Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищений, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, назначенная руководителем организации. В состав комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты и т. д.). В состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность материальных ценностей, дают расписки о том, что все поступившие производственные запасы оприходованы, а выбывшие списаны в расход, первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Результаты инвентаризации отражают в инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. №ИНВ-3). Комиссия записывает фактическое наличие на складе каждого наименования ценностей по видам, сортам, группам и номенклатурным номерам, количеству соответствующих единиц измерения и сумме.

По каждой странице и в конце инвентаризационной описи указываются количество порядковых номеров, общее количество единиц фактически установленных материалов и сумма их оценки. Фактические остатки по каждому наименованию ценностей записываются в опись после соответствующего взвешивания, обмера, подсчета. По материалам, хранящимся навалом, определение физического веса (объема) производится путем обмера и технических расчетов. Акты обмеров, технических расчетов и ведомостей отвесов прилагаются к инвентаризационной описи.

При всех таких операциях, проводимых членами инвентаризационной комиссии, присутствие материально ответственных лиц обязательно. Соблюдение данного условия позволяет в последующем исключить возможные спорные вопросы между ними.

На последней странице инвентаризационной описи председатель и члены комиссии ставят свои подписи, материально ответственное лицо также ставит свою подпись, подтверждая тем самым свое согласие с результатами инвентаризации.

Инвентаризационная опись (ф. №ИНВ-3) составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой остается у материально ответственного лица. После проверки данных и расчетов бухгалтер расписывается в инвентаризационной описи. По материально-производственным запасам, находящимся на день инвентаризации в пути, комиссия составляет акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (ф. №ИНВ-6) в двух экземплярах по данным документов, представленных комиссии. Один экземпляр акта остается у нее, другой передается в бухгалтерию.

В инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. №ИНВ-5), записи производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и перерасчета в натуре производственных запасов, находящихся на ответственном хранении по каждому наименованию. Порядок ее оформления такой же, как и инвентаризационной описи по форме №ИНВ-3. Опись составляется в двух экземплярах, подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом, один экземпляр передается в бухгалтерию,  второй остается у материально ответственного лица.

По материальным ценностям, по которым выявлены расхождения, в бухгалтерии составляют сличительную ведомость (ф. №ИНВ-19). На второй странице ведомости, где по каждому наименованию материалов приведены результаты инвентаризации по количеству и сумме (излишек, недостача), приводят также информацию о том, как урегулированы расхождения. Эти данные заверяются подписью бухгалтера. На третьей странице указывается пересортица по количеству и сумме в части излишков, зачтенных в покрытие недостач, и недостач, покрытых излишками. Здесь же приводится информация об оприходованных излишках с указанием, на какой счет они оприходованы, и окончательная недостача. Эту страницу подписывает материально ответственное лицо.

В процессе анализа данных сличительной ведомости по производственным запасам выявляется пересортица по отдельным их наименованиям. Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта материально-производственных запасов одного и того же наименования. Пересортица является результатом того, что одни и те же наименования материалов могут иметь разные цены, одно и то же производственное назначение, но разные характеристики (гвозди 100 мм или 90 мм). В результате пересортицы возникает суммовая разница: положительная, когда образуется излишек по сумме против данных текущего учета, или отрицательная, когда образуется недостача (по решению руководителя организации она может быть перекрыта суммой выявленных излишков). Если по результатам зачета сумма недостачи не перекрыта, то она после этой операции может быть уменьшена на сумму потерь в пределах действующих норм естественной убыли при условии, что они установлены на эти наименования материалов.

Неперекрытая сумма недостачи подлежит возмещению материально ответственным лицом, а выявленный излишек приходуется с одновременным увеличением финансовых результатов.

Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств разрешается проводить зачет излишков и недостач в результате пересортицы:

- за один и тот же проверяемый период;

- у одного и того же материально-ответственного лица;

- по одному и тому же наименованию материально-производственных запасов;

- в тождественных количествах;

- входящие в состав этой группы ценности должны иметь сходство по внешнему виду, и упакованы в одинаковую тару.

В любом случае расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета должны быть объяснены материально ответственным лицом в письменной форме. На основе представленной комиссией информации руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации.

Порядок отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета:

Дт 10 Кт 91-1 – оприходованы неучтенные материалы (излишки), выявленные при инвентаризации;

Дт 94 Кт 10 – выявлена недостача материалов;

Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 94 – списана недостача в пределах норм естественной убыли;

Дт 73-2 Кт 94 – недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновных лиц;

Дт 73-2 Кт 91-1 – отражена разница между взыскиваемой стоимостью недостающих материальных ценностей и суммой недостачи, по которой они числятся на учете;

Дт 50, 70 Кт 73-2 – погашается задолженность по недостачам;

Дт 91-2 Кт 94 – списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц (или если во взыскании отказано судом).

Если при зачете пересортицы суммы недостач больше суммы излишков, то делаются бухгалтерские записи:

Дт 94 Кт 10 – на сумму превышения недостачи над излишками;

Дт 94 Кт 68 – на сумму восстанавливаемого НДС;

Дт 73-2 Кт 94 – на сумму, подлежащую взысканию с виновного лица;

Дт 91-2 Кт 94 – при отсутствии виновных лиц.

Если при зачете пересортицы стоимость излишков оказалась больше суммы недостачи, то излишки следует оприходовать с отнесением на финансовые результаты организации: Дт 10 Кт 91-1.