Создание форм в MS Access, включая использование макросов, позволяет придать приложению, созданному на основе базы данных, законченный вид: оконный интерфейс, автоматизация действий пользователя, распечатка необходимых документов, полученных на основе хранимых данных.

Формы в MS Access используются для поддержки следующих задач:

ввод, редактирование и просмотр информации, находящейся в таблицах;

отображение результатов запросов;

организация экранного окна поиска необходимой информации по БД (с использованием различных условий и макросов);

распечатка данных в организованном виде;

сохранение в виде отчета с последующей модификацией;

создание пользовательских экранных форм, облегчающих работу с БД в целом.

Создание новой формы в MS Access можно осуществить с использованием кнопки "Создать" в окне БД при переходе к объекту "Формы". Однако существуют и другие способы создания форм.

Имеются следующие возможности создания форм:

Конструктор - позволяет создать новую форму самостоятельно с использованием окна конструктора форм;

Мастер форм - автоматическое создание формы одного из трех стандартных типов (в столбец, ленточную или табличную) на основе выбранных полей;

Автоформа: в столбец - автоматическое создание формы с полями в один столбец;

Автоформа: ленточная - автоматическое создание ленточной формы;

Автоформа: табличная - автоматическое создание табличной формы;

Автоформа: сводная таблица - автоматическое создание формы в режиме сводной таблицы;

Автоформа - сводная диаграмма - автоматическое создание формы в режиме сводной диаграммы;

Диаграмма - создание формы с диаграммой;

Сводная таблица - создание формы со сводной таблицей.

Перед тем, как создавать форму, необходимо определиться с таблицей (либо запросом), для которой она создается. Если форма использует данные нескольких таблиц, то рекомендуется предварительно создать запрос, который включает необходимые данные.

рис.3.

Создание и печать отчетов

Главное назначение отчетов - представление данных, находящихся в базе данных, в удобном виде с целью их последующей распечатки либо использования в качестве визуально-сгруппированной информации.

Создание отчета предусматривает выполнение следующих основных этапов.

1. Определение макета отчета. На данном этапе необходимо определить цель отчета и составить общее представление о том, какого вида будет отчет. Эскиз отчета можно выполнить на бумаге либо с помощью окна конструктора отчетов MS Access. При этом следует учесть, что отчет, создаваемый в дальнейшем средствами MS Access, может включать:

иерархию в представлении данных (с помощью соответствующих группировок по необходимым полям);

формирование заголовков и примечаний, как для групп данных, так и для всего отчета;

использование необходимых вычислений, как для групп данных, так и для всего отчета;

формирование колонтитулов для всего отчета.

2. Сбор данных. На этом этапе необходимо определить, какая таблица либо запрос будет служить источником данных для создаваемого отчета. Если необходимая информация присутствует в различных таблицах и не создано подходящего запроса, рекомендуется перед созданием отчета определиться с необходимыми полями и создать запрос, который будет служить источником данных для отчета.

3. Создание отчета, например, с помощью конструктора отчетов. По мере необходимости создаваемый отчет можно просматривать в экранном режиме и вносить соответствующие коррективы. По окончании работы над созданием отчета его рекомендуется сохранить.

4. Распечатка отчета либо использование его для других целей (например, подготовленный отчет можно отправить по электронной почте).

В MS Access есть много возможностей создания отчетов:

Конструктор - позволяет самостоятельно проектировать и создавать отчеты;

Мастер отчетов - автоматическое создание отчета на основе выбранных полей;

Автоотчет: в столбец - автоматическое создание отчета с полями, расположенными в один столбец;

Автоотчет: ленточный - автоматическое создание ленточного отчета;

Мастер диаграмм - создание отчета в виде диаграммы;

Почтовые наклейки - создание отчета, отформатированного в виде для печати почтовых наклеек.

Отчеты в MS Access можно экспортировать в форматы документов других приложений. Например, отчет может быть преобразован в текстовый документ, рабочий лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word в формате RTF. Также MS Access позволяет преобразовать отчеты в Web-страницы для публикации его в Интернет или в Интранет.