Во всех морских портах мира, заходящие в порт суда обяза­ны выполнить ряд формальных процедур, цель которых обеспе­чить во время пребывания судна в порту соблюдение действую­щих международных соглашений и национальных законодатель­ных актов в отношении: таможенного, пограничного, санитарного (фитосанитзрного), экологического режимов; безопасности порта и судоходства. И в результате — получить разрешение на свобод­ное сообщение с берегом и производство коммерческих опера­ций, так называемую свободную практику (Free Pratique).

В первую очередь, портовые власти и агента интересует время прихода судна в порт (Expected Time of Arrival, ETA). Обычно первым на борт судна поднимается ка­рантинный офицер, который опрашивает капитана о санитарном состоянии судна. В случае, если на судне нет инфекционных за­болеваний, он разрешает свободную практику.

При посещении судна карантинный офицер, как пра­вило, проверяет камбуз, провизионные кладовые, места обще­ственного пользования, выборочно каюты экипажа. Проверяет­ся также наличие дератизационного сертификата и сертифика­та на пресную воду. Таможенным инспекторам в большинстве портов ЕС и ряда других стран необходимо представить; General Declaration; Cargo Declaration; Ship's Stores List; Crew's Effects Declaration, а также Notice of Readiness (сколько груза, готовность к выгрузке). Кро­ме того предъявляются: Narcotics List — список наркосодержа­щих препаратов в судовой аптечке, NiL List — список об отсутствии незаконных пассажиров, животных, пред­метов на борту судна (Приложение 43),

Прибывшие на борт иммиграционные (пограничные) вла­сти обычно требуют предъявления следующих документов: Crew List; Passenger List; Stowaway List (об отсутствии на судне неза­конных пассажиров), а также документы, удостоверяющие лич­ность моряков (паспорт, удостоверение). После проверки офицер выдает членам экипажа разреше­ния для выхода на берег — Shore Passes, если это предусмотре­но законами данной страны. В связи с вводом в действие Международного кодекса по охране судов и портовых средств (ISPS Code), особое внима­ние при посещении судами портов уделяется соответствию суд­на требованиям Кодекса; проверяется наличие Сертификата об охране (Ship's Security Certificate), судовые записи, относящие­ся к охране и др. Этот контроль осуществляется уполномочен­ными лицами, обычно инспекторами органов Port State Control.

Далее оформлением прихода занимается судовой агент. Он передает: в грузовой отдел таможни — копии грузовых мани­фестов и грузовую декларацию; в Инспекцию государственного портового надзора (ИГПИ) — показания капи­тана о приходе, судовую роль с отметкой врача о получении судном свободной практики; в службу экологического контроля — судовую экологическую декларацию (Ship Ecological Declaration). Все эти документы служат доказательством выполнения судном пра­вил и требований, действующих в украинских портах, и дают основание для оформления прихода судна в порт и последующе­го осуществления необходимых производственных операций.

Работа по оформлению отхода судна начинается после по­лучения агентом информации о приближении окончания грузо­вых работ, Агент представляет в СКО порта судовую роль и справки о сдаче в порту фекальных и льяльных вод, а также мусора. Далее агент информирует дежурных ИГПИ о необходимости проведения осмотра судна в связи с окончанием грузовых работ. Вместе с тем агент получает в службе экологического контроля штамп на Экологической декларации о том, что во время стоянки судна нарушений экологических пра­вил со стороны судна не было. На судно агент доставляет подго­товленные им документы: Cargo Declaration, Statement of Facts, Disbursement Account. Пограничный наряд оформляет паспорта моряков, осуществляет необходимый досмотр. Таможенники про­веряют представленные капитаном документы: Crew's Effects Declaration, Money List, Ship's Stores List и др. Окончанием ра­боты комиссии считается момент вручения капитану Port Clearance для следующего порта захода.