Microsoft Excel - это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычисления, организации и анализа деловых данных. С Excel можно решать множество задач - от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины.

В возможности Microsoft Excel входят:

создание и редактирование таблиц,

вставка функций,

создание диаграмм различного типа на основе таблиц,

создание макросов с использованием Visual Basic,

создание сводных документов на основе данных из нескольких листов,

создание числового ряда,

работа с базами данных,

поиск решений оптимизационных задач,

фильтрация и сортировка данных.

Для выполнения сложных операций по обработке числовой и текстовой информации Excel позволяет включать в текст стандартные операции, называемые функциями.

Функция - заранее определенное выражение, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает единственное значение. В состав Excel входит свыше 250 функций из нескольких полезных категорий:

1) Финансовые (расчет процентов, увеличения и уменьшения суммы капитала и т.д.).

2) Дата и время (вычисления с датами и временем).

3) Математические (математические и тригонометрические вычисления).

4) Статистические (вычисление средних значений, сумм, распределений и стандартных отклонений).

5) Ссылки и массивы (вычисления с таблицами данных).

6) Работа с базой данных (работа со списками и внешними базами данных).

7) Текстовые (сравнение, преобразование и форматирование текста в ячейках).

8) Логические (вычисления, результатом которых может быть ИСТИНА и ЛОЖЬ).

Применение функций из этих категорий значительно упрощает проведение многих сложных расчетов. Например, функция ППЛАТ из категории Финансовые применяется для расчета периодических выплат по ссуде, исходя из значений процентной ставки, количества периодов выплаты и размера ссудного капитала.

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать входящие в них данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется табличными процессорами или электронными таблицами.

Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо одной ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и, тем самым, при обновлении каких либо частных данных, обновление всей таблицы происходит автоматически.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Электронные таблицы нашли широчайшее применение в экономических и бухгалтерских расчетах. Их эффективно можно использовать для:

автоматической обработки зависящих друг от друга данных;

автоматизации итоговых вычислений;

создания сводных таблиц;

ведения простых баз данных;

обработки записей баз данных;

совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;

подготовки табличных документов;

построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Она предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Созданная таблица может быть выведена на печать.