Учет труда и его оплата является одним из важнейших участков бухгалтерского учета, обеспечивающих накопление и систематизацию информации о затратах труда на производство продукции и оплату труда каждому работнику. Необходимым условием правильного определения оплаты труда и соблюдения принципа материальной заинтересованности работников является хорошо организованный бухгалтерский учет.

Документация - оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерскую отчётность.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль над сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

Материальным носителем документа могут выступать учётный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация. Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографском способом. Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

Обработка документов в АО «Звягинки» ведется как вручную, так и в электронном виде. Программ «1С: Предприятие» предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета. «1С: Предприятие» позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы.

В «1С: Зарплата и управление персоналом» поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Программа обеспечивает автоматическое начисление заработной платы и связанных с ней налогов и сборов в соответствии с действующим законодательством. Полностью автоматизирован весь комплекс трудоемких расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплата больничных листов и отпусков, и заканчивая формированием документов на выплату заработной платы и отчетности в государственные контролирующие органы.

В течение месяца вводятся документы, характеризующие трудовые показатели каждого работника, а также другие документы и сведения, влияющие на начисления и удержания - больничные листы и другие документы. После завершения периода собственно производиться расчет заработной платы и связанных с ней налогов и взносов. По результатам этого расчета формируются данные о суммах подлежащие выплату работникам.

Для учета затрат труда, выполненных работ и начисления заработной платы в сельскохозяйственных предприятиях используется несколько форм первичных документов. Для контроля трудовой дисциплиной и с целью анализа степени использования рабочего времени применяется табельный учет. Данные табельного учета служат также основанием для начисления заработной платы работникам с повременной оплатой труда.

Табельный учет ведется в «Табеле учета использования рабочего времени» (ф. Т-13). Табели ведут по месту работы (на отделениях, бригадах, фермах, цехах) руководители соответствующих подразделений предприятия.

В растениеводстве для учета затраченного труда, объема выполненных работ, начисления заработной платы используют различные формы учетных листов. Для учета полевых и стационарных работ, выполненных тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами применяют «Учетный лист тракториста-машиниста». «Путевой лист трактора» используется для учета работ тракторов на транспортных работах. В этом документе отражают количество отработанных часов, дней, пробег всего, в том числе с грузом, количество перевезенного груза, количество выполненных тонно-километров, расценку за 1 т/км, сумму начисленной оплаты труда, расход горючего фактически и по норме.

Во вспомогательных и промышленных производствах, а также на строительных и монтажных работах для учета объема работ, затрат труда и начисления заработной платы применяют «Наряд на сдельную работу» форма № 414 - АПК (см. приложение 4).

Наряд на сдельную работу применяют для оформления и учета объема выполненных работ, затраченного времени и заработной платы членов бригады. Наряд выписывают сроком до 1 месяца в одном экземпляре. В течение месяца в нем отмечают выполнение работы и на оборотной стороне наряда ведут табель, в котором ежедневно учитывают время, отработанное каждым работником бригады. Наряд на сдельную работу – первичный документ, на основании которого можно произвести расчет заработной платы работников, в отношении которых установлена сдельная система оплаты труда. Обязательной унифицированной или рекомендованной универсальной формы наряда на сдельную работу действующее законодательство не содержит. Поэтому каждый работодатель может утвердить эту форму самостоятельно и закрепить ее в своей учетной политике для целей бухгалтерского учета. Учитывая, что для расчета заработной платы при сдельной системе учет рабочего времени также должен вестись, наряд может объединить в себе и табель учета рабочего времени. Кроме того, наряд может заводиться как на одного работника, так и на группу (бригаду). Документ выписывается перед началом работ сроком до одного месяца. На лицевой стороне ежедневно или на определенный период записывается задание, разряд работы, норма времени и расценка за единицу работ. Здесь же после выполнения задания отражается количество принятых годных изделий или выполненных работ, указывается отработанное время, общая сумма оплаты труда и процент доплаты. На оборотной стороне документа заполняется табель, в котором учитывается время, отработанное каждым работником. Заработок каждого определяется пропорционально объемам выполненных работ, отработанному времени, разряду работ и установленным за нее расценкам.

После проверки и учетной обработки документы передают в бухгалтерию для расчетов по заработной плате. Первичные документы – основа правильного ведения расчетов по заработной плате. Документы должны быть оформлены своевременно с заполнением всех реквизитов.

На основании перечисленных документов составляются расчеты, которые используются для начисления заработной платы рабочим. В АО «Звягинки» для начисления основной заработной платы работникам непосредственно занятых в сельском производстве используются повременная форма оплаты труда, а для служащих в штате (штатных работников) устанавливается размер оклада, который прописан в штатном расписании организации.