Ячейки рабочего листа могут содержать различную информацию: текст, числовые значения, даты, время, формулы. Чтобы поместить данные в определенную ячейку рабочего листа, необходимо выбрать нужную ячейку, ввести данные и подтвердить ввод. Excel при этом автоматически распознает тип вводимых данных. Содержимое вводимого отображается в строке формул. Кроме того, в этой же строке появляются рассмотренные ранее кнопки для обработки содержимого ячейки.

Ввод данных завершается нажатием клавиши <Enter>. Часто гораздо удобнее для завершения ввода использовать клавиши управления курсором. В этом случае после ввода текущая ячейка смещается в соответствующем направлении. Отменить ввод позволяют клавиша <Esc>.

Ввод формул

Формула в Excel должна начинаться с математического оператора, например, со знака равенства (=), или знака плюс (+), или знака минус (-). Формулы кроме операций (часто употребляют термин - операторы) могут содержать константы, адреса ячеек, имена диапазонов, функции. Сразу после завершения ввода выполняются вычисления, и в ячейке отображается результат вычислений. Сама формула, сохраняется в активной ячейке, отображается в строке формул. Иногда после введения формулы появляется сообщение об ошибке, по которому, как правило, нетрудно определить ее характер. Возможности, предоставляемые формулами для обработки данных в Excel, рассмотрены ниже в разделе "Расчет".

Правка данных

Содержимое ячейки на любом этапе можно изменить, заменив его другим значением или подправив только часть содержимого.

Если при вводе значения подтверждение конца ввода еще не было дано (то есть значение пока еще не стало содержанием ячейки), редактируйте, как показано в строке формул, обычным способом.

Для замены содержания ячейки выберите ячейку и введите новое значение.

Для частичного изменения содержания ячейки можно, выбрав ее, нажать клавишу <F2>, или щелкнуть мышью в строке формул, или дважды щелкнуть непосредственно на ячейке. После этого Excel позволит редактировать значения, или используя строку формул или непосредственно в самой ячейке. Вы можете традиционным образом удалять лишние символы, выделять отдельные части, например, для копирования, перемещения, или форматирования.

Выделение области

Выделение выполняется для обозначения области, в которой должна выполняться следующая команда или функция. Выделенная область может состоять из одной ячейки, одного диапазона (прямоугольного), нескольких несмежных диапазонов, нескольких полных строк или столбцов рабочего листа, всех ячеек рабочего листа. Выделенные ячейки отображаются инверсно. Большинство выполняемых команд относятся к активной ячейке или выделенной области.

Внутри выделенного диапазона можно перемещать указатель активной ячейки клавишами <Tab> и <Shift + Tab>. Нажатие любой другой клавиши управления курсором или щелчок мышью приведут к снятию выделения диапазона, при этом выбранная ячейка станет активной.

Выделение диапазона

Выделенный на рабочем листе диапазон всегда имеет прямоугольную форму. Наименьший диапазон состоит из одной ячейки. Активная ячейка автоматически считается выделенной.

Для выделения диапазона ячеек с помощью мыши нужно перемещать указатель мыши через соответствующие ячейки при нажатой левой кнопке.

Для выполнения этой же операции с помощью клавиатуры нужно поместить указатель активной ячейки в начале диапазона, выделяемого нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, клавишами управления курсором расширить выделенный диапазон. Альтернативой клавиши <Shift> является функциональная клавиша <F8>. После нажатия этой клавиши в строке состояния появляется индикатор ВДЛ, который свидетельствует о том, что режим выделения включен. Пользуясь клавишами управления курсором можно расширить выделенный диапазон. Повторное нажатие клавиши <F8> выключает режим выделения.

Кроме того, выделить диапазон можно, вписав его координаты (адреса левого верхнего и правого нижнего углов области, например, B5: Z125) в поле имен строки формул. Это удобно, когда выделяется область большого размера, координаты которой заранее известны.