Типовое решение «Проектный Офис и Управление сервисами» создано на основе многолетнего опыта компании «Алеф Консалтинг энд Софт» по осуществлению как внутренней корпоративной проектной и сервисной деятельности, так и в результате автоматизации деятельности по управлению проектами и сервисами у её Заказчиков. Данное решение охватывает всю оперативную деятельность компаний, осуществляющих проектную деятельность или оказывающих внутренние и внешние сервисные услуги, и предоставляет эффективный инструментарий управления.

Типовое решение создано на базе Системы Алеф – универсального конструктора финансовых приложений. Система Алеф обладает широкими возможностями по интеграции между Типовыми решениями и системами других производителей, что делает возможным построение комплексного интегрированного решения, охватывающего все сферы деятельности компании.

Настоящее Типовое решение «Проектный Офис и Управление сервисами» позволяет руководству компании получить единый центр сбора отчетности на всех этапах жизненного цикла проектов и сервисов, оказываемых компанией (как внутренних, так и внешних), на основе ведения учета прямых и косвенных производственных затрат.

Решение позволяет настраивать и проводить расчет различных показателей эффективности, в том числе:

• долю внешних услуг в суммарном объеме услуг,
• соотношение внешних услуг на человека и целевого значения доходности на одного сотрудника,
• эффективность политики продаж компании,
• различные показатели рентабельности
• итоговые интегральные показатели эффективности,
• коэффициент управляемости,
• коэффициент инноваций.

Финансовой службе компании Типовое решение позволяет вести учет договоров в разрезе проектов и сервисов, отслеживать все поступления и платежи по ним, а также формировать бюджеты по различным центрам учета и ответственности за произвольный учетный или плановый период.

Руководитель офиса управления проектами получает инструмент сопровождения Офиса Управления проектами, начиная с инициации и утверждения проектов и заканчивая их закрытием; ведение учета всех проектов организации в разрезе видов деятельности, структурных подразделений, центров затрат и т.п.; планирование, контроль и оценку достижения результатов по работам проекта.

Функции модуля управления проектами:

1. Введение учета карточек проектов, содержащих основные реквизиты и свойства проекта, а также этапы жизненного цикла, связные договоры, связные рабочие документы;

2. Формирование проектной группы, состоящей из сотрудников компании, ее подразделений, субподрядчиков и поставщиков;

3. Формирование и согласование планов (этапов, контрольных точек и результатов работ по этапам) исполнения и управления проектом с указанием ответственных сотрудников, подразделений компании, субподрядчиков и/или поставщиков;

4. Формирование списка договоров по проекту (с заказчиком, субподрядчиками, поставщиками и пр.) и плана их заключения, выполнения;

5. Планирование потребности в трудовых и материальных ресурсах, необходимых для выполнения проекта;

6. Формирование рабочих заданий по каждому из этапов для рядовых исполнителей;

7. Управление типовыми маршрутами согласования рабочих документов;

8. Формирование рабочих документов, участвующих в бизнес-процессе;

9. Настройка прохождения согласования рабочих документов в соответствии с типовыми маршрутами согласования;

10. Проведение план/факт анализа по этапам, работам и ресурсам проекта;

11. Настройка рабочего места руководителя функционального подразделения с целью управления работами по тем этапам проектов, в которых участвует подразделение;

12. Настройка рабочего места ответственного исполнителя, отвечающего за конкретные этапы проектов и/или подготовку и согласование рабочих документов;

13. Ведение учета рабочего времени каждым из сотрудников, участвующих в работе над проектами;

14. Настройка закрытия периода руководителем (закрытия отчетов о рабочем времени сотрудников подразделения за конкретный период);

15. Формирование отчетов по проектам, этапам проектов, учету рабочего времени и пр. ;

16. Настройка системы уведомлений и напоминаний о наступлении различных событий по проекту, «прохождении» контрольных точек, отклонениях от плановых сроков по этапам/работам и пр.;

17. Интеграция с учетными системами и офисными приложениями;

18. Интеграция с системами календарно-ресурсного планирования (MS Project, Primavera и др.).
По материалам «Открытые системы» (10.06.2003)