В качестве традиционного средства хранения информации используются микрофильмы.

Технология микрофильмирования за время своего существования практически не изменилась и по-прежнему включает в себя операции в следующей последовательности: съемка (ввод), проявление пленки, копирование, распределение и поиск документов (вывод). Интеграция микрофильмирования с вычислительной техникой идет по двум направлениям. Во-первых, развиваются системы CAR (Computer Assisted Retrieval - системы поиска с помощью ЭВМ), во-вторых, все шире применяются устройства СОМ (Computer Output Microfilm - вывод данных из ЭВМ на микрофильм). Рост масштабов использования устройств COM обусловлен увеличением объема информации, выводимой из ЭВМ. Системы CAR обеспечивают поиск документов, хранящихся на разных типах носителей, что особенно важно для систем с интегрированными информационными технологиями. Однако именно в этих системах проявился такой недостаток микрофильмирования, как невозможность прямой передачи изображения с микрофильма по каналам связи и представление его на экране дисплея. Эту проблему удалось решить путем создания сканирующих устройств для микрофильмов, которые дали возможность пользователю почти мгновенно получать информацию на удаленном дисплее.

Интеграция микрофильмирования и вычислительной техники оказывает влияние на использование тех или иных типов микроносителей, основными из которых являются рулонные микрофильмы шириной 16 мм (для документов формата Ф4). В настоящее время наиболее широкое распространение получили микрофиши, что объясняется удобством их хранения и поиска, возможностью внесения дополнений, а также пригодностью их для систем COM.

Несмотря на развитие конкурирующих технологий хранения документов, за микрофильмированием сохраняется ряд сфер применения, в которых оно пока незаменимо. К ним относятся архивное хранение, хранение документов больших форматов.

В настоящее время в качестве накопителя информации используются различные типы магнитных дисков. Существует общая тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении размеров самого накопителя и снижении среднего времени доступа к информации. Дискеты позволяют переносить документы и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно на компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестком диске. Накопители на жестком диске (винчестеры) предназначены для постоянного хранения информации, используемой при работе с компьютером: программ операционной системы, часто используемых пакетов программ, редакторов документов, трансляторов с языков программирования и т. д. Огромными возможносями и непревзойденной надежностью обладают т. н. RAID-массивы. Это системы пакетов жестких дисков с дополнительными средствами дублирования информации, интеллектуальной диагностики и огромной вместимости. Самые маленькие RAID-массивы могут содержать 20 Гбайт информации, средней емкостью является 150-200 Гбайт. Теоретически емкость памяти не ограничена.

К одной из новых и наиболее прогрессивных технологий хранения информации относится, по всеобщему признанию, использование для хранения документов оптических дисков. Их основными преимуществами являются:

- огромная емкость при записи буквенно-цифровой и графической информации;

- невысокая стоимость;

- низкая стоимость изготовления копий дисков с матриц;

- трудность несанкционированного копирования;

- износоустойчивость (благодаря бесконтактному считыванию);

- простота эксплуатации и транспортировки;

- снижение потребностей в распечатках;

- возможность получения информации из электронных баз данных, электронных энциклопедий, информационно-справочных систем большого объема.

Недостатком оптических дисков является: относительно большое время считывания данных по сравнению с магнитными дисками.

Схема работы системы хранения документов на оптических дисках выглядит следующим образом. Документ с помощью сканирующего устройства переводится в цифровую форму и помещается в память блока управления, где записывается название документа и присваивается код для его опознания и поиска. Если количество вводимых документов велико, названия и коды можно подготовить и вводить с помощью персональной ЭВМ, что значительно ускорит ввод информации. После присвоения кода документу он записывается на оптический диск. Для ускорения поиска нужного документа наряду с оптическими применяются гибкие диски, поэтому названия параллельно записываются на оба диска. Вывод документа можно осуществлять на бумагу или экран дисплея.

По способу записи оптические диски делятся на диски для одноразовой записи, осуществляемой либо предприятием-изготовителем, либо самим пользователем, и диски с возможностью перезаписи информации (магнитооптические диски). Диски одноразовой записи, осуществляемой предприятиями - изготовителями, предназначены для сферы развлечений, бизнеса или цифровой записи звуковых сигналов. Диски одноразовой записи, осуществляемой самим пользователем, применяются для сохранения изображений, создания видеофайлов и в качестве памяти ЭВМ. Магнито-оптические диски пригодны для всех этих целей.

Количество информации, записанной на оптическом диске диаметром 305 мм, соответствует 1,5 млн. страниц машинописного текста. Наибольшую популярность в качестве средства распространения информации получают компактные оптические диски CD. Их достоинствами являются большая емкость, простота тиражирования, небольшая масса и малый физический объем.

В настоящее время на рынке появились первые образцы устройств для проигрывания DVD-ROM-дисков. Это новый стандарт оптических дисков, который благодаря двухсторонней записи и, главное, другим способам записи и считывания обладает максимальной вместимостью 17 Гбайт, тогда как современные СD-ROM-диски могут содержать лишь 640 Мбайт информации.

Следующим видом средств хранения информации являются машиночитаемые базы данных (БД), представляющие собой электронные аналоги традиционных средств хранения информации.

Существующие машиночитаемые базы данных с интерактивным доступом принято условно разделять на два основных класса: первичные БД (Source databases) в т. ч. полнотекстовые и вторичные БД (Reference databases) - справочные и библиографические. БД составляют основу существующих автоматизированных систем управления документацией в современных организациях.

Одно из важнейших мест в фундаментальных направлениях и перспективах развития технологии хранения информации занимают гипертекстовые системы*1. Гипертекст - это многомерное текстовое пространство, построенное на ассоциативных связях внутри документов и между документами.

-----
*1 См.: Гиляревский Р.С., Залаев Г.С., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность. - М.: ВИНИТИ, 1998. С. 55-62.

В гипертекстовых системах отражаются содержательные связи между отдельными частями и фрагментами документа, текстом и иллюстрациями, встречающимися в тексте терминами и их определениями в словарях и указателях. Эти связи реализуются в виде системы ссылок, которая образует сложный граф (гиперграф). Программное обеспечение гипертекста может предусматривать возможность следования по различным связям в этом графе, рассчитанном на определенные категории пользователей (для начинающих пользователей, инженеров, юристов и пр.).Пользователь может и сам задавать направления связей, которые запоминаются системой, а также видоизменять и дополнять систему ссылок.

В качестве основных достоинств гипертекста исследователи выделяют следующие:

- гибкость структуры документа, с которой связаны перспективы его дальнейшего широкого распространения;

- возможность предоставления механизма доступа к необходимой информации в больших базах данных;

- универсальность концепции (развитие идей гипертекста сделает возможным его применение для любых видов дискретно подаваемой информации, например, при включении в документ аудио- или видеофрагментов).

4.4. Автоматизированные системы управления документацией

Современные автоматизированные системы управления документацией (АСУД) по своему характеру являются территориально распределенными как в масштабах отдельной организации так и в масштабах иерархии таких организаций. В условиях новой информационной технологии АСУД декомпозируется на совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ) специалистов.

АРМ - необходимый элемент информационной технологии независимо от уровня ее развития. Цель его создания - эффективное использование информационных ресурсов в динамичной внешней среде. В автоматизированной системе любого уровня сложности АРМ является основной ее составляющей. На первом этапе автоматизации, как правило, создается совокупность АРМ, не связанных друг с другом, или объединенных в сеть.

При разработке АРМ необходимыми условиями его успешного функционирования является соответствие следующим требованиям:

- создание благоприятных условий для функционирования и развития новой информационной технологии в системе управления документацией, определение параметров АРМ, инвариантных этой системе и проектирование адаптивных механизмов АРМ;

- учет преемственности в развитии факторов информационной технологии. АРМ может выступать как форма реализации накопленного научного потенциала в области планирования и управления на различных уровнях управленческой иерархии;

- проектирование АРМ как развивающейся системы, открытость как принцип проектирования всех уровней АРМ.

В настоящее время одной из актуальных задач развития автоматизации управления документацией является создание АРМ специалистов различных уровней. Эта задача решается на основе производства и внедрения специализированных, профессионально ориентированных АРМ, создаваемых на базе персональных ЭВМ различного класса.

Число информационных систем (ИС) как элементов автоматизированных систем управления в связи с бурным развитием электроники и широким внедрением ЭВМ во все сферы деятельности человека резко возросло. Традиционные ИС используются для решения стандартных задач, представленных в цифровой форме. Основными требованиями к ИС являются: автоматизация информационных операций, высокий уровень информационного сервиса, быстрая приспособляемость к организационным изменениям, поддержка новых технологий, легкость использования. В настоящее время проявляется тенденция к развитию многопользовательских ИС.

Современные модели основываются на кооперации различных машин (процессоров), которые позволяют снизить издержки обработки информации и отвечают требованиям современной эргономики. Новая организация информационых систем позволяет процессорам, включенным в систему, “распределять” между собой отдельные функции таким образом, что каждый из них выполняет то, что он может делать наилучшим образом. В последнее время происходит активное внедрение мультимедиа- технологий в ИС, как в новые, так и в уже существующие, что позволяет значительно расширить рамки информационного обеспечения пользователей и реализовать принципиально новые возможности.

В современных организациях применяются информационные системы различных типов: системы для автоматизированного планирования и управления, системы автоматизации отдельных управленческих процесссов, различные средства автоматизации для офисов.

С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документации в организации ИС подразделяются на следующие типы: автономные (локальные) системы по обработке документов, (например, рабочее место секретаря руководителя); системы для решения прикладных информационных задач, (например, текстообработки); системы комплексного информационного менеджмента при минимуме использования документов на бумажной основе.

Системы автоматизированной обработки документов должны выполнять четыре основные функции: регистрацию (индексирование), хранение и поиск, контроль исполнения и подготовку документов. Следует, однако, отметить, что из существующих систем ни одна не выполняет их в полной мере, поэтому в конкретных случаях приходится разрабатывать совершенно оригинальные системы.

Качество подобных систем в значительной мере определяется системой индексирования (идентификации документа), от которой зависит эффективность выполнения остальных функций. В процессе поиска, как правило, должен быть обеспечен быстрый и легкий доступ к электронному образу документа и получение твердой копии как всего документа, так и его части.

Если в недалеком прошлом информационные потребности удовлетворялись в результате внедрения локальных сетей, состоявших из крупного центрального компьютера и группы мини-компьютеров, то в настоящее время те же цели достигаются путем создания открытых локальных сетей, состоящих из объединенных средствами связи персональных компьютеров. Наделение этих сетей необходимыми интерфейсами и программными средствами приводит к созданию мощных систем информационного обслуживания (так называемых систем “клиент-сервер”).

Спрос на системы данного типа постоянно растет в связи с потребностями поддержки решений многих прикладных задач с применением ИС. Системы типа “клиент-сервер” одновременно повышают гибкость использования информационных средств, обеспечивают рациональное использование вычислительных ресурсов и программ, облегчают доступ к ИС и техническим средствам,включая удаленные средства. Они позволяют компенсировать снижение конкурентоспособности организаций в связи с устареванием программ и компьютеров. Данное направление развития ИС является одним из наиболее перспективных направлений развития ИТ.

4.5. Обзор автоматизированных систем управления документацией

Автоматизация в управлении документацией предназначена для передачи определенных функций сотрудников (менеджеров) организации специализированным автоматизированным системам.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм-разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства, электронные документы, система управления документами, электронный архив и т. п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что на сегодня эта область информационного рынка пока еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента, и в ряде случаев АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференции DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям*1. Это, конечно, самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

-----
*1 В DOCFLOW'98 приняли участие 42 компании, конференцию посетило свыше 1200 специалистов из более чем 600 организаций. - См.: DOCFLOW'98. IV отраслевая конференция-выставка: Тезисы конференции. - М., 1998.

К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры*1 заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте).

-----
*1 Специалистам можно порекомендовать ознакомиться с двумя обзорами: Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Информационные технологии. - 1997, № 2, С. 2-7; Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Методическое пособие. / Составитель А.А. Пестрецов. - М., 1998. - Рукопись депонирована в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № ДР 190-98.

Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например, ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств и недостатков той или другой АСУД.

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД и познакомить читателя с некоторыми наиболее удачными и характерными разработками, предлагаемыми потребителю. Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

Вторая характеристика системы - специализированная эта система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы; тип и масштабы организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);

2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);

3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений.

Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки кампаний “Электронные офисные системы”, “Весть”, “Анкей”, “Ланит” и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании “Гранит-Центр”, НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм “Интертраст”, “АйТи”, “Оптима”, “Центринвестсофт” и других.

Рассмотрим бегло по одной автоматизированной системе из каждой группы.

Одним из успешных продуктов, отвечающим требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией “Электронные офисные системы”. Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО-96 - это программная система, которая предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности организации. Система функционирует на отдельном компьютере или локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

К числу основных автоматизируемых функций делопроизводства относятся следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции организации и ее внутренних документов;

- регистрация движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

При автоматизации документооборота организации система может использоваться в двух целях. Во-первых, система может обеспечить традиционно принятый в организации порядок документооборота, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, резолюций и отчетов по документам, движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся данные, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. По массиву всех зарегистрированных документов возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе, в целях контроля исполнения документов.

Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому система после ее внедрения может служить своеобразным “мостом” для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов.

Вся поступающая в организацию корреспонденция может быть зарегистрирована централизованно или регистрироваться в различных подразделениях. При этом каждому поступившему документу независимо от места его регистрации присваивается единый - в пределах назначенной подгруппы документов - входящий номер. На этом же этапе в регистрационную карточку регистрируемого документа может быть введено значение его реквизитов, таких как дата регистрации, корреспондент, вид доставки и т. п. При необходимости реквизиты карточки могут быть заполнены полностью и документ в процессе регистрации может быть списан в дело.

Если необходимо, при регистрации может быть введена резолюция к документу, и документ может быть разослан исполнителям. Регистрационная карточка документа, адресованная руководству организации или непосредственно ее структурным подразделениям, может быть переслана в соответствующие кабинеты, или в кабинет специального подразделения организации, где определяется его дальнейшее направление. Обычно таким подразделением является канцелярия, общий отдел и т. п.*1.

-----
*1 В системе Дело-96 под “кабинетом” понимается структурная часть системы.

По каждому новому документу, поступившему после регистрации в какой-либо кабинет, делопроизводителем может быть подготовлен проект резолюции руководства. При подготовке проекта резолюции в систему вводится текст проекта резолюции, состав исполнителей, срок исполнения. После ввода проекта резолюции он вместе с регистрационной карточкой документа пересылается в папку “На рассмотрение” делопроизводителя и, одновременно, в папку “У руководства” руководителя.

После рассмотрения проекта резолюции руководством организации или ее подразделения, внесенные изменения в проект резолюции заносятся в систему, и с момента простановки даты резолюции она автоматически вместе с регистрационной карточкой рассылается по кабинетам исполнителей, определенных в резолюции. Ввод резолюции возможен и без стадии подготовки проекта резолюции. В этом случае регистрационные карточки документов вместе с введенными резолюциями сразу же рассылаются по кабинетам исполнителей.

Система допускает ввод произвольного количества дополнительных резолюций, уточняющих порядок исполнения документа в структурных подразделениях. Порядок их ввода в систему и реакция системы аналогичны вышеописанным. При этом в регистрационной карточке отражается весь ход исполнения документа.

Документы с резолюциями, поступающими в его адрес, исполнитель извлекает из папки “Поступившие” и кладет в папку “На исполнении”. После окончания работы над документом исполнитель вводит текст отчета и, при необходимости, связывает регистрационную карточку исполняемого документа с регистрационной карточкой (ами) одного или нескольких документов, на которые ссылается в своем отчете (например, в случае подготовки исполнителем исходящего или внутреннего документа). После ввода отчета по резолюции документ автоматически пересылается на рабочее место ответственного исполнителя по данной резолюции.

Ответственный исполнитель, как правило, после получения отчетов всех исполнителей, вводит в систему текст и дату итогового отчета, после чего отчет автоматически пересылается в кабинет автора резолюции. Описанный выше порядок исполнения справедлив как для контролируемых, так и неконтролируемых документов. Однако, в последнем случае ввод отчетов, и как следствие, их пересылка не являются обязательными для исполнителя.

Документ с резолюциями, имеющими плановую дату исполнения, автоматически ставится на контроль. Регистрационная карточка контролируемого документа выделяется соответствующим признаком. Его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по кабинетам исполнителей, пересылается в папку “На контроле” автора резолюции. Доступ к этой папке могут иметь пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов. Если таких специальных работников в подразделении нет, контроль может осуществлять автор резолюции.

Контроль исполнения может осуществляться не только в кабинете автора резолюции, но и при выполнении операции поиска по реквизитам резолюций.

Программное обеспечение системы ДЕЛО-96 может включать операционные системы Windows 95, Windows NT 3.5, сетевой протокол ТСР / IP, IPX / Novell Netware, СУБД Oracle, Subase Anywhere, Informix, MS - SOL Server. База данных размещается на сервере сети под управлением одной из операционных систем: Windows NT, UNIX, Novell Netware. Кроме того, используется универсальное инструментальное программное средство 4 GL.

Дело-96 - система, которая внедрена в ряде крупных организаций, таких как Центробанк РФ, Администрация РАО “Газпром”, Госкомимущество РФ, Генеральная дирекция АО “Мосэнерго” и в других организациях.

Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты фирмы Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения управления “Office Media”.

Комплект баз данных “Office Media” работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

Базы данных внедрены и используются в банковской сфере (Поволжский филиал Инкомбанка, банк “Российский кредит”, Солнцевский и Башкирский филиалы “Агропром-Банка”, банк “Якутия” и др.), акционерных обществах (“Лукойл”, “Комитэк”, “Межрегионкорма”, “Никол”, “УдмуртТелеком”, “Тюменьэнерго”) и государственных организациях (ФАПСИ, Новгородский госуниверситет, Международный университет). В настоящее время более 70 российских организаций используют в своей деятельности разработки компании.

Основными единицами информации в Notes являются:

- базы данных;

- документы, содержащиеся в базах данных;

- поля, из которых состоят документы.

Каждая база данных представлена отдельной пиктограммой на рабочем пространстве Notes и может использоваться независимо. При этом возможна пересылка информации между отдельными базами.

База данных обычно разрабатывается специалистами, однако пользователь, имеющий определенные навыки работы с персональным компьютером может и самостоятельно разрабатывать несложные, но эффективные базы данных для собственных нужд, или подстраивать имеющиеся базы под свои нужды.

База данных системы Notes является совокупностью следующих элементов:

- формы (или бланки): используются для ввода документа в базу данных и отображения на экране информации о ранее введенном отдельном документе;

- взгляды (или способы просмотра, индикации): используются для обобщенного отображения набора документов базы данных на экране в виде списка или дерева;

- макросы: программы на специальном языке, автоматизирующие какие-либо процессы.

В комплект, предлагаемый компанией, входят базы данных:

- “Приказы”;

- “Совещания и заседания”;

- “Договоры”;

- “Обращения граждан”;

- “Регистрация документов”;

- вспомогательные БД.

База данных “Приказы” предназначена для автоматизации подготовки всех официальных распорядительных и отчетных документов организации, рассылки проектов документов для электронного визирования по внутренней почте Notes, отнесения отчетных документов к основным, контроля исполнения приказов, распоряжений и поручений, ведения внутренней служебной переписки с использованием электронной почты Notes. Для этих целей предусмотрены стандартные формуляры документов. База данных осуществляет классификацию распорядительных и отчетных документов (размещение в папки-дела по темам), а также полнотекстовый поиск среди всех хранимых документов.

База данных “Совещания и заседания” предназначена для ведения документооборота, связанного с организацией и проведением совещаний, заседаний коллегиальных органов организации. Средствами БД оповещаются все участники планируемого совещания по предполагаемой повестке дня, дате и времени его проведения. По итогам проведения совещания оформляется протокол и на основе принятых решений рассылаются поручения конкретным исполнителям с указанием сроков их выполнения. После истечения контрольных сроков от исполнителей поступают отчеты о выполнении поручений. Процесс оповещения участников совещания, рассылки поручений и заданий по его итогам, сбор отчетов от исполнителей осуществляется по внутренней электронной почте Notes. В набор форм документов входят: повестка дня, список приглашенных, протокол, поручение, отчет, замечания.

База данных “Договоры” предназначена для подготовки документов, относящихся к сделкам-договорам, заключаемым организацией, их классификации, размещения всех документов, относящихся к сделке в единой базе данных, контекстного поиска необходимой информации по всему массиву хранимых документов и их печати. В БД осуществляется регистрация, хранение, рассылка проектов договоров и сопровождающих документов сотрудникам организации для электронного визирования и подписания по внутренней почте Notes. База данных позволяет не только создать договор, но объединить весь комплект документов, предшествующих и сопровождающих договор в процессе его выполнения и завершения. БД включает следующие формы: карточка договора, типовой шаблон договора, типовой сценарий визирования, конструктор визирования, т. н. “бегунок”.

База данных “Обращения граждан” предназначена для регистрации обращений граждан, контроля за их исполнением, учета и анализа количества и характера обращений. БД содержит следующие документы: регистрационно-контрольную карточку, поручение, отчет, сопроводитепьное письмо, ответ, статистика, номенклатура дел.

База данных “Регистрация документов” предназначена для регистрации поступающих и отправляемых, в том числе инициативных, документов, вынесения резолюции руководителя в форме поручения, контроля исполнения документов. БД содержит следующие формы: РКК (поступающего, отправляемого и внутреннего документа), резолюция (поручение), статистика, карточка корреспондента, номенклатура дел, уведомление о выданных поручениях, “бегунок”. Поле “Исполнение” карточки регистрации поручений служит для контроля выполнения поручений.

Комплект баз данных не является единой жесткой интегрированной системой, объединяющей все информационные процессы в рамках одной громоздкой базы данных организации. Удачным решением можно признать набор прикладных баз данных, работающих в единой среде Notes, которые могут быть использованы как независимо друг от друга, так и в совокупности. Совокупность баз данных позволяет проследить “жизненный цикл” отдельного документа и документооборот организации в целом. Между отдельными базами данных возможет автоматический обмен документами.

Программные решения фирмы сгруппированы в так называемые комплекты.

Например, комплект “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения организаций и обеспечивает следующие основные функции:

- регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

- постановку на контроль документов, резолюций руководства организации, поручений;

- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

- автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

- ведение электронного архива документов организации и подразделений.

Комплект “Электронный архив” обеспечивает:

- формирование электронных папок номенклатуры дел организации, для хранения документов произвольного формата;

- создание системы хранения документов произвольного содержания, таких как: внутренние нормативные документы организации; внутренние справочные материалы; шаблоны наиболее часто используемых документов и т. п.;

- автоматизированный ввод документов из различных источников (сканер, факсимильные сообщения, и т. д.);

- использование одной из систем OCR для многоязычного распознавания текста и автоматического перевода документов в текстовый формат представления данных;

- хранение и работу с документами в виде графических образов или распознанного текста с использованием технологии IN:DI и Notes;

- распределенный (коллективный) доступ к информации хранящейся в электронном архиве организации;

- возможности контекстного поиска необходимой информации по всему массиву хранимых документов; просмотра, редактирования и печати документов архива;

- использование электронного архива в виде компоненты корпоративной системы автоматизации делопроизводства на основе Notes-технологии.

Комплекс ориентирован на рынок корпоративных информационных систем организаций, имеющих потребность в хранении больших массивов документов.

Логическим развитием пакета “Office Media” служит Система автоматизации кадрового делопроизводства “Кадры-98”, которая предназначена для автоматизации делопроизводства и ведения кадровой документации в любых организациях. Она функционирует на локальной вычислительной сети организации, объединяющей компьютеры, участвующие в технологических процессах работы с кадровой документацией и обеспечивает выполнение следующих функций:

- ведение базы данных личных карточек сотрудников организации;

- ведение личных дел сотрудников;

- информационно-поисковая работа;

- получение статистической отчетности по кадрам;

- ведение штатного расписания организации.

В системе обеспечивается защита персональных данных от несанкционированного доступа.

Новым словом кампании Inter Trust является недавно разработанная так называемая “корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства - Company Media”.

Разработчики отмечают следующие отличительные черты системы: в ней может быть практически неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций (крупных подразделений). Каждая организация работает со своими базами данных, но при этом используются общие механизмы информационного взаимодействия с другими организациями.

Вся передача информации в АСУД выполняется на основе репликационных возможностей Lotus Notes и разграничения прав доступа к документам.

Каждая из организаций ведет базу данных персонала (“Структура организации”), которая через репликации распространяется во все другие организации. Поэтому пользователи могут выбирать в качестве адресатов или исполнителей любого сотрудника компании, независимо от того, работает ли он в соседнем помещении или в филиале, находящемся в другом городе.

Система имеет как центральных администраторов, так и региональных - для каждой из организаций. Главные администраторы ведут общекорпоративные базы данных, региональные - внутриорганизационные. Региональный администратор может делегировать некоторые свои полномочия, связанные с настройками рабочих мест, в подразделения.

В системе есть базы данных для регистрации и дальнейшей работы с организационно-распорядительными документами уровня всей компании, внутренними документами организаций, а также и входящей, и исходящей корреспонденцией организаций.

Если документы отправлены из одной организации Компании в другую, то ручные операции при регистрации такого входящего документа сводятся только к выбору номера документа, все остальные реквизиты заполняются автоматически. В организации, отправляющей документ, можно увидеть сводку о ходе исполнения документа в организации-получателе.

Другая сторона “сквозного” делопроизводства заключается в том, что если подразделения организации территориально отдалены друг от друга, то это никак не мешает вести общее делопроизводство всех подразделений этой организации с однократной регистрацией документов и единым контролем исполнительской дисциплины.

Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия “Гранит-Центр” - систему автоматизированного документооборота и делопроизводства организации “Гран-Док”, которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Система обеспечивает работу с различными потоками документов:

- входящие документы: письма граждан; устные обращения граждан; служебная корреспонденция; устные обращения представителей организаций; распорядительные документы, направляемые вышестоящими организациями;

- распорядительные документы организации: распоряжения; постановления; приказы; протоколы совещаний; поручения;

- исходящие документы: ответы на письма и обращения; инициативные письма.

Система “Гран-Док” обеспечивает контроль за исполнением документов и решений, а также контроль исполнительской дисциплины сотрудников организации.

Система предоставляет следующие возможности:

- распределенную среду для ввода, хранения, обеспечения доступа, защиты документов на всех уровнях (сервер, база данных, документ, зона документа, отдельное поле);

- регистрацию документов в электронных картотеках;

- фиксацию этапов прохождения документа от регистрации до списания в дело;

- гибкий поиск документов в массиве по любым поисковым реквизитам или их комбинациям;

- работу с полнотекстовыми документами и любыми исходными материалами (звуковые файлы, рисунки и т. д.);

- возможность отбора и хранения документов в папках;

- создание персональных папок пользователя: “динамические” - для отбора документов по заданному запросу, “статические” - для хранения любого набора документов;

- контроль и анализ исполнения всех этапов рассмотрения документа;

- получение типовых отчетов и графиков и разнообразную статистическую и аналитическую информацию;

- обмен сообщениями между пользователями системы с помощью встроенной электронной почты. Каждое сообщение может содержать разнородные объекты: папки документов, тексты, электронные формы, графики, документы, сканированные изображения, аудио и видеоинформация.

На основе вышеизложенного, можно сформулировать определенные выводы о том, какой должна быть современная система управления документации в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактографически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Основные методы исследования и проектирования такого рода систем излагаются в следующей главе.

Глава 5. Исследование и проектирование системы управления документацией

5.1. Моделирование организаций

Моделирование организаций является важнейшим методом исследования и проектирования. Для понимания вопроса необходимо определить, что обозначается термином “модель”? Из огромного числа определений, принятых в различных областях знаний, пожалуй, наиболее универсальным и точным является следующее: модель - это идеально выраженная система, так отражающая реальный предмет, что ее изучение дает сведения о реальном предмете. Из этого определения вытекают важнейшие свойства модели: во-первых, модель отражает реальный объект или процесс; во-вторых, она является его заместителем в процессе познания реальной действительности.

Модель выступает как средство выделения объективно действующей системы основных закономерностей, связей и отношений, присущих изучаемой реальной действительности. Это упрощенное представление существенно важных характеристик рассматриваемого объекта или процесса.

Именно это обстоятельство и привело к тому, что моделирование из специального приема исследования в области точных дисциплин превратилось в один из основных методов познания в отраслях знаний, достаточно далеких от математики и физики, в частности, в организационном проектировании.

В зависимости от целей, которые ставит перед собой разработчик модели, она выступает в качестве:

- средства осмысления действительности;

- средства общения;

- средства обучения и тренажа;

- инструмента прогнозирования;

- средства постановки экспериментов.

На различных этапах проведения оргпроектных работ функциональная нагрузка модели может меняться. На этапе обследования - это средство осмысления действительности, на этапе проектирования модель дает возможность прогнозирования состояния проектируемого объекта и т. п.

Процесс построения модели организации в общем виде включает следующие этапы:

- постановка задачи (точная формулировка цели работы, какие характеристики организации должны быть изучены (спроектированы), какова должна быть степень детализации описания моделируемого объекта или процесса;

- выбор критериев формализации (упрощения, отбрасывания менее существенных характеристик для выделения более важных, ошибка на этом этапе может привести к потере существенной информации);

- cоздание (выбор) модели (изучение объекта моделирования, его основных характеристик и описание изучаемой системы с заданной степенью формализации);

- проверка правильности модели и анализ представляемого ею объекта.

Одним из самых распространенных является графический метод моделирования организаций, этот метод представляет собой совокупность способов условного (графического) изображения какого-либо организационного или технологического явления. Он имеет глубокие исторические корни.

Одним из идеологов графического моделирования Л.А. Бызов определял его как “совокупность способов, приемов выражения мыслей и сведений с помощью пространственных представлений, фиксируемых на какой-либо, преимущественно плоской поверхности. Возможность такого выражения мыслей достигается приданием элементам указанных представлений (линиям, точкам, фигурам, другим начертаниям и их взаимному расположению) специального, заранее установленного значения”*1. Эта возможность достигается за счет формализованного графического языка - специфической знаковой системы передачи информации. Носителем этого языка является график или графическая модель.

-----
*1 Бызов Л.А. Графический метод учета производства. - М., 1938. - С. 1-2.

Графическая модель состоит из графического образа и трех видов пояснений (экспликаций)*1. Графический образ - это целесообразно построенная совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки).

-----
*1 Вяткин В.Н. Графический инструмент организационного проектирования. - М., 1978. С. 23-25.

Графический образ дополняется экспликацией. Идеографическая экспликация - это расшифровка условных обозначений графика. Геометрическая экспликация представляет собой совокупность системы координат, масштаба и других вспомогательных геометрических построений, обеспечивающих содержательность графического образа или облегчающих его восприятие. Индивидуальной экспликацией называется словесное положение, необходимое для понимания и идентификации графика. Это может быть название объекта, данные об исполнителе, дата и т. п.

Процесс составления графика включает три этапа*1:

-----
*1 Дейнеко О.А. Графические методы в управлении производством. - М., 1966.- С. 10.

- определение композиции графика, т. е. той графической формы, которая будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;

- составление графика - заполнение намеченной формы конкретными данными;

- вычерчивание графика.

Графические модели должны отвечать следующим требованиям:

- график должен нести большую информационную нагрузку;

- сведения, представленные на графике, должны быть точными;

- форма графика должна соответствовать его назначению;

- график должен быть прост, ясен и понятен;

- количество линий и фигур на графике должно быть минимально;

- исполнение графика должно благоприятствовать его восприятию.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться при разработке графических моделей*1.

-----
*1 Боумен У. Графическое представление информации. - М.: Мир, 1971, С. 4.

Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения. Это основной принцип компоновки графиков.

Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, т. е. иметь единое графическое решение.

Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные, с точки зрения восприятия наблюдателем информации, элементы следует выделять размерами, формой, цветом.

Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные (самостоятельные) сообщения, необходимо обособлять и четко ограничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание.

Принцип структурности. Каждая автономная часть графического изображения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюся и отличающуюся от других форму.

Принцип стадийности. В зависимости от стадий - последовательных разделов изложения информации - должен выбираться состав сообщений в целях освобождения от лишней в данном случае информации путем пространственного разделения всей информации и ее последовательного восприятия.

Принцип использования привычных ассоциаций и стереотипов, который требует учитывать устойчивые, привычные ассоциации между символами и обозначаемыми ими объектами и явлениями, а также стереотипные реакции на определенные символы и сигналы.

При соблюдении указанных принципов построения графические модели организаций будут иметь преимущества перед текстовыми описаниями.

Другим типом модели являются матричные модели.

Матрица - это система элементов, расположенных в виде прямоугольной схемы, над которыми можно производить алгебраические действия. В качестве элементов матрицы могут выступать числа, функции и другие величины. Когда число строк в матрице равно числу столбцов, матрица называется квадратной. Квадратные матрицы наиболее употребительны, над ними можно производить большее количество действий: сложение, умножение.

Матричная информационная модель отражает процесс преобразования информации в управлении. Она состоит, как правило, из четырех квадрантов и вспомогательных подразделов, содержащих основные и дополнительные характеристики объекта. Матрицы, используемые в оргпроектных работах, могут включать меньшее количество квадрантов или могут использовать только сам принцип построения матрицы (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Матричная информационная модель (принципиальная схема)

Создание матриц - процесс трудоемкий и сложный. Однако это оправдано, когда необходимо отразить объект во всем многообразии его характеристик и их взаимосвязей, поскольку матрица наглядно позволяет проследить отношения, выраженные в документах, между отдельными элементами структуры организации. Большим преимуществом матриц является также возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники. Использование матриц совместно с графическими моделями дает прекрасный практический результат.

У истоков развития графического организационного моделирования стояли такие специалисты как Тейлор, Файоль, Гантт и другие основоположники классической школы управления*1.

-----
*1 См.: Гант Г.Л. Организация труда. - М., 1923; Кнеппель. Графические методы управления предприятием. - М.; Л., 1931; Бызов Л.А. Методы графических изображений. - М.; Л., 1930.

Начало применения графического моделирования в организации процессов производства в России связано с именем К. Ада-мецкого, который применил в начале нашего века гармонограммы (графики совместной работы) для организации производства на металлургических заводах Екатеринослава*1. Первый опыт описания движения документов в организации с помощью графиков в России относится к середине ХIХ в.*2.

-----
*1 Адамецки К. О науке организации. - М.: Экономика, 1972.

*2 Эйхенвальд А. График документооборота времени Николая II. // Техника управления. - 1928, - № 15-16, - C. 423-425.

Начало использования графиков в работе советских специалистов по научной организации труда относится к первой половине 20-х гг. Особое место в литературе этого времени занимают работы Л.А. Бызова. С его именем связана разработка принципов построения и способов применения графических моделей в организационном проектировании 20-30-х гг. Л.А. Бызов является автором классификации графических моделей, которая дана в журнале “Техника управления”*1.

-----
*1 Бызов Л.А. Классификационные и организационные (структурные) схемы. // Техника управления, - 1927, - № 3, - C. 25-32.

В современную эпоху вопросы графического моделирования активно разрабатывались специалистами ВНИИОргтехники. В первую очередь следует отметить работы Л.Н. Качалиной, М.Д. Андрющенко*1, а также В.Н. Вяткина и О.А. Дейнеко, которые позволили развить идеи прежних лет о графическом моделировании в современных условиях.

-----
*1 См.: Качалина Л.Н. Научная организация управленческого труда - оргпроектирование. - М.: Экономика, 1973. - 255 с.; Андрющенко М.Д. Графические средства рационализации управленческого труда. - М.: Экономика, 1968.