Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие имеет кассу. У организации должна быть одна касса. При наличии у нее большого количества подразделений на наиболее удаленных из них могут быть открыты кассы - филиалы или пункты выдачи заработной платы, пособий, компенсаций. Правила работы с наличными деньгами установлены в положении «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Предприятия, независимо от организационно-правовой формы, обязаны хранить денежные средства в учреждениях банка. За накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов и за превышение предельной суммы расчетов наличностью согласно законодательству к организации и ее руководителям могут быть применены штрафные санкции. Прием наличных денег от населения производится с применением контрольно-кассовых аппаратов. деньги, полученные в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Для учета операций применяются типовые формы первичных документов и регистров:

– приходный кассовый ордер (форма К-01);

– расходный кассовый ордер (форма КО-2);

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-З);

– кассовая книга (форма КО-4);

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).

Прием наличных денег оформляют приходными кассовыми ордерами (ПКО).Суммы операций записываются в ордерах не только цифрами, но и прописью. ПКО подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, и кассир. При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитанция с подписями ответственного работника бухгалтерии и кассира. В ПКО кроме обязательных реквизитов указывают за что и на какие цели получены денежные средства.

ПКО, квитанции к ним и РКОдолжны быть заполнены четко, ясно. Подчистки, помарки, исправления (даже оговоренные) не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться в день их составления.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (РКО)или надлежаще оформленным платежным ведомостям, счетам, заявлениям с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер.

РКО подписывают кассир, главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, руководитель и то лицо, которое получает деньги по РКО.Заработную плату, пенсии, пособия, премии, стипендии выдают по платежным или расчетно-платежным ведомостям без заполнения расходных ордеров на каждого получателя. На платежной или расчетной ведомости должна быть разрешительная надпись руководителя организации о выдаче денежных средств с указанием суммы прописью. Рабочие, получающие деньги по ведомостям, расписываются в ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после ФИО получателя, указывается ФИО лица, которому доверено получение денег и перед распиской получения денег кассир указывает «по доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к РКО.

По истечении срока выдачи денег по ведомости (обычно 3 дней) против фамилии лиц, не получивших причитающуюся им сумму, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На общую сумму выданных по ведомости денежных средств составляют расходный кассовый ордер. Депонированные суммы сдают в банк.

ПКО и РКО,до передачи их в кассу, регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в книге должно быть заверено подписью руководителя и главного бухгалтера. В конце дня кассир подсчитывает итоги операций по приходу и расходу денег за день и выводит остаток на следующий день и передает в бухгалтерию отрывной листс приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге в первом экземпляре. Записи в кассовой книге ведут в двух экземплярах. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Отчет кассира – это отрывной лист кассовой книги с приложенными приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами.

Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники; регистрация исполненных кассовых документов в кассовую книгу производится сразу после получения или выдачи денег.

Инвентаризация наличия денежных средств в кассе производится не менее одного раза в месяц согласно Положению о порядке ведения кассовых операций №18 от 04.10.93 г., утвержденному Банком России. Проверка кассы производится комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира производится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности (всех денежных средств и ценностей, находящихся в кассе). Для этого кассир должен вывести в кассовой книге остаток денежных средств.

Расписки на выданные суммы наличными, неоформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. При обнаружении в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, они считаются излишками.

По результатам проверки комиссия составляет акт. При обнаружении недостачи или излишка ценностей в акте (на оборотной стороне) указывается сумма и обстоятельства их возникновения (пишет материально ответственное лицо). Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в неоднократном нарушении ведения кассы, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством. Соблюдение кассовой дисциплины на предприятии проверяют банки.

Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход организации проводкой:

Дт 50 «Касса» Кт 91 «Прочие доходы и расходы»

Суммы, подлежащие взысканию с материально ответственного лица, оформляются записями:

1) Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» - отражена

недостача денежных средств в кассе;

2) Дт 73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 94 «Недостачи и

потери о порчи ценностей» - сумма недостачи отнесена на виновника;

3) Дт 50 Кт 73-2 – внесена сумма недостачи в кассу;

4) Дт 70 Кт 73-2 – удержана из зарплаты сумма недостачи.