Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТ

Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основные термины и определения, используемые в документоведении:

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Закон Республики Беларусь «Об информатизации»)

Документ – Зафиксированная на материальном носителе (Материальный объект, используемый для записи и хранения информации) информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности (СТБ2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам (создание документов). 

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника. (текстовый документ, кинодокумент, фонодокумент, электронный документ)

Документооборот – Движение документов (3.1.3) в организации (организациях) с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 1920-е годы.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

-оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; -максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); -порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Дело: Документ (3.1.3) или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку. Примечание – Дела могут вестись в электронном виде (электронные дела), представляя собой самостоятельные единицы хранения документов в электронном виде (3.1.33), логически объединенных по определенному признаку

Архив – 1. Совокупность архивных документов; 2. Организация или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования (ретроспективной) информации.

Документация – совокупность документов по определенному вопросу.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД). ОПРЕДЕЛЕНИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ УСД. ПРИМЕРЫ УСД.

У нас в стране разработаны унифицированные системы документации (далее – УСД) – системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД устанавливаются Общегосударственным классификатором Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее – ОКУД).

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются государственными органами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их формы собственности. Министерство здравоохранения Республики Беларусь разрабатывает формы медицинских документов, Национальный статистический комитет – формы первичной учетной и отчетной документации, Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь – систему организационно-распорядительной документации и т. д. Назначение и состав таких унифицированных систем устанавливаются специальными стандартами.

Общегосударственный классификатор управленческой документации – ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы». Классификатор предназначен для использования в области планирования, учета и управления министерствами (ведомствами), комитетами и другими органами государственного управления Республики Беларусь, органами местного управления и организациями (предприятиями) независимо от форм собственности и подчинения, общественными организациями.

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД) входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь.

ОКУД предназначен для обеспечения систематизации и унификации документов, используемых в определенных сферах деятельности.

ОКУД используется при решении следующих задач:

– унификации форм документов;

– автоматизации процессов сбора, обработки, анализа и учета информации, содержащейся в реквизитах применяемых форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные документы, входящие в состав унифицированных систем документации* (УСД) и их подсистем.

*ОКУД не содержит классификацию унифицированных документов, входящих в состав систем документации по капитальному строительству, конструкторской и технологической документации.

В ОКУД использован иерархический метод классификации унифицированных документов с тремя ступенями деления.

На первой и второй ступенях (таблица 1) классифицируются соответственно УСД, используемые в определенных сферах деятельности, и подсистемы УСД, представляющие собой установленные группировки взаимоувязанных документов, объединенных общностью решаемых задач.

На третьей ступени (таблица 2) в алфавитном порядке кодируются применяемые в подсистемах УСД виды документов.

При классификации УСД на подсистемы УСД применяется последовательный метод кодирования, при классификации видов документов – порядковый метод кодирования.

Основание кода документа в ОКУД – десять знаков (от 0 до 9) цифрового алфавита кода. Длина – семь знаков.

 

Структура кода:

X

X

X

X

X

X

X

Код УСД

Код подсистемы УСД

Код вида документа

 

Пример кодирования по ОКУД:

 

	0		4					0	2				5			4	0
Унифицированная система расчетно-денежной документации
Документация по кассовым операциям банков
Ордер

 

Наименование вида документа, как правило, включают в наименование унифицированной формы документа как определяющее смысловое слово. Так вид документа «ордер» является определяющим смысловым словом в наименовании унифицированных форм документов «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Мемориальный ордер» и др.

Присвоение кодов по ОКУД – децентрализованное.

Ведение ОКУД осуществляет научно-производственное республиканское унитарное предприятие «Белорусский государственный институт стандартизации и сертификации».

В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации; Унифицированная система первичной учетной документации; Унифицированная система банковской документации; Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; Унифицированная система отчетно-статистической документации; Унифицированная система документации по труду; Унифицированная система внешнеторговой документации; Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

 Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Комитет по архивам и делопроизводству – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной документации – ОКУД. Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково: организационные документы; распорядительная документация; информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация; плановая документация; отчетно-статистическая; кадровая документация; бухгалтерская документация. Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).

 

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ: ВИДЫ, ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ, ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации.

Требования к бланкам:

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

любая организация (предприятие) разрабатывает и использует бланки (т. е. стандартные листы бумаги с воспроизведенными на них реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации) следующих видов: бланк для письма на двух языках с продольным расположением реквизитов и общий бланк. На основе общего бланка можно изготовить бланк конкретного вида документа, что целесообразно в случае, если таких документов в организации проходит более 200 в год;

Государственный стандарт СТБ 6.38-2016 Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далеедокументы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.) по СТБ 2059. Настоящий стандарт устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Разработку бланков начинают, как правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида (в СТБ 6.38-2016 указан максимальный перечень реквизитов документов, а перечень реквизитов, характерных для определенного вида документов, можно найти либо в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях, либо в Альбоме унифицированных форм организационно-распорядительных документов).

Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

При печатании бланков применяются типографские шрифты по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33, компьютерный шрифт Times New Roman или Arial размером от 6-го до 16-го кегля.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещается в центре над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»). Диаметр изображения - не более 17 мм. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

ОСОБЕННОСТИ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТОВ НПА.

ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 10 января 2000 г. № 361-З О нормативных правовых актах Республики Беларусь (изменения Закон Республики Беларусь от 2 июля 2009 г. № 31-З) Настоящий Закон определяет понятие и виды нормативных правовых актов Республики Беларусь, устанавливает общий порядок их подготовки, оформления, принятия (издания), опубликования, действия, толкования и систематизации.

нормативный правовой акт – официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение;

Подготовка проекта нормативного правового акта может включать:

*рассмотрение нормотворческого предложения и принятие решения по подготовке проекта;*организационно-техническое и финансовое обеспечение его подготовки;

сбор необходимых материалов и информации;*разработку концепции проекта;

составление текста проекта;*согласование проекта;*проведение юридической и иных необходимых экспертиз.

Нормотворческий орган может осуществлять подготовку проекта нормативного правового акта самостоятельно либо поручить иному субъекту нормотворческой инициативы по вопросам, относящимся к его компетенции, заказать ее Национальному центру законодательства и правовых исследований Республики Беларусь, а также в установленном порядке привлечь к подготовке проекта соответствующих специалистов из иных организаций, в первую очередь государственных, поручить специально создаваемым для этого временным комиссиям или рабочим группам.

Подготовка проекта нормативного правового акта осуществляется с обязательным участием юридической службы соответствующего государственного органа (организации).

Проект нормативного правового акта до внесения его в нормотворческий орган (должностному лицу) подлежит согласованию с заинтересованными государственными органами (организациями), если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Республики Беларусь, а также если в нормативном правовом акте содержатся нормативные правовые предписания и (или) поручения, касающиеся других государственных органов (организаций), в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Согласование проекта нормативного правового акта проводится посредством:

выражения в письменной форме согласия либо несогласия государственного органа (организации) с соответствующим проектом с обоснованием имеющихся замечаний и предложений и приложением в случае несогласия с нормативными правовыми предписаниями предлагаемой редакции проекта нормативного правового акта или его отдельных положений в соответствии с установленными правилами нормотворческой техники;

визирования, при котором руководитель государственного органа (организации) визирует проект нормативного правового акта (при наличии по нему замечаний и предложений – с их обоснованием и приложением предлагаемой редакции проекта нормативного правового акта или его отдельных положений в соответствии с установленными правилами нормотворческой техники).

При согласовании проекта нормативного правового акта выражение в письменной форме согласия либо несогласия государственного органа (организации) с соответствующим проектом производится не позднее чем в тридцатидневный срок со дня получения в установленном порядке проекта, а его визирование – не позднее чем в пятидневный срок, если иное не предусмотрено законами, решениями Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь.

Проект нормативного правового акта считается согласованным в случае непредставления в определенный частью третьей настоящей статьи срок информации о согласовании, отсутствия предложения о продлении срока согласования с обоснованием необходимости такого продления или отказа в продлении срока согласования.

Проект закона, внесенный Президентом Республики Беларусь, считается согласованным со всеми заинтересованными государственными органами (организациями), а проект закона, внесенный Советом Министров Республики Беларусь, – согласованным с государственными органами (организациями), подчиненными Правительству Республики Беларусь.

 

 

10. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕ­ЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ОРД) И ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ ОРД.

Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01.06.2016 г.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далеедокументы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.) по СТБ 2059. Настоящий стандарт устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия (далее — организация) независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительный документация—Документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления.  Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, прави­ла внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);

справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Перечень приведенных выше документов, входящих в систему ОРД, не исчерпывающий. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие — несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только информационными элементами,характеризующими документ и являющимися его координатами в пространстве и во времени.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЬЮТЕРНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И РЕКВИЗИТОВ БЛАНОЧНОЙ ЧАСТИ (РЕКВИЗИТЫ 1-18).

1 Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь» Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещается в центре над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»). Диаметр изображения - не более 17 мм.

2 Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» На бланках документов по усмотрению организации могут помещаться эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. На бланках документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»). На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь при продольном расположении реквизитов эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»),

.3 Реквизит «Код организации» Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа. Органы государственной власти и управления проставляют код по [1]. Иные организации проставляют код по [2]. Необходимость проставления кода по ОКОГУ или ОКЮЛП на бланках определяется организацией.

4 Реквизит «Код документа» Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в [3]. При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа». Необходимость проставления кода документа определяется организацией.

5 Реквизит «Наименование вышестоящей организации» При наличии вышестоящей организации на документах указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней. Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).

6 Реквизит «Наименование организации» Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом (положением о ней). Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации (положении о ней). Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки. Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом листе бумаги установленного формата. Полные официальные наименования организаций располагаются на одном уровне.

7 Реквизит «Наименование структурного подразделения» Наименование структурного подразделения указывается на документе в случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

8 Реквизит «Почтовый адрес отправителя» Почтовый адрес отправителя оформляется на исходящих письмах (бланках для писем) в соответствии с действующими на территории Республики Беларусь правилами оказания услуг почтовой связи.

9 Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные» Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты и др.) помещаются на исходящих письмах (бланках для писем) ниже реквизита «Почтовый адрес отправителя». Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Коммерческие данные (номер расчетного счета, наименование банка и др.) помещаются ниже коммуникационных данных. Состав указываемых коммуникационных и коммерческих данных определяется организацией.

10 Реквизит «Название вида документа» Название вида документа указывается ниже реквизита «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») при изготовлении конкретного документа (бланка для конкретного вида документа). Название вида документа определяется назначением документа и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия. На бланках для писем название вида документа не указывается. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название вида документа печатается на двух языках.

11 Реквизит «Дата документа». Оформление дат в документах Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Виза». «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя цифрами.

12 Реквизит «Регистрационный индекс» Регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями, На документах, изданных (составленных) совместно несколькими организациями, регистрационные индексы проставляются через косую черту в порядке указания организаций на документе (слева направо).

13 Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа указывается на исходящих письмах (бланках для писем) ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

 14 Реквизит «Место составления или издания» Место составления или издания документа указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений.

15 Реквизит «Гриф ограничения доступа» Гриф ограничения доступа помещается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения». «Гриф приложения».

16 Реквизит «Адресат» Реквизит «Адресат» помещается в правом верхнем углу документа. Документы могут адресоваться организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

17 Реквизит «Гриф утверждения» Реквизит «Гриф утверждения» помещается в правом верхнем углу первого листа документа. При оформлении документов, подлежащих утверждению, использование бланков с продольным расположением реквизитов не допускается. Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения

18 Реквизит «Резолюция» Реквизит «Резолюция» оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции оформляются на документе, если в них детализируется порядок его исполнения. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. При наличии листа резолюции на документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается». Для оформления листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей: -дл я формата А6: верхнее и нижнее- не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правоене менее 8 мм; -дл я формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм; - для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

 

ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЬЮТЕРНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И РЕКВИЗИТОВ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ (РЕКВИЗИТЫ 19-22).

19 Реквизит «Заголовок к тексту» Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу документа ниже реквизита «Место составления или издания». В письмах заголовок оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Заголовок составляется к документам, оформленным на бланках или чистых листах бумаги формата А4. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или чистых листах бумаги формата А5. Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

20 Реквизит «Отметка о контроле» Отметка о контроле проставляется на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту» и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка может быть дополнена контрольной датой. Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля.

21 Реквизит «Отметка о наличии приложения» Отметка о наличии приложения проставляется ниже текста документа перед реквизитом «Подпись» и включает в себя слово «Приложение» и сведения о содержании приложения, количестве его листов и экземпляров. Слово «Приложение» печатается с прописной буквы, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров приложения. В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «по прилагаемой форме» и др

22 Реквизит «Подпись» Реквизит «Подпись» помещается после реквизитов «Текст» и (или) «Отметка о наличии приложения» и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы указываются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. При оформлении документа, в котором в качестве реквизита оформлено наименование организации, в наименование должности в реквизите «Подпись», как правило, включается видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) наименование организации. При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должносте й лиц, подписавших документ , собственноручные подписи и их расшифровк и (инициалы, фамилия) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемы м должностям. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должносте й лиц, подписавших документ , собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилия) располагаются на одном уровне. В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должност ь лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ , его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

 

ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЬЮТЕРНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И РЕКВИЗИТОВ ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ (РЕКВИЗИТЫ 23-32).

Реквизит «Подпись» Реквизит «Подпись» помещается после реквизитов «Текст» и (или) «Отметка о наличии приложения» и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы указываются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. При оформлении документа, в котором в качестве реквизита оформлено наименование организации, в наименование должности в реквизите «Подпись», как правило, включается видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) наименование организации. При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должносте й лиц, подписавших документ , собственноручные подписи и их расшифровк и (инициалы, фамилия) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемы м должностям. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должносте й лиц, подписавших документ , собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилия) располагаются на одном уровне. В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должност ь лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ , его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

23 Реквизит «Гриф приложения» Гриф приложения помещаетс я в правом верхнем углу первого листа приложения. Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака «№»), названия вида документа в дательном падеже, его автора, дат ы и регистрационного индекса. Порядковый номер приложени я не указывается, если оно одно. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. Документы-приложени я оформляютс я с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа». «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

24 Реквизит «Гриф согласования» Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа слева. Гриф согласования оформляетс я при внешнем согласовании документа. Докумен т может быть согласован посредством проставления должностны м лицом в грифе согласования собственноручной подписи или составления письма, протокола. При согласовании документа посредством проставления должностным лицом в грифе согласования собственноручной подписи гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» , наименования должности лица, с которым согласовывается документ, включая полное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты. При согласовании документа коллегиальным органом или письмом гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», названия вида документа в именительном падеже, включая видовое или полное наименование организации (коллегиального органа), его даты и регистрационного индекса. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне. Наименования организаций включаются в наименования должностей лиц, с которыми согласовывается документ, а собственноручные подписи помещаются на одном уровне.

25 Реквизит «Виза» Реквизит «Виза» оформляется при внутреннем согласовании (визировании) проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату При наличии замечаний по проекту документа они излагаются ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются». Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При большом количестве виз допускается располагать их двумя вертикальными рядами. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в организации. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования. При отсутствии свободной площади визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе, прилагаемом к проекту документа, и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка «Лист согласования прилагается»

26 Реквизит «Печать» При проставлении печати на документе ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

27 Реквизит «Отметка об исполнителе» Отметка об исполнителе указывается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания. При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.

28 Реквизит «Отметка о заверении копии» Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно» (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения. При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации. На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

29 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделенияисполнителя и даты направления документа в дело.

30 Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой может указываться время поступления (часы, минуты). Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали.

31 Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается в центре нижнего поля первого листа документа. Отметка о переносе данных на машинный носитель может оформляться от руки, с помощью штампа или в виде штрихового кода (штрихкода). При оформлении отметки от руки или с помощью штампа она включает слова «Информация перенесена на машинный носитель», собственноручную подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Дополнительно могут указываться поисковые данные документа (в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ), в локальном хранилище электронных документов организации и др.). При необходимости штрихкод может размещаться на левом поле первого листа документа внизу. При невозможности размещения штрихкода в отведенном для него месте допускается размещение штрихкода на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и других реквизитов.

 

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТАБЛИЦ В ТЕКСТЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал – до 11 пт.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

 

Например:

По состоянию на 11.05.2008

или

За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: "Таблица 1". Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

 

Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова "Продолжение таблицы...", "Окончание таблицы..." и повторяют только строки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят.

Не допускается вводить в таблицу графу "номер по порядку". В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.

Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения:

1) непосредственно руководителем (с проставлением грифа утверждения);

2) распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или расп

3) заседанием коллегиального органа

Устав (положение) – разновидность учредительного документа юридического лица либо нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности государственного органа (организации), а также порядок деятельности государственных служащих и иных лиц в определенных сферах деятельности.

Текст устава разбивается структурно на примерные разделы: 1) общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации); 2)организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);

3) регламент деятельности (формы управления, права, обязанности должностных лиц); 4) финансово-материальная база(определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями); 5) отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Структура текста положения: 1)общие положения; 2).цели и задачи; 3)функции; 4)права и обязанности; 5)руководство; 6)взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения бывают индивидуальными и типовыми.

Инструкция – нормативный правовой акт, детально определяющий содержание и методические вопросы регулирования в определенной области общественных отношений. Все инструкции можно разделить на две основные группы:

1)инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

2) должностные инструкции, указывающие функции, права, обязанности, ответственность должностных лиц.

Штатное расписание–документ, разрабатываемый согласно Уставу организации и закрепляющий должностной и численный состав предприятия.

Указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Структура и штатная численность–это документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации. Утверждается, руководителем.

Регламент – нормативный правовой акт, принятый (изданный) Главой государства, органами законодательной, исполнительной, судебной власти, а также органами местного управления, определяющих процедуру деятельности соответствующих органов.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

1)статус коллегиального или совещательного органа; 2) порядок планирования работы; 3) порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; 4) внесение материалов на рассмотрение; 5) порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; 6) ведение протокола заседания; 7) оформление решений коллегиального или совещательного органа; 8) порядок доведения решений до исполнителей; 9) материально-техническое обеспечение заседаний.

20. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ.

 

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «... представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

. В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

93. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

94. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

95. Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

96. Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

97. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

98. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

99. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ....».

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

100. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

101. Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

102. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

103. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

104. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.

105. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

106. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

107. Датой протокола является дата проведения заседания.

108. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

 

 

21. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ. (сокращённый вариант)

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом положении дел, служащую основанием для принятия решений, издания распорядительных документов (носят вспомогательный характер, не являются обязательными к исполнению). Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, либо быть принята к сведению. К ним относятся: акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, письма, справки, телеграммы, телефонограммы и факсы.

Виды справочно-информационных документов:

1) Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). (формат А4).

Реквизиты: наименование организации (подразделения); название вида документа; место составления; дату и регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подписи; при необходимости – гриф утверждения и согласующие визы.

Текст акта состоит из вводной (основание) и констатирующей (лица, составившие акт- должность, Ф.И.О., наименование сторонней организации (если есть)) частей.

Констатирующая часть - цели и задачи, краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

2)Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

По полноте освещения хода заседания они делятся на: 1) протоколы полной формы (+повестка дня+доклады), 2) протоколы краткой формы и 3) протоколы сокращенной формы.

Реквизиты: наименование вышестоящей организации; наименование организации (структурного подразделения); название вида документа – ПРОТОКОЛ; дата и регистрационный индекс; место издания; заголовок к тексту; текст; подписи.

Протокол составляется секретарем заседания.

Текст протокола делится на вводную (ФИО в алфавитном порядке) и основную части.

"СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

3)Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Записки делятся на: инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся на: внутренние (руководителю, формат А4 или А5) и внешние (руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке).

Состоит из вводной (вопроса, факты) и основной (выводы, предложения, просьбы) частей.

4)Объяснительная записка – документ, 1) поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или 2) объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Без его получения на работника нельзя накладывать дисциплинарные взыскания. Подписывает такую записку руководитель. (Реквизиты = внутренней докладной записке).

5)Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи) (когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор). Формата А4 и А5 (не более 5-7 строк).

Виды: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Шрифт «точно» 14 пунктов. Название вида документа – письмо – не пишется. Для писем применяются, как правило, бланки с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты – адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений, подпись, отметку об исполнителе.

Реквизит "Адресат" оформляется с 4 положения табулятора (80 мм от левого поля). Письмо освещает один вопрос.

Текст письма состоит из вводной (причины, ссылки на факты, документы и т.д.) и основной (цели: просьба, предложение, сообщение, отказ... ) частей.

Излагается: от третьего лица единственного числа – "ОРГАНИЗАЦИЯ СООБЩАЕТ"; от третьего лица множественного числа – "ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕКТИВ И УЧЕНИКИ ШКОЛЫ ПРИГЛАШАЮТ"; от первого лица единственного числа – "ПРОШУ"; от первого лица множественного числа "ПРОСИМ".

В 2-х экземплярах (факс – в одном). 1-ый экземпляр – на бланке (отправляют адресату), 2-ой – на обычном листе бумаги – в дело.

6)Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера (без мнения автора).

Делятся на: служебные (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.) и личные (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др).

В зависимости от адресата справки: внутренние (руководителю, А4 или А5) и внешние (руководителю вышестоящей организации, А4 или А5 с использованием углового штампа) .

7)Телеграмма (телетайпограмма, телекс) – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Без переноса слов. Текст - предельно сжат. Составляется в 2 экз. (1 - подписанный, отправляется, а 2 - подшивается в дело). Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

8)Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону, записывается получателем). В 20–30 слов (приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица) (в 1 экземпляре).

9)Факс - документ удобен тем, что воспроизводит все особенности документа. Не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ВЫПИСОК ИЗ НИХ.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами.

Формуляр-образец приказа содержит следующие обязательные реквизиты:

· наименование организации, издающей документ;

· код организации-автора документа;

· название вида документа;

· дату и регистрационный номер;

· место издания;

· заголовок;

· текст;

· визы;

· подпись.

Отметки о наличии приложений как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: "Приложение 1", если их несколько, а если одно, то "См. Приложение", а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу.

Выписка из приказа

Выписка – копия части документа. В выписке берется только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть).

Реквизиты выписки:

· наименование министерства или ведомства;

· название организации;

· название вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

· дата, номер (индекс) те же, что у приказа;

· место составления;

· заголовок;

· часть текста;

· подпись (кроме личной росписи);

· заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами. Слова "Верно", наименование должности, дата пишутся от левого поля, расшифровка подписи после 48 печатного знака от левого поля).

УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СПОСОБЫ И ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ.

«Гриф утверждения» - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Для электронных документов ЭЦП лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть.

В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями третьей–шестой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.

При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3.

Акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.).

2. Графики (отпусков, личного приема и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.).

4. Заявки (на материально-техническое снабжение, оборудование и т.д.).

5. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.).

9. Планы (производственные, капитальных вложений, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ и т.д.).

10. Положения (уставы) (об организации, структурном подразделении, премировании

11. Программы (проведения работ, мероприятий и т.д.).

12. Расценки (на производство работ, оказание услуг).

13. Сметы (расходов, доходов и расходов внебюджетных средств, на капитальное строительство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Унифицированные формы документов.

17. Штатные расписания.

 

 

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, ИХ ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ

Организация работы с документами по личному составу включает в себя:

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

· Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;

· Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· Трудовые книжки;

· Личные карточки формы Т–2;

· Личные дела;

· Лицевые счета по заработной плате.

Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. Введены унифицированные формы документов:

· Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т–1);

· Личная карточка (ф.Т–2);

· Учетная карточка научного работника (ф.Т–4);

· Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т–5);

· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т–6);

· Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф.Т–8).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Республики Беларусь.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

Основные виды документов по

Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).

Текст может состоять из разделов:

цель резюме – место, на которое претендует составитель;

образование;

трудовая деятельность;

специальные знания;

семейное положение.

Трудовые контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

· место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

· конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

· дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

· оплату труда;

· обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:

· на постоянных работников;

· на временных работников;

· работающих на основном месте работы;

· работающих по совместительству.

В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.

Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.

В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса Республики Беларусь, соответствующая причине увольнения.

Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.

Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.

Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике, представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.

3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.

4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.

5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).

6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.

7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.

8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).

9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Оно хранится инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

 

ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме (рисунок 4.1):

Заявление, чаще всего, пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается, и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.

Лицевой счет по заработной плате

Резюме или автобиография

Заявление

Анкета

Трудовой контракт (договор) с работником

Приказ о приеме

Запись в трудовой книжке

Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле

Рисунок 4.1 Порядок составления документов при приеме на постоянную работу

 

 

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Одним из основных документов, регулирующим правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т–2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производится с оформлением документов по следующей схеме (рисунок 4.2):

 

Заявление об увольнении

Приказ об увольнении

Запись в лицевом счете по заработной плате

Запись в трудовой книжке

Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле

Рисунок 4.2 Порядок составления документов при увольнении с работы

 

 

Заявление об увольнении работник пишет за месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме (рисунок 4.3):

Руководитель предприятия или организации издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

 

Заявление о переводе на другую должность

Приказ о переводе на другую должность

Запись в лицевом счете по заработной плате

Запись в трудовой книжке

Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле

Рисунок 4.3 Порядок составления документов при переводе на другую должность

 

Документальной оформление приема на работу нового работника организации (предприятия) проводится обеими сторонами этого процесса, т.е. самим работником и кадровой службой организации (предприятия).

Оформление соискателем документов для приема на работу

Соискатель работы обычно самостоятельно оформляет часть документов, а именно: Резюме. Оформляется соискателем в произвольной форме и, как правило, содержит следующие разделы.

ФИО – пишется сверху, полностью.

Контакты – адрес, ближайшая станция метро, домашний и мобильный телефон, адрес электронной почты. Если вы доверяете организации, в которую направили свое резюме, можно написать и рабочий телефон.

Цель – важный компонент резюме. Четко указав несколько приемлемых должностей, вы значительно облегчите работу специалистов по персоналу и с большей вероятностью сможете рассчитывать на приглашение встретиться.

Правильно обозначенная цель: «Заинтересован в должности исполнительного директора, руководителя отдела продаж (строительно-отделочные материалы)».

Желаемый уровень заработной платы. Понятны опасения «прогадать» – запросить в резюме слишком много или слишком мало. Обозначьте минимальную сумму, от которой будете рассматривать предложения или укажите только базовый оклад, если позиция предполагает дополнительные составляющие.

Опыт работы – важнейший блок. Безусловно, каждый имеет собственную точку зрения на содержание и оформление, но есть рекомендуемая форма.

Образование. Здесь следует указать базовое высшее образование, полностью написав название вуза (не всегда аббревиатура учебного заведения широко известна) и специальность.

Дополнительная информация. Владение языками (желательно использовать понятные любому характеристики: технический, разговорный, свободный). Владение ПК с указанием тех программ, которыми вы владеете уверенно. Наличие водительских прав, автомобиля.

Сопроводительное письмо. Для того чтобы сделать прочтение документа совсем уж приятным или предварить прочтение позитивным настроем, рекомендуется написать короткое сопроводительное письмо. Причем на каждую вакансию придется писать разное. Это правило касается и резюме.

Озвучу основные требования к оформлению резюме: точность, структурированность, лаконичность и грамотный дизайн, креатив, нестандартный подход и прицельная адресация.

Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности соискателя в хронологическом порядке. Составляется соискателем самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Заявление, чаще всего, пишется от руки, но во многих организациях может иметься и трафаретная форма. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

В заявлении указывается структурное подразделение и должность, на которую устраивается соискатель, а также условия приема (дата начала работы, тип работы – штатно или на условиях совместительства и т.д.). Оклад указывается в визах или в резолюции руководителя.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников форме.

Личный листок по учету кадров заполняется соискателем собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При приеме на работу наниматель обязан:

ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности; с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок; провести вводный инструктаж по охране труда; оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись; в соответствии с установленным порядком завести (заполнить) на работника трудовую книжку.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт).

Трудовой договор (контракт) придаёт нормативный характер трудовым взаимоотношениям работника и нанимателя, конкретизирует права и обязанности сторон, устанавливает размер заработной платы, дополнительных мотивационных поощрений, иных правовых и социальных гарантий работнику.

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

заключение медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов);

декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ (ИЗМЕНЕНИИ) ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ, ИХ РАСТОРЖЕНИИ

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Республики Беларусь. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме: заявление, чаще всего, пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается, и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Одним из основных документов, регулирующим правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т–2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производится с оформлением документов по следующей схеме: Заявление об увольнении работник пишет за месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

 

 

ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПОЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ НАЛОЖЕНИИ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ

Нарушением трудовой дисциплины (дисциплинарным проступком) является противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником его трудовых обязанностей.За допущенные нарушения трудовой дисциплины работники могут быть привлечены к ответственности, которая заключается в применении к нарушителям дисциплинарных взысканий. В соответствии со ст. 198 Трудового кодекса Республики Беларусь за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:

· замечание;

· выговор;

· увольнение.

К отдельным категориям работников (например, государственным служащим) могут применяться и другие меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные соответствующими нормативными актами.Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При этом должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.Обязательным признаком дисциплинарного проступка является наличие вины. При отсутствии вины работника нет должностного проступка, следовательно, не может быть наложено и дисциплинарное взыскание.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске.

Днем обнаружения проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен по службе, независимо от того, наделено ли оно правом применения дисциплинарных взысканий.

При рассмотрении материалов дела о дисциплинарном проступке правоохранительными органами дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня отказа в возбуждении или прекращении уголовного дела.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями, – позднее двух лет со дня его совершения.

В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Нельзя, например, за один и тот же проступок объявить работнику выговор и одновременно уволить его с работы. Дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя.

До применения дисциплинарного взыскания от работника должно быть затребовано письменное объяснение. Оно оформляется в виде объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины, которая адресуется руководителю организации.

 

 

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ КОМАНДИРОВАНИИ РАБОТНИКОВ, ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ИМ ОТПУСКОВ

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Направление работников в служебную командировку оформляется на основании докладной записки о командировании приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания.

Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке.

Как правило, работнику, направляемому в командировку, выдается задание на командирование, утверждаемое руководителем организации (иным должностным лицом, которому предоставлены полномочия для этого), в котором подробно указываются: принимающая организация, цель и сроки командирования, а также регламентируется план работы командированного работника во все дни пребывания в командировке. Подписывается данный документ командируемым работником, согласуется с его непосредственным руководителем и иными курирующими должностными лицами.

По возвращению из командировки и по ее итогам командированный работник готовит следующие виды отчетов: авансовый отчет (отчет об использовании денежных средств, выделенных на командировку) и отчет о результатах командировки (отчет о степени выполнения задач командирования, а также о выполнении плана командировки).

ОТПУСК

Работники государственных органов, организаций (предприятий) всех форм собственности имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных в законодательстве. Трудовой отпуск предназначен для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника.

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (под прежней работой понимается выполнявшаяся до отпуска работа у того же нанимателя, по той же специальности, должности и квалификации на том же рабочем месте).

Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь.

Работникам предоставляются следующие виды отпусков:

1) трудовые отпуска: основной отпуск; дополнительные отпуска;

2) социальные отпуска: по беременности и родам; по уходу за детьми; в связи с обучением; в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС; по уважительным причинам личного и семейного характера.

Часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией.

Замена денежной компенсацией отпусков, предоставляемых авансом, беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе восемнадцати лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы не допускается.

Процедура оформления отпуска.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым руководителем организации по согласованию с профсоюзом, либо руководителем организации по согласованию с работником (в случае отсутствия профсоюза). Для руководителей организаций и в других случаях, предусмотренных законодательством, сроки предоставления трудового отпуска или его части определяются вышестоящим органом (организацией).

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. Примерная форма записки об отпуске устанавливается соответствующим государственным органом (Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь). Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска является либо график трудовых отпусков, либо заявление с просьбой о предоставлении отпуска (в индивидуальном порядке, когда желаемый срок отпуска не совпадает со сроком, указанным в графике трудовых отпусков).

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее, чем за 15 календарных дней. Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно.

Преждевременный отзыв работника из отпуска по производственным причинам возможен только на основании письменного согласия работника (заявления о согласии на отзыв из отпуска). При этом также издается распорядительный документ того же вида, каким был оформлен отпуск работника (приказ, распоряжение, решение). Отзыв из отпуска без согласия работника не допускается.

ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАВЕРШЕНИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

146. Сроки исполнения документов:

146.1. сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь;

146.2. сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя;

146.3. документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь;

146.4. если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа;

146.5. допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется – проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

147. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

148. Организация контроля исполнения:

148.1. система контроля исполнения включает:

учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

учет и отчетность о результатах исполнения;

оценку состояния исполнительской дисциплины;

148.2. учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК;

148.3. экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров;

148.4. один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом;

148.5. РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам – согласно ожидаемым датам получения ответов.

РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.

В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов (приказы, решения и др.);

148.6. картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2–3 дня до истечения установленного срока;

148.7. документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.

На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

148.8. карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.

При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок;

148.9. информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства;

148.10. контрольные действия могут осуществляться в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления (далее – АСДОУ).

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

• контроль за сроками исполнения задания.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ. ПРИМЕРНАЯ И ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. НАЗНАЧЕНИЕ, ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ВЕДЕНИЯ.

Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

150. Типовая и примерная номенклатуры дел – это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

151. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

152. Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

153. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее – ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

154. Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.

155. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Включение дел с документами в электронном виде, информационными ресурсами в сводную номенклатуру дел осуществляется по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».

Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

156. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями пункта 155 настоящей Инструкции.

157. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

158. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 11.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.

159. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

160. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

161. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ.

 

Передаче на архивное хранение подлежат не все документы, а лишь документы, завершенные делопроизводством и имеющие ценность для организации.

Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (далее – ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК).

Непосредственный отбор документов на архивное хранение и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после завершения их делопроизводства, по описям дел структурных подразделений.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации и может осуществляться по согласованию с архивом организации в соответствии с номенклатурой дел.

Дела передаются в архив организации по графику в присутствии работника структурного подразделения. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

 

 

АРХИВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОРГАНА, УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ И ПРЕДПРИЯТИЯ, ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ.

Согласно ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивном деле) архив — организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных до­кументов.

Архив государственных органов, иных организаций (далее — архив) содержится за счет:

· средств создавших их органов и органи­заций;

· иных источников, не запрещенных законодательством.

Архив создается по решению руководителя государственного органа, иной организации. Архив осуществляет прием и хранение документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности этих государственного органа, иной орга­низации.

Цель создания архива -  накопление, хранение, учет и использование архивных документов государственных органов, иных организаций.

Основными направлениями деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства являются:

формирование Национального архивного фонда;

постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда, их учет и использование;

установление общих требований к документированию и организации работы с документами;

осуществление контроля в сфере архивного дела и делопроизводства в государственных органах, иных организациях, оказание им методической помощи;

подготовка и повышение квалификации кадров.

Архивы в Республике Беларусь создаются в виде государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов, иных организаций. Организации имеют право на создание объединенных архивов.

Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные (г. Минска) и зональные архивы.

Государственные архивы являются научно-исследовательскими и методическими центрами по работе с документами Национального архивного фонда.

Территориальные (городские или районные) архивы осуществляют прием и хранение документов Национального архивного фонда реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций

Архив государственного органа, иной организации создается по решению руководителя этих государственного органа, иной организации.

Архив государственного органа, иной организации осуществляет прием и хранение документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности этих государственного органа, иной организации, а в случаях, предусмотренных статьей 19 настоящего Закона, - архивных документов подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций.

 

Удостоверяющие центры

Электронную цифровую подпись нельзя использовать, если ее не поддерживает специальныйудостоверяющий центр, который следит за сохранностью и неизменностью подписей пользователей.

Наши квалифицированные специалисты в области ЭЦП:

· разъяснят вам все возникшие вопросы по использованию ЭЦП;

· подскажут, какие документы потребуются для оформления ЭЦП;

· помогут в составление документов;

· предоставят необходимые инструкции и для использования и разъяснят правила пользования.

• Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Существуют оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40 % трудовых ресурсов и до 15 % доходов.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД), в которых персональный компьютер используется как терминал доступа к функциям системы автоматизации документирования, документооборота и деловых операций.

СЭД предназначены для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и специализации, в них максимально учитываются накопленные навыки делопроизводственного персонала, сложившаяся инфраструктура. Реализация основных функций систем позволяет гибко настраивать системы в соответствии со спецификой конкретной организации.

Они базируются на стандартах и нормах делопроизводства, практике организации учета документов и контроля действий исполнителей в государственных и негосударственных структурах.

Важное условие при использовании СЭД – обеспечить сохранность электронного документа в том виде, в котором он был принят (подписан), что достигается с помощью использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Под ЭЦП понимается реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием личного ключа ЭЦП, позволяющий установить обладателя электронной цифровой подписи, а также отсутствие утраты, искажения или подделки содержащейся в электронном документе информации. Проверяется ЭЦП при помощи открытого ключа.

Эффект от внедрения программных комплексов систем электронного документооборота достигается за счет следующих мероприятий:

автоматизации документооборота предприятия и, как следствие, оперативности принятия бизнес-решений;

обеспечения непосредственного доступа к базе данных документов всем заинтересованным службам и руководителям структурных подразделений;

сокращения времени создания выходных документов;

обеспечения возможности поиска документов по ключевым реквизитам;

обеспечения селективности предоставляемой информации по уровням управления, т. е. каждому пользователю должен обеспечиваться доступ только к определенной для него области данных в базе;

адаптивности систем к изменяющимся производственным и внешним условиям.

В Республике Беларусь практически все государственные органы и государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь, в своей работе с документами используют различные СЭД, объединенные единым каналом связи – защищенной системой электронной почты mailgov.

Основной автоматизированной системой, обеспечивающей автоматизацию документооборота государственных органов, являются АСДОУ «Делопроизводство» системы «ППП КАНЦЛЕР», разработанная СП ЗАО «Международный деловой альянс». К другим наиболее используемым в организациях системам относятся LanDocs, «Дело» (ЭОС), DWARF.

СЭД различных государственных органов объединяются Единой информационной системой контроля выполнения поручений Главы государства (ЕИС КВП), на основании данных которой по системе электронной почты государственных органов в СЭД госорганов рассылаются уведомления о поручениях и сроках их исполнения.

В настоящее время ведется разработка и внедрение системы межведомственного электронного документооборота (далее СМДО) государственных органов Республики Беларусь.

Проект СМДО осуществляется с целью:

улучшения информационного взаимодействия государственных органов Республики Беларусь;

повышения эффективности использования разрозненных информационных ресурсов;

повышения оперативности принятия управленческих решений;

перехода от бумажного документооборота к электронному.

Реализация проекта решает следующие задачи:

обеспечение организации информационного взаимодействия республиканских органов государственного управления

объединение в единое целое рассредоточенную информацию с целью получения интегрированных данных о состоянии отраслей, регионов, населения и народного хозяйства в целом

организация посредством внутрисетевой почтовой службы оперативного обмена электронными документами с обеспечением конфиденциальности информации

обеспечение резервирования и архивирования информации с реализацией возможности доступа к электронным архивам.

Основной автоматизированной системой, обеспечивающей автоматизацию документооборота государственных органов, являются АСДОУ «Делопроизводство» системы «ППП КАНЦЛЕР», разработанная СП ЗАО «Международный деловой альянс». К другим наиболее используемым в организациях системам относятся LanDocs, «Дело» (ЭОС), DWARF.

LanDocs. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

«Дело». Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных.

Инфраструктурный оператор beCloud является оператором Республиканской платформы (РП), действующей на основе технологий облачных вычислений, и отвечает за ее создание и функционирование. Это закреплено в Указе Президента Республики Беларусь от 23 января 2014 г №46 "Об использовании государственными органами и иными государственными организациями телекоммуникационных технологий".

Республиканская платформа - это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий хранение и резервирование данных клиентов, предоставление повсеместного и удобного сетевого доступа к программным продуктам, приложениям, сервисам, системам хранения - станет благоприятной средой для оптимального использования ИТ-ресурсов.

 Облачная платформа beCloud – это совершенно новый способ предоставления программного обеспечения, помогающий коммерческим компаниям и государственным организациям повысить эффективность работы и снизить затраты на информационные технологии. beCloud обеспечивает полный цикл технического обслуживания сервисов, от внедрения до техподдержки 24/7. Платформа создана для хранения и резервирования данных клиентов, предоставления удобного сетевого доступа к программным продуктам, приложениям, сервисам, системам хранения.

Преимущества облачных услуг beCloud:

1. Доступность. Для использования любой услуги, созданной на основе облачных технологий, пользователю достаточно иметь компьютер, планшет или смартфон с подключением к интернету.

2. Мобильность. Работа с облаками без привязки к рабочему месту.

3. Экономичность. Облачные технологии –ключ к снижению затрат на покупку и обслуживание оборудования, оплаты дополнительных рабочих мест и ресурсов.

4. Настройка пакета услуг.

5. Гибкость обслуживания. Изменение настроек происходит автоматически, либо с привлечением специалистов технической поддержки.

6. Прозрачность и измеримость. Облачные услуги оптимизируют ресурсы с помощью заданных параметров, которые зависят от типа выбранной услуги. Например, размер хранилища данных, вычислительная мощность, число активных записей.

7. Обеспечение надежности уровня 99,9%. Многоуровневое резервирование мощности, дублирование информационных каналов, резервное копирование, децентрализация. Сервисы облачной платформы beCloud размещены и функционируют в Республиканском центре обработки данных beCloud, а также на базе Единой сети передачи данных (ЕРСПД).

 

 

 

Основные характеристики

СЗЭП ОГУ построена с использованием модульной архитектуры и содержит следующие основные компоненты:

· подсистему работы с электронной цифровой подписью и шифрования почтовых сообщений для электронной почты государственных органов Республики Беларусь (ПС-ЭЦПиШ);

· подсистему шифрования IP-пакетов (ПШАП);

· механизмы администрирования СЗЭП ОГУ.

В соответствии с целевым назначением в СЗЭП ОГУ обеспечивается реализация следующих функций:

· поддержка почтовых протоколов SMTP/POP3;

· работа с почтовыми клиентами Outlook Express 5.0/6.0, Outlook 2000/2003;

· поддержка почтовых ящиков;

· поиск вирусов в реальном режиме времени и регулярное сканирование почтовых ящиков;

· автоматическое обновление антивирусной базы данных;

· мониторинг системы;

· криптографическая защита информации.

СЗЭП ОГУ использует коммуникации, организованные по принципам Интернет-сети, имеющей внутренние информационные ресурсы и сервисы, недоступные извне.

В СЗЭП ОГУ реализованы технологии разграничения прав доступа к информации и сервисам сети, а также необходимые мероприятия по обеспечению безопасности информации.

Информация о работе клиентов и функционировании подсистем СЗЭП ОГУ собирается и отображается на Интернет-портале внутреннего администрирования.

В состав СЗЭП ОГУ входит Интернет-портал внешнего администрирования, целью которого является предоставление дополнительной справочной информации и сервисов пользователям СЗЭП ОГУ.

Дополнительно установлено программное средство электронной цифровой подписи и шифрования AvCSPBase, соответствующее стандартам СТБ 1176.1-99, СТБ 1176.2-99, ГОСТ 28147-89, работающее с почтовыми программами Outlook2000/2003, Outlook Express 5.0/6.0.

Защита информации, передаваемой пользователями в СЗЭП ОГУ, обеспечивается установкой на компьютере почтового пользователя специализированного программного обеспечения канального шифрования по протоколу IPSec, реализованного в соответствии с ГОСТ 28147-89.

В механизмах администрирования реализованы подсистемы мониторинга и управления СЗЭП ОГУ, а также защиты от несанкционированного доступа к информационным ресурсам системы.

Заключение

электронный почта государственный автоматизация

Таким образом, система защищенной электронной почты для государственных органов и организаций «Mailgov» автоматизирует и упорядочивает процессы информационного взаимодействия между органами государственного управления Республики Беларусь, государственными организациями Республики Беларусь и иными предприятиями и организациями Республики Беларусь, что делает процесс передачи информации достаточно упрощенным и более безопасным.

 

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТ

Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основные термины и определения, используемые в документоведении:

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Закон Республики Беларусь «Об информатизации»)

Документ – Зафиксированная на материальном носителе (Материальный объект, используемый для записи и хранения информации) информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности (СТБ2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам (создание документов). 

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника. (текстовый документ, кинодокумент, фонодокумент, электронный документ)

Документооборот – Движение документов (3.1.3) в организации (организациях) с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 1920-е годы.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

-оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; -максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); -порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Дело: Документ (3.1.3) или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку. Примечание – Дела могут вестись в электронном виде (электронные дела), представляя собой самостоятельные единицы хранения документов в электронном виде (3.1.33), логически объединенных по определенному признаку

Архив – 1. Совокупность архивных документов; 2. Организация или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования (ретроспективной) информации.

Документация – совокупность документов по определенному вопросу.

ВИДЫ И РОЛЬ ДОКУМЕНТОВ В ОБЩЕСТВЕ. ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ.

Виды документов:

По способу документирования различают документы: рукописные; электронные; графические; кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; документы по труду; отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания: первичные (содержащие исходную информацию); вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления: внутренние (разработанные и используемые внутри организации); входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности): открытые (несекретные документы); с грифом ограничения доступа.

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором.

Не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию, документ полифункционален.

Основной является информационная. Она присуща всем без исключения документам, дает возможность анализировать деятельность.

Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью.

Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве.

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля.

Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.

Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.

Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение. Некоторыми функциями документ наделяется сознательно, другие присущи ему объективно и, как правило, не осознаются автором. Существуют функции постоянные и временные.