Деловое совещание – это общепринятая форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества сотрудников предприятия для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу. Совещание может проводиться также для того, чтобы довести до сотрудников какую-то информацию.

Если совещание проводится для сообщения какой-то информации, то количество его участников не имеет особого значения. Однако если совещание посвящено принятию решения, на него должно приглашаться не более двенадцати человек. Оптимальное число участников – 5-7 человек.

Технология организации и проведения делового совещания включает 3 основных этапа: подготовку совещания, проведение совещания, подведение итогов и принятие решения.

На этапе подготовки совещания:

1) определяется целесообразность его проведения;

2) формулируется повестка дня;

3) определяется состав участников;

4) определяется дата, время и место проведения совещания;

5) осуществляется информирование участников совещания о сроках и месте его проведения, теме и задачах;

6) при необходимости осуществляется подготовка доклада руководителя и проекта решения.

До начала совещания необходимо установить и оговорить регламентего проведения, а во время совещания – обеспечить ведение протокола.

Образец ведения протокола совещания

Дата и время проведения …

Место проведения …

Присутствовали …

Отсутствовали …

Копии (кому):

Повестка дня:

1.

2.

3.

Протокол является первичным официальным документом, на основании которого руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Если возникают какие-то разногласия, то протокол служит важным средством для прекращения споров, поскольку он содержит официальные записи обо всем, что происходило на совещаниях. К протоколу могут прилагаться тексты докладов и сообщений, сделанных в ходе совещания.

На завершающем этапе совещания подводятся итоги и принимается согласованное решение. Решение может приниматься двумя путями:

· специально избранная комиссия заранее готовит проект решения, который зачитывается (раздается) на совещании, и его участники вносят изменения, дополнения, после чего решение утверждается;

· председатель совещания подводит итоги обсуждения вопросов повестки дня и формулирует решение.

Выделяют следующие слагаемые эффективности проведения делового совещания:

1) создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия группового решения;

2) обеспечение начала делового совещания в точно назначенное время;

3) проведение совещания в сжатые сроки;

4) формирование атмосферы непринужденности и деловитости;

5) эффективное ведение записей;

6) обеспечение активности всех участников совещания;

7) обсуждение особых мнений.

Подготовка и проведение деловых переговоров

Деловые переговоры – это особая, специфическая форма совещания, отличающаяся следующими признаками:

· переговоры ведутся двумя или более сторонами, каждая из которых имеет свои интересы;

· целью переговоров является согласование интересов и достижение соглашения;

· результат переговоров фиксируется в специальном документе (протоколе намерений, договоре, контракте).

Переговорный процесс включает в себя следующие четыре этапа: подготовку к переговорам, проведение переговоров, решение проблемы и завершение переговоров, анализ итогов переговоров.

Подготовка к переговорампредусматривает:

1) решение организационных вопросов (формирование делегации, определение места и времени, формулирование повестки переговоров, создание протокольной группы и др.);

2) анализ проблемы, диагноз ситуации;

3) формирование общего подхода к переговорам, определение целей, задач, выработка собственной позиции;

4) составление примерного сценария (модели) переговоров;

5) определение возможных вариантов решения;

6) подготовка предложений и их аргументация;

7) составление (подбор, подготовка) необходимых документов и материалов.

Проведение переговоров предусматривает:

1) встречу и вхождение в контакт;

2) привлечение внимания участников переговоров;

3) передачу и получение информации;

4) обоснование предложений (аргументацию).

При проведении переговоров используются следующие основные методы: вариационный; интеграции; уравновешивания; компромиссный.

На завершающей стадии переговоров подводятся их основные итоги, резюмируются основные положения (результаты), обсуждаются перспективы дальнейшего сотрудничества.

При негативном исходе переговоров необходимо сохранить контакт с партнерами, разрядить ситуацию, создать непринужденную атмосферу прощания.

Анализ итогов деловых переговоровпредполагает:

· сравнение целей переговоров с их результатами;

· определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

· принятия решения (выводов) относительно будущих переговоров.

Для обеспечения эффективности переговоров необходимо соблюдение следующих условий:

а) обе стороны должны иметь устойчивый интерес к предмету переговоров;

б) руководители делегаций, ведущих переговоры, должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений;

в) партнеры должны иметь достаточную компетентность и необходимые знания в отношении предмета переговоров;

г) стороны должны быть готовы максимально полно учитывать интересы друг друга и идти на необходимые компромиссы;

д) партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.