В любой отрасли знаний при ее структуризации, поиске законов и закономерностей, первым шагом является классификация добытых знаний. Если некоторое знание представить как систему, то есть достигнут некоторый системный уровень знания, то естественно выделить некоторые подсистемы, которые в случае необходимости подлежат дальнейшей декомпозиции. В этом и заключается основной механизм классификации. Классификация применяется в первую очередь для структуризации знаний о предметной области. Например, «Классификатор отраслей народного хозяйства».
Классификация является мощным инструментом познания, так как многочисленные разрозненные сведения сводит к системе немногочисленных понятий, оперировать которыми значительно проще и эффективней (вспомним ограничения КВП).
Декомпозиция – инструмент анализа конкретных систем, то есть образцов систем. Если по множеству образцов реализации системы накоплен достаточный запас знаний, можно говорить о процедуре типизации и создании классификатора, как декомпозиции с вариантами реализации подсистем, комплексов и, элементов – в первую очередь.
Подсистемы - это более общие и более информационно значимые единицы расчленения, чем элементы системы. Это сказывается и в названиях: название подсистемы обычно состоит из обобщенного слова типа “блок”, “система”, “устройство”, и т.п. плюс к нему существительное в родительном падеже, выражающее функцию или цель этого “блока”, например, блок электропитания, система наведения, устройство стыковки, и т.д. То есть к названию – «объекту» добавляется его функция – «предикат». В то же время элементы системы, как правило, называют конкретным термином, а если и случается название с обобщающим словом, то это свидетельствует только о том, что этот элемент одновременно является подсистемой, т.е. единолично выполняет важную внутреннюю функцию системы. Подчеркнем наличие крайне важной связки «объект – предикат».
Целостность системы означает, что комплекс объектов, рассматриваемый в качестве системы, обладает общими свойствами, функцией и поведением, причем свойства системы не сводимы к сумме свойств входящих в нее элементов.
Делимость системы отражает тот факт, что любой объект можно представить состоящим из элементов. В соответствии с этим в рамках системного подхода любой объект нужно рассматривать в трех аспектах:
- как нечто целое (систему);
- как часть более общей системы (надсистемы);
- как совокупность более мелких частей (подсистем).
Свойства классификаций
Перечислим шесть основных свойств классификаций:
1. Все объекты конкретной классификации выполняют одну и ту же функцию. Это следует из того, что вся древовидная или фасетная структура классификации сформирована из единственной вершины с применением единственного логического оператора - деления.
Фасетная классификация — классификационная система, в которой:
- понятия представлены в виде пересечения ряда признаков (фасетной структуры);
- классификационные индексы синтезируются посредством комбинирования фасетных признаков в соответствии с фасетной формулой.
Основой классификации является привычное человеку отнесение объекта к разным категориям. Примером может являтся классификация фильмов:
- тип: документальный, игровой, анимация
- жанр: боевик, комедия, романтика, фантастика
- продолжительность
- год
- страна
- автор
- другие параметры: немой/звуковой, цветной/чёрно-белый и т. п.
Таким образом, каждый фильм обладает множеством признаков. При поиске нужного фильма используется пересечение требуемых атрибутов.
При построении классификации сверху вниз – дедуктивно, деление является основным инструментом классификации. Деление в интересах классификации - это вариантообразующий оператор, в результате применения которого мы получаем какое-то количество вариантов делимого понятия, но все они - только варианты, и их главная полезная функция (ГПФ) - та же, что и у делимого понятия. Поскольку это справедливо на всем протяжении классификации сверху донизу, то тем самым соблюдается идентичность функции всех объектов данной классификации
2. Любой из членов классификации может стать основанием (или вершиной) собственной классификации. Хотя последнее утверждение представляется сомнительным для самых нижних ячеек классификации (деление которых уже не производилось), но это лишь следствие того, что исчерпан перечень существенных оснований деления. Существенность же - понятие относительное, и если для задач, которые решались с помощью данной классификации, существенными являлись одни признаки, то для каких-то иных задач и существенные признаки могут быть иными, и тогда ветвление может быть продолжено.
3. Любой из объектов классификации является системой, а значит, состоит из подсистем, выполняющих различные внутренние функции в этой системе. Каждая из этих подсистем (со своей ГПФ) может стать основанием для самостоятельной классификации. Однако эти “дочерние” классификации нельзя считать элементами или частями основной классификации, т.к. при этом нарушается свойство №1 классификации. То есть нельзя менять логическое основание деления по ходу построения классификационного дерева (пирамиды).
4. В силу свойства 3 можно утверждать, что исследование вариантности объекта как системы может осуществляться либо через единственную классификацию, в которой рассматриваются варианты системы в целом, либо через “произведение” классификаций всех подсистем данной системы. Второй способ, как правило, дает значительно большее количество вариантов, поскольку заметную часть его составляют системы, не имеющие реального воплощения либо в силу несовместимости некоторых вариантов подсистем друг с другом, либо в силу того, что никто еще не додумался их совместить. Последнее приводит к выводу о том, что произведение подсистемных классификаций имеет большую эвристическую значимость, чем единая системная классификация.
5. Любая классификация является умозрительным построением, причем конкретные варианты объекта классификации могут находиться только на самых последних этажах классификации. Для разных ветвей классификационного дерева глубина классификации может быть различной, последним этажом считается результат последнего деления, ниже которого вариантность объектов уже не детализируется (не имеет смысла, так как цели, поставленные перед данной классификацией, уже достигнуты, или исчерпан запас знаний о системе). На Рис.6.1 ячейки последних этажей классификации заштрихованы.
Рис.6.1. Дерево классификации
6. Неоднозначность конечного результата операции на каждом шаге логического деления и логического обобщения, определяемая неоднозначностью ранжирования атрибутов классифицируемого объекта (которое проводится в соответствии с ГПФ этого объекта), приводит к естественному выводу, что классификация любых объектов (как итог многократного применения операций деления и обобщения) тесно связана с целями, для которых она производится. А это значит, что для многофункциональных объектов (т.е. объектов, ГПФ которых может меняться в зависимости от надсистемы, в которую входит этот объект) и классификаций - тоже много.
При разработке классификаций основной операцией является операция деления на части и определение вариантов понятий в каждой точке классификатора. Так, в приведенном выше примере, понятие «Жилые здания и их комплексы» конкретизируется следующим набором вариантов реализации:
· здания высотой до 4 этажей включительно
· здания высотой до 25 этажей включительно
· здания высотой до 25 и более этажей
· специализированные типы жилища (общежития, жилые дома для маломобильных групп населения).
Анализ конкретной системы в первую очередь предполагает декомпозицию системы на подсистемы (компоненты). Декомпози́ция — научный метод, использующий структуру задачи и позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач.
Разработаны различные типы декомпозиционных методов.
На этапе декомпозиции, обеспечивающем общее представление о решаемой проблеме, осуществляются:
определение и декомпозиция общей цели исследования;
выделение проблемы из среды, определение ее ближнего и дальнего окружения;
описание воздействующих факторов.
Наиболее часто декомпозиция проводится путем построения дерева целей и дерева функций. Основной проблемой при этом является соблюдение двух противоречивых принципов:
полноты - проблема должна быть рассмотрена максимально всесторонне и подробно;
простоты — всё дерево должно быть максимально компактным «вширь» и «вглубь».
Компромисс достигается с помощью четырёх основополагающих понятий:
существенности - в модель включаются только компоненты, существенные по отношению к целям анализа;
элементарности - доведение декомпозиции до простого, понятного, реализуемого результата;
постепенной детализации модели;
итеративности - возможность введения новых элементов в основания и продолжение декомпозиции по ним на разных ветвях дерева.
Глубина декомпозиции ограничивается либо недостатком времени, либо достижением поставленных целей, либо отсутствием необходимых данных о системе. Если при декомпозиции выясняется, что модель начинает описывать внутренний алгоритм функционирования элемента вместо закона его функционирования в виде «чёрного ящика», то в этом случае произошло изменение уровня абстракции. Это означает выход за пределы цели исследования системы и, следовательно, вызывает прекращение декомпозиции.
В современных методиках типичной является декомпозиция модели на глубину 5-6 уровней. На такую глубину декомпозируется обычно одна из подсистем. Функции, которые требуют такого уровня детализации, часто очень важны, и их детальное описание дает ключ к основам работы всей системы.
В общей теории систем доказано, что большинство систем могут быть декомпозированы на базовые представления подсистем. К ним относят: последовательное (каскадное) соединение элементов, параллельное соединение элементов, соединение с помощью обратной связи.
Проблема проведения декомпозиции состоит в том, что в сложных системах отсутствует однозначное соответствие между законом функционирования подсистем и алгоритмом, его реализующим. Поэтому осуществляется формирование нескольких вариантов (или одного варианта, если система отображена в виде иерархической структуры) декомпозиции системы.
Наиболее часто применяемые стратегии декомпозиции:
Функциональная декомпозиция. Декомпозиция базируется на анализе функций системы. При этом ставится вопрос, что делает система, независимо от того, как она работает. Основанием разбиения на функциональные подсистемы служит общность функций, выполняемых группами элементов.
Декомпозиция по жизненному циклу. Признак выделения подсистем - изменение закона функционирования подсистем на разных этапах цикла существования системы «от рождения до гибели». Для жизненного цикла управления организационно-экономической системы выделяют этапы планирования, инициирования, координации, контроля, регулирования. Для информационных систем разделяют этапы обработки информации: регистрацию, сбор, передачу, обработку, отображение, хранение, защиту, уничтожение.
Декомпозиция по физическому процессу. Признак выделения подсистем - шаги выполнения алгоритма функционирования подсистемы, стадии смены состояний. Хотя эта стратегия полезна при описании существующих процессов, результатом её часто может стать слишком последовательное описание системы, которое не будет в полной мере учитывать ограничения, диктуемые функциями друг другу. При этом может оказаться скрытой последовательность управления. Применять эту стратегию следует, только если целью модели является описание физического процесса как такового.
Декомпозиция по подсистемам (структурная декомпозиция). Признак выделения подсистем - сильная связь между элементами по одному из типов отношений (связей), существующих в системе (информационных, логических, иерархических, энергетических и т. п.). Силу связи по информации можно оценить коэффициентом информационной взаимосвязи подсистем k = N/N0, где N — количество взаимоиспользуемых информационных массивов в подсистемах, N0 - общее количество информационных массивов. Для описания всей системы должна быть построена составная модель, объединяющая все отдельные модели.
Декомпозиция по входам для организационно-экономических систем. Признак выделения подсистем: источник воздействия на систему, это может быть вышестоящая или нижестоящая система, а также существенная среда.
Декомпозиция по типам ресурсов, потребляемых системой. Формальный перечень типов ресурсов состоит из энергии, материи, времени и информации (для социальных систем добавляются кадры и финансы).
Декомпозиция по конечным продуктам системы. Основанием могут служить различные виды продукта, производимые системой.
Декомпозиция деятельности человека. Выделяется субъект деятельности; объект, на который направлена деятельность; средства, используемые в процессе деятельности; окружающая среда, все возможные связи между ними.
Обычно декомпозиция осуществляется по нескольким основаниям, порядок их выбора зависит от квалификации и предпочтений системного аналитика.
Отличие классификации от декомпозиции заключается в том, что классификация предполагает возможность альтернативных представлений вариантов реализации того или иного компонента классификации – либо подсистем, либо элементов. А декомпозиция представляет собой в первую очередь одну из возможных структурных схем исследуемой или синтезируемой системы – на подсистемы, на подфункции, подпроцессы и т.п. Декомпозиция по организационному, функциональному и процессному признаку (основанию деления).
Система как сложный объект
Процедуры декомпозиции и классификации возможны только для сложно организованных систем.
Любой предмет или явление, в которых можно разумно выделить составные части, мы будем называть сложным объектом.
Составные части соотносятся. Свойства сложного объекта зависят и от типа составных частей, и от типа связей. Следовательно, одной из очень важных характеристик сложного объекта является схема связей или отношений между его составными частями. Эту схему или сеть связей между составными частями сложного объекта будем называть структурой; составные части (которые уже далее не дробятся) - элементами. Сложный объект, обладающий свойством целостности (эмерджентности) называют системой. Целостность системы проявляется в том, что она обладает свойствами, не присущими не одной из ее компонент в отдельности. «Один, даже очень важный, не может перетащить простое бревно, не то, что построить дом многоэтажный» (В.Маяковский). Ни одна из компонент компьютера в отдельности не может служить устройством для переработки информации.
Элементы системы, как правило, физически измеримы. Поэтому введём ещё одно понятие - субстанция. Это то конкретное материальное, во что воплощены элементы сложного объекта. Субстанцией может быть и строительный материал, и цепочка букв на бумаге.
Конечно, связи между элементами также могут быть представлены вполне ощутимой субстанцией, например, клей, гвозди или шарниры между составными частями механической системы. Однако даже в этом случае общее количество субстанции, содержащейся в шарнирах, несравнимо меньше количества субстанции, содержащейся в частях объекта. Поэтому нередко с достаточным основанием субстанцией связей можно пренебрегать и анализировать структуру как «схему отношений».
Для максимально полного представления о системе нужно иметь как можно больше сведений о субстанции элементов и о структуре связей и даже о субстанции самой структуры.
Часто возможно и даже необходимо пренебречь субстанцией не только связей, но и самих элементов, не учитывать тех индивидуальных свойств, которыми они обладают как самостоятельные объекты. При этом возникает невольный вопрос: как различать после этого элементы системы, если они лишены индивидуальности.
Оказывается, что различия между соотносящимися элементами, лишёнными субстанции, можно выразить в структурных координатных терминах, приписав им таким образом "личные имена".
При таком подходе от системы (исходного сложного объекта) по существу остаётся лишь абстрактная "структурная тень", где даже элементы - всего лишь пучки связей, узлы - места пересечения отношений. Если мы установим для элементов номера - различители вместо "личных имён", то это и будет предел схематизации.
Такой подход не является чем-то новым и неожиданным. Примеры такой предельной схематизации даёт теория графов. (Возможно, в этом кроется часть её привлекательности - в силу того, что такая гомогенная по составу структура легче воспринимается сознанием, как целостное образование).
Системный анализ
Согласно системному анализу (подходу) всякая система (например, предприятие, в том числе и строительная организация) рассматривается как созданная человеком система, которая находится в постоянном взаимодействии с окружающей средой - поставщиками, потребителями, государственным органами, общественными организациями, местными органами власти, специализированными организациями, банками, научно-исследовательскими и проектными институтами, транспортными организациями, учебными заведениями и многими другими. Эффективность работы предприятия во многом зависит от характера этого взаимодействия. Можно сказать, что предприятие есть система, которая является частью большей системы. Эта последняя, в свою очередь, может являться частью еще большей системы, охватывающей страну в целом, а в будущем, возможно, и всю мировую экономику. В то же время само предприятие состоит из частей (подсистем), связанных между собой множеством взаимосвязей. Одной из важнейших системных характеристик, определяющих состояние системы, в том числе строительных предприятий, является энтропия, представляющая собой количественную меру беспорядка в системе.
Системный анализ в управлении рассматривает управленческую деятельность как систему, т.е. как совокупность элементов, взаимодействующих между собой в пространстве и времени, функционирование которых направлено на достижение общей цели.
Системный анализ опирается на ряд принципов:
а) целостности, заключающемся в принципиальной несводимости свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимости из них свойств целого;
б) зависимости каждого элемента, свойства и отношений системы от их места и функций внутри целого;
в) структурности — возможности описания системы через установление ее структуры, т. е. сети связей и отношений системы;
г) взаимозависимости структуры и среды, выражающейся в том, что система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим компонентом взаимодействия;
д) иерархичности, заключающейся в возможности деления системы на подсистемы и элементы, которые, в свою очередь, обладают системными свойствами. Сама же рассматриваемая система является подсистемой более широкой системы, т. е. системы более высокого уровня (метасистемы).
Управление с позиции системного подхода есть осуществление совокупности воздействий на объект, выбранных из множества возможных на основании информации о поведении объекта и состоянии внешней среды для достижения заданной цели.
Системный анализа исследования из общей массы явлений и процессов, очертание контура и пределов системы, ее основных частей, элементов, связей с окружающей средой. Выявление главных или важных свойств составных элементов и системы в целом. При этом система не обязательно является материальным объектом; она может быть, например, алгоритмом, программой или моделью.
2. Определение основных критериев целесообразного действия системы, а также основных ограничений и условий существования.
3. Определение вариантов структур и элементов, выявление главных факторов, влияющих на систему.
4. Разработка модели системы.
5. Оптимизация работы системы по достижению цели.
6. Определение оптимальной схемы управления системой.
7. Установление надежной обратной связи по результатам функционирования, определение надежности функционирования системы.
Основные понятия, используемые в системном анализе:
• Цель - сохранение или достижение желаемого или требуемого состояния системы.
• Элементы — части системы.
• Связи элементов - взаимоотношения между элементами системы, проявляющиеся в обмене энергией, информацией, веществом.
• Структура - внутреннее строение системы, обусловленное устойчивыми связями между ее элементами.
• Состояние системы - совокупность параметров, характеризующих систему в целом.
• Функционирование - процесс перехода из одного состояния системы в другое или сохранение заданного ее состояния.
• Организация - структурно-функциональное состояние системы. Организация описывает главные отношения, которые конституируют систему как целое и определяют ее суть.
• Управляющее воздействие - целенаправленное воздействие на систему для коррекции ее состояния путем изменения входных параметров.
• Результат - итоговое состояние системы, достигнутое под воздействием управления и функционирования системы.
Управление любым объектом предполагает наличие возможности тем или иным способом воздействовать на этот объект, осуществляя при этом целенаправленный выбор воздействий.
Процесс управления осуществляется на основе использования и переработки поступающей информации о поведении (состоянии) объекта и воздействия на него окружающей среды Система формирует и проявляет свои свойства только в процессе взаимодействия с внешней средой.
• Окружающая среда - все, что не входит в систему, но влияет или может повлиять на нее.
• Вход — цели, ресурсы.
• Выход - результаты; в текущий момент - показатели характеризующие состояние системы.
• Обратная связь - мониторинг состояния системы в целях контроля за происходящими изменениями.
• Границы системы - пределы воздействия управления
Управление предполагает измерения выходных параметров системы, сравнение результатов измерения с некоторыми заданными эталонами и последующее воздействие на вход системы (регулирование, корректировка входа) с целью установления необходимого режима работы, что достигается с помощью реализации функций управления.
Соответственно системой управления называют систему, в которой реализуются функции управления.
На базе идей системного подхода возникло новое научное направление – синергетика - это научное направление, изучающее открытые нелинейные системы, процессы их самоорганизации, а также механизмы взаимодействия элементов, из которых состоят эти системы.
Синергетический подход рассматривается как дальнейшее развитие системного подхода, который дает специалисту новые возможности для исследования и осуществления управленческой деятельности.
Применительно к материально-производственной системе синергетический подход означает, что для эффективного функционирования такой системы, оказываемые на нее управляющие воздействия должны быть согласованы с ее внутренними свойствами. Важно, чтобы эти воздействия вызывали желательные тенденции саморазвития системы. Тогда система проявляет свои способности перестраивать и совершенствовать собственную структуру. Главное, найти правильное направление эволюции системы и не вынуждать ее развиваться не свойственным ей путем. Форма и структура системы должны находиться в гармонии с целью, для достижения которой создается и функционирует производственная система.
Структурный анализ систем
Будем называть элементы и подсистемы одинаково - "компоненты системы". Первое, что необходимо при изучении и анализе систем – это умение их выделять как некоторую целостность. С одной стороны – это означает, что отношения между компонентами внутри системы гораздо сильнее (важнее, значительнее), чем отношения с компонентами внешней среды. С другой стороны, целостность системы означает, что свойства системы несводимы к сумме свойств входящих в неё элементов (эмерджентность системы).
Далее, необходимо вспомнить, что система – это «составленное целое». То есть понять и предметно определить делимость системы - тот факт, что любой сложный объект, явление, процесс можно представить, как состоящий из некоторых частей. Пределы делимости определяются или недостатком времени на рассмотрение или недостатком знаний. Тогда неделимый компонент системы рассматривается как «черный ящик» - достаточно знать, какие выходы реализуются в ответ на определенного типа входные воздействия.
Следующий аспект рассмотрения системы – включенность. То есть определение того, в какие надсистемы она включена. И эта включенность также должна быть специфицированы по основаниям декомпозиции (членения). Каждый человек является гражданином – лицом, ответственным, перед государством, является членом ряда социальных групп, является владельцем некоторого вида собственности и пр.
Итак, любую систему следует, прежде всего, рассматривать в трёх аспектах:
- как целое (систему);
- как часть надсистемы;
- как совокупность подсистем, специально оговаривая, какие основания декомпозиции (членения) были последовательно применены при получении списка подсистем.
Подчеркнем, что различные основания могут привести к различным структурным описаниям системы. Так, при создании автоматизированной системы разрабатывают такие типы структурных схем, как организационная, техническая, документационная, функциональная, программная, алгоритмическая и другие.
Способность на практике реализовать эти три шага является основой структурного анализа системы. Мы должны учитывать включённость системы, целостность системы и делимость системы. Это иллюстрирует соответствующая таблица:
| В-Ц-Д включённость целостность делимость |
Любую часть системы можно рассматривать отдельно. Делимость позволяет упростить изучение сложных систем, не упустив ничего существенного. При этом, важным является разделение систем на естественные (существующие независимо от человека и его воли) и искусственные - созданные человеком.
Представление структур организационных систем
В качестве примера будет приведено несколько структурных схем, главным основанием декомпозиции для которых является декомпозиция по административному признаку, а более специфицированные декомпозиции зависят от конкретных условий существования и функционирования корпораций.
В настоящее время классические линейно-функциональные структуры присущи лишь мелким и части средних компаний. Они названы так, потому что организованы иерархически, в виде дерева и управление – линейно от одного уровня иерархии к другому. Они редко используются на уровне транснациональных корпораций, чаще - на уровне их подразделений за рубежом. Для крупных компаний доминирующим стал дивизиональный подход к построению организационных структур управления. Он является развитием линейно-функционального за счет выделения на дереве отдельных «кустов» управления – дивизионов. Развитием этих видов структур являются адаптивные: матричные и проектные.
Дивизиональные (отделенческие) структуры
Дивизиональные (отделенческие) структуры управления (от англ. слова division - отделение, подразделение компании) являются наиболее совершенной разновидностью организационных структур иерархического типа и даже порой их считают чем-то средним между бюрократическими (механистическими) и адаптивными структурами. В ряде случаев эти структуры в литературе можно встретить под названием "дробных структур".
Впервые дивизиональные структуры управления появились в конце 20-х годов на предприятиях "Дженерал Моторс", а наибольшее распространение они получили в 60-70-е годы 20-го столетия. По некоторым оценкам, от линейно-функциональных структур к дивизиональным к середине 80-х годов в США перешли 80% всех диверсифицированных и специализированных компаний, в том числе из 500 крупнейших - 95%. В Японии такой вид структуры применяют 45% всех компаний. Дивизиональные структуры возникли как реакция на недостатки линейно-функциональных структур. Необходимость их реорганизации была вызвана резким увеличением размеров компаний, усложнением технологических процессов, диверсификацией и интернационализацией их деятельности. В условиях динамично изменяющейся внешней среды невозможно было управлять из единого центра непохожими друг на друга или географически удаленными подразделениями компании.
Дивизиональные структуры - структуры, основанные на выделении крупных автономных производственно-хозяйственных подразделений (отделений, дивизионов) и соответствующих им уровней управления с предоставлением этим подразделениям оперативно-производственной самостоятельности и с перенесением на этот уровень ответственности за получение прибыли.
Под отделением (дивизионом) подразумевается организационная товарно-рыночная единица, имеющая внутри необходимые собственные функциональные подразделения. На отделение возлагается ответственность за производство и сбыт определенной продукции и получение прибыли, в результате чего управленческий персонал верхнего эшелона компании высвобождается для решения стратегических задач. Оперативный уровень управления, концентрирующийся на производстве конкретного продукта или на осуществлении деятельности на определенной территории, был наконец-то отделен от стратегического, отвечающего за рост и развитие компании в целом. Как правило, у высшего руководства фирмы остается не более 4-6 централизованных функциональных подразделений. Высший руководящий орган компании оставляет за собой право жесткого контроля по общекорпоративным вопросам стратегии развития, научно-исследовательских разработок, финансов, инвестиций и т. п. Следовательно, для дивизиональных структур характерно сочетание централизованного стратегического планирования в верхних эшелонах управления и децентрализованной деятельности отделений, на уровне которых осуществляется оперативное управление и которые ответственны за получение прибыли. В связи с перенесением ответственности за прибыль на уровень отделений (дивизионов) они стали рассматриваться как "центры прибыли", активно использующие предоставленную им свободу для повышения эффективности работы.
При дивизионально - продуктовой структуре полномочия по руководству производством и сбытом какого-либо продукта или услуги передаются одному руководителю, который является ответственным за данный вид продукции (см. рис. 11). Руководители функциональных служб (производственной, снабженческой, технической, бухгалтерской, маркетинговой и т. д.) должны отчитываться перед управляющим по этому продукту.
Компании с такой структурой способны быстрее реагировать на изменения условий конкуренции, технологии и покупательского спроса. Деятельность по производству определенного вида продукции находится под руководством одного человека, улучшается координация работ.
Возможный недостаток продуктовой структуры - увеличение затрат вследствие дублирования одних и тех же видов работ для разных видов продукции. В каждом продуктовом отделении создаются свои функциональные подразделения.
При создании организационных структур, ориентированных на потребителя, подразделения группируются вокруг определенных групп потребителей (например, армия и гражданские отрасли, продукция производственно-технического и культурно-бытового назначения). Цель такой организационной структуры состоит в том, чтобы удовлетворять потребности конкретных потребителей так же хорошо, как это делает компания, которая обслуживает всего одну их группу. В качестве примера организации, использующей организационные структуры управления, ориентированные на потребителя, можно привести коммерческие банки. Основными группами потребителей услуг в данном случае будут: индивидуальные клиенты, компании, другие банки, международные финансовые организации.
Рис. 6.2. Организационная структура, ориентированная на потребителя
Если деятельность компании распространена на несколько регионов, в которых требуется использование различных стратегий, то целесообразно формировать дивизиональную структуру управления по территориальному принципу, т. е. применять дивизионально-региональную структуру (см. рис. 6.3). Вся деятельность компании в определенном регионе в этом случае должна подчиняться соответствующему руководителю, несущему за нее ответственность перед высшим руководящим органом фирмы. Дивизионально-региональная структура облегчает решение проблем, связанных с местными обычаями, особенностями законодательства и социально-экономической среды региона. Территориальное деление создает условия для подготовки управленческого персонала отделений (дивизионов) непосредственно на месте.
Рис. 6.3. Региональная дивизиональная структура
По мере развития компаний, выхода их на международные рынки, постепенного преобразования их из корпораций национальных в транснациональные с достижения транснациональными корпорациями высшего уровня их развития - создания глобальных корпораций дивизиональные структуры преобразуются в международные дивизиональные, а далее - в глобальные. В этом случае компания перестает делать основную ставку на деятельность внутри страны, а перестраивает свою структуру таким образом, чтобы международные операции имели более важное значение, чем операции на национальном рынке.
Адаптивные структуры управления
Для адаптивных (гибких, органических) организационных структур характерно отсутствие бюрократической регламентации деятельности органов управления, отсутствие детального разделения труда по видам работ, размытость уровней управления и небольшое их количество, гибкость структуры управления, децентрализация принятия решений, индивидуальная ответственность каждого работника за общие результаты деятельности.
К структурам адаптивного типа можно отнести проектные, матричные, программно-целевые, проблемно-целевые, структуры, основанные на групповом подходе (командные, проблемно-групповые, бригадные), сетевые организационные структуры.
Проектные структуры - это структуры управления комплексными видами деятельности, которые из-за их решающего значения для компании требуют обеспечения непрерывного координирующего и интегрирующего воздействия при жестких ограничениях по затратам, срокам и качеству работ.
Традиционно руководитель подразделения в любой крупной компании в рамках организационной структуры иерархического типа имеет множество различных обязанностей и несет ответственность за разнообразные аспекты нескольких разных программ, проблем, проектов, видов продукции и услуг. Неизбежно, что в этих условиях даже хороший руководитель будет на какие-то виды деятельности обращать больше внимания, а на другие - меньше. В результате невозможность учесть все особенности, все детали проектов могут привести к самым серьезным последствиям. Поэтому для того, чтобы управлять проектами и, прежде всего, крупномасштабными, и используются специальные проектные структуры управления.
Под проектной структурой управления понимается временная структура, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта и его реализации). Смысл проектной структуры управления состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников разных профессий для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
Проектная структура управления предполагает обеспечение централизованного управления всем ходом работ по каждому крупному проекту.
Существует несколько типов проектных структур. В качестве одной из их разновидностей можно привести так называемые чистые или сводные проектные структуры управления, подразумевающие формирование специального подразделения - проектной команды, работающей на временной основе. Временная группа специалистов, в сущности, представляет собой уменьшенную по масштабам копию постоянной функциональной структуры данной компании (см. рис. 6.4.) Правда, на практике эти проектные команды редко находят отражение на формальных схемах организационных структур управления. В состав временных групп включают необходимых специалистов: инженеров, бухгалтеров, руководителей производства, исследователей, а также специалистов по управлению. Руководитель проекта наделяется проектными полномочиями (полной властью и правами контроля в рамках конкретного проекта). Руководитель отвечает за все виды деятельности от начала до полного завершения проекта или какой-либо его части. В его функции входит определение концепции и целей проектного управления, формирование проектной структуры, распределение задач между специалистами, планирование и организация выполнения работ, координация действий исполнителей. Ему полностью подчинены все члены команды и все выделенные для этой цели ресурсы. В число проектных полномочий руководителя проекта входит ответственность за планирование проекта, за составление графика и ход выполнения работ, за расходование выделенных ресурсов, в том числе и за материальное поощрение работающих. После завершения работ по проекту структура распадается, а персонал переходит в новую проектную структуру или возвращается на свою постоянную должность (при контрактной работе - увольняется).
Рис. 6.4. Проектная структура управления
Одной из наиболее сложных структур управления адаптивного типа признается матричная структура. Первоначально она была разработана в космической отрасли, применялась в электронной промышленности и в областях высоких технологий. Матричная структура возникла как реакция на необходимость проведения быстрых технологических изменений при максимально эффективном использовании высококвалифицированной рабочей силы.
Матричная структура отражает закрепление в организационном построении фирмы двух направлений руководства, двух организационных альтернатив (см. рис. 6.5). Вертикальное направление - управление функциональными и линейными структурными подразделениями компании. Горизонтальное - управление отдельными проектами, программами, продуктами, для реализации которых привлекаются человеческие и иные ресурсы различных подразделений компании.
Рис.6.5. Матричная структура
При такой структуре устанавливается разделение прав менеджеров, осуществляющих управление подразделениями, и менеджеров, руководящих выполнением проекта, и важнейшей задачей высшего руководящего состава компании в этих условиях становится поддержание баланса между двумя организационными альтернативами.
Матричная структура чаще всего представляет собой наложение проектной структуры на постоянную для данной компании линейно-функциональную структуру управления. Порой такого вида структура образуется в результате постепенной модификации дивизиональной структуры, она может быть результатом наложения функциональной структуры на дивизиональную. Образуется как бы двойная структура (матрица), представляющая собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей. В матричной структуре параллельно с функциональными и линейными подразделениями создаются специальные органы (проектные группы) для решения конкретных производственных задач. Эти проектные группы формируются за счет специалистов подразделений, находящихся на различных уровнях управленческой иерархии. Таким образом, главным принципом формирования матричной структуры является развитая сеть горизонтальных связей, многочисленные пересечения которых с вертикальной иерархией образуются за счет взаимодействия руководителей проектов с руководителями функциональных и линейных подразделений.
Функциональный и исторический анализ системы
Следующий шаг системного анализа - это исследование объекта, когда на основе результатов предметного (структурного) анализа проводится функциональный и исторический анализ. Правильное представление об объекте как системе можно получить, только если продолжить его структурное исследование на шаге первом – «включенность – целостность – делимость» (желательно оформлять, записывать результаты исследования). Обозначим шаги структурного анализа системы, как - предметный аспект, и дополним его функциональным и историческим исследованиями. Получим тогда следующую триаду
| П-Ф-И I. предметный II. функциональный III. исторический |
Функция - это внешнее проявление свойств объекта в данной системе отношений, определённый способ взаимодействия объекта с окружающей средой. Функции проявляются в форме действий и отражают возможности системы.
Таким образом, система представляется и как структура, и как определенная функция (набор функций).
Оптимально адаптированная система наилучшим из возможных способов соответствует выполняемой функции (набору функций). Мы привыкли изучать видимую оболочку системы - в первую очередь ее структуру, хотя основным является поддерживаемый системой процесс, выполняемая ею основная функция. Более того, с точки зрения роли системы относительно ее надсистемы, она является оболочкой выполняемой ею основной функции. В этом смысле одним из самых ярких примеров может являться жилище человека, имеющее достаточно сложную структуру: – как сложное строение, выполняющее, в частности, функцию защиты человека от неблагоприятных внешних условий, как инженерное сооружение, выполняющее функции обеспечения энергией, водой газом и т.д., как элемент социальной системы, выполняющий функции приема гостей, родственников и пр.
Функциональный анализ : Это анализ динамики связей, которые выявлены на этапе предметного анализа. Надо ответить на вопросы:
- Как работает данный компонент системы? (внутренние функции)?
- Как работает наша система в данной надсистеме? (внешняя функция)?
То есть, надо выявить перечень внутренних и внешних функций и указать, с какими компонентами какие функции связаны. В итоге это позволяет построить атлас структурно-функциональных схем системы и на его основе – атлас процессных схем.
Исторический анализ : тоже относится к динамике, но уже к другой - динамике развития системы: "Если ты хочешь понять что-либо, узнай, как оно возникло, и что его ждёт впереди". При этом, как минимум, строят жизненный цикл системы, разделяют его на несколько этапов:
- возникновение;
- становление;
- эволюция;
- разрушение или преобразование.
Для системы определяется, как она прошла предыдущие фазы, фиксируется её теперешнее состояние в цикле, то есть текущая стадия жизненного цикла, намечаются особенности её дальнейшего развития (прохождения последующих фаз), то есть по существу проводится агрегирование жизненного цикла в трехфазный цикл: генезис, праксис, прогноз.
Ситуационный подход
Поскольку системный анализ рассматривает систему (предприятие) в органическом единстве с окружающей средой, то всякое изменение в этой среде не может не влиять на деятельность предприятия. Но изменения в окружающей среде не единичны, а многочисленны, поэтому их влияние в конечном итоге становится решающим и главные причины того, что происходит внутри предприятия, приходится искать не только внутри, но в еще большей степени вне предприятия. Другими словами, внешние изменения создают новую ситуацию, в рамках которой могут потребоваться новые подходы к решению возникающих проблем. Например, спрос на жилье в данном регионе может резко упасть и в этой ситуации стратегию строительной организации по наращиванию мощностей для жилищного строительства потребуется, очевидно, кардинально менять в сторону развития других видов строительства, а также расширения оказываемых услуг. Но со временем ситуация может вновь измениться потребовав новых подходов к решению возникших проблем, поэтому возник еще один подход к управлению - ситуационный, который соединил в себе ряд идей других научных направлений, и явился логическим продолжением системных исследований. В центре этого подхода — конкретная ситуация, т. е. набор обстоятельств, с которыми сталкивается организация в процессе своего функционирования. Управление этой ситуацией осуществляется путем выделения наиболее важных в конкретных обстоятельствах переменных, взаимосвязанное рассмотрение которых позволяет решать возникшие проблемы. Состав и содержание ситуационных переменных предопределяются системными чертами и свойствами, как самой организации, так и ее окружения.
Сущность ситуационного подхода состоит в том, что руководители должны научиться быть готовыми к любой ситуации как внутри, так и во внешней среде организации. Для этого необходимо обладать навыками анализа и прогнозирования факторов внешней и внутренней среды, то есть научиться стратегическому планированию и соответственно стратегическому менеджменту.
Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется конкретной ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов, как в самой фирме, так, и во внешней среде, постольку не существует лучшего единого подхода управлять объектом. Самым эффективным методом, который соответствует данной ситуации, является тот, который максимально адаптирован к ней.
Возможно, в других ситуациях эти методы могут оказаться малоэффективными. Так же как системный подход в целом, ситуационный подход не дает конкретных рецептов решения тех или иных проблем. Он помогает руководителю осмыслить тот простой факт, что ситуации постоянно меняются и надо быть готовым разобраться каждый раз в новой ситуации и действовать соответственно ее характеру. Этот подход подсказывает руководителю, что в постоянно меняющемся мире и в условиях жесткой конкуренции выживают и процветают именно те организации, которые умеют быстро приспосабливаться к новым ситуациям. Ситуационный подход требует от руководителя умения дать быстрый и верный анализ ситуации для принятия наиболее эффективных решений.
Являясь частью системного подхода, ситуационный подход не отвергает другие школы и доктрины управления. Задачей руководителя становится правильный выбор методов управления, в том числе разработанных другими школами, наиболее приемлемых в данной конкретной ситуации.
В самом широком понимании ситуационный подход можно представить как мировоззрение, основанное на следующих постулатах.
• Освоение руководителями не только традиционных подходов к управлению, но и современных воззрений на природу управленческой деятельности. Другими словами, руководитель должен владеть не только арсеналом наиболее эффективных и доказавших на практике свою эффективность концепций, средств и методов управления, но и проникнуться современными идеями системного и ситуационного подходов. Только при этом условии можно рассчитывать на то, что руководитель правильно сориентируется в конкретной ситуации и примет наиболее верные решения.
• Предвидение возможных результатов от применения какой-либо концепции или метода принятия соответствующих управленческих решений; умение дать сравнительный анализ разных методов управления применительно к конкретной ситуации.
• Умение и способность объективно проанализировать ситуацию и правильно ее оценить. Пожалуй, это наиболее важный и сложный вопрос в ситуационном подходе. Весь дальнейший ход ситуационного анализа и оптимальность принимаемого решения будут зависеть от того, насколько объективно и исчерпывающе установлены факторы, наиболее характерные для данной ситуации. Поскольку эти факторы могут иметь изменчивый характер, то их обычно называют переменными ситуации. Этих переменных может быть бесчисленное множество, поэтому важнейшей задачей становится определение и вычленение наиболее существенных из них для данной ситуации. Для практических целей достаточно бывает выявить примерно десяток переменных, в наибольшей степени влияющих на успех предприятия.
• Умение увязывать конкретные методы и приемы со сложившейся ситуацией с тем, чтобы свести влияние положительных факторов к максимуму, а отрицательных - к минимуму.
Следует отметить, что ситуационный подход является сравнительно молодым направлением, и у него большие перспективы дальнейшего развития.
Процессный подход
Процессный подход основывается на концепции, согласно которой всю деятельность систем можно представить в виде структурированной сети процессов, «поглощающих» ресурсы и создающих готовую продукцию, которая представляет ценность для потребителя.
Механизм формирование ценности продукции основан на преобразовании свойств ресурсов, используемых для ее создания. Одновременно с полезными преобразованиями свойств ресурсов в рамках процессов в силу различных причин происходят и «потери ценности», представляющие собой, по сути, «потери качества».
Здравый смысл подсказывает, что управлять нужно не там и тогда, где потери качества уже произошли и ценность уменьшилась, а там, где эти потери качества совершаются, т.е. в рамках сети процессов, составляющих деятельность организации. Соответственно новое понимание менеджмента состоит в том, что управлять нужно не качеством продукции, а качеством исполнения процессов. В частности это отражено в стандартах ИСО серии 9001, где провозглашен принцип процессного подхода к менеджменту качества.
Причины появления потерь качества весьма разнообразны: ошибки при определении требований к продукции, нарушение технологии, «человеческий фактор», несовершенство системы управления и законодательства и т.п. Общим является то обстоятельство, что все эти виды потерь качества проявляются при выполнении отдельных процессов и привносятся в продукцию одновременно и параллельно с созданием ее ценности.
Преимущество процессного подхода состоит в том, что процесс производства продукции или услуги представляется в виде последовательности операций, благодаря чему структура формирования ценности для потребителя становится более понятной. Таким образом, мы автоматически начинаем представлять структуру возникновения потерь. Выявляя с помощью полученной функции «узкие места», мы можем предотвращать потери, вместо того, чтобы тратить силы и средства на восстановление уже потерянной продукции.
Все процессы в управлении подразделяются на основные и вспомогательные. Основные процессы связаны с производством и движением продукции. Они заключены в поиске и использовании маркетинговой информации, в создании материального объекта (детали, товара, программного продукта услуги и т. д.). Вспомогательные процессы предназначены для обеспечения основных процессов и охватывают: процесс подготовки обучения и аттестации персонала; процесс управления документацией, регламентирующей деятельность организации в целом и ее отдельных подразделений; процесс/процессы обеспечения (сервисное обслуживание оборудования, обеспечение энергоресурсами, а также финансовое, информационное обеспечение). При реализации процессного подхода организация должна уметь оценить и описать все процессы, связанные с выпуском продукции, их последовательность и взаимодействие, критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности, как при осуществлении, так и при управлении этими процессами.
По каждому процессу должны быть определены его границы и цели. Поскольку процессы создаются для достижения целей предприятия, а затем уже – для удовлетворения ожиданий потребителей, необходимо преобразовать потребительские ожидания в цели процесса, соответствующие стратегии организации, поэтому любая зафиксированная цель, соответствующая определенному процессу, должна предполагать конечные результаты, на достижение которых направлена реализация данного процесса.
Цели процесса должны быть измеримы и формулироваться таким образом, чтобы они были понятны персоналу. Например, целью процесса «Закупки» может быть «достижение определенного уровня дефектности (столько-то ppm или %) закупаемой продукции», процесса «Поставка» — «максимальное время доставки — 24 часа».
Необходимо четко определить, где заканчивается один процесс и начинается другой, что подразумевает однозначное разграничение ответственности и полномочий специалистов внутри предприятия, а также и «выход» за рамки предприятия, если это касается отношений с внешними поставщиками и потребителями. При этом определяются интерфейсы (информационные потоки), входы, выходы процессов, причем вход одного процесса может быть выходом для другого.
Для обеспечения разработки и последующего надлежащего функционирования процессов и управления ими необходимо определить владельцев (руководителей) процессов, которые формируют команды компетентных сотрудников для описания анализа процессов. В команды обязательно должны включаться представители процессов-поставщиков и процессов - потребителей.
Владелец получает полномочия решать проблемы, связанные с процессами, организовывать работу команды специалистов из функциональных подразделений для анализа и улучшения процесса, управлять ресурсами для реализации процесса. Для быстрого понимания потока и последовательности действий, их дальнейшей детализации, особенно на первом этапе реализации системного подхода производится их наглядное описание.
Степень детализации при описании процесса зависит и от применяемых методов и инструментов (модели по IDEF0, блок-схемы или другие графические представления). Здесь главное — визуализировать процесс, не сильно усложняя его, отражая:
• последовательность проведения операций;
• ответственность исполнителей;
• точки принятия решения в случае отклонений;
• точки контроля;
• «входные» и «выходные» документы и др.
Описание процесса осуществляется для того, чтобы им управлять и сразу проводить улучшения.
Управление процессами включает:
• определение ресурсов, необходимых для того, чтобы процессы и субпроцессы функционировали с заданной эффективностью и результативностью;
• выявление адекватного механизма разработки мер для достижения запланированных результатов и установленных целей;
• определение и внедрение процедуры управления изменениями процессов;
• порядок действий и принятия решений в случае появления несоответствий или отказов процессов и т.д.
Одним из важных требований процессного подхода является измерение эффективности и результативности каждого процесса. Для этого необходимо установить:
• критерии эффективности процессов и системы их измерения и анализа, обеспечивающие хорошую управляемость процессов;
• риски процессов как возможных отказов (несоответствий) процессов;
• схему действий по исключению или снижению вероятности появления таких рисков и выработки предупреждающих действий;
• методы проведения измерений, методы анализа информации о процессах.
В качестве критериев (индикаторов) эффективности можно выбрать:
• сроки — время прохождения и реализации заказа, выпуска единицы продукции, рассмотрения претензии или рекламации и т. д.;
• уровень дефектности — применительно ко входному контролю и закупаемой продукции, внутрипроизводственной деятельности, предъявлению продукции на окончательный контроль и испытания и т. д.;
• финансовые аспекты — себестоимость, объем продаж в стоимостном выражении, издержки, затраты на устранение дефектов, уровень запасов комплектующих изделий, материалов на складе; норматив запаса готовой продукции — таким образом, чтобы, с одной стороны, не было «завала» и «омертвления» оборотных средств, с другой стороны, обеспечивалось выполнение принятых заказов в срок, т. е. запас должен быть оптимальным. Это могут быть и такие показатели, как объем продаж в натуральном выражении, число повторных обращений и др.
Логическим завершением работы над созданием модели процесса или его описанием является представление о том, как его улучшать.
Необходимо постоянно изыскивать возможности для снижения издержек и улучшения, что, в конечном счете, будет увеличивать ценность процессов для потребителя и повышать результативность процесса.
Таким образом, ключевыми моментами для внедрения процессного подхода к управлению являются:
• определение и описание существующих бизнес-процессов и порядка их взаимодействия в общей сети процессов организации;
• четкое распределение ответственности руководителей за каждый сегмент всей сети бизнес-процессов организации;
• определение показателей эффективности и методик их измерения (например, статистических);
• разработка и утверждение регламентов, формализующих работу системы;
• управление ресурсами и регламентами при обнаружении отклонений, несоответствий в процессе или продукте или изменений во внешней среде (в том числе изменение требований заказчика).
Дата: 2019-02-02, просмотров: 441.
