Современные организации представляют собой сложные организационные системы. Под системой понимают упорядоченный комплекс взаимосвязанных элементов (подсистем, частей), составляющих целостное образование. При этом подсистемы (части) функционируют во времени как единое целое - каждый объект, подсистема, ячейка работает ради одной цели, которая стоит перед системой в целом.

       При такой трактовке системами являются: машина, собранная из деталей и узлов, живой организм, образуемый совокупностью клеток, предприятие, объединяющее и связывающее в единое целое множество производственных процессов, машин, установок, коллективов людей, различные виды ресурсов, готовую продукцию, отрасли, включающие предприятия и организации, народное хозяйство в целом, состоящее из связанных между собой отраслей.

       Отличительными признаками системы выступают:

• наличие взаимосвязанных частей в объекте;

• взаимодействие между частями объекта;

• упорядоченность данного взаимодействия для достижения общей цели системы.

       К основным компонентам системы относят: элемент системы, взаимоотношения между элементами, подсистему, структуру системы.

       Первый компонент системы — минимальная целая часть системы, которая функционально способна отразить некоторые общие закономерности системы в целом. Кроме функциональной характеристики, минимальность определяется самим субъектом исследования как достаточная часть, удовлетворяющая познавательной и преобразовательной потребности.

       Вторым компонентом системы выступают взаимоотношения между элементами или связи. Взаимоотношения могут быть нейтральными, когда оба элемента не претерпевают каких-либо структурных или функциональных изменений, или функциональными, когда один элемент, воздействуя на другой, приводит к структурным или функциональным изменениям в этом элементе.

       Третьим компонентом системы является подсистема, состоящая из ряда элементов системы, которые возможно объединить по схожим функциональным проявлениям. В системе может быть различное количество подсистем. Это зависит от основных функций подсистемы: внутренних и внешних.

       Четвертым компонентом системы выступает структура системы. Под структурой понимается совокупность связей, взаимоотношений между всеми элементами системы, между ее подсистемами, между системой и внешней средой.

       Если рассматривать совокупность всех связей внутри системы, то такая структура будет внутренней. Если рассматривать совокупность всех связей как внутри системы, так и системы с внешней средой — такая структура называется полной структурой.

       Так как в природе существует огромное количество систем, то их классифицируют по различным признакам. В зависимости от изменения состояния систем во времени они делятся на статические и динамические. Статическая - это такая система, которая не изменяется во времени. Динамическая - это система, изменяющаяся во времени и переходящая из одного состояния в другое. Условием эффективного функционирования динамических систем является их устойчивость, т.е. нечувствительность к некоторым неизбежным посторонним возмущениям. Устойчивость работы системы предусматривается на стадии ее проектирования. Так, управление производственными процессами в цехе должно обеспечивать выпуск заданного количества продукции при различных возможных отклонениях в производственном процессе. Динамические системы, способные управлять своим поведением, относятся к самоуправляемым, для которых характерно наличие двух подсистем - управляющей и управляемой.

       В зависимости от взаимоотношений систем с внешней средой они бывают открытые и закрытые. Закрытые системы не осуществляют обмена энергией или информацией со средой, открытые же функционируют только в условиях взаимодействия с внешней средой. Системы управления предприятием обладают качеством как открытых, так и закрытых систем. Системы бывают живой, неживой природы и социальные. По сложности организации системы делятся на простые, сложные и очень большие, относящиеся степенью сложности структуры и функционирования. К простым системам относятся такие, которые независимо от их масштабов можно описать с помощью детерминированных математических методов и моделей. Сложные системы имеют сложную структуру со стохастическими связями (включая обратные связи), поведением, стохастические входы и выходы. Большие системы обладают такими же признаками, что и сложные, но, кроме того, им присущи: наличие целей и систем управления, наличие комплекса проблем состязательного и конкурирующего характера, несчетное разнообразие по возможным связям, функциям и информационным состояниям. Практически все существующие организационные системы можно представить в виде кибернетической системы различной сложности. Важнейшими признаками любой кибернетической системы являются: наличие двух компонентов - объекта и органа управления, связанных обратными и прямыми информационными каналами, образующими замкнутые контуры; наличие цели, критериев эффективности и ограничений; наличие алгоритма и программы управления. В зависимости от предвидения поведения системы делятся на детерминированные (поведение системы можно предвидеть заранее) и стохастические (вероятностные). Системы могут быть иерархическими или скелетными. В зависимости от того, обладает система возможностью управлять или нет, системы делят на самоуправляемые (управляемые) и неуправляемые.

       В производственных системах различают два вида управления: управление технологическими процессами и управление коллективами людей. Основное различие между ними состоит в характере объекта управления. В первом случае объектом управления являются технические системы - машины, станки, приборы, оборудование. Во втором - коллективы людей. Отличаются они и формой информации, передаваемой по каналам прямой и обратной связи. В первом случае она, как правило, представляется в виде различных сигналов (электрических, механических, оптических), во втором - в виде документов (которые могут быть записаны также на магнитных носителях) или устных распоряжений. Управление технологическими процессами изучается в технических дисциплинах. Наша же задача - рассмотрение вопросов управления коллективами людей, в частности, коллективами строительных организаций. Такие системы относятся к классу организационных.

       Организационные системы обладает важнейшими свойствами, которые необходимо учитывать при управлении. К ним можно отнести: целостность, обособленность, централизованность, адаптивность, совместимость, неаддитивность отношений, эмерджентность, синергичность, мультипликативность, неопределенность данных, многокритериальность, стохастичность, порог сложности, редкую повторяемость проблемных ситуаций, фактор времени, обратную связь.

       Целостность. Свойство целостности означает, что организационная система существует как образование, в котором каждый из элементов выполняет определенные функции. Целостность организационной системы означает отсутствие необходимости добавления или устранения ее отдельных структурных элементов для повышения эффективности и устойчивости функционирования. Целостность системы может быть определена как свойство, «характеризующее устойчивость функционирования организационной системы при ее минимальной структурной сложности и минимально необходимых ресурсах.

       Обособленность. Обособленность - свойство, которое характеризует относительную изолированность, автономность тех или иных организационных систем. Свойство обособленности проявляется при разделении полномочий, определении границ хозяйственной самостоятельности предприятий, регионов, отраслей.

       Централизованностъ. В организационных системах функции централизованных систем выполняют: в коллективе - руководитель, лидер, менеджер; на фирме - администрация; в стране - государственный аппарат. Недостатки централизации в развитии российского общества очевидны - это и невысокий уровень методологических обоснований путей и направлений развития экономики как единой системы, и склонность к жесткому администрированию, и невысокий уровень организационно-методических обоснований и рекомендаций при решении социально-экономических проблем, требующих централизованных усилий (ценообразование, внешнеэкономическая деятельность, социальная защита, экологическая проблематика, пропорции отраслевого и регионального развития).

       Адаптивность. Свойство адаптивности организационной системы означает способность приспосабливаться к изменениям внутренних и внешних условий таким образом, чтобы эффективность и стабильность функционирования ее не ухудшалась. Адаптивность организационных систем тесно связана со свойствами саморегулирования. В том случае, когда сама организационная система хорошо структурирована и отлажена, обладает высоким уровнем организации и хорошим ресурсным обеспечением, имеет квалификационную структуру кадров, адаптивные свойства такой системы могут быть высокими.

       Совместимость. К числу важнейших свойств организационных систем относится совместимость подсистем и элементов в организационной системе, которая означает, что все элементы должны обладать свойствами «сродства», взаимоприспособляеямости, взаимоадаптивности. В организационных системах каждая из подсистем должна быть совместима не только с самой организационной системой, но и со всеми ее составляющими подсистемами и элементами. Свойство совместимости исключительно важно при формировании комплексов отраслей, территориально-производственных комплексов, технологически и организационно совместимых предприятий и организаций. Развитие общественного производства свидетельствует о том, что между отраслями производства при любом уровне развития их специализации и кооперации возникают и действуют силы отталкивания. Эта закономерность до настоящего времени все еще недостаточно учитывается и используется в современной практике.

       Неаддитивность отношений. По определению свойства организационной системы не есть простая сумма свойств входящих в нее элементов. Такие отношения в математике называют неаддитивными.

       Физическая природа появления величины эффекта неаддитивности связана с декомпозицией организационной системы. При декомпозиции происходит неизбежный разрыв не только горизонтальных, но и перекрестных связей, характеризующих целостность системы. При этом декомпозиция организационной системы приводит к утрате ее отдельных качеств, которые по каким-либо причинам представляются исследователю малосущественными, т.е. происходит неизбежное «огрубление» системы в целом. Исследование неаддитивности представляет большой интерес для руководителей крупных организационных систем. Неаддитивность отношений в больших организационных системах характеризует возникновение нового качества как продукта интеграции, соединения в целое многих элементов, их взаимовлияния, отражающего некие общие кооперативные свойства данного множества элементов и явлений. Необходимо отметить, что в хорошо организованной, целостной системе целое всегда больше суммы его частей, а в дезорганизованной, разобщенной системе целое обычно существенно меньше этой суммы.

       Эмерджентностъ. Свойство эмерджентности означает, что целевые функции отдельных подсистем, как правило, не совпадают с целевой функцией самой организационной системы. Так, например, целевая функция народного хозяйства может не совпадать с целевой функцией отдельной отрасли; целевая функция отдельного работника (базовой подсистемы) может не совпадать с интересами государства и др. Использование свойств эмерджентности позволяет правильно относиться к противоречивости целевых функций участников производства в любой системе, поскольку их интересы вызваны внутренними противоречиями в самой системе. Разрешение этих противоречий и образует сам процесс развития и является основным содержанием управления.

       Синергичностъ. Синергия (синергичность) - однонаправленность действий в системе, которая приводит к усилению (умножению) конечного результата. Наука синергетика изучает связи между элементами подсистемы за счет активного обмена потоками энергии, вещества и информации в самом объекте и с окружающей средой. При согласованном поведении подсистем возрастает степень упорядоченности, самоорганизации больших систем. В управлении организационной системой синергичности означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива как большой системы (цели и задачи отдельных служб не могут и не должны противоречить целям и задачам организационной системы).

       Мультипликативность. Свойство мультипликативности, присущее всем большим организационным системам, выражается в том, что эффекты, как положительные, так и отрицательные, в больших системах чаще обладают свойством умножения, а не сложения, как это часто считают. Умножение (а в некоторых случаях возведение в степень) отрицательных эффектов происходит к явно «облегченных» условиях - деструктивные процессы имеют выраженную тенденцию к самотеку и саморазрушению систем при отсутствии должного контролирующего и регулирующего действия со стороны общества. Положительные тенденции, явления, эффекты такой способностью не обладают. Они всегда требуют организации, значительных издержек для устранения разрушительных процессов, нуждаются в преодолении сил самотека и торможения.

       Неопределенность данных - фактор, присущий моменту принятия управленческого решения руководителем (должностным яйцом), ставящим под ним свою подпись и с этого момента за него отвечающим в условиях, когда он не знает точных значений ряда характеристик, важных для решения, и (или) не знает о том, что ряд характеристик влияет на последствия реализации решения, но они не учитывались при подготовке решения, и (или) не знает, к какому из множеств событий отнести наблюдаемое явление.

       Многокритериальность - это состояние, при котором оценка деятельности организационной системы управления осуществляется по нескольким показателям. Деятельность организационной системы управления протекает в окружающей среде, на нее расходуются ресурсы, необходимые и другим системам. Естественный дефицит ряда ресурсов порождает противоречие с окружающей средой. Показатели, связанные с окружающей средой, можно условно назвать показателями взаимодействия с окружающей средой.

       Стохастичность - результаты реализации управленческих решений являются случайными событиями. Основными причинами стохастического функционирования организационных систем управления являются:

• отсутствие однозначных аналитических зависимостей между возможными результатами реализации управленческих решений, с одной стороны, и состоянием системы в момент воздействия на нее возмущения в окружающей среде, величины возмущения в окружающей среде, величины возмущения, параметров управленческого решения, характеристик целей - с другой стороны. Отсутствие таких зависимостей говорит о том, что организационные системы управления не формализуемы или слабо формализуемы при наличии словесного описания характеристик зависимостей на принятом языке деловой прозы;

• случайный характер "поведения" окружающей среды и, как следствие, - случайный характер возмущения (как величины, так и времени появления);

• непреднамеренные и непредсказуемые искажения и запаздывания данных о состоянии оргсистемы управления и окружающей среды в целях сбора, обработки данных людьми и представления информации в верхние инстанции;

• ограниченную управляемость оргсистем: не из всякого состояния и не при всяком возмущающем воздействии можно достичь произвольной цели за конечное время; с другой стороны, попытка достижения желаемых целей из данного состояния системы и возмущающего воздействия окружающей среды может привести к непредвиденным результатам.

Проблемный анализ.

Получение знаний о конкретной системе предполагает проблемную ориентированность когнитивной деятельности. Разобраться в особенностях деятельности системы необходимо с целью выявления ее проблем: это либо проблемы сохранения (устойчивости) системы, либо проблемы развития, совершенствования деятельности системы. Для этого выявляют структуру, функции и процессы, определяющие системы. И все это знание о системе должно быть проблемно-ориентированным.

Процесс решения проблем включает шесть этапов, которые образуют цикл:

Распознавание проблемы

Определение проблемы