Коммуникация в организациях

Для каждого из нас очевидно, что разговор между сотрудниками, обсуждающими деловой вопрос, или разговор между начальником и подчиненным принципиально отличаются от разговоров между этими же людьми вне служебных рамок. Деловое общение – это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.), т.е. цель делового общения лежит за пределами процесса общения (в отличие от личностного общения, предметом которого выступает именно характер отношений между его участниками).

Принципы деятельности любой социальной организации (фирмы, учреждения) накладывают определенные ограничения на поведение людей. Отметим среди них наиболее важные.

1. Достаточно жесткая регламентация целей и мотивов общения, способов осуществления контактов между сотрудниками. Такая регламентация объясняется тем, что за каждым работником в организации нормативно закрепляется стандарт поведения в виде определенных прав и обязанностей. Поэтому психологически деловое общение оказывается в значительной степени формализованным. Таким образом, обмен сведениями между участниками делового общения носит не личный характер, а подчиняется прежде всего совместному решению служебной задачи.

2. Иерархичность построения организации: между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Отсюда – проблема передачи точной и по возможности полной информации по звеньям иерархической пирамиды и, соответственно, эффективности обратной связи. Так, эффективность распространения деловой информации «по горизонтали» (т.е. между отделами, сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном уровне, понимают друг друга «с полуслова», им не требуется детальное объяснение сути задачи. Эффективность «вертикальной коммуникации» (т.е. вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. По некоторым данным, лишь 25 % информации, исходящей от высшего управленческого звена, доходит до конкретных исполнителей и правильно ими понимается (причины, например, звенья-посредники, «эффект испорченного телефона» или деталей требуемой к исполнению операции).

3. Мотивация труда как условие эффективной деятельности организации. Необходимость стимулирования труда может быть объяснена объективной противоречивостью поведения и самоощущения человека в организации: в деловом общении он выступает одновременно и как конкретная личность и как носитель определенных профессионально-ролевых функций. В случае, если его потребности как личности не удовлетворяются в процессе деятельности в данной организации или его собственные идеи и стиль поведения не совпадают с групповыми нормами, может возникнуть конфликт, снизиться интерес к выполняемой работе. Конфликты такого рода часто оказываются темой обсуждения между сотрудниками, а иногда причиной проблемных бесед между руководителем и подчиненным.

Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как различные виды материального и морального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счет организации и проч., огромное мотивационное воздействие могут оказывать беседы руководителя с подчиненными: форма постановки задач, критические оценки, ответы на вопросы подчиненных. Они могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать успешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.

Требования к речевой коммуникации в деловой сфере

Принципы жизнедеятельности любой организации предопределяют особенности служебно-делового общения и во многом объясняют характер требования к речевой коммуникации в деловой среде. Эти требования могут быть сформулированы следующим образом.

 Четко определяйте цели своего сообщения.

 Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.

 Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.

 В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.