Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: указы, распоряжения Президента РБ; постановления и распоряжения Правительства РБ, правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственные стандарты на документацию; классификаторы технико-экономической и социальной информации; законодательные акты РБ в сфере документации; нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда. Гос. стандары на документацию: СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит основные термины, применяемые в процессе делопроизводства. Основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общегосударственный классификатор управленческой документации – ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы». Классификатор предназначен для использования в области планирования, учета и управления министерствами (ведомствами), комитетами и другими органами государственного управления Республики Беларусь, органами местного управления и организациями (предприятиями) независимо от форм собственности и подчинения, общественными организациями.

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД) входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь.

ОКУД предназначен для обеспечения систематизации и унификации документов, используемых в определенных сферах деятельности.

ОКУД используется при решении следующих задач:

– унификации форм документов;

– автоматизации процессов сбора, обработки, анализа и учета информации, содержащейся в реквизитах применяемых форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные документы, входящие в состав унифицированных систем документации* (УСД) и их подсистем.

*ОКУД не содержит классификацию унифицированных документов, входящих в состав систем документации по капитальному строительству, конструкторской и технологической документации.

В ОКУД использован иерархический метод классификации унифицированных документов с тремя ступенями деления.

На первой и второй ступенях (таблица 1) классифицируются соответственно УСД, используемые в определенных сферах деятельности, и подсистемы УСД, представляющие собой установленные группировки взаимоувязанных документов, объединенных общностью решаемых задач.

На третьей ступени (таблица 2) в алфавитном порядке кодируются применяемые в подсистемах УСД виды документов.

При классификации УСД на подсистемы УСД применяется последовательный метод кодирования, при классификации видов документов – порядковый метод кодирования.

Основание кода документа в ОКУД – десять знаков (от 0 до 9) цифрового алфавита кода. Длина – семь знаков.

Структура кода:

Пример кодирования по ОКУД:

Наименование вида документа, как правило, включают в наименование унифицированной формы документа как определяющее смысловое слово. Так вид документа «ордер» является определяющим смысловым словом в наименовании унифицированных форм документов «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Мемориальный ордер» и др.

Присвоение кодов по ОКУД – децентрализованное.

Ведение ОКУД осуществляет научно-производственное республиканское унитарное предприятие «Белорусский государственный институт стандартизации и сертификации».

В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации; Унифицированная система первичной учетной документации; Унифицированная система банковской документации; Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; Унифицированная система отчетно-статистической документации; Унифицированная система документации по труду; Унифицированная система внешнеторговой документации; Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.