В современном мире действуют разнообразные организации. Под организацией мы понимаем группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей *1.

-----
*1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992, С. 31

Организации и их функции могут быть классифицированы на основе различных принципов по: виду и характеру хозяйственной деятельности; правовому положению; характеру собственности; сферам деятельности; принадлежности капитала; численности работающего персонала; стилю управления и т. д. Вместе с тем, следует отметить, что, несмотря на внешние различия, в деятельности организаций просматриваются общие черты, сходные формы, методы и технологии работы.

Большая часть организаций представляет собой открытую систему, целостную, состоящую из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Организации имеют внутреннюю среду и внешнюю среду.

Внутренняя среда организации характеризуется внутренними переменными, которые в основном являются результатом управленческих решений. Это - цели, структура, задачи, технологии и люди (рис. 2.1) *1.

-----
*1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992, С. 89

Рис. 2.1. Внутренняя среда организации - взаимосвязи

Цели есть конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых стремится добиться группа, работая вместе. Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Задачи - это работа, или ее часть, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в оговоренные сроки. Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми; предметами (машинами, сырьем, инструментами) и информацией.

Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Эти преобразования, достижение целей достигается руководством организации через других людей. Люди являются центральным фактором в любой модели социально-экономического управления.

Рис. 2.2. Среда прямого и косвенного воздействия

Не меньшее значение имеют коммуникации и вопросы информационно-документационного обеспечения функционирования организаций.

Все организации в процессе деятельности взаимодействуют с окружающим миром - внешней средой, которая в той или иной степени оказывает влияние на организации.

Внешняя информационная среда организации делится на среду прямого воздействия и косвенного воздействия. Ее графическая интерпретация представлена на рис. 2.2 *1.

-----
*1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992, С. 114.

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью - (скоростью изменения различных компонентов и факторов в окружении организации) и неопределенностью. Причем для разных функциональных зон скорости изменения, как и объем факторов внешней среды не являются одинаковыми. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного факта, а также степенью уверенности в качестве этой информации. Качество принимаемых решений напрямую связано со степенью неопределенности внешнего окружения. Однако, определить ресурсы, релевантно обеспечивающие деятельность организации - чрезвычайно сложная задача, особенно в современном информационном обществе.

Количество информации во внешней среде организации неуклонно увеличивается в объеме. Это связано как с ростом объема научных знаний, так и с развитием средств коммуникаций. К примеру, в 1990 г. каждый день в мире появлялось около 10 тысяч научных статей *1 . Однако продуктивность ученых и освоение практиками произведенных ими знаний значительно расходятся друг с другом. Известно, американским ученым до 1988 года удалось использовать лишь 1% магнитных пленок, на которых была записана информация об изучении планет солнечной системы, а программа исследований стоила многие миллиарды долларов *2.

-----
*1 Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. - Wiesbaden, 1991, С. 55.
*2 Там же, С. 57.

В мире наблюдается гигантский рост рынка информационной техники и информационных технологий. По оценкам специалистов, к 1990 г. производство информационной техники оценивалось в 800 млрд. долларов США. Расчеты показывают, что эта отрасль до конца столетия увеличивает производство техники ежегодно на 10%. Рынок информационных услуг в 1986 г. оценивался в 1800 млрд. долларов США, в том числе для административной (управленческой) деятельности - 400 млрд. долларов *1 .

----
*1 Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. - Wiesbaden, 1991, С. 64-67, 77.

Мы привели эти данные для того, чтобы показать сложности, возникающие вследствие научно-технического прогресса, для персонала организаций в его попытках оценить и отобрать необходимую для управления информацию. Учитывая разнообразие организаций, правильно будет сказать, что информационная модель управления должна разрабатываться для конкретной организации; и по-видимому, она будет представлять собой “уникальный индивидуальный, динамический портрет”, отражающий ее внутреннюю и внешнюю среду в процессе функционирования для достижения стратегических целей организации.

2.2. Информационные ресурсы организаций

Как было сказано выше, одним из основных ресурсов управленческой деятельности организаций является информационный ресурс. Согласно федеральному закону “Об информации, информатизации и защите информации” под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах) *1.

-----
*1 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-фз “Об информации, информатизации и защите информации”. - Собрание законодательства РФ, 1995, № 8, ст. 609.

По этому закону, обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации. Порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи определенных объектов, связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями. Общеизвестно, что информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов.

Остановимся на характеристике некоторых признаков классификации и их значении при изучении роли информации в управлении.

По сроку службы информация подразделяется на постоянную и переменную. Под постоянной понимается информация, которая для данной организации остается стабильной длительное время (нормативы, ГОСТы, типовые технологические процессы). К переменной относится информация, периодически меняющая свое содержание (производственная программа, рабочее задание и т. д.).

Информация, бывает первичной и производной. К производной информации относятся различные виды сводной, расчетной, отчетной, статистической документации (сводные планы, отчеты и т. п.). Основное увеличение объема информации в организациях происходит, главным образом, за счет производной информации. Производная информация приобретает ценность лишь в том случае, если она представляет собой не механически воспроизведенную, а логически обработанную первичную информацию.

Различается также систематизированная и несистематизированная информация. Под систематизированной принято понимать информацию, унифицированную по составу показателей, адресам, периодичности и срокам передачи, формам представления. Несистематизированная информация не регламентирована по этим характеристикам полностью или частично. Обычно это информация, поступающая эпизодически.

По форме отражения информацию можно подразделить на визуальную (в виде текстов, графиков, таблиц, табло), аудиоинформацию, аудиовизуальную.

По форме представления можно выделить цифровую, буквенную и кодированную информацию, а также текстовую и графическую (чертежи, диаграммы, схемы, графики и т. д.).

По направлению движения информация подразделяется на входную и выходную (входящую и исходящую). Входящая информация состоит из внешней, получаемой из других организаций, и внутренней, возникающей в процессе взаимодействия структурных частей организации. Исходящая информация также подразделяется на внешнюю, направляемую в виде документов другим организациям, и внутреннюю, предназначенную для регулирования работы сотрудников организации.

Данные характеристики приобретают особую ценность при формировании информационного ресурса организации и организации его хранения и использования.

Важнейшим индикатором полноты и качества (мерой соответствия информационных ресурсов потребностям организаций и мерой доступности информационных ресурсов конкретному пользователю) информационных ресурсов являются неудовлетворенные запросы пользователей. Неудовлетворение информационных потребностей свидетельствует о:

- неполноте комплектования информационного ресурса;·

- отсутствии требуемой информации об объектах;

- “запаздывании” поступления требуемых информационных ресурсов;

- неизученности конкретной проблемной области;

- рассогласовании между уровнем профессиональной подготовки персонала, создающего информацию, и персонала, использующего ее (или об отсутствии персонала, способного воспринять имеющуюся информацию);

- неразвитости коммуникационной сети между различными источниками информационных ресурсов;

- cуществовании системы различных видов ограничений на допуск к информационнным ресурсам и их использование;

- неактуальности накопленных ресурсов, вызванной изменением проблемной направленности пользовательских задач, засорением системы “дефектной” информацией;

- отсутствии эффективных методов слежения за качеством информационных ресурсов;

- отсутствии эффективных структур, обеспечивающих доступ к имеющимся ресурсам;

- стремлении определенных групп “владельцев” информации к монопольному владению конкретной информационной “собственностью”;

- наличии других факторов, затрудняющих принятие эффективных решений.

Несмотря на повсеместное применение термина “информационные ресурсы”, в науке до настоящего времени не сложилось четкого представления о содержании этого понятия. Об этом свидетельствует, в частности, исследование, выполненное немецким ученым Г. Вольфрамом, который свел в таблицу представления десяти различных авторов об информационных ресурсах (рис. 2.3).

*** - относится полностью к информационным ресурсам
** - частично относится к информационным ресурсам
* - не относится к информационным ресурсам

Рис. 2.3. Представление об информационных ресурсах*1

-----
*1 Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbanch-Koln, 1990, C. 35.

Несмотря на отсутствие общепринятого и однозначного определения, можно заключить, что информационные ресурсы включают в себя собственно информацию, а также информационные технологии и персонал, занятый обработкой информации (специалисты по информационным технологиям, документоведы, архивисты и т. д.).

Информационные ресурсы отмечаются особенностью, которую Г.Т. Артамонов называет законом “неистребимости”, согласно которому “информация не исчезает при ее потреблении или использовании в качестве предмета труда и не амортизируется при ее использовании в качестве средства труда”. Существенно важным является и другое замечание того же автора, что “в процессе общественного информационного производства происходит не просто обмен копиями некоторой информации, а сложное преобразование ее в принципиально новую информацию, новый информационный продукт”*1. Эти замечания существенно важны для построения системы управления информационными ресурсами в организациях, для создания информационной инфраструктуры организаций.

-----
*1 Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовка к книге). - Научно-техническая информация. Серия 1, 1998, № 1, С. 32.