Одна из распространенных причин досрочного закрытия проекта - это потеря из вида части необходимых работ, попытки включить их в уже сверстанный жесткий график, которые в лучшем случае ведут к переработкам, сверхурочным, отставанию от графика, в худшем же - к тотальному краху проекта.

Чтобы ничего не потерять из виду, стоит с самого начала проекта уделять как можно больше внимания списку работ, которые предстоит сделать. Но в линейных, одноуровневых списках легко запутаться и потеряться. Здесь как раз нам и приходит на помощь иерархическая структура работ по проекту, она же ИСР.

Основной смысл построения иерархической структуры работ - анализ всего состава работ по проекту. Анализ производится исходя из внутренней логики работ. Отправной точкой анализа является запланированное в проекте изменение, сформулированное в виде цели и пакет ее составляющих, сформулированных в виде задач. Технология построения ИСР предусматривает прежде всего разбиение проектных работ на более мелкие и более управляемые элементы - пакеты работ.

Создание ИСР подчиняется нескольким правилам:

ü она создается усилиями команды;

ü первый уровень завершается до того момента, как проект разбивается далее;

ü каждый уровень ИСР является меньшим фрагментом предыдущего уровня;

ü весь проект в целом включен в каждый самый высокий уровень. Однако некоторые уровни будут разбиваться более подробно, чем другие;

ü работа направлена на продукцию, поставляемую в рамках проекта;

ü работа, не включенная в ИСР, не является частью проекта;

ü ИСР можно использовать как образец для других проектов.

Разбивка проекта на рабочие пакеты или виды работ должна, как правило, удовлетворять следующим требованиям:

ü могут быть реалистично и уверенно оценены;

ü могут быть логично разбиты на подразделы;

ü могут быть завершены достаточно быстро;

ü имеют значимое завершение;

ü могут быть завершены без перерыва (без необходимости получения дополнительной информации).

Обычно ИСР разбивается до уровня пакетов (видов) работ, в которых продолжительность работ составляет до 80 часов. ИСР составляется в виде дерева работ, в корне которого цели проекта.

При построении ИСР необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Работы нижнего уровня (дочерние) являются способом достижения работ верхнего уровня (родительские).

2. У каждой родительской работы может иметься несколько дочерних работ, достижение которых обеспечивает достижение родительской работы.

3. У каждой дочерней работы может быть только одна родительская работа.

4. Декомпозиция родительской работы на дочерние производится по единому критерию, в качестве которого могут выступать:

ü компоненты результатов и продуктов проекта;

ü этапы жизненного цикла проекта;

ü ресурсы и функциональные виды деятельности;

ü элементы организационной структуры.

5. На одном уровне дочерние работы, декомпозирующие родительскую, должны быть равнозначны. В качестве критерия равнозначности могут выступать: объем и время выполнения работ и пр.

6. При построении иерархической структуры работ на различных уровнях можно и следует применять различные критерии декомпозиции.

7. Последовательность критериев декомпозиции работ следует выбирать таким образом, чтобы как можно большая часть зависимостей и взаимодействий между работами оказалась на самых нижних уровнях ИСР. На верхних уровнях работы должны быть автономны.

8. Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:

ü работы ясны и понятны менеджеру и участникам;

ü проекта (являются элементарными);

ü понятен конечный результат работы и способы его достижения;

ü временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены.

В зависимости от последовательности их применения для одного проекта можно построить несколько вариантов ИСР. В качестве такого примера рассмотрим проект строительства гостиничного комплекса для которого приведены следующие варианты построения ИСР.

ü продуктовый подход;

ü подход по жизненному циклу;

ü функциональный подход;

ü организационный подход;

ü смешанный подход (первый уровень - продуктовый подход, второй уровень - подход по жизненному циклу).

Практикум 3. «Структурная декомпозиция работ», описание ситуации для практического задания

Руководством гостиничного комплекса N было принято решение о выпуске корпоративного фильма. Первое, что Вам нужно сделать, это составить подробный оптимальный план проекта и представить руководству общую стоимость проекта.

Одним из условий съемки фильма является согласование видео на различных этапах его производства с отделом секретности, поскольку производственный процесс носит секретный характер. По предварительно разработанному плану предполагается осуществлять съемку как на территории предприятия, так и на природе - во время проведения праздничных корпоративных мероприятий. По окончании производства фильма решено провести его презентацию с приглашением высшего руководства компании.

Для достижения целей проекта необходима реализация 10 задач:

1. Написание сценария. Первый этап работ - длительность - 7 рабочих дней.

2. Съемка интервью с одним из руководителей предприятия. Этот этап может быть начат только после окончания первого этапа. Его продолжительность - 4 дня.

3. Подбор актеров. Этот этап может начаться только после написания сценария. Продолжительность этапа - 12 дней.

4. Согласование с отделом секретности — выполняется после написания сценария. Продолжительность этапа - 5 дней.

5. Съемка корпоративного праздника на природе. В любой момент после подбора актеров можно приступить к съемкам праздника. На это потребуется три дня.

6. Съемка в помещении. После завершения проверки отделом секретности можно приступать к съемкам в помещениях предприятия. Это займет семь дней.

7. Монтаж отснятого материала. После проведения съемки интервью и корпоративного праздника, а также после съемки в цехах можно приступать к монтажу полученного видеоматериала в единый фильм. Монтаж предполагается осуществить в течение пяти дней.

8. Озвучивание отснятого материала. Может быть осуществлено сразу же после завершения монтажа. Продолжительность этапа - четыре дня.

9. Проверка отделом секретности. Отдел секретности осуществляет контроль готового фильма непосредственно после монтажа. На это потребуется 3 дня.

10. Презентация фильма руководству компании N. Это мероприятие является завершающим, к его началу все остальные работы должны быть завершены.

Презентация будет проходить в течение одного дня.

Задание: постройте иерархическую структуру работ в проекте (WBS):

• по смешанному принципу;

• по принципу этапов жизненного цикла.

2.3. Построение структурной схемы организации проекта (ССО) и плана по вехам

Следующим шагом является разработка штатного расписания проекта и закрепление ответственности за работы, входящие в состав ИСР. При разработке штатного расписания помимо менеджера в проект вводят роли администратора и участников. В больших и сложных проектах роль администратора может выполнять один и более человек, при этом целесообразно введение и других ролей. В основе построения ССО лежит ИСР проекта.

Смысл построения ССО состоит в том, чтобы:

· учесть все работы, производимые по проекту и закрепить их за сотрудниками;

· предварительно оценить требуемые квалификационные характеристики работников и методы их привлечения в проект;

· предварительно оценить требуемые ресурсы;

· оптимизировать расходы на оплату труда.

В большинстве случаев выбирается плоская оргструктура проекта, в которой все участники, включая администратора, подчиняются менеджеру. В больших и сложных проектах, когда в состав рабочей группы входит количество участников большее, чем стандартная норма управляемости - 7, в оргструктуру проекта вводят промежуточные уровни. Сотрудники, занимающие промежуточные уровни, становятся менеджерами своих подпроектов.

При распределении ответственности за работы проекта используют сложную матрицу распределения ответственности. При построении сложной матрицы распределения ответственности необходимо соблюдать основное правило -за каждую работу должен быть назначен один ответственный. Использование сложной матрицы позволяет оптимизировать расходы на персонал проекта.

Построение плана по вехам

После построения иерархической структуры работ и структурной схемы организации проекта появляется возможность проставить и согласовать с заказчиком основные этапы проекта (вехи). Именно по этим этапам заказчик будет контролировать ход исполнения проекта.

Веха - событие или дата в ходе осуществления проекта. Веха используется для отображения состояния завершенности тех или иных работ. В контексте проекта менеджеры используют вехи для того, чтобы обозначить важные промежуточные результаты, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта. Последовательность вех, определенных менеджером, часто называется планом по вехам. Даты достижения соответствующих вех образуют календарный план по вехам.

На этом этапе определяются те результаты и сроки, которые жестко контролируются руководством, и которые менеджер проекта менять не имеет права без согласования с заказчиком.

Задание для самостоятельной работы:

Руководство туроператора внутреннего туризма N (штат компании четыре человека) разрабатывает проект событийного двух дневного тура «В гости на день рождения Снегурочки», в содержание которого входят событийные мероприятия и экскурсионная программа. Услуги по проживанию и питанию предоставляются вариативно, в зависимости от контингента туристов.

1. Постройте ССО для данного проекта.

2. Постройте план по вехам.