12.1 Информационные технологии (ИТ) для анализа экономической информации и принятия управленческих решений.

12.2 Современные технологические средства обработки информации.

12.3 Постановка задач, формирование информационной базы, автоматизированная обработка данных.

Информатизация в области управления хозяйственной деятельностью гостиничного комплекса осуществляется с целью повышения производительности труда работников за счет снижения стоимости гостиничных услуг, а также повышение квалификации и профессиональных знаний специалистов
Информационные технологии (IТ) - это системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, использование средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предоставляется тем, кто в ней нуждается. Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способом реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам осуществляемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ и тому подобное.
Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

 Таким образом, информационную систему (ИС) можно определить с технической точки зрения, как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, хранят и распределяют информацию, которая необходима для принятия решений и управления гостиничным комплексом.

Кроме этого, информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, дают возможность анализировать комплексные объекты и создавать новые услуги. Информационные системы содержат информацию о контрагентах, местах и объектах внутри гостиничного комплекса или в окружающей среде.
Все виды информации, необходимой для управления гостиничным комплексом, составляют информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления взаимосвязаны и взаимозависимы. Управление без информации невозможно.

Три процесса в информационной системе используются для сбора информации, в которой нуждаются гостиничные комплексы для принятия решений, управления, анализа проблем и производства новых гостиничных услуг - это ввод, обработка и вывод.

В процессе ввода фиксируются непроверенные сведения внутри гостиничного комплекса или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал становится структурированным. На стадии вывода обработанные данные передаются службам, которые непосредственно ими пользуются.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы обработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимая разница между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой - с другой.

Электронные вычислительные машины и программы для них - техническая база, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры есть только частью информационной системы.
Таким образом, компьютеры и программы - это только инструменты и материалы, которые призваны упростить и повысить эффективность работы информационной системы. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для которых они разработаны, определить их структуру, процессы, происходящие во внутренней и внешней среде гостиничного комплекса. Сегодняшние менеджеры должны объединять компьютерные технологии с информационной системой гостиничного комплекса.

С ростом технической мощности IТ компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без IТ было невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях высокой степени неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе.
Говоря о "новых" возможности ИС в управлении, справедливее называть некоторые из них новыми только для нас. Например, системы поддержки принятия решений уже более двух десятилетий используются в развитых странах, но пока не получили широкого распространения в нашей стране.

Стратегическая цель информационных технологий - способствовать управлению гостиничным комплексом, реагировать на динамику рынка, создавать, поддерживать и углублять конкурентные преимущества.

Выполнение этой задачи требует построения информационно-технологических систем, которые имеют следующие атрибуты:

 а) максимальная доступность - каждый человек может получить доступ к IТ ресурсам в любое время и из любого места;

 б) любой информационный объект должен быть доступен одновременно многим; в) маневренность приложений - необходим переход к сетевой архитектуры, что приводит к серьезным изменениям в организации и работе ИТ-отделов.

Решение отдельных или даже многих задач без их взаимосвязи, как показывает практика, не является эффективным. Только системная обработка единовременно собранной первичной (фактической) информации при решении всего комплекса задач принесет ощутимую выгоду.
Термин "система" используется в широком плане и имеет разное толкование.

Однако с научной позиции этот срок определяет, как совокупность взаимосвязанных и (в ряде случаев) взаимозависимых элементов или частей, образует единое целое, направленное на достижение единой цели.

Поэтому термин "система" включает:
"Большое количество взаимосвязанных и взаимозависимых элементов или частей;" это большое количество образует единое целое, так как изъятие какого-либо элемента или части нарушит свойство целостности, то есть единства;

"Указанное единое целое имеет определенную цель или назначение, как и характерные для всей совокупности элементов или частей, а не для какой-либо комбинации из них. Структура системы определяется расположением и взаимосвязями элементов или частей системы при выполнении своих функций. Конечно, эта структура зависит от ее величины и сложности. Размер системы характеризуется не только количеством ее элементов или частей, но и связями между ними. Сложность же определяется разнообразием, неоднородностью свойств ее элементов или частей и разным качеством связей (прямые, обратные, нейтральные и т.п.).
Научной основой для рационального или эффективного управления той или иной системой является системный подход.
Системный подход - это совокупность методологических принципов и положений, которые позволяют рассматривать систему как единое целое с согласованной деятельностью всех ее элементов или частей, которые называются иногда подсистемами.

 Эти подсистемы в ряде случаев выступают как «самостоятельные системы низшие уровня». Такой подход предполагает изучение каждого элемента или части (подсистемы) в его взаимосвязи и взаимодействия с другими элементами или частями (подсистемами) позволяет наблюдать замены, которые происходят в системе как результат амины ее основных элементов или частей (подсистем); выявлять специфические системные свойства, делать обоснованные предположения относительно закономерности развития системы и определить оптимальный режим ее функционирования.

С этих позиций и рассмотрим сущность системной обработки экономической информации на социально-экономическом объект и управление.
Социально-экономический объект управления, будь то предприятие или производственное объединение, является организационно-экономической системой. В этих объектах управления, взаимосвязь управляющей и управляемой систем определяется через информационную систему, в которой информационные совокупности, характеризующие нормативные, плановые и фактические явления и процессы, также плотно взаимосвязаны и взаимозависимы.
Взаимосвязь информационных совокупности рассмотрим на примере промышленного предприятия, где конструкторская и технологическая информация характеризует структуру и технологию изготовления изделий; нормативная и расценочная информация является базой при планировании производства этих изделий, справочная же информация хорошо дополняет вышеупомянутую.

 Учетная (фактическая) информация характеризует процессы и явления, которые осуществляются в производственно-хозяйственной и иной деятельности. Через эту, фактическую, информацию определяется степень выполнения плана производства по изготовлению изделий по всем параметрам и в соответствии с конструкторскими и технологическими требованиями.
Следует отметить, что элементы информационной системы - информационные совокупности в объекте управления не только взаимосвязаны и дополнят друг друга, но и многократно повторяются.

Эта характерная особенность (повторение) слишком эффективно используется при применении ПЭВМ. Например, если нормативно-плановая и конструкторское-технологическая (т.е. условно-постоянная) информация отмечает ЧТО, В КАКОМ (заданном) КОЛИЧЕСТВЕ, КАК, ГДЕ, НА ЧЕМ. С ПОМОЩЬЮ ЧЕГО. В КАКИХ УСЛОВИЯХ т.д. надо делать, то фактическая (учетная) информация отвечает - КТО, ЧТО, В КАКОМ (фактической) КОЛИЧЕСТВЕ, КАК, ГДЕ. НА ЧЕМ ЗА ПОМОЩЬЮ ЧЕГО, В КОТОРЫХ условиях т.п. уже сделано. Как видим, первая часть информации - условно-постоянная - дополняется второй частью - фактической.
Если формирование и обработка информационных совокупности выполняется вручную, то эти общие условно-постоянные показатели в процессе управленческих и других операция многократно переписываются специалистами различных уровней - конструкторами и технологами, плановиками и бухгалтерами, экономистами и нормировщиками т.
Другое дело, если эти условно-постоянные показатели один раз зафиксировать на машинных носителях, их можно многократно использовать специалистами в своей работе, в том числе и в учете. Так, если дополнить их фактическими показателями, которые возникают в производственно-хозяйственной деятельности, то всю по информационную совокупность можно обрабатывать автоматически на ПЭВМ.

Указанные процессы можно осуществить используя комплексы средств вычислительной и периферийной техники, с помощью которой рационально выполняется четыре группы основных операций: сбор и передача информации в пеон, ее обработка по заранее разработанным алгоритмам и программам, выдача обработанной информации пользователям, хранение и поиск информации.

 В зависимости от эксплуатационных возможностей и степени применив указанной техники при выполнении этих операций, осуществляется частичная и комплексная механизация операций, частичная и полная автоматизация операция. Полная или комплексная автоматизация операций на практике и в литературе известная как машинная или автоматизированная обработка экономической информации.
Применение технических средств для автоматизированного выполнения указанных операций слишком снижает трудоемкость сбора и обработки фактической (первоначальной) информации, уменьшает количество ошибок, освобождает много времени у специалистов для выполнения других обязанностей.

Более того, создаются, таким образом, реальные условия для всестороннего одноразового сбора и многократной обработки информации на различных участках, начиная с тех, где информация возникает впервые, то есть с конструкторской подготовки производства.

Все это свидетельствует о том, что переход от механизации или автоматизации на отдельных участках учета и планирования к системной автоматизированной обработки экономической информации по предприятию в целом является объективной необходимостью.

Совершенствование технических средств и методов по сбору и обработке экономической информации, например, появление ПЭВМ, используемых в качестве АРМ Специалистов, свидетельствует о том, что есть реальная возможность собирать первичную (фактическую) информацию в ритме производства, то есть близко к реальному времени, осуществить переход от решение отдельных учетно-плановых и нормативных задач к системному решению задач по управлению предприятием в целом.

Этому способствует и внедрение компьютерной информационной технологии, получившей название новой информационной (безбумажной) технологии. Таким образом, новая информационная (безбумажная) технология есть не что иное, как совокупность автоматизированных процессов движения (по каналам связи) и обработки информации той или иной предметной области (или их совокупности), что представляется пользователю на экран ПЭВМ.

Для такой технологии характерны:
"Труд пользователя на ПЭВМ в режиме манипулирования (не клавиатуру, мышь, сканер и видит через средства вывода - экран и принтер, а не знает как происходят эти процессы;

"Проходная (сквозная) информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, которая обеспечивает единую унифицированную форму изображения, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты информации;

"Безбумажный процесс обработки информации, при котором на бумаге фиксируется (при необходимости) только окончательный вариант расчетов в вид;

"Документы, а в промежуточные версии и необходимые данные записаны на машинные носители и доводятся до сведения пользователя через экран ПЭВМ;

"Интерактивный (диалоговый) режим решения задачи (получение необходимых показателей) с широкими возможностями для пользователя;

"Возможность коллективного выполнения документов на основе объединенной каналами связи группы ПЕОН, которые работают в одном режиме;

"Возможность адаптивной перестройки форм и способа представления информации в процессе решения задачи или при получении необходимых показателей.

Новая информационная технология может быть внедрена на объект управления как свидетельствует практика, двумя способами; в локальные информационные структуры которые основаны на адаптации новой информационной технологии к действующей организационной структуры, на усовершенствовании коренным образом действующей организационной структуры управления.
Первой способ внедрения новой информационной технологии приводит к локальному усовершенствованию методов обработки информации, которые действуют на объекте управления и не меняет действующую организационную структуру управления. Так как коммуникации развиты недостаточно, то рационализируются только методы сбора и обработки информации на рабочих местах специалистов путем организации отдельных автоматизированных рабочих мест.

 В этом случае осуществляется распределение обязанностей между оператором ПЭВМ (техническим работником) и специалистом. При этом происходит слив операций по сбору и обработке первичной (иногда с условно-постоянной информации, а в ряд случаев и с функцией принятия управленческих решений.
По второму способу внедрения новой информационной технологии совершенствуется организационная структура управления таким образом, чтобы эта технология принесла как можно большую эффективность управлению производством. В этом случае происходит развитие коммуникаций и разрабатываются новые информационные и организационные взаимосвязи, создаются комплексы взаимосвязанных АРМ руководителей и специалистов различных уровней, внедряются распределенные базы данных.

При этом способе производительность организационной структуры управления увеличивается за счет рационального распределения обработки информации; происходит снижение объемов информационных потоков по каналам связи, приближения обработанной информации к пользователям различных уровней, сбор и обработка первичной информации в ритме производства, которая передается соответствующим пользователям в таком же ритме.
Таким образом, первый способ внедрения новой информационной технологии ориентирован на действующую организационную. структуру управления. При этом степень риска от внедрения этой технологии сводится к минимуму, так как сделанные затраты незначительны и организационная структура не менялась.

Второй способ направлен на принципиальное изменение организационной структуры управления в сторону ее усовершенствования. Однако для обоих способов принципиально изменяются методы использования вычислительной, периферийной и организационной техники: вместо централизованного внедряется децентрализованный сбор и первичная обработка информации и, то есть эти процессы приближается в первую очередь к местам, где возникает и используется первичная (фактическая) информация.

На практике и в литературе эти методы использования получили название распределенных вычислительных систем, в которых наряду с централизованной обработкой информации на больших и средних ЭВМ применяется децентрализованная, то есть рассредоточена (распределенная) обработка информации с использованием микро-ЭВМ (ПЭВМ).

Распределительная обработка информации позволяет ускорить сбор и обработку ее за счет максимального приближения средств вычислительной и периферийной техники к местам, где возникает эта информация, обрабатывается и используется руководителями и специалистами разных уровней, более эффективнее удовлетворить разнообразные часто меняющиеся информационные потребности управленческого персонала, обеспечить необходимой информацией процессы принятия уровня для оперативного управления; снизить затраты на содержание всей вычислительной системы; увеличить гибкость и повысить живучесть системы (выход одной пеон не приведет к возрождения все системы); непосредственно принимать участие руководителям разных уровней в процессе управления (в диалоговом режиме) и повысить их ответственность за принятые (или не принятые) управленческие решения; постепенно (модульно) создавать вычислительную систему за счет изменения отдельных периферийных технических средств (добавление новых, в том числе и ПЭВМ).
Чтобы организовать системную автоматизированную обработку экономической информации, используемою для управления объектом, нужно создать такую ​​систему, в которой достоверная первичная (фактическая) информация, которая характеризует производственно-хозяйственную и иную деятельность, один раз в минимальном составе в ритме производства фиксировалась бы и в таком еще ритме передавалась и обрабатывалась (вместе с условно-постоянной) на ЭОН таким образом, чтобы полученная в максимуме исходная информация была закончена обработкой и полностью удовлетворяла бы всем требованиям управления объектом, в том числе информированию руководителей и специалистов разных уровней, а также процессам формирования и планирования, учета и контроля, составления установленной сводной отчетности и проведения комплексного экономического анализа за разные периоды времени и по разным структурным звеньям и объекта управления в целом.
Такая системная обработка экономической информации может осуществляться на разных уровнях, в масштабе разных организационно управленческих звеньев - цеха или производственной единицы, предприятия или производственного объединения, отрасли. региона и т.д.

 С увеличением масштабности управленческого звена значительно растут трудоемкость и сложность организации системной обработки экономической информации.
Системная обработка экономической информации с помощью ПЭВМ тесно связана с организацией распределительной базы данных.