардинальные изменения правовых отношений во властных и управленческих структурах по “вертикали” и “горизонтали” информационных связей. В особом внимании нуждается исследование и организация информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, “субъектного” и других уровней управления.

Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единства подходов к организации межведомственных информационно-документационных процессов влекут различные отрицательные последствия и значительные социально-экономические издержки. Многоаспектный, межведомственный (межотраслевой) характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и финансирования.

Основополагающую роль в улучшении документационного обеспечения управления должен играть закон о документации Российской Федерации. Предлагаемый закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения информатизации общества, в том числе в сфере обмена информацией и документацией на межведомственном уровне, удовлетворения потребностей в информации и документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации документооборота. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня разные специалисты подразумевают информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т. д., что приводит к неверному пониманию сущности “документа” и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксированной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, правовой, коммуникативной и др.).

Закон также мог бы установить правовые основы документирования, общие для всех органов государственного управления и организаций любого типа и формы собственности. Документирование в делопроизводстве любых организаций должно стать нормой, помогающей государству в решении фискальных (на-логовых), статистических, социальных (пенсионного обеспечения) задач. В этой связи в законе должен быть определен и термин “документирование”, как способ превращения зафиксированной информации в документ с использованием разнообразных современных технических средств и технологий.

Закон мог бы решить вопрос о том, какой орган осуществляет государственное управление документацией. В настоящее время эта функция в полном объеме ни за кем не закреплена. Традиционно вопросы документационного обеспечения управления находятся в ведении архивных органов. В соответствии с действующим положением о Федеральной архивной службе России (1994) одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации (ст. 5)*1.

-----
*1 Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. - 1994. - № 12. - Ст. 878.

Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве (ст. 7).

На наш взгляд, права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.

Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.

Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации;

разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации;

согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации;

организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией, а также устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации;

сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.

Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех, доступ к которым ограничен законом.

Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.

До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и, прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота; придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций-разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.

Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспертно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации.

Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:

- проводить экспертизу проектов нормативных актов по вопросам управления документацией;

- оценивать качество методических разработок, учебных программ и пособий межотраслевого характера;

- определять основные направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;

- вырабатывать рекомендации и предложения по гармонизации отечественной и международной терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;

- заслушивать информацию органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии и перспективах развития ДОУ;

- давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;

- рассматривать предложения о профессиональной подготовке кадров и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;

- изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;

- осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование управления документацией.

В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.

Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов, секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.

Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать иные нормативные акты, устанавливающие единые требования к управленческой документации. В их число целесообразно включить:

- государственную систему документационного обеспечения управления;

- типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности;

- типовые положения о службе документационного обеспечения;

- типовые положения о порядке документирования информации;

- типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;

- типовые перечни документов постоянного срока хранения;

- регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

- перечни типовых документов с указанием сроков хранения;

- государственные стандарты;

- общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.

В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации управления документацией.

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.

Вкладом в решение этих задач является разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных правовых актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному межведомственному и межуровневому обмену информацией и документацией.

Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, ИПС, хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, локальные и глобальные телекоммуникационные сети и средства связи и т. д., при необходимом условии обеспечения информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

Решению технологических задач автоматизации управления документацией способствует, разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации, ГОСТ Р6.30-97. “УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов”*1.

-----
*1 ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997. - III, 19 с. - Группа Т54.

Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами и организациями.

Для обеспечения автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов, общероссийских классификаторов, в т. ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как они существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных организациях, и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего, речь идет о так называемом “электронном документообороте”, неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки*1. По нашему мнению, комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (про-ект) на общегосударственном уровне.

-----
*1 См.: Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования. - НТИ, 1996, № 8, С. 2-3.

В России все большее распространение получает информационный менеджмент. Формально этот термин является “калькой” с англоязычного термина “управление информацией”. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Надо суметь эффективно воспользоваться ими.