Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Внешнее согласование (с иными организациями и их должностными лицами) оформляется с помощью реквизита «Гриф согласования», который оформляется на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе – листе согласования. Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали.
Внутреннее согласование (внутри организации – автора документа) оформляют с помощью реквизита «Визы», который располагают на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись», а если он не помещается, то на отдельном листе – листе согласования, или на обратной стороне последнего листа документа.
Проставляют реквизит на остающемся в организации экземпляре документа, чаще всего на втором экземпляре (актуально для исходящих документов). Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.
Согласование документов.
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).
60. Реквизит «Гриф согласования».
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования
прилагается
Для электронных документов ЭЦП лица, согласовавшего документ, дата согласования документа вносятся в особенную часть.
В общей части указываются наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями второй–пятой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СПОСОБЫ И ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ.
«Гриф утверждения» - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
Для электронных документов ЭЦП лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть.
В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями третьей–шестой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.
При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3.
Акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.).
2. Графики (отпусков, личного приема и т.д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.).
4. Заявки (на материально-техническое снабжение, оборудование и т.д.).
5. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.).
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.).
9. Планы (производственные, капитальных вложений, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ и т.д.).
10. Положения (уставы) (об организации, структурном подразделении, премировании
11. Программы (проведения работ, мероприятий и т.д.).
12. Расценки (на производство работ, оказание услуг).
13. Сметы (расходов, доходов и расходов внебюджетных средств, на капитальное строительство и т.д.).
14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Унифицированные формы документов.
17. Штатные расписания.
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, ИХ ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ
Организация работы с документами по личному составу включает в себя:
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
· Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;
· Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
· Трудовые книжки;
· Личные карточки формы Т–2;
· Личные дела;
· Лицевые счета по заработной плате.
Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. Введены унифицированные формы документов:
· Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т–1);
· Личная карточка (ф.Т–2);
· Учетная карточка научного работника (ф.Т–4);
· Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т–5);
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т–6);
· Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф.Т–8).
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Республики Беларусь.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.
Основные виды документов по
Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).
Текст может состоять из разделов:
цель резюме – место, на которое претендует составитель;
образование;
трудовая деятельность;
специальные знания;
семейное положение.
Трудовые контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.
При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
· место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
· конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
· дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
· оплату труда;
· обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:
· на постоянных работников;
· на временных работников;
· работающих на основном месте работы;
· работающих по совместительству.
В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.
Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.
Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).
Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.
Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.
В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса Республики Беларусь, соответствующая причине увольнения.
Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.
Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.
Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.
Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.
Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике, представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.
3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.
4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).
6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.
7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).
9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Оно хранится инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.
Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме (рисунок 4.1):
Заявление, чаще всего, пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается, и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.
| Лицевой счет по заработной плате |
| Резюме или автобиография |
| Заявление |
| Анкета |
| Трудовой контракт (договор) с работником |
| Приказ о приеме |
| Запись в трудовой книжке |
| Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле |
| Рисунок 4.1 Порядок составления документов при приеме на постоянную работу |
Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов, регулирующим правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т–2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Увольнение работника производится с оформлением документов по следующей схеме (рисунок 4.2):
| Заявление об увольнении |
| Приказ об увольнении |
| Запись в лицевом счете по заработной плате |
| Запись в трудовой книжке |
| Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле |
| Рисунок 4.2 Порядок составления документов при увольнении с работы |
Заявление об увольнении работник пишет за месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме (рисунок 4.3):
Руководитель предприятия или организации издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
| Заявление о переводе на другую должность |
| Приказ о переводе на другую должность |
| Запись в лицевом счете по заработной плате |
| Запись в трудовой книжке |
| Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле |
| Рисунок 4.3 Порядок составления документов при переводе на другую должность |
Документальной оформление приема на работу нового работника организации (предприятия) проводится обеими сторонами этого процесса, т.е. самим работником и кадровой службой организации (предприятия).
Оформление соискателем документов для приема на работу
Соискатель работы обычно самостоятельно оформляет часть документов, а именно: Резюме. Оформляется соискателем в произвольной форме и, как правило, содержит следующие разделы.
ФИО – пишется сверху, полностью.
Контакты – адрес, ближайшая станция метро, домашний и мобильный телефон, адрес электронной почты. Если вы доверяете организации, в которую направили свое резюме, можно написать и рабочий телефон.
Цель – важный компонент резюме. Четко указав несколько приемлемых должностей, вы значительно облегчите работу специалистов по персоналу и с большей вероятностью сможете рассчитывать на приглашение встретиться.
Правильно обозначенная цель: «Заинтересован в должности исполнительного директора, руководителя отдела продаж (строительно-отделочные материалы)».
Желаемый уровень заработной платы. Понятны опасения «прогадать» – запросить в резюме слишком много или слишком мало. Обозначьте минимальную сумму, от которой будете рассматривать предложения или укажите только базовый оклад, если позиция предполагает дополнительные составляющие.
Опыт работы – важнейший блок. Безусловно, каждый имеет собственную точку зрения на содержание и оформление, но есть рекомендуемая форма.
Образование. Здесь следует указать базовое высшее образование, полностью написав название вуза (не всегда аббревиатура учебного заведения широко известна) и специальность.
Дополнительная информация. Владение языками (желательно использовать понятные любому характеристики: технический, разговорный, свободный). Владение ПК с указанием тех программ, которыми вы владеете уверенно. Наличие водительских прав, автомобиля.
Сопроводительное письмо. Для того чтобы сделать прочтение документа совсем уж приятным или предварить прочтение позитивным настроем, рекомендуется написать короткое сопроводительное письмо. Причем на каждую вакансию придется писать разное. Это правило касается и резюме.
Озвучу основные требования к оформлению резюме: точность, структурированность, лаконичность и грамотный дизайн, креатив, нестандартный подход и прицельная адресация.
Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности соискателя в хронологическом порядке. Составляется соискателем самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Заявление, чаще всего, пишется от руки, но во многих организациях может иметься и трафаретная форма. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
В заявлении указывается структурное подразделение и должность, на которую устраивается соискатель, а также условия приема (дата начала работы, тип работы – штатно или на условиях совместительства и т.д.). Оклад указывается в визах или в резолюции руководителя.
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников форме.
Личный листок по учету кадров заполняется соискателем собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При приеме на работу наниматель обязан:
ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности; с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок; провести вводный инструктаж по охране труда; оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись; в соответствии с установленным порядком завести (заполнить) на работника трудовую книжку.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт).
Трудовой договор (контракт) придаёт нормативный характер трудовым взаимоотношениям работника и нанимателя, конкретизирует права и обязанности сторон, устанавливает размер заработной платы, дополнительных мотивационных поощрений, иных правовых и социальных гарантий работнику.
При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;
диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;
заключение медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов);
декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.
Дата: 2019-02-02, просмотров: 241.