Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Введение
Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах.
Необходимо признать, что в “дореформенных” условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.
Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.
Такую систему назовем управлением документацией. Оно заключается в формировании полноценного информационного ресурса организации, создании условий его хранения и использования в целях достижения релевантного документационного обеспечения процесса принятия управленческих решений и реализации информационных контактов. При этом резко возрастает актуальность интеграции новых информационных технологий, накопленного арсенала достижений документоведения с организационными структурами делопроизводственных служб.
Сегодня в управленческих структурах Российской Федерации недостаточно развита нормативно-правовая база, определяющая порядок функционирования документа, остро стоит проблема статуса служб документационного обеспечения в организациях и контроля за их работой со стороны государства. Требуют регламентации вопросы, связанные с информатизацией управления, применением новых информационных технологий, компьютеризацией и использованием современных средств коммуникаций. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документационного обеспечения, недостает современной учебно-методической литературы по этим вопросам. Наблюдается определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений и научных организаций, обладающих квалифицированными специалистами.
Устарели ранее принятые организационно-методические документы: Государственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы.
В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава государственных служащих и отход от устоявшихся бюрократических традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами. Вследствие проникновения новой техники и новых технологий в деятельность по управлению, происходит изменение структуры документооборота, а из-за смены экономических основ жизни общества наблюдается трансформация ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления *1. Однако эти перемены слабо учитываются при практической реализации систем документационного обеспечения управления в государственных организациях, где в большинстве случаев продолжают действовать устаревшие правила и стандарты. А ученые и специалисты-документоведы озабочены более прагматическими проблемами, связанными с кризисным состоянием науки.
-----
*1 См.: Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 115-117, Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 16-22.
Учитывая, что отмеченные процессы развиваются на фоне политической и экономической нестабильности, предъявляющей повышенные требования к документации, следует признать ситуацию далекой от нормальной. Тем не менее, объективно необходимые процессы укрепления российской государственности, а следовательно, государственной службы, требуют расширения границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация функционирования систем документационного обеспечения управления может послужить одной из важнейших опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.
Необходимость определения концепции управления документацией, его места в менеджменте составляет серьезную предпосылку актуальности исследований по данной научной проблеме. В связи с усложнением информационных ресурсов и взрывным ростом их объема возникает важнейшая задача рационализации и автоматизации управления документацией, которая по своей актуальности сопоставима с задачей модернизации производства промышленной продукции. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, представление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, учитывающие психологические и эргономические требования.
Таким образом, можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Исследование возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией чрезвычайно важно для современного документоведения как прикладной науки. Анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов позволяет отнести проблему управления документацией к числу самых актуальных в рамках научного направления “Документалистика, документоведение и архивоведение”.
В данной работе делается попытка решения научной проблемы управления документацией в организациях различного типа. В этих целях проводится исторический анализ проблемы и рассматривается концептуально-теоретические и методологические основы управления документационными ресурсами для принятия управленческих решений с позиций информационного менеджмента.
Советское делопроизводство
После октября 1917 года наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Однако политика привлечения в аппарат управления советскими учреждениями чиновников с дореволюционным опытом неизбежно проводила к возрождению прежних бюрократических процедур работы с документами. В этих условиях по инициативе В.И. Ленина органам Рабоче-крестьянской инспекции придается функция контроля за работой государственного аппарата и его рационализации.
В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-государственный орган ЦКК-РКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по “рационализации техники управления, делопроизводства, счетоводства и отчетности” *1. Основную нагрузку в этой работе нес отдел административной техники ЦКК-РКИ. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920-е годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе.
-----
*1 КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК. Изд. 8-е. М.: Политиздат, 1979, Т. 2, С. 444.
В период 1920-х годов наибольший вклад в развитие научной организации управленческого труда внес Государственный институт техники управления (ИТУ), созданный в системе НК РКИ СССР в 1926 г. Согласно положению об ИТУ, утвержденному СНК СССР 9 февраля 1926 г., на институт возлагались следующие задачи: научная разработка вопросов техники управления, ее упрощение и механизация путем изучения работы советских учреждений и создания типовых проектов рациональной организации управленческого труда (“нормалей”, “шаблонов”). Кроме того, институт должен был осуществлять консультационную деятельность и проводить популяризаторскую работу в печати, лекциях, на выставках, и т. п. *1.
-----
*1 Научная организация труда, производства и управления. Сборник документов и материалов 1918-1930 гг. - М., 1969, С. 303. Подробнее о деятельности ИТУ см.: Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Деятельность института техники управления по рационализации делопроизводства. Труды МГИАИ, 1975, Т. 31, вып. 2
Деятельность института распадалась на две составные части: теоретическую и практическую, тесно связанные между собой. Научная работа института выполнялась в кабинетах (теории организации, методики, основных операций, вспомогательных операций, стандартизации) и лабораториях (физиотехнической, механико-аналитической), конструкторском бюро. Структура института была достаточно гибкой и видоизменялась в зависимости от актуальности той или иной задачи, решаемой институтом. Так, впоследствии появился кабинет документации и оборудования.
Практическая рационализаторская работа осуществлялась ИТУ через акционерное общество “Оргстрой”, которое использовало научные разработки института и в свою очередь финансировало исследовательские работы ИТУ. Сотрудники ИТУ поставили ряд важных проблем организации управления, решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела.
Институт техники управления вел активную консультационную деятельность. Только в 1927 г. рационализаторы-практики получили в ИТУ более 200 различных консультаций. Особой известностью пользовались совещания рационализаторов, проводимые ИТУ с целью повышения квалификации и обмена опытом.В 1927 г. состоялось 50 совещаний, которые посетили 2334 человека *1.
-----
*1 Подробнее см.: Ларин М.В. Развитие организационных форм рационализации управленческого труда и делопроизводства в СССР. Уч. пособие - М., МГИАИ, 1982, С. 31-39.
Сотрудники ИТУ вели лекционную пропаганду, выступали в периодической печати по актуальным проблемам рационализации управления. При ИТУ был организован музей-выставка, где демонстрировались достижения института.
Несмотря на краткий срок своего существования, ИТУ оставил заметный след в истории рационализации советского госаппарата как научно-методический центр, впервые начавший научные исследования принципов построения аппарата управления и организации его работы.
НК РКИ стимулировал создание внутриведомственных органов для рационализации управления и делопроизводства.
Впервые идея о создании в стране сети специальных ведомственных рационализаторских органов была высказана на 1 Всероссийской конференции по научной организации труда и производства в 1921 г. и поддержана Первой Московской инициативной конференцией по нормализации техники управления 1922 г.
Вторая конференция по научной организации труда (1924 г.) ускорила развитие ведомственных рационализаторских органов. В резолюциях конференции указывалось, что “необходимо стремиться к созданию в составе крупных учреждений постоянных органов рационализации (оргбюро), выделяемых самими учреждениями и ведущих постоянную и длительную работу по их усовершенствованию”*1 .
-----
*1 Резолюции 2-й Всесоюзной конференции по НОТ (10-16 марта 1924 года). М., 1924, С. 18.
Оргбюро - это рационализаторская структура, создаваемая учреждениями на правах структурного подразделения, в задачу которой входило постоянное изучение и рационализация работы учреждения. Иногда рационализаторские подразделения назывались отделами или бюро, однако разница в наименовании не имела принципиального значения.
Коренное отличие оргбюро от других органов рационализации заключалось в том, что оно являлось самостоятельным структурным подразделением учреждения и создавалось для рационализации управления и его процессов. Оргбюро работали в тесном контакте с общественными нотовскими ячейками учреждений, кружками НОТ, ячейками лиги “Время”, ячейками содействия по улучшению госаппарата, экономическими комиссиями и производственными совещаниями профсоюзов.
НК РКИ СССР ставил задачу создания оргбюро во всех крупных учреждениях и распространения сети рационализаторских органов в отраслях народного хозяйства с тем, чтобы обеспечить совершенствование работы аппарата управления *1.
-----
*1 Техника управления, 1928, № 7, С. 191
Рационализация управления, проводимая в 1920-е годы, неизбежно приводила рационализаторов к необходимости совершенствования делопроизводства. Эта работа к тому же не требовала больших финансовых затрат и сложного оборудования.
Необходимость совершенствования делопроизводства диктовалась объективными причинами. Формы и методы делопроизводства, сложившиеся до революции, были непригодны для советских учреждений и требовали пересмотра. Во многих учреждениях делопроизводственные функции были распылены по структурным подразделениям, что вело к разбуханию штатов делопроизводственных служащих и затрудняло документооборот, приводило к медлительности в решении управленческих вопросов.
Рационализация делопроизводства в 1920-е годы развивалась по следующим направлениям: совершенствование организационных форм и методов работы делопроизводственных служб; создание правил и инструкций по делопроизводству; организация документооборота; классификация документов; унификация систем документации.
Рационализаторы наркоматов и ведомств отводили важную роль созданию специальных подразделений, занимающихся делопроизводством в аппарате управления. Это канцелярии, секретариаты, экспедиции, машинописные бюро и т. п. Целью их организации была разумная централизация выполнения однотипных делопроизводственных функций в учреждениях.
С целью регламентации делопроизводства создавались правила и инструкции, которые отражали теоретические установки и практические достижения научной организации управленческого труда 1920-х годов и, в основном, строились на основе единой методики, разрабатываемой специалистами НК РКИ СССР и ИТУ *1.
-----
*1 Карп Н.М. Делопроизводство судебных органов. М., 1930; Попов Н.А. Краткое руководство по карточной системе делопроизводства и основные правила письмоводства в главных краевых, областных и губернских судах. М., 1927; Руководство по делопроизводству в райотделах связи. М., 1931; Эйхенвальд А. Правила организованного делопроизводства. М., 1926 и др.
В 1920-х годах для учреждений разрабатывались централизованная и децентрализованная системы делопроизводства. Выбор типа системы зависел от конкретных условий того или иного учреждения.
В то время считалось, что центральное место в делопроизводстве занимает вопрос о регистрации документов, обеспечивающий учет, контроль и справочную работу по документам. Эта операция была наиболее дорогостоящей, отвлекала значительные силы работников делопроизводства, многократно повторялась.
Поэтому в первую очередь рационализаторы обратились к совершенствованию процесса регистрации документов. В основном происходила замена журнальной системы регистрации карточными: индивидуальной или групповой. Причем обязательно учитывался профиль учреждения, объем документооборота, количество корреспондентов. Эти факторы были определяющими при выборе систем регистрации.
По данным ИТУ, в учреждениях 1920-х годов применялись такие системы регистрации документов, как: индивидуальная карточная система, групповая карточная система, комбинированная карточная система, комбинированные журналы.
Карточные системы регистрации явились шагом вперед по сравнению с журнальной системой регистрации, они повысили справочную способность регистратуры и устранили множественность регистрационных инстанций. Групповая карточная система регистрации способствовала сокращению массива регистрационных карточек, более тесно увязывала делопроизводство с архивом.
Во второй половине 1920-х годов во многих учреждениях в соответствии с методическими указаниями ИТУ применялась и безрегистрационная система делопроизводства, тесно связанная с функциональным построением аппарата управления.
Безрегистрационная система предусматривала точную классификацию функций учреждения, детальное распределение отдельных вопросов деятельности между ответственными исполнителями, закрепление документов и дел за определенными лицами. В соответствии с классификационным планом входящий документ сразу направлялся заранее определенному исполнителю.
Однако безрегистрационная система делопроизводства вскоре проявила отрицательные качества аппарата управления. Почти полное отсутствие контроля исполнения, случаи утери документов, путаница с их пересылкой по инстанциям и другие недостатки доказали невозможность применения безрегистрационной системы делопроизводства при всех ее теоретически положительных характеристиках.
Безрегистрационная система требовала высокой квалификации кадров, четкой организационной структуры госаппарата. В то время эти факторы не были обеспечены. Неудача с пропагандой и внедрением безрегистрационной системы делопроизводства повлекла за собой и регрессивные процессы - многие учреждения после ее отмены вернулись к журнальным формам регистрации документов.
Наряду с безрегистрационной системой некоторые учреждения обращались и к “дублетной” системе делопроизводства”*1 . Однако эта система не нашла распространения, от нее вскоре отказались из-за большого расхода бумаги и возрастания объема документооборота.
-----
*1 Техника управления, 1925, № 3. С. 40.
Анализ развития систем регистрации документов, разрабатываемых в учреждениях на основе методики ИТУ в 1920-е годы, показывает, как важно при рационализации учитывать конкретный организационный уровень развития аппарата управления, квалификацию сотрудников, уровень технической оснащенности аппарата. Попытки внедрения новых делопроизводственных систем обречены на неудачу, если они не отвечают внутренним потребностям учреждения и общему уровню развития аппарата управления. Кроме этого, в делопроизводстве, как в самой традиционной стороне управленческого процесса, очень важна психологическая подготовка сотрудников к любой реорганизации. Всякое нововведение должно быть обосновано теоретически, неоднократно проверено на практике и только после этого может быть рекомендовано для широкого освоения.
Вместе с тем практический опыт 1920-х годов по рационализации управленческого труда является важным источником для современных исследований в области совершенствования госаппарата и его документационного обеспечения.
В период 1920-х годов была проведена значительная работа как в области теории документоведения, так и в практической рационализации системы делопроизводства, особенно в центральных органах государственного управления - наркоматах. Венцом достижений ученых и специалистов 20-х годов можно считать разработку ими правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР (1928 г.) и проекта “Общих правил документации и документооборота” (1931 г.). Последние правила предполагали введение единой организации делопроизводства для всех учреждений. “Общие правила” явились серьезной попыткой разработать общегосударственные нормы в области работы с документами, однако они так и остались не реализованными из-за ликвидации их разработчика - ИТУ в 1932 г.
После этого серьезных попыток создания общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималось вплоть до 70-х годов. Впервые идея создания в СССР единой государственной системы делопроизводства впервые прозвучала в специальном постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 г. *1. Однако практическая работа по созданию системы началась в 1966 г., когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. Головным разработчиком системы стал созданный в 1966 г. в системе Главного архивного управления Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. В сентябре 1973 года основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практике работы для рациональной постановки делопроизводства *2 .
-----
*1 История делопроизводства в СССР. Указ. соч., С. 127.
*2 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения. М.: Главархив СССР, 1975.)
ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и порядок их работы. Положение ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись соответствующими ГОСТами. ЕГСД сыграла значительную роль в деле упорядочения работы с документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны *1.
-----
*1Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985, С. 7.
На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству, что позволило вывести основные положения ЕГСД на нормативный уровень.
Однако ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами и позволила лишь навести определенный порядок в делопроизводстве государственных учреждений, не затронув их бюрократической сути. Кроме этого, ЕГСД касалась только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации.
Таким образом, ЕГСД распространялась лишь на 7-12% всей документации, образующейся в деятельности аппарата управления. Узкое понимание делопроизводственной деятельности как работы с организационно-распорядительной документацией нанесло вред созданию единой документальной инфраструктуры в аппарате управления. Да и техническая база для достижения такой цели была явно неудовлетворительна.
Проблемой стало также и то, что ЕГСД не имела статуса общегосударстенного норматива, она была лишь рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике. Остается только догадываться, каким был бы эффект ЕГСД, если бы она была выполнена в соответствии с первоначальной идеей о вовлечении в число ее разработчиков Госплана, Госкомстата, Госкомтруда и Главархива СССР. Вряд ли в этом случае предел ее компетенции был бы определен только организационно-распорядительной документацией, а характер действия остался лишь как рекомендательный.
Проявившиеся на практике в 80-е годы проблемы, связанные с внедрением ЕГСД и прогресс новых информационных технологий, обозначившийся с появлением электронно-вычислительных машин (ЭВМ) разного класса, привели к появлению проекта Типовой системы документационного обеспечения управления (ТСДО).
Разработка ТСДО была направлена на создание автоматизированной системы, реализующей в центральном аппарате министерства или ведомства положений единой системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на унифицированные системы документации и других нормативно-методических документов. ТСДО предусматривала выполнение в автоматизированном режиме основных функций аппарата управления по работе с документами:
подготовка и оформление документов;
учет и регистрация документов;
передача, хранение и поиск документов;
контроль исполнения документов.
Система была ориентирована на применение мини-ЭВМ и персональных компьютеров на базе индивидуальных рабочих мест или локальных сетей и включала в себя оригинальные прогрессивные решения. Однако на практике система комплексно реализована не была, хотя отдельные ее элементы с успехом применялись в различных учреждениях.
Значительным успехом в совершенствовании управления документацией 80-х годов следует считать разработку унифицированных систем документации (УСД), восемь из которых действует и сейчас, а также создание классификаторов технико-экономической и социальной информации. В основу создания УСД положен метод унификации документов, обслуживающих однотипные управленческие функции и задачи. Классификаторы позволяют поддерживать Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ), что имеет важное значение для повышения эффективности интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах *1.
-----
*1 Подробнее см.: Организация работы с документами. - М.: Инфра, 1998, - С. 50-57.
1.3. Особенности современного этапа
Распад СССР и возникновение новой российской государственности, переход к экономике рыночного типа ставят вопрос о создании адекватных требованиям времени единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управленческой деятельности делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области документации, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от традиционного деления документации “по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.
На наш взгляд, сегодня мы имеем гораздо больше шансов на успех в этом направлении, несмотря на все трудности, переживаемые народным хозяйством страны в современный период. Основанием для такого оптимизма является наличие определенных предпосылок и факторов, которые позволяют по-новому взглянуть на данную проблему.
Прежде всего, следует отметить, что на государственном уровне складывается понимание важности для эффективного государственного управления проблемы его документационного обеспечения. Об этом говорят содержание распоряжения Президента Российской Федерации № 85-рп от 5 марта 1993 г. о необходимости создания единой системы документационного обеспечения исполнительных органов государственной власти, разработка Типовой инструкции по делопроизводству для министерств и ведомств РФ *1 , утверждение нового стандарта на организационно-распорядительную документацию, подготовленного ВНИИДАД. Отметим, что ВНИИДАД в рамках целевой комплексной программы “Развитие архивного дела” завершает подготовку новой редакции Единой государственной системы документационного обеспечения управления. Важным элементом в этом ряду является Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации *2 . Все это позволяет надеяться на принятие в ближайшем будущем соответствующей правительственной программы в области документационного обеспечения.
-----
*1 Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1994.
*2 Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации. М., 1995.
Следующей предпосылкой является появление спроса на современные системы документационного обеспечения управления в органах государственного управления и особенно в коммерческих организациях. Рынок нацеливает менеджеров на эффективное управление, а реальная конкуренция (особенно в торговой и банковской сфере) заставляет обратить внимание на необходимость построения информационных систем, обеспечивающих лучшее, чем у конкурента, использование информации для принятия решений. А следовательно, большее внимание уделяется вопросам управления документацией. Об этом говорит постоянный спрос на специалистов-документоведов.
Совершенно иная ситуация по сравнению с предыдущим десятилетием сложилась на рынке информационной техники и технологий, программного обеспечения, канцелярских товаров и оборудования офисов. Этот рынок дает возможность приобретать любые современные информационные системы и технологии. В связи с этим идет бурное насыщение государственных и других организаций компьютерной и копировальной техникой, современными средствами связи, включая электронные сети, электронную почту и т. д. Грамотное использование этих технико-технологических новшеств по нашему мнению, должно опираться на строго выверенные рекомендации экспертов. Особенно важно это для государственных организаций, которые должны использовать сопрягаемые технические устройства и технологии на единой методологической базе.
Разработка новых подходов к организации управления документацией обуславливается и развитием политических, экономических, торговых связей России с внешним миром, способствующих ее вхождению в мировое информационное пространство. В этих условиях российские организации встают перед необходимостью придерживаться международных стандартов в области обмена информацией.
Важнейшим фактором, который может обеспечить успех реализации программы создания системы документационного обеспечения управления, отвечающей требованиям сегодняшнего дня, является наличие в стране специального научно-исследовательского центра по документоведению - ВНИИДАД. Немаловажным является и то обстоятельство, что в стране налажена подготовка специалистов в области управления документацией любой квалификации. В России насчитывается не менее десяти высших учебных заведений *1 , ведущих подготовку специалистов по документоведению, множество средних учебных заведений и учебных центров (в том числе негосударственных), которые заняты в этой сфере обучения.
-----
*1 Российский государственный гуманитарный университет, Государственная академия управления, Университет в г. Екатеринбурге и др.
Однако реализация рассмотренных выше предпосылок в основном организационного характера не может принести искомого результата, если мы не поставим вопрос о том, какой по содержанию должна быть современная система управления документацией в организации? Ответить на этот вопрос мы постараемся в последующих разделах работы.
Заключение
Документация является одним из важнейших ресурсов общества, необходимым источником информации для всех управленческих решений, доказательством в правовых отношениях, документированной памятью общества. Мы выделяем в качестве основной ту роль деловой документации, которую она играет в процессах управления.
В этом случае возникает задача управления документацией (документационного обеспечения управления). Управление деловой документацией в организации - это живой процесс, находящийся под влиянием ряда внутренних и внешних факторов. Непосредственной целью государственного управления деловой документацией является обеспечение эффективной информационной поддержки задач политического, научного и социально-экономического развития страны и законных прав граждан.
К сожалению, необходимо констатировать, что управлению документацией в нашей стране не уделяется должного внимания. Существует большое количество нерешенных проблем научно-теоретического, социально-экономического, правового, организационного, технико-технологического, социального, кадрового характера.
Решение названных задач не может быть достигнуто одним юридическим актом или одноразовым действием. Необходима целая система мер и взаимодействие с государственными программами информатизации, включая программу информатизации архивной отрасли.
Наличие многоаспектности в проблеме управления документацией требует научного осмысления ее сущностных причинно-следственных черт и связей, организации их специального изучения.
С определенной степенью уверенности можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными социально-экономическими преобразованиями, особенно в сфере собственности, повлекшими кардинальные изменения правовых отношений во властных и управленческих структурах по “вертикали” и “горизонтали” информационных связей. В особом внимании нуждается исследование и организация информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, “субъектного” и других уровней управления.
Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единства подходов к организации межведомственных информационно-документационных процессов влекут различные отрицательные последствия и значительные социально-экономические издержки. Многоаспектный, межведомственный (межотраслевой) характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и финансирования.
Основополагающую роль в улучшении документационного обеспечения управления должен играть закон о документации Российской Федерации. Предлагаемый закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения информатизации общества, в том числе в сфере обмена информацией и документацией на межведомственном уровне, удовлетворения потребностей в информации и документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации документооборота. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.
Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня разные специалисты подразумевают информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т. д., что приводит к неверному пониманию сущности “документа” и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксированной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, правовой, коммуникативной и др.).
Закон также мог бы установить правовые основы документирования, общие для всех органов государственного управления и организаций любого типа и формы собственности. Документирование в делопроизводстве любых организаций должно стать нормой, помогающей государству в решении фискальных (на-логовых), статистических, социальных (пенсионного обеспечения) задач. В этой связи в законе должен быть определен и термин “документирование”, как способ превращения зафиксированной информации в документ с использованием разнообразных современных технических средств и технологий.
Закон мог бы решить вопрос о том, какой орган осуществляет государственное управление документацией. В настоящее время эта функция в полном объеме ни за кем не закреплена. Традиционно вопросы документационного обеспечения управления находятся в ведении архивных органов. В соответствии с действующим положением о Федеральной архивной службе России (1994) одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации (ст. 5)*1.
-----
*1 Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. - 1994. - № 12. - Ст. 878.
Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве (ст. 7).
На наш взгляд, права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.
Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.
Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации;
разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации;
согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации;
организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией, а также устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации;
сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.
Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех, доступ к которым ограничен законом.
Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.
До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и, прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота; придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций-разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.
Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспертно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации.
Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:
- проводить экспертизу проектов нормативных актов по вопросам управления документацией;
- оценивать качество методических разработок, учебных программ и пособий межотраслевого характера;
- определять основные направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;
- вырабатывать рекомендации и предложения по гармонизации отечественной и международной терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;
- заслушивать информацию органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии и перспективах развития ДОУ;
- давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;
- рассматривать предложения о профессиональной подготовке кадров и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;
- изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;
- осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование управления документацией.
В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.
Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов, секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.
Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать иные нормативные акты, устанавливающие единые требования к управленческой документации. В их число целесообразно включить:
- государственную систему документационного обеспечения управления;
- типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности;
- типовые положения о службе документационного обеспечения;
- типовые положения о порядке документирования информации;
- типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;
- типовые перечни документов постоянного срока хранения;
- регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
- перечни типовых документов с указанием сроков хранения;
- государственные стандарты;
- общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.
Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.
В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации управления документацией.
Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.
Вкладом в решение этих задач является разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных правовых актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному межведомственному и межуровневому обмену информацией и документацией.
Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, ИПС, хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, локальные и глобальные телекоммуникационные сети и средства связи и т. д., при необходимом условии обеспечения информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.
Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.
Решению технологических задач автоматизации управления документацией способствует, разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации, ГОСТ Р6.30-97. “УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов”*1.
-----
*1 ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997. - III, 19 с. - Группа Т54.
Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами и организациями.
Для обеспечения автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов, общероссийских классификаторов, в т. ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.
Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как они существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.
Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных организациях, и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего, речь идет о так называемом “электронном документообороте”, неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки*1. По нашему мнению, комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (про-ект) на общегосударственном уровне.
-----
*1 См.: Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования. - НТИ, 1996, № 8, С. 2-3.
В России все большее распространение получает информационный менеджмент. Формально этот термин является “калькой” с англоязычного термина “управление информацией”. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Надо суметь эффективно воспользоваться ими.
Приложение
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
ВНЕСЕН Федеральной архивной службой России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.
Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".
Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина. Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.
В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи. Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Records management and organization of archives.
Terms and definitions
Дата введения 1999 - 01 - 01
Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
2 Стандартизованные термины с определениями
Общие понятия
1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов
3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления
5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде
6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта
7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени
8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию
9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом
11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии
12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи
13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи
14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма
15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки
16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки писъма наносят техническими средствами
17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной
18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки
19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений
20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом
21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ
22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации
25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления
26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения
27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа
28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
31 дублетный документ: Один из экземпляров копии документа
Делопроизводство
Документирование
32 документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам
33 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования
34 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
35 унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
36 вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения
37 наименование документа: Обозначение вида письменного документа
38 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц
39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа
40 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении
41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении
42 формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
43 формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты
44 бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа
45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации
46 служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений
47 зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами
48 табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов
49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
50 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица
51 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа
52 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием
53 гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию
54 дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования
55 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание
56 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа
57 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение
58 текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
Архивное дело
Введение
Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах.
Необходимо признать, что в “дореформенных” условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.
Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.
Такую систему назовем управлением документацией. Оно заключается в формировании полноценного информационного ресурса организации, создании условий его хранения и использования в целях достижения релевантного документационного обеспечения процесса принятия управленческих решений и реализации информационных контактов. При этом резко возрастает актуальность интеграции новых информационных технологий, накопленного арсенала достижений документоведения с организационными структурами делопроизводственных служб.
Сегодня в управленческих структурах Российской Федерации недостаточно развита нормативно-правовая база, определяющая порядок функционирования документа, остро стоит проблема статуса служб документационного обеспечения в организациях и контроля за их работой со стороны государства. Требуют регламентации вопросы, связанные с информатизацией управления, применением новых информационных технологий, компьютеризацией и использованием современных средств коммуникаций. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документационного обеспечения, недостает современной учебно-методической литературы по этим вопросам. Наблюдается определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений и научных организаций, обладающих квалифицированными специалистами.
Устарели ранее принятые организационно-методические документы: Государственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы.
В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава государственных служащих и отход от устоявшихся бюрократических традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами. Вследствие проникновения новой техники и новых технологий в деятельность по управлению, происходит изменение структуры документооборота, а из-за смены экономических основ жизни общества наблюдается трансформация ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления *1. Однако эти перемены слабо учитываются при практической реализации систем документационного обеспечения управления в государственных организациях, где в большинстве случаев продолжают действовать устаревшие правила и стандарты. А ученые и специалисты-документоведы озабочены более прагматическими проблемами, связанными с кризисным состоянием науки.
-----
*1 См.: Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 115-117, Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 16-22.
Учитывая, что отмеченные процессы развиваются на фоне политической и экономической нестабильности, предъявляющей повышенные требования к документации, следует признать ситуацию далекой от нормальной. Тем не менее, объективно необходимые процессы укрепления российской государственности, а следовательно, государственной службы, требуют расширения границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация функционирования систем документационного обеспечения управления может послужить одной из важнейших опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.
Необходимость определения концепции управления документацией, его места в менеджменте составляет серьезную предпосылку актуальности исследований по данной научной проблеме. В связи с усложнением информационных ресурсов и взрывным ростом их объема возникает важнейшая задача рационализации и автоматизации управления документацией, которая по своей актуальности сопоставима с задачей модернизации производства промышленной продукции. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, представление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, учитывающие психологические и эргономические требования.
Таким образом, можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Исследование возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией чрезвычайно важно для современного документоведения как прикладной науки. Анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов позволяет отнести проблему управления документацией к числу самых актуальных в рамках научного направления “Документалистика, документоведение и архивоведение”.
В данной работе делается попытка решения научной проблемы управления документацией в организациях различного типа. В этих целях проводится исторический анализ проблемы и рассматривается концептуально-теоретические и методологические основы управления документационными ресурсами для принятия управленческих решений с позиций информационного менеджмента.
Глава 1. Развитие отечественного делопроизводства
Дата: 2019-12-10, просмотров: 219.