Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский (п.69Инструкции по делопроизводству).

\67. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

68. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

69. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

70. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

71. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

72. В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

73. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

74. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

75. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

76. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

Язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте так называемого официально-делового стиля речи.

В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и т.д.

При ведении официальной переписки используются законы составления служебных текстовых документов в аспекте официально-делового стиля речи (одного из так называемых "книжных" стилей, т.е. уместного не в любой сфере обращения).

Требования к оформлению текста:

Текст документов на бланках формата А4 печатается на компьютере через одинарный интервал, на бланках формата А5 - через интервал точно 14 пт. При наборе текста с использованием компьютера применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. При подготовке таблиц размер шрифта текста и межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт, размер левого поля - до 20 мм. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом 6 пт. Реквизиты документа отделяют друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (за исключением реквизитов «Текст» и «Отметка о наличии приложения») при оформлении документов на компьютере - 73 мм. От границы левого поля печатаются: - реквизит «Название вида документа»; - реквизит «Заголовок к тексту»; - реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа); -слов о «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения»; - наименование должности в реквизите «Подпись»; - реквизит «Гриф согласования»; - реквизит «Отметка об исполнителе»; - реквизит «Отметка о заверении копии»; -слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ». «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». С отступом 12,5 мм от границы левого поля печатается начало абзацев в тексте. С отступом 80 мм от границы левого поля печатается реквизит «Адресат». С отступом 100 мм от границы левого поля печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа». «Гриф утверждения», «Гриф приложения». С отступом 120 мм от границы левого поля печатается расшифровка подписи (инициалы, фамилия) в реквизите «Подпись». ' С отступом 140 мм от границы левого поля печатаются код организации и код документа. При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 * 210 мм) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения». «Гриф приложения», расшифровка подписи (инициалы, фамилия) в реквизите «Подпись» печатаются с отступом 160 мм от границы левого поля. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается с отступом 100 мм от границы левого поля, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - с отступом 160 мм от границы левого поля. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается с отступом 100 мм от границы левого поля, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - с отступом 160 мм от границы левого поля. Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается увеличивать длину его строк до 120 мм от границы левого поля, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - до 160 мм от границы левого поля. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через интервал точно 14 пт. Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пт, межстрочный интервал - точно 9 пт. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В справочно-информационных документах допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием. Прописными буквами без кавычек и пробелов между буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» - в грифах утверждения и согласования. «ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлениях, «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ» - в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» - в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» - в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах. При оформлении документов на двух и более страницах (листах) вторая и последующие страницы (листы) должны быть пронумерованы. Номера страниц (листов) проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами, первая страница не нумеруется. Новую страницу (лист) документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца. Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.