Реквизиты – это обязательные информационные элементы в делопроизводстве.

 (СТБ) 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01.06.2016 г.

3.1 При оформлении документов используется следующий состав реквизитов: 1 - Государственный герб Республики Беларусь; 2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 3 - код организации; 4 - код документа; 5 - наименование вышестоящей организации; 6 - наименование организации; 7 - наименование структурного подразделения; 8 - почтовый адрес отправителя: 9 - коммуникационные и коммерческие данные; Издание официальное 1 СТБ 6.38-2016 10 - название вида документа; „ 11 - дата документа; 12 - регистрационный индекс; 13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа; 14 - место составления или издания; 15 - гриф ограничения доступа; 16 - адресат; 17 - гриф утверждения; 18 - резолюция; 19 - заголовок к тексту; 20 - отметка о контроле; 21 - текст; 22 - отметка о наличии приложения; 23 - подпись; 24 - гриф приложения; 25 - гриф согласования; 26 - виза; 27 - печать; 28 - отметка об исполнителе; 29 - отметка о заверении копии; 30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов); 32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

3.3 Оформление документов, как правило, осуществляется на бланках

Для конкретной разновидности ОРД принимают не все реквизиты, а лишь

те из них, которые являются обязательными для данного вида документов.

6 На бланк для письма наносятся реквизиты: - Государственный герб Республики Беларусь; - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); - код организации; - наименование вышестоящей организации; - наименование организации; - наименование структурного подразделения; - почтовый адрес отправителя; - коммуникационные и коммерческие данные. На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дата входящего документа. 2 СТБ 6.38-2016 Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках

На общий бланк наносятся реквизиты: - Государственный герб Республики Беларусь; - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания): - код организации; - наименование вышестоящей организации; - наименование организации; - наименование структурного подразделения; - место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс. Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитом «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс». 4.8 Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЬЮТЕРНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И РЕКВИЗИТОВ БЛАНОЧНОЙ ЧАСТИ (РЕКВИЗИТЫ 1-18).

1 Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь» Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещается в центре над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»). Диаметр изображения - не более 17 мм.

2 Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» На бланках документов по усмотрению организации могут помещаться эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. На бланках документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»). На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь при продольном расположении реквизитов эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»),

.3 Реквизит «Код организации» Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа. Органы государственной власти и управления проставляют код по [1]. Иные организации проставляют код по [2]. Необходимость проставления кода по ОКОГУ или ОКЮЛП на бланках определяется организацией.

4 Реквизит «Код документа» Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в [3]. При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа». Необходимость проставления кода документа определяется организацией.

5 Реквизит «Наименование вышестоящей организации» При наличии вышестоящей организации на документах указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней. Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).

6 Реквизит «Наименование организации» Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом (положением о ней). Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации (положении о ней). Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки. Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом листе бумаги установленного формата. Полные официальные наименования организаций располагаются на одном уровне.

7 Реквизит «Наименование структурного подразделения» Наименование структурного подразделения указывается на документе в случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

8 Реквизит «Почтовый адрес отправителя» Почтовый адрес отправителя оформляется на исходящих письмах (бланках для писем) в соответствии с действующими на территории Республики Беларусь правилами оказания услуг почтовой связи.

9 Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные» Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты и др.) помещаются на исходящих письмах (бланках для писем) ниже реквизита «Почтовый адрес отправителя». Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Коммерческие данные (номер расчетного счета, наименование банка и др.) помещаются ниже коммуникационных данных. Состав указываемых коммуникационных и коммерческих данных определяется организацией.

10 Реквизит «Название вида документа» Название вида документа указывается ниже реквизита «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») при изготовлении конкретного документа (бланка для конкретного вида документа). Название вида документа определяется назначением документа и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия. На бланках для писем название вида документа не указывается. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название вида документа печатается на двух языках.

11 Реквизит «Дата документа». Оформление дат в документах Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Виза». «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя цифрами.

12 Реквизит «Регистрационный индекс» Регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями, На документах, изданных (составленных) совместно несколькими организациями, регистрационные индексы проставляются через косую черту в порядке указания организаций на документе (слева направо).

13 Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа указывается на исходящих письмах (бланках для писем) ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

 14 Реквизит «Место составления или издания» Место составления или издания документа указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений.

15 Реквизит «Гриф ограничения доступа» Гриф ограничения доступа помещается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения». «Гриф приложения».

16 Реквизит «Адресат» Реквизит «Адресат» помещается в правом верхнем углу документа. Документы могут адресоваться организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

17 Реквизит «Гриф утверждения» Реквизит «Гриф утверждения» помещается в правом верхнем углу первого листа документа. При оформлении документов, подлежащих утверждению, использование бланков с продольным расположением реквизитов не допускается. Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения

18 Реквизит «Резолюция» Реквизит «Резолюция» оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции оформляются на документе, если в них детализируется порядок его исполнения. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. При наличии листа резолюции на документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается». Для оформления листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей: -дл я формата А6: верхнее и нижнее- не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правоене менее 8 мм; -дл я формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм; - для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЬЮТЕРНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И РЕКВИЗИТОВ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ (РЕКВИЗИТЫ 19-22).

19 Реквизит «Заголовок к тексту» Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу документа ниже реквизита «Место составления или издания». В письмах заголовок оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Заголовок составляется к документам, оформленным на бланках или чистых листах бумаги формата А4. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или чистых листах бумаги формата А5. Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

20 Реквизит «Отметка о контроле» Отметка о контроле проставляется на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту» и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка может быть дополнена контрольной датой. Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля.

21 Реквизит «Отметка о наличии приложения» Отметка о наличии приложения проставляется ниже текста документа перед реквизитом «Подпись» и включает в себя слово «Приложение» и сведения о содержании приложения, количестве его листов и экземпляров. Слово «Приложение» печатается с прописной буквы, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров приложения. В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «по прилагаемой форме» и др

22 Реквизит «Подпись» Реквизит «Подпись» помещается после реквизитов «Текст» и (или) «Отметка о наличии приложения» и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы указываются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. При оформлении документа, в котором в качестве реквизита оформлено наименование организации, в наименование должности в реквизите «Подпись», как правило, включается видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) наименование организации. При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должносте й лиц, подписавших документ , собственноручные подписи и их расшифровк и (инициалы, фамилия) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемы м должностям. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должносте й лиц, подписавших документ , собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилия) располагаются на одном уровне. В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должност ь лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ , его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЬЮТЕРНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И РЕКВИЗИТОВ ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ (РЕКВИЗИТЫ 23-32).

Реквизит «Подпись» Реквизит «Подпись» помещается после реквизитов «Текст» и (или) «Отметка о наличии приложения» и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы указываются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. При оформлении документа, в котором в качестве реквизита оформлено наименование организации, в наименование должности в реквизите «Подпись», как правило, включается видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) наименование организации. При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должносте й лиц, подписавших документ , собственноручные подписи и их расшифровк и (инициалы, фамилия) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемы м должностям. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должносте й лиц, подписавших документ , собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилия) располагаются на одном уровне. В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должност ь лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ , его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

23 Реквизит «Гриф приложения» Гриф приложения помещаетс я в правом верхнем углу первого листа приложения. Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака «№»), названия вида документа в дательном падеже, его автора, дат ы и регистрационного индекса. Порядковый номер приложени я не указывается, если оно одно. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. Документы-приложени я оформляютс я с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа». «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

24 Реквизит «Гриф согласования» Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа слева. Гриф согласования оформляетс я при внешнем согласовании документа. Докумен т может быть согласован посредством проставления должностны м лицом в грифе согласования собственноручной подписи или составления письма, протокола. При согласовании документа посредством проставления должностным лицом в грифе согласования собственноручной подписи гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» , наименования должности лица, с которым согласовывается документ, включая полное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты. При согласовании документа коллегиальным органом или письмом гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», названия вида документа в именительном падеже, включая видовое или полное наименование организации (коллегиального органа), его даты и регистрационного индекса. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне. Наименования организаций включаются в наименования должностей лиц, с которыми согласовывается документ, а собственноручные подписи помещаются на одном уровне.

25 Реквизит «Виза» Реквизит «Виза» оформляется при внутреннем согласовании (визировании) проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату При наличии замечаний по проекту документа они излагаются ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются». Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При большом количестве виз допускается располагать их двумя вертикальными рядами. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в организации. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования. При отсутствии свободной площади визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе, прилагаемом к проекту документа, и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка «Лист согласования прилагается»

26 Реквизит «Печать» При проставлении печати на документе ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

27 Реквизит «Отметка об исполнителе» Отметка об исполнителе указывается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания. При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.

28 Реквизит «Отметка о заверении копии» Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно» (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения. При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации. На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

29 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделенияисполнителя и даты направления документа в дело.

30 Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой может указываться время поступления (часы, минуты). Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали.

31 Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается в центре нижнего поля первого листа документа. Отметка о переносе данных на машинный носитель может оформляться от руки, с помощью штампа или в виде штрихового кода (штрихкода). При оформлении отметки от руки или с помощью штампа она включает слова «Информация перенесена на машинный носитель», собственноручную подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Дополнительно могут указываться поисковые данные документа (в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ), в локальном хранилище электронных документов организации и др.). При необходимости штрихкод может размещаться на левом поле первого листа документа внизу. При невозможности размещения штрихкода в отведенном для него месте допускается размещение штрихкода на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и других реквизитов.