Основные средства могут приниматься к бухгалтерскому учету в случаях:

- приобретения, сооружения и изготовления за плату;

- сооружения и изготовления самой организацией;

- поступления от учредителей в счет вкладов в уставный (складочный) капитал;

- поступления от юридических и физических лиц безвозмездно;

- в других случаях.

Учет оприходования основных средств ведется централизованно в разрезе классификационных групп и инвентарных объектов.

Для учета движения основных средств организации могут применять унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003г. №7.

Для оформления документации на поступающие основные средства приказом руководителя организации должна создаваться комиссия в составе соответствующих должностных лиц.

В зависимости от назначения, состава и количества объектов основных средств для оформления и учета операций по приему основных средств используются:

- акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. №ОС-1) – применяется для отдельного объекта основных средств, не относящегося к зданию и сооружению;

- акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. №ОС-1а) – применяется только для зданий и сооружений;

- акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. №ОС-1б) – применяется для групп объектов основных средств, не относящихся к зданиям и сооружениям.

К актам должна прилагаться техническая документация, относящаяся к данным объектам основных средств.

После оформления акты с приложенной документацией передаются в бухгалтерию.

Учет основных средств ведется бухгалтерией пообъектно.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

Инвентарным объектом признается объект основных средств со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов – это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается в учете каждой организации в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

Для организации бухгалтерского учета и обеспечения сохранности основных средств каждому инвентарному объекту присваивается при принятии основных средств к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер. Присвоенный номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом.

В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.

Инвентарные номера выбывших объектов основных средств не рекомендуется присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года выбытия.

Для учета наличия объектов основных средств бухгалтерией открывается:

- на каждый объект – инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. №ОС-6);

- на группу объектов – инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. №ОС-6а);

- в организациях с небольшим количеством основных средств – инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. №ОС-6б).

Записи в инвентарных карточках (инвентарной книге) производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (ф. №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б) и сопроводительных документов.

Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии.

Инвентарные карточки являются основным регистром аналитического учета объектов основных средств.

Для обеспечения сохранности инвентарные карточки регистрируются в специальных описях и хранятся в картотеке бухгалтерии в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы. При выбытии основных средств инвентарная карточка из картотеки изымается.

Перемещение основных средств внутри организации оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. №ОС-2). Данная форма применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, третий экземпляр передается получателю.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарные карточки (книгу) учета объектов основных средств, которые перемещаются в картотеку по новому местонахождению объектов.

В учете затраты по приобретению основных средств рассматриваются как вложения во внеоборотные активы с отражением сначала на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» на различных субсчетах в зависимости от вида основных средств и способа поступления.

Учет наличия и движения собственных основных средств организации осуществляется на счете 01 «Основные средства»  – активный счет.

Начальное сальдо (по дебету) – наличие основных средств на начало отчетного периода;

Дебетовый оборот – поступление основных средств;

Кредитовый оборот – выбытие основных средств;

Конечное сальдо (по дебету) – остаток основных средств на конец отчетного периода.

Субсчета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета открываются по видам основных средств организации.

Регистром синтетического учета при журнально-ордерной форме учета по счету 01 «Основные средства» является журнал-ордер № 13. Регистр аналитического учета – инвентарная карточка учета объектов основных средств (ф. №ОС-6).

При использовании организацией автоматизированной формы учета с применением программного продукта «1С:Предприятие» регистрами синтетического учета являются обороты счета 01 (Главная книга), анализ счета 01, журнал-ордер по счету 01, оборотно-сальдовая ведомость и др. Регистрами аналитического учета выступают оборотно-сальдовая ведомость по счету 01, анализ счета 01 по субконто, обороты между субконто, карточка счета 01, карточка счета 01 по субконто и др.

Отражение хозяйственных операций по принятию основных средств к учету на счетах бухгалтерского учета:

Дт 01 Кт 08-1 – приняты на учет приобретенные земельные участки;

Дт 01 Кт 08-2 – приняты на учет приобретенные объекты природопользования;

Дт 01 Кт 08-3 – приняты на учет, выстроенные подрядным или хозяйственным способом, объекты основных средств;

Дт 01 Кт 08-4 – приняты на учет приобретенные объекты основных средств.