Для правильного понимания делопроизводства необходимы единообразные подходы к нему, которые позволят корректно трактовать информацию, готовить документы и организовывать процессы делопроизводства. Для этого органом Государственной архивной службы – Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и иными государственными органами широко используются тесно связанные между собой процессы унификации и стандартизации.

Унификация (от лат. unus – один, facio – делаю; объединение) – приведение к единообразию, к единой форме или системе. Объекты унификации: системы документации; виды и разновидности документов; формы документов и состав включаемых в них реквизитов; тексты документов.

Задачи унификации:

- уменьшение многообразия имеющихся видов, типов и типоразмеров изделий одинакового функционального назначения путем изменения в необходимых случаях конструкций, основных и второстепенных размеров;

- изменение конструкций и исполнительных размеров, марок материала, точности изготовления аналогичных деталей с целью внедрения автоматических линий, допускающих экономически выгодную переналадку при данных размерах серийного выпуска деталей;

- создание комплексов взаимозаменяемых агрегатов, узлов и деталей, предназначенных для сборки значительно большей номенклатуры машин, механизмов путем добавления некоторого количества специальных узлов и деталей;

- пересмотр видов, типов и типоразмеров, изготовляемых или приобретаемых для комплектации изделий для замены морально устаревших или недостаточно качественных более современными, надежными и долговечными изделиями.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД). ОПРЕДЕЛЕНИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ УСД. ПРИМЕРЫ УСД.

У нас в стране разработаны унифицированные системы документации (далее – УСД) – системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД устанавливаются Общегосударственным классификатором Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее – ОКУД).

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются государственными органами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их формы собственности. Министерство здравоохранения Республики Беларусь разрабатывает формы медицинских документов, Национальный статистический комитет – формы первичной учетной и отчетной документации, Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь – систему организационно-распорядительной документации и т. д. Назначение и состав таких унифицированных систем устанавливаются специальными стандартами.

Общегосударственный классификатор управленческой документации – ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы». Классификатор предназначен для использования в области планирования, учета и управления министерствами (ведомствами), комитетами и другими органами государственного управления Республики Беларусь, органами местного управления и организациями (предприятиями) независимо от форм собственности и подчинения, общественными организациями.

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД) входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь.

ОКУД предназначен для обеспечения систематизации и унификации документов, используемых в определенных сферах деятельности.

ОКУД используется при решении следующих задач:

– унификации форм документов;

– автоматизации процессов сбора, обработки, анализа и учета информации, содержащейся в реквизитах применяемых форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные документы, входящие в состав унифицированных систем документации* (УСД) и их подсистем.

*ОКУД не содержит классификацию унифицированных документов, входящих в состав систем документации по капитальному строительству, конструкторской и технологической документации.

В ОКУД использован иерархический метод классификации унифицированных документов с тремя ступенями деления.

На первой и второй ступенях (таблица 1) классифицируются соответственно УСД, используемые в определенных сферах деятельности, и подсистемы УСД, представляющие собой установленные группировки взаимоувязанных документов, объединенных общностью решаемых задач.

На третьей ступени (таблица 2) в алфавитном порядке кодируются применяемые в подсистемах УСД виды документов.

При классификации УСД на подсистемы УСД применяется последовательный метод кодирования, при классификации видов документов – порядковый метод кодирования.

Основание кода документа в ОКУД – десять знаков (от 0 до 9) цифрового алфавита кода. Длина – семь знаков.

Структура кода:

Пример кодирования по ОКУД:

Наименование вида документа, как правило, включают в наименование унифицированной формы документа как определяющее смысловое слово. Так вид документа «ордер» является определяющим смысловым словом в наименовании унифицированных форм документов «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Мемориальный ордер» и др.

Присвоение кодов по ОКУД – децентрализованное.

Ведение ОКУД осуществляет научно-производственное республиканское унитарное предприятие «Белорусский государственный институт стандартизации и сертификации».

В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации; Унифицированная система первичной учетной документации; Унифицированная система банковской документации; Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; Унифицированная система отчетно-статистической документации; Унифицированная система документации по труду; Унифицированная система внешнеторговой документации; Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

 Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Комитет по архивам и делопроизводству – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной документации – ОКУД. Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково: организационные документы; распорядительная документация; информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация; плановая документация; отчетно-статистическая; кадровая документация; бухгалтерская документация. Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).