Кожна господарська операція викликає подвійні зміни господарських засобів і джерел їх утворення. Так, при одержанні коштів від покупців продукції (товарів) збільшується поточний рахунок у банку й одночасно на цю ж суму зменшується заборгованість покупців. При одержанні сировини від постачальників з одного боку збільшуються запаси на складі підприємства, а з іншого - збільшується заборгованість постачальникам сировини. Таким чином, кожна господарська операція спричиняє подвійну рівнозначну зміну або в складі майна, або в складі його джерел, або й там, і там одночасно. Це зумовлює необхідність відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку способом подвійного запису.

Подвійний запис – це запис суми за господарськими операціями двічі: у дебеті одного й кредиті іншого рахунку в однаковій сумі. У цьому й полягає сутність методу подвійного запису.

Необхідність подвійного запису має змістовне й логічне обґрунтування.

Змістовне – будь-яка господарська операція має дві форми прояву завдяки існуванню загальних причинно-наслідкових зв'язків.

Логічне – зміна одного об'єкта обліку нерівнозначною й протилежною за знаком зміною іншого об'єкта порушить балансову рівність Активи = Пасивам.

Подвійний запис має інформаційне й контрольне значення.

Інформаційне – подвійний запис дає можливість розглянути причини змін у складі майна і його джерел, тобто встановити, звідки господарські засоби надійшли на підприємство й з якою метою вони будуть використані.

Контрольне – подвійний запис забезпечує дотримання рівності Дебет = Кредит. Порушення його свідчить про наявність помилки в бухгалтерських записах.

Подвійний запис кожної господарської операції спричиняє взаємозв'язок між конкретними рахунками - дебет одного рахунку відповідає кредиту іншого.

Взаємозв'язок між бухгалтерськими рахунками в результаті відображення господарських операцій називається кореспонденцією рахунків. Рахунку, на яких відображається господарська операція, називаються кореспондуючими рахунками.

Відбиття господарської операції, її суми на рахунках з позначенням, які саме рахунки дебетуються і які кредитуються, називається бухгалтерською проводкою (проведенням) або бухгалтерським записом.

Так, наприклад, сформулюємо господарську операцію: «Отримані в постачальника запасні частини й оприбутковані на склад на суму 2 350 грн.». Тепер складемо бухгалтерську проводку (кореспонденцію рахунків):

Дебет (Д^Т) рахунку «Запасні частини» на суму 2 350 грн.

Кредит (К^Т) рахунку «Розрахунки з постачальниками й підрядниками» на суму

2 350 грн. або бухгалтерський запис представимо в наступному вигляді:

      Дебет                        Кредит                               Сума

 «Запасні частини»   «Розрахунки з постачаль-      2350

                                     никами й підрядниками

У цій бухгалтерській проводці кореспондуючими рахунками є «Запасні частини» й «Розрахунки з постачальниками й підрядниками».

Бухгалтерські проводки (записи) бувають прості й складні.

Прості бухгалтерські проводки – це такі бухгалтерські записи, в яких приймають участь тільки два бухгалтерських рахунки – один дебетується, другий кредитується на однакову суму.

Складні бухгалтерські проводки – це записи, у яких один рахунок дебетується, а кілька рахунків кредитується на загальну суму, що дорівнює одному дебетуючому рахунку, або навпаки, кілька рахунків дебетується на загальну суму, що дорівнює одному кредитуючому рахунку. 

Наведемо приклади складних бухгалтерських проводок.

Господарська операція 1. У касу підприємства надійшли готівка: виручка від реалізації товарів 7 000 грн., від підзвітних осіб 250 грн., отримані з банку 2 000 грн.

Господарська операція 2. З поточного рахунку в банку зроблені перерахування постачальникам - 10 000 грн., бюджету - 7 500 грн., видано готівкою - 3 000 грн.

Складемо бухгалтерську проводку за господарською операцією 1:

      Дебет                          Кредит                                       Сума

    «Каса»           «Дохід від реалізації

                                            товарів»                                        7 000        

    «Каса»      «Розрахунки з підзвітними особами             250

    «Каса»             «Рахунки в банках»                              2 000

                                                                                ---------------------------

                                                                                      Разом 9 250   

Складемо бухгалтерську проводку за господарською операцією 2:

  Дебет                                        Кредит                    Сума

«Розрахунки з постачальниками й   «Рахунки в банках»     10 000

       підрядниками»

«Розрахунки за податками і пла-    «Рахунки в банках»       7 500       

             тежами»

           «Каса»                               «Рахунки в банках»      3 000

                                                                                      _______________    

                                                                                       Разом 20 500

Для того щоб скласти бухгалтерську проводку попередньо варто усвідомити такі моменти:

1) яка економічна сутність господарської операції;

2) які рахунки бухгалтерського обліку будуть кореспондуватися за цією господарською операцією;

3) знати характеристику кореспондуючих рахунків;

4) скласти бухгалтерську проводку (запис).

Наприклад, господарська операція: «З каси виплачена заробітна плата працівникам підприємства за другу половину місяця в сумі 32 650 грн.». У цій операції економічна сутність виражена у видачі коштів з каси підприємства для погашення заборгованості працівникам з заробітної плати. Для відбиття в обліку операції варто застосовувати рахунок «Каса» і рахунок «Розрахунки з заробітної плати». Характеристика кореспондуючих рахунків така:

а) рахунок «Каса» активний, за дебетом відбувається збільшення, за кредитом - зменшення, сальдо (залишок) буде тільки дебетовим;  

б) рахунок «Розрахунки з заробітної плати» пасивний, за кредитом рахунку відбувається збільшення, а за дебетом - зменшення, сальдо (залишок) буде тільки кредитовим.

Далі міркуємо, що при видачі грошей з каси готівка в касі зменшується й зменшується заборгованість підприємства працівникам з заробітної плати, отже, рахунок «Каса» буде відображений за кредитом а другий рахунок - «Розрахунки з заробітної плати» - за дебетом. Цей запис також відповідає характеристиці активний і пасивний рахунки. 

       Дебет                             Кредит            Сума

«Розрахунки з заробітної плати»      «Каса»           32 650 

Записи господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку називають систематичними, тому що перед тим як їх відбити їх групують за економічно однорідними ознаками.

Поряд із систематичними записами здійснюються й хронологічні записи, тобто в календарній послідовності (у хронологічному порядку) здійснення господарських операцій.

Як правило, господарські операції підлягають реєстрації. Для цього застосовується Журнал реєстрації господарських операцій, форма якого наведена в табл. 3.1.

Таблиця 3.1