Рациональная структура организации как системы, соподчиненность ее органов, гибкость этой системы, надежность связи и взаимодействия между объектами и субъектами управления, простота и ясность - все это определяет устойчивость всей системы управления. Эта устойчивость достигается совершенствованием информационных связей между элементами системы и выбором оптимальной структуры управления. Работа по проектированию структуры требует умения видеть всю систему и каждый ее элемент, их взаимосвязь, влияние отдельных структурных элементов на систему и влияние системы на каждый элемент.

Модель организационной структуры должна отражать, сколько и какие структурные подразделения включает обследуемая или проектируемая организация; иерархию структурных подразделений; наличие и характер связей между отдельными элементами структуры.

По методу изображения можно выделить следующие типы графических изображений оргструктуры: вертикальные, горизонтальные, радиальные, плоскостные, матричные.

На практике чаще всего используется вертикальный принцип построения организационных схем. Графические модели, построенные таким образом, обладают большей информативностью и легче воспринимаются читающим. Для описания небольших организаций бывает достаточно одной структурной схемы. Графическая модель крупной управленческой иерархии может включать в себя несколько взаимосвязанных графиков. Общая графическая схема дает представление о составе, принципах построения, основных связях соподчинения в системе, а частные схемы - об организации отдельных структурных частей, характере связей внутри крупных структурных подразделений.

В последнее время находит распространение проектный тип организационной структуры. Этот тип структуры отражает графическая модель, получившая название матричной. Она представляет собой две организационно-структурные схемы, расположенные перекрестно: горизонтальную и вертикальную. Пересечение схем образует матрицу, каждая клетка которой характеризуется двумя признаками подчинения; каждый элемент структуры может быть охарактеризован с помощью условных обозначений или еще по каким-либо признакам (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Матричная организанизационно-структурная схема

Для расширения информационных возможностей графиков оргструктуры в них вводят дополнительные обозначения. В блоках оргсхемы можно указывать с помощью знаков, штриховки количественный и качественный состав обозначаемых структурных подразделений. Удобным средством является введение масштабов и числовых шкал. Но при этом необходимо помнить, что схема оргструктуры должна быть предельно лаконична.

Еще одним приемом анализа структуры организации является таблица взаимосвязи подразделений. Основой графика служит таблица, в головке и боковике которой указаны наименования одних и тех же структурных подразделений. Взаимоотношения структурных подразделений характеризуется с помощью условных знаков в поле графика.

Наиболее сложным участком работы при изучении и проектировании организационно-функциональной структуры аппарата управления является моделирование функциональной структуры.

Функции управления представляют собой специфический вид работ, характеризующихся соответствующим назначением, необходимой однородностью и повторяемостью. Они являются совокупностью действий или процессов, объединенных общностью объекта и решаемых задач или вопросов. Анализ и перестройка функциональной структуры аппарата управления проводится с использованием таких графических моделей, как:

- функциограмма;

- график (карта) распределения ответственности.

Функциограмма дает возможность одновременно наблюдать действительное и проектируемое распределение функций между элементами организационной структуры и представляет собой графическое изображение, в центральной части которого помещается перечень выполняемых работ. С помощью соединительных линий изображается существующее или предполагаемое распределение их по исполнителям, причем существующие связи и номенклатура структурных единиц располагаются слева, а проектируемые - справа.

Функциограммы особенно полезны на этапе проектирования, поскольку могут служить доказательством целесообразности намечаемого изменения штатного состава и функциональной структуры (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Функциограмма распределения обязанностей исполнителей, работающих с оперативной документацией

Графики (карты) распределения обязанностей служат для выяснения должностных функций и степени ответственности исполнителей за выполняемый участок работы. Карта распределения ответственности представляет собой таблицу, в подлежащем которой указывается должность сотрудника, в сказуемом - выполняемая работа. В поле таблицы с помощью условных обозначений характеризуется отношение исполнителя к указанному виду работы (контролирует, координирует, согласовывает и т. д.). Этот вид графической модели может использоваться как на этапе обследования, так и на этапе разработки проекта (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Схема распределения обязанностей исполнителей