Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2025
В деятельности организаций возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными денежными средствами, покупать материальные ценности, оплачивать расходы по служебным командировкам и т.д.
Подотчетные средства – денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели.
Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации. Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.
Расчеты с подотчетными лицами регулируют следующие нормативные акты:
ü Трудовой кодекс РФ;
ü Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749;
ü Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами ….».
Основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:
- подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
- выдача наличных денег под отчет производится по письменному заявлению подотчетного лица или по приказу руководителя организации. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем;
- не предусмотрена передача денег, полученных под отчет, другому лицу.
Документы по учету расчетов с подотчетными лицами:
| Наименование документа | Назначение документа |
| Инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами | Локальный нормативный акт (наличие не обязательно). Позволяет установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм (такие как документооборот, сроки выдачи и возврата и т.п.) |
| Приказ о подотчетных лицах | (наличие не обязательно) Может содержать: перечень лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды; срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды (например, 10 рабочих дней); срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств (например, в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдаются подотчетные суммы, в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки) |
| Приказ о направлении работника в командировку | Издается руководителем организации при направлении работника в командировку. Указывается место командировки, цель и срок командировки |
| Авансовый отчет | Составляется об израсходованных подотчетных суммах. К отчету прикладываются оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов подотчетным лицом: 1) кассовый и товарный чеки – при приобретении товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли; 2) товарные накладные, товарно-транспортные накладные, квитанции к приходным кассовым ордерам, счета-фактуры, УПД – при приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц; 3) квитанции, счета об оплате потребленных услуг (услуг связи почтовых, телеграфных услуг и др.); 4) счет гостиницы, железнодорожные билеты, посадочные талоны и иные проездные документы (по командировочным расходам). На основании данных, отраженных в авансовом отчете, производится списание с подотчетного лица фактически израсходованных денежных средств |
| ПКО | Оформляется при возврате неизрасходованных подотчетных сумм в кассу организации |
| РКО | Применяется при выдаче из кассы организации наличных денег подотчетному лицу, а также при погашении перерасхода подотчетных сумм |
В соответствии с ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку может быть направлен только работник организации.
В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику:
1) расходы по проезду – стоимость билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т.д.), оплата услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов и т.п. Компенсируются подотчетному лицу в сумме фактических расходов на основании оправдательных документов;
2) расходы по найму жилого помещения – стоимость найма жилого помещения, расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание и т.п. Компенсируются подотчетному лицу в сумме фактических расходов на основании оправдательных документов (счет гостиницы, счет-фактура, квитанция к ПКО);
3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Суточные выплачивают за каждый день нахождения работника в командировке (включая дни отъезда и приезда). Размер суточных устанавливает руководитель приказом. НДФЛ не облагают суточные в пределах не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России;
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
За командированным работником сохраняется средняя заработная плата за весь период нахождения в командировке.
Для учета расчетов с подотчетными лицами используются счет 71«Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 – активно-пассивный, основной, расчетный, сальдовый.
| Дт | Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | Кт | |
| Сальдо – величина дебиторской задолженности подотчетных лиц на начало или конец отчетного периода | Сальдо – величина кредиторской задолженности перед подотчетным лицом на начало или конец отчетного периода | ||
| ДО – выдача денежных средств под отчет; – возмещение перерасхода подотчетных сумм | КО – списание расходов с подотчетного лица на основании авансового отчета; – возврат неизрасходованных подотчетных сумм | ||
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому подотчетному лицу, по каждой сумме, выданной под отчет.
Корреспонденция счетов:
| Дебет | Кредит | Содержание ФХЖ | Документ |
| 71 | 50 | Выданы денежные средства работнику под отчет на хозяйственные нужды, командировочные расходы | РКО |
| 71 | 51 | Отражено перечисление денежных средств на банковскую карту работника под отчет | Выписка банка |
| 71 | 55-4 | Списаны деньги с корпоративной карты, выданной работнику, в том числе сняты наличные деньги | Выписка банка |
| 10 (41) | 71 | Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом | Авансовый отчет, товарный чек |
| 60 (76) | 71 | Отражена оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги | Авансовый отчет, товарная накладная |
| 19 | 71 | Отражена сумма НДС, по приобретенным ценностям, работам, услугам, оплаченным подотчетным лицом | Авансовый отчет, счет-фактура |
| 20 (25, 26,23,44 и т.п.) | 71 | Списаны с подотчетного лица командировочные расходы, отражены расходы по услугам для нужд организации, оплаченные подотчетным лицом | Авансовый отчет с оправдательными документами |
| 94 | 71 | Отражена недостача невозвращенных в срок подотчетных сумм | Приказ руководителя, БС |
| 70 (73) | 94 | Удержаны из заработной платы невозвращенные подотчетные суммы | Расчетная ведомость |
Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется ПКО. В случае перерасхода подотчетных сумм работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется РКО. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, могут быть удержаны из заработной платы работника.
Регистры по учету расчетов с подотчетными лицами: различные машинограммы, например, карточка счета 71, анализ счета 71, обороты счета (главная книга).
Дата: 2019-03-05, просмотров: 422.