Учет расчетов с подотчетными лицами

 

В деятельности организаций возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными денежными средствами, покупать материальные ценности, оплачивать расходы по служебным командировкам и т.д.

Подотчетные средства – денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели.

Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации. Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.

Расчеты с подотчетными лицами регулируют следующие нормативные акты:

ü Трудовой кодекс РФ;

ü Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749;

ü Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами ….».

Основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

- подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денег под отчет производится по письменному заявлению подотчетного лица или по приказу руководителя организации. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем;

- не предусмотрена передача денег, полученных под отчет, другому лицу.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами:

Наименование документа Назначение документа
Инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами Локальный нормативный акт (наличие не обязательно). Позволяет установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм (такие как документооборот, сроки выдачи и возврата и т.п.)
Приказ о подотчетных лицах (наличие не обязательно) Может содержать: перечень лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды; срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды (например, 10 рабочих дней); срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств (например, в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдаются подотчетные суммы, в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки)
Приказ о направлении работника в командировку Издается руководителем организации при направлении работника в командировку. Указывается место командировки, цель и срок командировки
Авансовый отчет Составляется об израсходованных подотчетных суммах. К отчету прикладываются оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов подотчетным лицом: 1) кассовый и товарный чеки – при приобретении товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли; 2) товарные накладные, товарно-транспортные накладные, квитанции к приходным кассовым ордерам, счета-фактуры, УПД – при приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц; 3) квитанции, счета об оплате потребленных услуг (услуг связи почтовых, телеграфных услуг и др.); 4) счет гостиницы, железнодорожные билеты, посадочные талоны и иные проездные документы (по командировочным расходам). На основании данных, отраженных в авансовом отчете, производится списание с подотчетного лица фактически израсходованных денежных средств
ПКО Оформляется при возврате неизрасходованных подотчетных сумм в кассу организации
РКО Применяется при выдаче из кассы организации наличных денег подотчетному лицу, а также при погашении перерасхода подотчетных сумм

 

В соответствии с ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку может быть направлен только работник организации.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику:

1) расходы по проезду – стоимость билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т.д.), оплата услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов и т.п. Компенсируются подотчетному лицу в сумме фактических расходов на основании оправдательных документов;

2) расходы по найму жилого помещения – стоимость найма жилого помещения, расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание и т.п. Компенсируются подотчетному лицу в сумме фактических расходов на основании оправдательных документов (счет гостиницы, счет-фактура, квитанция к ПКО);

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного житель­ства (суточные). Суточные выплачивают за каждый день нахождения работника в командировке (включая дни отъезда и приезда). Размер суточных устанавливает руководитель приказом. НДФЛ не облагают суточные в пределах не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России;

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

За командированным работником сохраняется средняя заработная плата за весь период нахождения в командировке.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используются счет 71«Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 – активно-пассивный, основной, расчетный, сальдовый.

Дт

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт

Сальдо – величина дебиторской задолженности подотчетных лиц на начало или конец отчетного периода

Сальдо – величина кредиторской задолженности перед подотчетным лицом на начало или конец  отчетного периода

ДО – выдача денежных средств под отчет;

– возмещение перерасхода подотчетных сумм

КО – списание расходов с подотчетного лица на основании авансового отчета;

– возврат неизрасходованных подотчетных сумм

       

 

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому подотчетному лицу, по каждой сумме, выданной под отчет.

Корреспонденция счетов:

Дебет Кредит Содержание ФХЖ Документ
71 50 Выданы денежные средства работнику под отчет на хозяйственные нужды, командировочные расходы РКО
71 51 Отражено перечисление денежных средств на банковскую карту работника под отчет Выписка банка
71 55-4 Списаны деньги с корпоративной карты, выданной работнику, в том числе сняты наличные деньги Выписка банка
10 (41) 71 Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет, товарный чек
60 (76) 71 Отражена оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги Авансовый отчет, товарная накладная
19 71 Отражена сумма НДС, по приобретенным ценностям, работам, услугам, оплаченным подотчетным лицом Авансовый отчет, счет-фактура
20 (25, 26,23,44 и т.п.) 71 Списаны с подотчетного лица командировочные расходы, отражены расходы по услугам для нужд организации, оплаченные подотчетным лицом Авансовый отчет с оправдательными документами
94 71 Отражена недостача невозвращенных в срок подотчетных сумм Приказ руководителя, БС
70 (73) 94 Удержаны из заработной платы невозвращенные подотчетные суммы Расчетная ведомость

 

Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется ПКО. В случае перерасхода подотчетных сумм работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется РКО. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, могут быть удержаны из заработной платы работника.

Регистры по учету расчетов с подотчетными лицами: различные машинограммы, например, карточка счета 71, анализ счета 71, обороты счета (главная книга).

Дата: 2019-03-05, просмотров: 19.